Bild av Stephen Dawson från Unsplash

Knappt hade vi lärt oss att hantera digitala möten förrän vi skulle hantera hybridmöten med några på plats och andra på distans.

Men distans- och hybridarbete är ju inte bara en fråga om att hantera möten. Vi ska ju hantera medarbetare också – och deras prestationer.

Eller hur?

Återtåg eller uttåg?

För vad händer om de som arbetar helt eller delvis på distans börjar känna att deras kollegor som hovrar på kontoret verkar premieras vad gäller uppskattning, lön och befordran – utan att de åstadkommer ett dugg mer eller bättre? Det ”bästa” som då kan hända är att de också börjar hänga på kontoret… av fel anledning. Det sämsta är väl att de tappar motivationen eller ger sig av till andra som värderar deras prestationer högre, oavsett var de presterar?

(Det ”bästa” förresten. Vill vi ha en massa människor som hänger på kontoret för att synas och se upptagna ut fastän de egentligen hade kunnat prestera mycket bättre någon annanstans och dessutom sluppit slösa sin tid och belasta allas vår miljö för att motvilligt pendla i onödan till kontoret som egentligen inte behövs – för dem?)

Prestation eller närvaro?

Tsedal Neely, Professor vid Harvard Business School

Den dagen medarbetarna upplever att närvaro och/eller skenbar upptagenhet premieras över prestation och resultat, den dagen börjar utförsbacken för verksamheten. Detta var en av de aspekter av att få Hybridarbetet att fungera som Harvardprofessorn Tsedal Neeley nämnde i en HBR Ideacast som jag skrivit om tidigare: Få hybridarbetet att fungera. Hellre nu än senare.

Vad menar jag med ”premieras”?

”Premieras” kan betyda många saker. Till att börja med, de uppenbara som löneutveckling och befordran, men det finns ju mycket annat som vem som engageras i spännande eller stimulerande projekt, vem ledningen behandlar som experter på olika områden, urval till kurser och events etc. Du kan säkert komma på fler. Nämn gärna i en kommentar.

En bra start är att fokusera på outcome, inte input

Alla är vi väl överens om att det som är viktigt är vad vi åstadkommer, inte hur många timmar vi lägger ner på att åstadkomma det? Om vi når våra mål och får ”kontorstid” över är det väl bättre än om vi bara kan nå dem med en massa övertidstimmar? Förutsatt att de är förnuftigt definierade, förstås. Effektivitet och produktivitet brukar vara något vi eftersträvar, väl? Hur kommer det sig då att vi så ofta talar beundrande om de hårt arbetande? Är det inte bättre att arbeta smart?

Det mest idiotiska jag har hört inom ämnet under senare år är de organisationer som installerat program på medarbetarnas datorer som registrerar hur aktiva de är vid tangentbordet. Givetvis har smarta medarbetare skapat robotar som fejkar tangenttryckningar och därför ser extremt upptagna ut. Eller som den som använde mailens möjlighet att schemalägga utgående epost så att det såg ut som att hen jobbade och skickade epost nästan dygnet runt. Snacka om tecken på en felaktig kultur!

Nästa steg är att sätta mål som är platsoberoende

Från att fokusera på outcome borde steget inte vara långt att formulera mål som är oberoende av plats. Om en säljare når sin säljbudget och har bra kundrelationer borde det väl kvitta om hen gör det hemifrån, från kontoret eller från poolkanten? Huvudsaken är väl att målen nås? (så länge det sker på ett schysst sätt, så klart). Eller om någon annan arrangerar ett event vid köksbordet, cafébordet eller skrivbordet? Så länge eventet blir lyckat och håller budget, i alla fall.

Tredje steget blir att mäta resultat på ett platsneutralt sätt

När vi väl satt målen blir nästa uppgift att mäta resultaten. Även i det sammanhanget behöver vi göra det på sätt som är oberoende av var resultaten nås. Sätt som varierar med roll och mål, så klart. För att återgå till den där säljaren bör vi väl mäta försäljningssiffror och inte fysiska säljbesök, till exempel. Kanske kompletterat med något mått på kundnöjdhet. Att säga ”ok, vi mäter inte kundbesök, men antal kundkontakter” kanske låter bra men personligen betvivlar jag att det är en bra idé. Det skulle ju kräva att vi mätte kundkontakter i alla möjliga digitala kanaler (man vet ju inte alltid vilken kanal kunden föredrar att interagera via – WhatsApp kanske?) eller en befängd rapporteringsapparat som bara skapade extra jobb utan ökat värde.

Ett riktigt radikalt förslag

Prithwiraj Choudry, Associate Professor vid Harvard Business School

En annan Harvardprofessor, Prithwiraj Choudry, föreslog en radikal metod. ”Så länge högsta ledningen finns på kontoret kommer karriäristerna att flockas dit i förhoppningen att få lite ”facetime” med dem för att främja sin synlighet och karriär. Den enkla lösningen på det är att äv en högsta ledningen jobbar på distans. Då finns där ingen att flockas kring.”

Hur tänker du kring målstyrning, prestationer och befordringsgång i distans- och hybridorganisationer?

Skriv gärna en kommentar.

Är möten i konferensrummet så problemfria som vi mindes dem?

Under de senaste två årens hemarbete har det ofta gnällts friskt över svårigheterna med digitala möten: mik på/av, kamera på/av, skärmdelning, uppkoppling och så vidare. Det verkar som om gammaldags möten var helt smidiga och problemfria. Men var de det?

När många nu återvänt till kontoren, åtminstone delvis, misstänker jag att en del vaknar upp ur sin minnesförlust. För ibland har det verkar som om vi drabbats av kollektiv minnesförlust vad gäller utmaningarna med att arbeta och ha möten på kontoret.

Låt mig ge några exempel från min egen erfarenhet:

  1. NÄR kan vi ha mötet-1? – vid ett traditionellt möte måste vi ta in restider och logistik i planeringen – och kostnader för både tid och transport.
  2. VAR kan vi ha mötet-1? – Ska vi ha mötet där de flesta deltagarna hör hemma eller där det blir bäst för de minst tillgängliga deltagarna?
  3. VAR kan vi ha mötet-2? – Att hitta ett ledigt konferensrum av rätt storlek med rätt utrustning och till rätt kostnad (om externt)
  4. Kostnader? Godkännanden! – I många organisationer krävs budget, beviljanden och omständliga processer för att få lov att lägga ut pengar för konferenskostnader och resor
  5. NÄR kan vi ha mötet-2? – i så fall krävs ofta rejäl framförhållning
  6. Skicket på konferensrummet – Hur många gånger har jag inte hittat (interna) konferensrum med fullklottrade whiteboards och/eller blädderblock, rester av fika och måltider kvar, stolar i oordning, sladdar och kablar över hela bordet – eller borta. Och gärna lite ringar efter kaffemuggar och några smulor här och där. Och dålig luft. Just det, gärna med någon som skrivit på whiteboarden med permanent penna!
  7. Funkar projektorn? – Finns rätt adaptrar och är lampan ok? Klarar den som ska använda den av att ansluta? Och behöver hen wifi, förresten? (vad var nu inloggningen för gäster?)
  8. Eller ska de leverera en presentation för värden att visa? När? I vilket program? Format? Hur? (Hur många gånger har grejerna inte sett ut som det var tänkt?)
  9. Är batteriet ok i ”klickaren”
  10. Funkar pennorna eller är de torra? Finns de färger du tänkt använda?
  11. Finns det en sudd till whiteboarden? Funkar den eller är den så fullsmetad med gammal färg att den lämnar ett grått smuts-spår?
  12. Finns det blädderblock?
  13. Och tillräckligt med utrymme att fästa dem? På ytor där man får lov att fästa upp grejer?
  14. Och något att fästa dem med? Som inte skadar underlaget?
  15. Och sedan när mötet är över: Sudda tavlan, samla ihop blädderblock och post-itlapparna (men glöm för allt i världen inte att ta bilder först och för dokumentationen som du behöver göra i efterhand), städa och torka bord, släng muggar eller bär ut dem till diskmaskinen och ställ i ordning stolar, ordna kablar och så vidare – för du vill ju kunna klaga med gott samvete på andra som lämnar konferensrum i en enda röra – ALLT med nästa gäng som bokat konferensrummet otåligt flåsande utanför dörren.
  16. Därefter blir det kanske till att dokumentera vad ni kommit fram till – inklusive att tyda alla svårlästa handstilar – och kanske att spara de där blädderblocken och post-itlapparna i garderoben ifall någon skulle få för sig att ifrågasätta din dokumentation.

Känner du igen någon av punkterna? Några? Alla?

För min del är svaret: Alla! Inte bara en gång.

Men digitala möten då? Menar jag att de är problemfria?

Inte alls. Visst finns det utmaningar även med digitala möten. Nya utmaningar som kräver nya lösningar, upplärning och kanske att vi tänker lite annorlunda. För den stora skillnaden är att de gamla problemen jag listade ovan är just gamla problem där vi redan har beprövade lösningar på det mesta:

  • Vi vet att vi måste planera långt i förväg för att hinna med punkterna 1-5
  • Punkt 6 löser vi genom att boka rummet med marginal till när mötet ska börja, så vi hinner röja efter slarviga kollegor
  • Då passar vi också på att kolla projektorn och adaptrar har vi antagligen väskan full av. Liksom av pennor (10), post-itlappar, tejp, häftmassa och extrabatterier.
  • Dessutom har vi lärt oss att inspektera rummet i förväg för att se att utrymmet fungerar och att väggarna duger att sätta upp blädderblock på.

För att hantera utmaningarna med digitala möten tvingas vi däremot lära nytt, anpassa oss, testa och riskera att misslyckas. Därför tycker vi att de är jobbiga.

Nya utmaningar. Nya, obekanta, lösningar.

Digitala möten: Nya problem – OK, men också nya möjligheter!

Punkterna 1-6 reduceras till nästan ingenting för digitala möten:

  • Timingen behöver varken ta hänsyn till logistik, tillgång på konferensrum eller kostnader för desamma – bara tillgänglighet för deltagarna!
  • Dessutom öppnar de för att få med nya deltagare, nya experter och specialister som annars hade varit omöjliga att få fatt i
  • Det bli mycket enklare att planera digitala möten!
  • Dessutom, med covid i färskt minne är vi nog snabbare till att backa ur konferensrumsmöten om vi känner oss lite krassliga eller fått lite hosta, men i digitala möten kan vi fortfarande vara med! Särskilt betydelsefullt om den krassliga är nyckelperson.

Punkt 7-9 – projektorstrulet – ersätter vi med att vi ska lära oss att dela skärm och att ge rätt deltagare tillåtelse att göra det

Punkt 10-16 (samtliga) löser vi genom att använda digitala whiteboards eller verktyg som till exempel Svava

  • Då får vi – på köpet – möjlighet att spara vår whiteboard till nästa möte – för att antingen kunna referera tillbaka till den eller bygga vidare på resultatet från förra mötet
  • Dessutom har vi därmed löst frågan med dokumentationen, med tydandet av handstilar och med att röja rummet med nästa gäng flåsande i nacken.

Känner du igen min lista över mötes-strul? Något jag har glömt?

Hur resonerar du kring knepigheterna med digitala möten i förhållande till de möjligheter och förenklingar de medför?

Om du är nyfiken på hur vi kan skapa bättre digitala möten är jag värd för en rad spännande nätverksträffar under 2022 som du kan läsa om och anmäla dig till här: