Var inte som Heather, aldrig är inloggad på gruppchatten

Det bästa verktyget för gruppchatt är det som kollegorna loggar in på dagligen. Inte nödvändigtvis det med de coolaste funktionerna.

Det bästa verktyget för att dela och samredigera filer är det som kollegorna håller sig till och förstår att använda. Inte nödvändigtvis det där enkla som handbollskompisarna brukar använda.

Snygg design och fancy funktioner i all ära, det viktigaste är att HELA teamet använder verktygen för distanssamarbete, och att verktygen inte blir för många att hålla reda på. Snarare får de gärna hänga ihop: Man vet aldrig vilka nya former för samarbete som kan uppstå. Om alla redan är inloggade blir det enklare.

 

Förenkla att göra det ni behöver oftast

Det viktigaste med samarbetsverktyg just att de förenklar samarbete. Och det, i sin tur, innebär att alla inblandade ska vilja och klara av att arbeta med verktyget. Och, för att vilja arbeta med något brukar det krävas att man ser värdet för en själv av att använda det. Att det är till hjälp, inte till besvär.

Det bekanta är enkelt. De konsumentverktyg vi har i våra mobiltelefoner blir måttstocken som allt annat tvingas att mäta sig mot. Men, det fungerar inte alltid att bara börja använda de personliga verktygen i arbetet. Då blir det desto viktigare att de alternativ som erbjuds är enkla och ändamålsenliga. Ändamålsenligt är inte nödvändigtvis spännande eller coolt, men det får jobbet gjort och det är ju ändå poängen, eller?

När väl alla fått in rutinerna och förstått hur distanssamarbete fungerar och görs smidigt kan man byta till mer avancerade verktyg. Det finns en anledning till att de flesta av oss lär oss att krypa innan vi börjar gå, går innan vi cyklar och cyklar innan vi lär oss att köra bil.

Tänk längre. Bortom teamet och ögonblicket.

När coronakarantänen plötsligt splittrar teamet till att arbeta från sina respektive hem är det lätt hänt att man, spontant, börjar använda samma gratisverktyg för distanssamarbete med kollegorna som man redan använder privat. Tänk en gång till. Och ytterligare några gånger till. Prata med både IT-avdelning och jurister, för det fler faktorer att ta hänsyn till än de direkta och uppenbara.

Till exempel:

  • Var lagras informationen, hos vem och hur säker är den? Det finns bra skäl varför myndigheter och stora företag ofta strävar efter att hålla sina data inom EU. Och, har du också ibland irriterats av och undrat över att du helt plötsligt får se annonser i en kanal för något som du sökt, läst om eller bara chattat om i en annan kanal? Känns det tryggt även för jobbkommunikationen?
  • Vilken sorts information hanterar ni? Är det värdefullt intellektuellt kapital? Eller kanske känslig personlig information som berörs av GDPR? Hur bra är det då att lagra den på ditt privata gratiskonto? Eller på ett sätt så att din arbetsgivare inte kan bevisa att man följer GDPR?
  • Vem är med i bara ETT team? Tänk om alla dina team väljer olika samarbetsverktyg? Hur lätt blir det då att hålla isär vad du sparat vad och var den där informationen fanns som du desperat behöver just nu? Kanske det vore en bra idé att samarbeta inom organisationen? (För externt samarbete får man oftast vara beredd att anpassa sig till andra, däremot. Tyvärr)

Vad är bra verktyg för distanssamarbete?

Exakt vilka verktyg som är bäst för dina team beror på er situation och jag drar mig därför att rekommendera specifika leverantörer. I stället vill jag peka på egenskaper som jag uppskattar och som ni kan ta med i era avvägningar av vilka verktyg ni vill använda.

  • Generellt sett är enkelhet alltid en dygd: enkelt att ladda ner och installera (eller inte ens behöva installera över huvud taget), enkelt att logga in (eller slippa logga in varenda gång), och enkelt att använda för de vanligaste behoven.
  • Integration brukar också hjälpa. Att t.ex. kunna integrera fildelningen i både epost och gruppchatt, så att man inte behöver lämna chatten eller eposten för att kunna dela ett dokument eller presentation
  • Eller att samarbetsverktygen är integrerade med varandra. Flera verktyg integrerar flera funktioner som gruppchatt, videomöten och fildelning. Förutom att allt då hänger samman, blir det bara ett ställe att logga in på. Praktiskt. Det finns ett fåtal verktyg som är ännu mer heltäckande och öppnar möjlighet till mängder av former för samarbete, som forum, gemenskaper, bloggar, idéhantering, uppgiftshantering mm. Plötsligt öppnas då möjligheter till samarbete långt bortom teamet, över hela organisationen, och en oanad potential för inspiration, engagemang, agilitet, transparent kommunikation och “rivandet av silos”. Kanske inte de omedelbara prioriteterna hos nyblivna distanssamarbetare, men värt att fundera över på sikt.
  • Hantering av användare och kanaler, särskilt av externa. Antagligen ligger det hänsyn till säkerhet bakom, men i vissa verktyg är det jättejobbigt att lägga till och hantera användare, särskilt användare utanför den egna organisationen. Eller att lägga till eller växla mellan nya grupper i ett chattverktyg. Tyvärr gäller detta några av de vanligaste verktygen som – annars föredömligt – integrerar flera olika typer av distanssamarbete. Detta kan tvinga fram att man använder onödigt många verktyg eller att man fortsätter samarbeta “på kryckor” med vissa personer, antagligen externa. Knappast enkelt eller uppmuntrande till att fortsätta med sina nya vanor när väl hemmakarantänen är över.

Läs mer om funktioner och karaktäristika som man lär sig att uppskatta med tiden i verktyg för olika aspekter av distanssamarbete:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Effektiva webinarier

Tipsen är avsedda för möten med ljud (och oftast chat) och där en presentatör kan dela sin skärm eller visa en uppladdad presentation. Men, till skillnad från webbmöten sker kommunikationen bara på ett håll (förutom i chatten). Typiskt för större föreläsningar och stormöten med 50 deltagare och uppåt. Även andra finesser, som minienkäter kan förekomma. Ljudet kan antingen gå via dator eller via telefonkonferens.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Telefonnumret du ska ringa till? Hörlurar om du sitter bland andra? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Vid webinarier slipper du leta efter en bra miljö. Vid webinarier kan ingen höra dig skrika eller bryr sig om din bakgrund för den delen.
  2. Att använda ljudet via mötestjänsten eller ringa separat via telefon kan ibland bara vara en smaksak, men beroende på uppkoppling och ålder/kraft hos din dator kan det ibland bli för mycket att ta ljud och bild samma väg. Då blir det oftast bättre att ringa in.
  3. Om du inte kan eller vill använda ljudet via mötestjänsten finns oftast två möjligheter att ringa in via telefon: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och arbetsgivaren ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  4. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  5. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa webbmötesprogram slukar batteri något otroligt!
  6. Fokusera på webinariet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Multitasking är en myt.
  7. Om mötestjänsten har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.
  8. Håll reda på om din fråga ställs bara till arrangören eller visas för samtliga deltagare

Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt webbmöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Lägg gärna upp en välkomstbild som väntar medan deltagare ansluter. Utöver att visa att de kommit till rätt möte kan den göras extra nyttig genom att:
    1. Visa bilder på presentatörer och eller deltagare (eftersom det saknas video)
    2. Introducera presentatörer
    3. Hjälpa deltagare att bli bekanta med funktioner i mötestjänsten, t.ex. med pilar till chattfunktion och andra verktyg
  3. Vänta inte för länge på eftersläntrare
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni broadcastar ett stormöte med stor livepublik:
    1. Överväg att ordna “viewing parties” på andra kontor där man kan samlas kring en storskärm
    2. Överväg att presentera från en dator för livepubliken och en annan för webbpubliken. Även om tekniken förmodligen skulle fungera blir det säkrare och mer flexibelt så.
    3. Koppla gärna upp den datorn via LAN-kabel. Det är så snopet om ni får problem med wi-fit vid ett så stort möte
    4. Om ni har flera presentatörer kan “mikrofonstafetten” bli lite knepig. Det finns “myggmikrofoner” att koppla till mobiltelefoner. Koppla in sådana till mobiltelefoner, sätt telefonerna i flygplansläge (för att undvika störande inkommande samtal), sätt på wifi, anslut till mötet och ge tillåtelse att tala.
    5. Filma gärna scenen med separat kamera som sänds i webbmötestjänsten
    6. Kanske till och med filma från större “viewing parties” för att visa deltagandet även på andra kontor
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; “Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. Hjälp gärna mötesdeltagarna att hitta till chatten genom att skriva något allmänt som de kan ta upp och följa efter, t.ex. “Hej från Malmö. Här regnar det horisontellt som vanligt men inne är det varmt och gott. Hur är det hos er?”
  9. Om du, som presentatör på distans, vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  10. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du “simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  11. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbare bildbyten.
  12. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat i datorn som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  13. Om presentatören får frågor från en livepublik, se då till att frågorna upprepas så att distansdeltagarna får höra dem också. Den som ställde frågan var antagligen alldeles för långt ifrån en mikrofon.
  14. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Produktiva webbmöten

Tipsen är avsedda för möten med tvåvägskommunikation med ljud (och oftast chat) och där en presentatör kan dela sin skärm eller visa en uppladdad presentation. Även andra finesser, som minienkäter kan förekomma. Ljudet kan antingen gå via dator eller via telefonkonferens.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Telefonnumret du ska ringa till? Headset med fungerande mikrofon? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Se till att leta upp en tillräckligt tyst miljö i god tid. Vänta inte till i sista minuten. Det är lika irriterande med folk som kommer sent till distansmöten som till vanliga möten, och lika störande avbrott.
  2. Att använda ljudet via mötestjänsten eller ringa separat via telefon kan ibland bara vara en smaksak, men beroende på uppkoppling och ålder/kraft hos din dator kan det ibland bli för mycket att ta ljud och bild samma väg. Då blir det oftast bättre att ringa in.
  3. Om du inte kan eller vill använda ljudet via mötestjänsten finns oftast två möjligheter att ringa in via telefon: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och arbetsgivaren ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  4. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  5. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa webbmötesprogram slukar batteri något otroligt!
  6. STÄNG MIKROFONEN NÄR DU INTE TALAR! Vanligaste standardtabben är att glömma att mikrofonen är på och föra en sidokonversation, hyssja hunden/barnen eller gäspa högt (vilket jag själv gjort mig skyldig till). Extra viktigt om du inte lyckats placera dig i en tillräckligt tyst miljö inför mötet – bakgrundsljud från dig kan bli mycket störande för övriga
  7. SÄTT PÅ MIKROFONEN NÄR DU SKA TALA! Näst vanligaste standardtabben är att glömma aktivera mikrofonen när du väl ska tala.
  8. Säg gärna ditt namn när du ska tala. Alla känner kanske inte igen dig på rösten. Åtminstone i början av mötet och i synnerhet om du inte är så bekant med övriga deltagare.
  9. Fokusera på webbmötet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Det är förbaskat pinsamt när värden tvingas ropa ditt namn ett antal gånger för att du fastnat i något annat och tappat bort lyssnandet. Multitasking är en myt.
  10. Om webbmötet har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.

Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt webbmöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Lägg gärna upp en välkomstbild som väntar medan deltagare ansluter. Utöver att visa att de kommit till rätt möte kan den göras extra nyttig genom att:
    1. Visa bilder på presentatörer och eller deltagare (eftersom det saknas video)
    2. Introducera presentatörer
    3. Hjälpa deltagare att bli bekanta med funktioner i mötestjänsten, t.ex. med pilar till chattfunktion och andra verktyg
  3. Börja inte om för senkomna deltagare. 1. Det blir irriterande och ineffektivt för de som anslöt i tid och 2. Då kanske de senkomna lär sig så småningom.
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni, som ibland är fallet, är en större grupp på kontoret med storskärm och högtalartelefon medan andra ringer in enskilt blir det lätt så att de i rummet glömmer bort att ta hänsyn till dem på distans:
    1. Flytta därför, om möjligt – vid behov, mikrofonen till den som talar
    2. Eller repetera de frågor eller kommentarer som sägs i rummet så att de hörs tydligt för distansarna
    3. Kolla då och då med distansdeltagarna så att de är med och hör ordentligt
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; “Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. Hjälp gärna mötesdeltagarna att hitta till chatten genom att skriva något allmänt som de kan ta upp och följa efter, t.ex. “Hej från Malmö. Här regnar det horisontellt som vanligt men inne är det varmt och gott. Hur är det hos er?”
  9. Om du, som presentatör, vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  10. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du “simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  11. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbar bildbyten.
  12. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat i datorn som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  13. Med delad skärm kan även mötesminnet skrivas live under mötet, tillgängligt för alla att se och missförstånd kan klaras ut på direkten. Dessutom blir både beslut och uppgifter tydliga för alla.
  14. Om beslut tas eller uppgifter delas ut är det bra ifall detta görs extra tydligt, både löpande och i en slutlig sammanfattning.
  15. Se till att skicka ut mötesminne och fördelade uppgifter extra snabbt (eftersom risken finns att deltagare pysslade med annat vid sidan av)
  16. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

  • Telefonkonferenser
  • Videokonferenser (denna artikel)
  • Webbmöten (presentation via skärm och konversation antingen via internet eller telefon, alltså)
  • Webinarier (som webbmöten fast med ljud bara från presentatör/arrangör)

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Produktiva videokonferenser

Tipsen är avsedda för möten med fler än bara två deltagare men fortfarande inte för många för att alla ska kunna delta i dialogen.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Har du en tyst miljö med lämplig bakgrund? Vänta inte till i sista minuten. Det är lika irriterande med folk som kommer sent till distansmöten som till vanliga möten, och lika störande avbrott.
  2. Är du presentabel? Inga fläckar på kragen? Eller spenat mellan tänderna? Även om du behöver resa dig för att öppna dörren eller schasa ut hunden ur rummet?
  3. Vad har du i bakgrunden? Är den distraherande? Med MS Teams finns en ovanligt listig lösning i så fall. Du kan sudda bakgrunden så att den blir otydlig och mindre störande, men du själv är fortfarande tydlig. Motsvarande har jag ännu inte sett hos någon annan videokonferensleverantör.
  4. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa videomötesprogram slukar batteri något otroligt!
  5. STÄNG MIKROFONEN NÄR DU INTE TALAR! Vanligaste standardtabben är att glömma att mikrofonen är på och föra en sidokonversation eller hyssja hunden/barnen. Vissa videokonferenser fokuserar dessutom automatiskt på den som talar. Det kan innebära att fokus flyttas till dig om det kommer plötsliga ljud från din glömda mikrofon, dina egna eller bakgrundsljud. Pinsamt!
  6. SÄTT PÅ MIKROFONEN NÄR DU SKA TALA! Näst vanligaste standardtabben är att glömma aktivera mikrofonen när du väl ska tala.
  7. Du syns. Det är poängen med det hela. Men också utmaningen.
  8. Var har du kameran? Oftast i ovankant av skärmen (eller på sidan om du har surfplattan eller telefonen liggande). Om du verkligen vill “se de övriga i ögonen” måste du titta in i kameran, inte på bilden. Det är himla svårt att göra mer än kortvarigt. Blicken söker sig automatiskt till någonstans på skärmen, oftast till ett ansikte. (När jag spelade in film med iPaden satte jag en rund pappersmarkering runt kameran för att göra det lättare att fokusera på den. Det gick bättre, men långt ifrån perfekt)
  9. Om du använder dubbla skärmar (som jag gärna gör) kan det ibland bli komplicerat, i synnerhet om den externa skärmen har kamera då programmet ibland vill använda den. Eller öppnas kanske konferensfönstret på sidoskärmen vilket ju får till följd att du antagligen fäster blicken ännu mer från kameran (och ser ut som om du gjorde något helt annat än deltog aktivt i mötet). Ibland blir det enklare att koppla ifrån den externa skärmen.
  10. Om videotjänsten har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.

Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt videomöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Kan du dela skärm eller visa presentation i videomötet? (Jag är osäker på om alla videomötestjänster klarar det). Det kan vara väldigt praktiskt att kunna göra; för att visa presentationer, göra demos eller, inte att förakta, att kunna skriva mötesminnet live under mötet, tillgängligt för alla att se och missförstånd kan klaras ut på direkten. Dessutom blir både beslut och uppgifter tydliga för alla.
  3. Börja inte om för senkomna deltagare. 1. Det blir irriterande och ineffektivt för de som anslöt i tid och 2. Då kanske de senkomna lär sig så småningom.
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni, som ibland är fallet, är en större grupp på kontoret med storskärm, kamera och högtalartelefon medan andra ringer in enskilt blir det – trots bilden – lätt så att de i rummet glömmer bort att ta hänsyn till dem på distans:
    1. Flytta därför, om möjligt – vid behov, mikrofonen till den som talar
    2. Eller repetera de frågor eller kommentarer som sägs i rummet så att de hörs tydligt för distansarna
    3. Kolla då och då med distansdeltagarna så att de är med och hör ordentligt
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; “Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du “simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  9. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbar bildbyten.
  10. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  11. Om du vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  12. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

  • Telefonkonferenser (denna artikel)
  • Videokonferenser
  • Webbmöten (presentation via skärm och konversation antingen via internet eller telefon, alltså)
  • Webinarier (som webbmöten fast med ljud bara från presentatör/arrangör)

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Produktiva telefonkonferenser

Tipsen är avsedda för möten med för många deltagare för att kunna hantera med telefonernas inbyggda funktioner för att koppla samman samtal med kanske tre eller fyra deltagare. Som alltså använder någon form av telefonkonferenstjänst.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du telefonnumret du ska ringa till? Och koden? Vissa typer av telefonkonferenser tar en stund att koppla upp sig på. Se till att leta upp en tillräckligt tyst miljö i god tid. Vänta inte till i sista minuten. Det är lika irriterande med folk som kommer sent till distansmöten som vanliga möten, och lika störande avbrott.
  2. Oftast finns två möjligheter att ringa in: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och din arbetsgivare ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  3. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  4. STÄNG MIKROFONEN NÄR DU INTE TALAR! Vanligaste standardtabben är att glömma att mikrofonen är på och föra en sidokonversation, hyssja hunden/barnen eller gäspa högt (vilket jag själv gjort mig skyldig till). Extra viktigt om du inte lyckats placera dig i en tillräckligt tyst miljö inför mötet – bakgrundsljud från dig kan bli mycket störande för övriga.
  5. SÄTT PÅ MIKROFONEN NÄR DU SKA TALA! Näst vanligaste standardtabben är att glömma aktivera mikrofonen när du väl ska tala.
  6. Säg gärna ditt namn när du ska tala. Alla känner kanske inte igen dig på rösten. Åtminstone i början av mötet och i synnerhet om du inte är så bekant med övriga deltagare.
  7. Fokusera på telefonmötet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Dels är det ofta svårare att hänga med i ett telefonmöte än live, dels är det förbaskat pinsamt när värden tvingas ropa ditt namn ett antal gånger för att du fastnat i något annat och tappat bort lyssnandet.

Värd/Presentatör
  1. Överväg videomöte istället. Förutom att bli mer personligt är det dessutom mycket svårare för deltagarna att pyssla (oupptäckt) med annat vid sidan om när de syns i bild och du får därför mer alerta deltagare (se #7 ovan)
  2. Alternativt: överväg att komplettera telefonmötet med ett webbmöte. Då kan presentationer visas eller, inte att förakta, mötesminnet skrivas live under mötet, tillgängligt för alla att se och missförstånd klaras ut på direkten. Dessutom blir både beslut och uppgifter tydliga för alla.
  3. Inbjudan: Gör det busenkelt för deltagarna att hitta numren att ringa in till (och ev. kod). Länka inte bara till leverantörens onlinelista med nummer att ringa in till var man än är i världen. Kopiera i stället in relevanta nummer för deltagarna från onlinelistan till själva inbjudan (men lägg med länken ändå, ifall någon skulle befinna sig på oväntad plats). I vissa kalenderprogram kan du förbereda standardtexter att använda till detta.
  4. Gör upprop i början så du är säker på vem som är med
  5. Börja inte om för senkomna deltagare. 1. Det blir irriterande och ineffektivt för de som ringde in i tid och 2. Då kanske de senkomna lär sig så småningom.
  6. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  7. Om ni, som ofta är fallet, är en större grupp på kontoret vid högtalartelefon med andra som ringer in enskilt blir det lätt att de i rummet glömmer bort att ta hänsyn till dem på distans:
    1. Flytta därför, om möjligt, mikrofonen till den som talar
    2. Eller repetera de frågor eller kommentarer som sägs i rummet så att de hörs tydligt för distansarna
    3. Kolla då och då med distansdeltagarna så att de är med och hör ordentligt
  8. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer. Då kan de få besked om att förbereda sig; “Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  9. Presentatörer måste rensa och förtydliga sitt budskap eftersom de inte har hjälp av att deltagarna kan läsa saker samtidigt. Inte för många punkter.
  10. Om beslut tas eller uppgifter delas ut är det bra ifall detta görs extra tydligt, både löpande och i en slutlig sammanfattning.
  11. Se till att skicka ut mötesminne och fördelade uppgifter extra snabbt (eftersom risken finns att deltagare pysslade med annat vid sidan av)
  12. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.