Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter. Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

Det finns nog bättre användning för vår tid och energi att uppfinna hjulet igen, och igen, och igen.
Cartwheel, Ulster American Folk Park. Foto:Kenneth Allen, licens: CC BY-SA 2.0

Tänk om jag kunde bygga vidare på vad någon annan gjort. Utan att behöva börja på ruta Ett!

Vem har inte känt så? När tiden varit knapp, klockan varit mycket eller man harvat med något tungt och tråkigt som bara måste har gjorts tidigare och finnas någonstans – om jag bara visste var.

I mitt förra blogginlägg i serien skrev jag om hur ökad öppenhet och bättre digitalt samarbete kan hjälpa oss att övervinna utmaningar och svårigheter. Det kan också hjälpa oss att spara tid. Tid som vi kan använda till något bättre.

 

‘Detta är det fjärde av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Bygg vidare i stället för att bygga om – igen

Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli. En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens.En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börja “återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens. Dessutom blir det lätt förvirring och halvtaskig kvalitet.

Men att fixa det är enkelt. Det behövs faktiskt bara tre saker för att det ska börja fungera:

  1. Att medarbetarna delar med sig öppet av sina alster – och gör dem lätta att hitta, till exempel genom att kategorisera dem ordentligt.
  2. Att de tar för vana att först leta lite efter om någon annan gjort det tidigare, i stället för att börja producera nytt direkt.
  3. Att man har ett system och en kultur för transparens och öppet samarbete som stödjer att arbeta på detta vis.

Vad man sedan väljer att använda den sparade tiden och energin till är en annan sak. Är det fråga om övertidsarbete på kvällar och helger, är det nog bäst att använda den till att umgås med familj och vänner, till återhämtning eller friskvård i naturen eller gymet. Men när man sparar tid inom ramarna för arbetsdagen kan man ju antingen hinna producera mer, kompetensutveckla sig (se gärna mitt inlägg “Smidighet och snabbhet” i serien – om hur enkelt det blir att bygga professionell kompetens i en öppen organisation) eller låta sig inspireras till nytänkande och innovationer, av all denna kunskap och inspiration som blivit tillgänglig.

Enklare tillgång till experter och expertis spar både tid och förbättrar kvalitet

Den traditionella synen på experter leder till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir till flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kolleger som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kolleger utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar. I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområdena utgår från kollegerna och verksamhetens behov, inte från ledningen.Den traditionella synen på experter leder ofta till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kollegor som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kollegor utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar.

I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområden utgår från kollegornas och verksamhetens behov, inte från ledningen. Expertisområdena tenderar att bli mer handfasta och fokuserade. Från “Projektledningsmetodik” till “bra metoder att hantera agenda och uppföljning och statusmöten” ungefär. Expertisen demokratiseras, skulle man kunna säga. (Den som kan hjälpa mig med pivottabeller i MS Excel blir min hjälte och expert, men skulle nog inte klassificerats som sådan av företagsledningen)

Givetvis, när expertisen definieras av dem som behöver den, när den därmed också delas mellan fler personer och dessutom blir lättare tillgänglig – både genom att den går att hitta i konversationen och delade dokument, och genom att det blir lättare att både hitta och kommunicera med de som har expertisen, blir besparingarna i tid väsentliga både för företag och medarbetare. Dessutom blir förutsättningarna för höjd kvalitet desto bättre.

Snabbare onboarding i nya roller och projekt

Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt eller i nya roller. Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt och nya roller. Eftersom kunskapen och historien finns lättare tillgänglig kan detta ske så mycket snabbare, och mera självständigt. Borta är “Kim, kan du samla ihop alla mail och vidarebefordra till Nisse Nykomling, är du snäll? Glöm inte bilagorna, förresten!” Sedan får Nisse plöja gammal epost i någon vecka eller så. Efter att någon annan letat igenom sina arkiv i jakt på allt väsentligt som skulle vidarebefordras. (Och hur ofta får man med allt, egentligen?)

I stället blir det: “Välkommen Nisse. Här är länken till vårt grupprum med all information och historik i projektet. Där finns en onboardingaktivitet som du kan arbeta dig igenom med länkar till procedurer, kontrakt och rapporter. I forumet kan du se hur vi arbetat med kravspecen och förstå varför vi löst saker på det sätt vi gjort. Och alla protokoll och inspelningar fråm styrgruppsmötena finns där också. Här av dig om det är något du inte hittar. Förresten, du bör nog go med i den här öppna gruppen för folk i din nya roll. Där kan du lära dig av kollegor som arbetar med samma saker, fast i andra projekt runt om i världen.”

Under min tid på IBM användes social onboarding mycket på IBM, både för nyanställda medarbetare i grupperna “Soon2BBlue” (preboarding) och “New2Blue” (första två åren), men även för integration av medarbetare vid uppköp och outsourcingaffärer.

Hur mycket snabbare tror du Nisse kan bli – och känna sig – produktiv. Hur mycket tid sparar Kim? Känner du igen dig i frustrationen över att tvingas återuppfinna hjulet? Eller lättnaden över att slippa? Vad är en expert för dig? När du behöver hjälp, är det expertisen du söker eller måste du få tag i experten?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Resiliens, tålighet, motståndskraft – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar gynnas av öppet samarbete och kommunikation medarbetare emellanTuffare tillsammans – Hur företag och medarbetare klarar motgångar och utmaningar bättre genom öppenhet och samarbete.

Var ska jag bo och äta när jag besöker Madrid för första gången? Hur tar jag en skärmbild på min mobiltelefon? Vid vilket vattenhål brukar det gå bäst att jaga hjortar? Hur ser nu de där giftiga bären ut? Sedan tidernas gryning har vår bästa källa till kunskap varit andra människor. Vi frågar andra om råd när vår egen kunskap, erfarenhet och förmåga inte räcker till. Inom familjen, i byn, i skolan, i tidningarnas frågespalter, via telefon, på Facebook, Linked In eller Twitter. Men på arbetet, då? Vem frågar vi där? Och hur?

Detta är det tredje av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Det traditionella. Ring en vän.

I traditionella organisationer förlitar de flesta sig på att "ringa en vän". Frågan är om vännen vet svaret?I traditionella organisationer brukar vi fråga de kollegor vi känner sedan tidigare, eller kanske någon chef. Vanligtvis live på kontoret eller via epost. Hur många gånger har du inte skickat epost till någon bara för att få besked om att de är på semester eller på kurs och kommer tillbaka om en vecka eller två. Eller att de skickar din fråga vidare till någon som skickar den vidare till någon som till slut, fyra veckor senare, svarar “det står ju på intranätet bara du följer den här länken”.

Känner du igen dig? Det gör jag också. Från för länge sedan. Men inte längre.

Att dela, samarbeta och hjälpas åt – öppet och på tvären

Under större delen av mina femton år på IBM (400.000 +/- 50.000 anställda under de åren, ungefär) hade vi tillgång till ett socialt intranät (Enterprise Social Network) som jag beskrivit tidigare, Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM. En sammanhängande kombination av möjligheterna i LinkedIn, Dropbox, Google Docs, WordPress, wikipublicering, Trello, Grupper, diskussionsforum och förslagslådor – nästan allt du kan tänka för asynkront digitalt samarbete, alltså. Då hette plattformen IBM Connections men vidareutvecklas numera som HCL Connections.

Asking a question out loud and get help from all over the globe.Om jag behövde hjälp ställde jag bara en fråga i en statusuppdatering i Connections. Kanske jag taggade några personer som jag trodde kunde ha svaret, eller om jag trodde att någon i deras nätverk kunde ha svaret (en fråga på någons vägg visades även för hela hens nätverk), eller i en passande grupp. Vanligtvis fick jag svar inom någon timme. Sällan tog det längre än en dag. Alltid var det någon kunnig och hjälpsam som hade en minut över för att hjälpa en kollega – oavsett om vi kände varandra eller ej. Det gick så långt att jag helt slutade använda sökmöjligheten på IBM:s gigantiska intranät (du kan nog lätt tänka dig så omfattande det var, 400.000 medarbetare och över 100 år på nacken!). Svaren jag fick på mina frågor var oftast bättre än vad jag själv kunde vaska fram på intranätet.

Jag till och med delade med mig öppet av skisser till presentationer och dokument, med texten “jag vet att detta inte är helt rätt och uppskattar all hjälp och synpunkter”. Och sådan respons jag fick! Från de främsta experterna bland mina cirka 400.000 kollegor. Jämför det med “Olle är på semester och kommer tillbaka om två veckor”! Varje gång kändes det lika befriande och fantastiskt att kunna få hjälp utan att ens veta vem man ska fråga. Alltid verkade det finnas någon som visste, kunde och hade en liten stund över eller intresse för att räcka ut en hjälpande hand till en okänd, behövande kollega.

I tidigare inlägg har jag beskrivit just detta. Ett verkligt exempel: Amys presentation – en sann solskenshistoria och ett fiktivt, men väl så illustrativt: Karin och Sara hjälper varandra och andra

Ett extra plus för de hjälpsamma var så klart att de, på detta positiva sätt, kunde visa upp sin expertis (och hjälpsamhet) för hela företaget! Det hjälpte mig att bli engagerad i många spännande och utvecklande uppdrag. Det är precis samma mekanism som i content marketing fast på det personliga planet; ge gratis smakprov på din “vara” så kommer någon så småningom att fråga efter mer – mot betalning.

Storlek är bra, men inte nödvändigt. Kultur är viktigare.

OK, i sammanhanget underlättar det att ha många kollegor, men även i en mindre organisation ser man positiva effekter. En öppen och hjälpsam kultur är betydligt viktigare än mängden kollegor. Liksom en kultur där inte alla förväntas kunna allt om allting, men däremot att besitta någon sorts expertis på något (om än aldrig så litet). Att fråga är inget att skämmas för. Snarare visar det en strävan att lära och bli bättre. Tänk bara att kunna kamma hem en affär eller lösa en knepig situation med en kund genom att få hjälpa en kollega som du kanske inte känner, men som har varit i samma situation som du. Eller, tänk bara så bra det känns att vara den hjälpsamma kollegan.

Att hjälpa andra utan att behöva lyfta ett finger

Tänk att kunna vara till hjälp utan att behöva lyfta ett finger

Credit: Franklin Pi, Flickr. Published under Creative Commons

Det kanske inte ens var nödvändigt att få tag i själva kollegan. Det räckte ofta med den kunskap och erfarenhet de delat med sig av tidigare. Antingen medvetet genom att arbeta transparent; dela sina dokument, presentationer och vad-det-nu-kan-vara. Eller genom att tidigare ha svarat på frågor som andra ställt på samma vis som jag beskrivit ovan, eller kanske i en grupp. Eller genom att t.o.m. ha skrivit ett blogginlägg just för att de märkt att de insett att många behövde hjälp med just detta. Ju öppnare alla arbetar, desto lättare blir det att hitta det man behöver för att övervinna utmaningarna. Dessutom kan man alltid vända sig till författaren för kompletteringar eller förklaringar. Det är ju så att vi aldrig inser hur mycket vi vet och därmed medvetet delar med oss av. Resten kommer i dagen när vi hjälper andra.

Med ett sådant stöd blir det inte bara mycket enklare att komma igen när man stött på motgångar; att våga utmana sina gränser blir enklare, det med.

Förutsättningar och motkrafter

Som framgår ovan, är förutsättningarna för att det ska fungera att man har en kultur av öppenhet, hjälpsamhet och av acceptans av att alla inte kan kunna allt, att man generöst delar med sig av sina arbetsprodukter och kommunicerar öppet. Och i bottnen, att man har ett samarbetssystem som gör detta möjligt och som, genom sin design, uppmuntrar och uppmanar till öppenhet snarare än slutenhet. För det räcker det inte med gruppchatt och skärmmöten. Där samarbetar man ju bara med redan identifierade personer.

Faktorer som motverkar är givetvis en kultur där man inte vågar erkänna att man inte kan allt, en kultur av “tjuvhållen kunskap är makt” eller en avsaknad av medvetenhet om att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Men också teknik kan motverka. Frågor och svar via epost eller chatt kommer ingen annan till godo än de omedelbart inblandade (det tar dessutom längre tid som jag beskrev ovan och leder ofta till flera, parallella konversationer). Svaren kan inte återanvändas av nästa person med samma utmaning, utan de måste hitta svaren på nytt och de som sitter inne med svaren måste aktivt svara på samma frågor gång på gång. Delade drives, fildelning, gruppchatt och slutna grupprum gynnar inte heller öppet samarbete. De kanske är bra för de som har tillgång, men inte för någon annan. Hur många andra teamrum och chattgrupper med motsvarande innehåll kan inte tänkas finnas i en större organisation? Där olika team och grupper parallellt diskuterar ungefär samma saker. Snacka om ineffektivt och risk för suboptimerade lösningar!

Ytterligare fördelar för organisationen

De fördelar för medarbetare som jag beskrivit ovan leder ju uppenbarligen till fördelar öven för deras arbetsgivare. Att medarbetare snabbare kan lösa sina utmaningar med hjälp av bästa tillgängliga expertis är ju till godo även för arbetsgivaren.

Men organisationen har ännu mer att vinna:

  • När medarbetare slutar brukar deras intellektuella kapital gå upp i rök. Hårddisken raderas, eposten försvinner liksom medabetaren.Så länge organisationen arbetar traditionellt förblir kunskapen knuten till den enskilde medarbetaren. Den är fast i deras huvuden, på deras hårddisk eller i deras epostarkiv. Vad händer när de försvinner? Huvudet försvinner uppenbarligen. Hårddisken brukar raderas och eposten öppnas väl bara ifall det behövs för någon juridisk tvist. Kvarvarande intellektuellt kapital = 0. Om man däremot arbetar transparent, delar sina alster och svarar på frågor i öppna konversationer förblir kunskapen tillgänglig för alla att använda framöver. Organisationens beroende av de enskilda medarbetarna minskar.
  • Därtill, genom att kunskapen finns lätt tillgänglig för återanvändning och att man kan Gilla det man haft nytta av, genom att man kan se hur många gånger filer laddats ner och så vidare, kan det lätt utvecklas till en de facto-standard, baserad på hur mycket nytta övriga kollegor haft av alstren.
  • Och, kanske väldigt viktigt i vissa branscher och i vissa sammanhang, genom att erbjuda dessa möjligheter inom organisationen behöver inte medarbetarna ge sig utanför för att få hjälp, med risk för att intellektuellt kapital läcker ut till konkurrenter och andra oönskade.

Har du egna erfarenheter av skillnaden mellan att leta kunskap och hjälp på traditionella vägar och att söka öppet? Antingen inom din organisation eller utanför? Kanske privat. Det vore intressant att läsa om i en kommentar.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

 

 

…eller som Charles Darwin skrev “survival of the fittest”, inte “…of the strongest” Människans utveckling

Darwins ord har visat sig gälla likväl i affärslivet som i naturen. Många är exemplen på företag som gått under när de inte insåg att världen förändrades runt dem, eller som inte var snabba och smidiga nog att förändras fastän de insåg att kartan ritats om.

Detta är det andra av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

  • Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion
  • Resiliens – att snabbare komma igen efter motgångar eller experter lämnar (kommer)
  • Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter (kommer)
  • Bättre effekt – av investerad ansträngning, tack vare mer direkta kommunikationskanaler (kommer)
  • Engagemang, Inspiration och Innovation – investeringar i framtiden för både organisation, kunder och medarbetare (kommer)

Som jag skrev och gav exempel på i mitt förra blogginlägg, är förändringstakten idag förfärande… eller förförande, beroende på vem och hur du är. Men snabb är den. Och oförutsägbar. Med internet och globalisering följer att du aldrig vet varifrån nästa stora grej kommer eller vad den skulle kunna vara. Vem skulle trott för några år sedan att världens mäktigaste nation skulle styras via korta meddelanden på max 280 tecken? Eller att filmklipp på max 60 sekunder skulle hålla miljoner trollbundna och påverka både lönsamhet och politik?

Många spanare = Fler och alertare känselspröt

Det är livsviktigt med blixtsnabb omvärldsbevakning och -bedömning. Problemet är bara att med traditionella metoder är trenderna gamla redan när rapporten är tryckt. Nej, det är bättre att lära av djurflockarna, eller ”wisdom of crowds” som det heter på internetspråk: Ju fler spejare, desto större chans att någon upptäcker något av relevans. Med hjälp av internet och publika sociala nätverk blir varje medarbetare, affärspartner eller kund en potentiell trendspanare, som kan upptäcka nya möjligheter, nya idéer och nya hot. Naturligtvis kan detta förstärkas genom att systematiskt använda analysverktyg för sociala medier. Trots kraften i dessa verktyg, är de dock fortfarande beroende av att en begränsad grupp ska komma på att ställa rätt frågor. Med hjälp av wisdom of crowds får du lika många kreativa frågeställare som du har spejare, samtliga med någon sorts kunskap om företaget och verksamheten.

Men hur når spanarna rätt öron? Och skapar reaktion?

Men att spana räcker inte. Hur ska spanarna kommunicera sina fynd? Det är här som interna, öppna plattformar för kommunikation och samarbete är så viktiga. I motsats till i företag med traditionell kommunikation där medarbetarna är hänvisade till epost och kontaktnät, kan trendspanarna blixtsnabbt göra en statusuppdatering i en relevant grupp, på sin profil, eller på någon annans profil (eller allt på en gång) för alla kolleger att se, värdera, kommentera och sprida vidare. Relevant affärsinformation kan spridas minst lika snabbt internt som bloopers och gulliga katter gör på internet.

När informationen väl nått relevanta ansvariga och de formulerat ett lämpligt svar eller reaktion, kan det spridas lika snabbt genom hela organisationen – och lika oförvanskat – med mycket snabbare respons som följd.

Ett utmärkt exempel är hur min tidigare arbetsgivares, IBM, globala HR-avdelning gjorde en helomvändning på mindre än 24 timmar, baserat på en 26-årig medarbetares upprörda respons på att hans Uber-kvitton i reseräkningen inte godkändes p.g.a. en intern policy. (Business Insider UK: How a 26-year-old caused IBM to abolish its ban on Uber)

Snabbhet och smidighet även för medarbetarna

Öppen kommunikation och samarbete online ökar inte snabbhet och smidighet bara för företagen, utan även för deras medarbetare. Tillgången till kunskap och erfarenhet ger möjligheter som aldrig förr att bygga sin kompetens inom områden man är intresserad av eller bara nyfiken på, utan att behöva söka godkännande eller budget. Om du vill investera din egen tid, eller spilltid, är upp till dig.

Öppenhet ger möjlighet att visa vad du går för, helst helt enkelt genom att hjälpa kolleger med sådant du råkar vara bra på eller ha erfarenhet av, och därigenom att bygga ditt rykte som både hjälpsam och kunnig inom de områden du vill framhäva. Plötsligt kan du få erkännande för den expertis du alltid haft, men bara vissa kolleger känt till. Vem vet vilka dörrar det kan öppna? Vi talar om precis samma metodik som tillämpas av företag som jobbar med content marketing, fast på det personliga planet.

70 av Fortune 1000 år 2004 fanns inte längre kvar 2014. Förändringen har inte bromsat sedan dess…

Värdet kommer med användandet, inte med bara systemet

Givetvis leder inte införandet av IT system automatiskt till att alla ändrar sitt arbetssätt. De gör det möjligt och lättare. För att det faktiskt också ska hända krävs ett förändringsarbete i organisationen. Är du nyfiken på hur du kan driva ett sådant förändringsarbete kan jag gärna förklara eller assistera.

Har du fler exempel där företag eller enskilda haft nytta av onlinesamarbete eller öppen kommunikation? Frågor eller invändningar? Lämna gärna en kommentar nedan.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Resiliens – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människan

Tänk att arbeta lika smidigt som en böljande flock starar!

Landskapet omkring oss förändras i en takt som nog ingen av oss varit med om. Allt förändras snabbt, samtidigt och på alla fronter. Så var det långt innan COVID drabbade oss och spädde på osäkerheten – hinkvis.

Det är svårare än någonsin att förutsäga vart vi är på väg. Samtidigt är det spännande och stimulerande – och ingenting som någon av oss kan ändra på.

Under den närmaste tiden kommer jag i en serie blogginlägg att beröra fem viktiga faktorer för att klara sig i denna snabbföränderliga värld. Faktorer som organisationer kan dra nytta av genom ändrade arbetssätt, organisationskultur och verktyg för öppet internt samarbete.

Jag kommer att beröra faktorerna en i taget, både från organisationens perspektiv och från individens. Det handlar om:

Vems tur är det att bli Überiserad?

Teknologi, affärsmodeller, marknadens preferenser, kommunikationsvanor, maktbalanser, ja allt förändras fort och samtidigt. Det gäller att hålla sig alert, snabbrörlig och ständigt informerad med många och känsliga tentakler. Vi behöver inte lång tid för att komma på exempel på drastiska förändringar, på både gott och ont: Air BnB, Über, Foodora, Kodak, Nokia, Netflix, Spotify….

Många har byggt in sig i ett hörn

Men, under decennier har företag och organisationer ägnat sig åt att strukturera, standardisera, rationalisera och att i hög utsträckning försöka eliminera “den mänskliga faktorn”. Resultatet? Fina system och processer som jobbar effektivt, men som är stela, svårföränderliga och okänsliga. Vi har blivit jättebra på att producera det gamla vanliga så billigt och effektivt som möjligt. Men vad är det till för nytta när vi plötsligt behöver producera något helt annat istället?

Leve människan!

Därför är det så otroligt viktigt att lyfta upp människan och de positiva mänskliga faktorerna, som engagemang, kreativitet, flexibilitet och relationer. Att visa att talet om medarbetarna som “vår viktigaste resurs” var uppriktigt menat, inte bara tomma ord. Lyssna på medarbetare, kunder och partners. Engagera dem genom att göra dem delaktiga och ge dem möjlighet att utnyttja hela sin potential – och utveckla den. Det är dags att engagera och inspirera! Jag vill ge människor möjligheter att kommunicera, samarbeta, hjälpa varandra, lära sig och dela med sig – friare än någonsin förut. Att hitta de människor och den kunskap man behöver och att kunna visa vad man går för, med minimal extra ansträngning. Internt också, inte bara externt på t.ex. LinkedIn. Allt till fördel för både medarbetarna och organisationen.

Det viktiga är inte att kunna producera och hålla ordning på snygga dokument och presentationer. Det riktigt viktiga är att hjälpa människorna att fylla dem med bästa möjliga innehåll.

Se bortom teamet

På senare år, och i synnerhet efter att COVID-19 skickade iväg många av oss att arbeta hemifrån, har vi lärt oss att samarbeta med chattar, skärmmöten och fildelning. Bra grejer, men alla inskränker sig till att vi samarbetar med folk vi redan känner. Om att det inte räcker skrev jag i Bortom gruppchatten hägrar inspiration, idéer och engagemang för några veckor sedan. Men “Ring en vän” räcker inte när frågorna är för nya eller svåra för vännerna. Den här serien blogginlägg ska förklara tydligare varför.

Viktigt för distansarbete – och allt annat arbete också

Det är lätt att tro att detta bara har betydelse för när vi arbetar på distans, men icke! Engagerade medarbetare som enkelt kan kommunicera och samarbeta blir viktigt så fort vi blir lite fler eller utspridda. Så fort inte alla känner alla eller är baserade på olika platser, kontor eller hemma, börjar detta bli viktigt.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Virtuella bakgrunder kan vara till stor nytta i skärmmöten vid distanssamarbete och distansmöten. Men man måste tänka på hur man använder dem och hur man tillverkar dem.Allt fler verktyg för #skärmmöten ger nu möjligheter att använda en virtuell bakgrund. Åtminstone om din dator har tillräckligt mycket muskler. Vad som krävs beror på verktyget.

Hittills har jag stött på virtuella bakgrunder i Zoom, MS Teams, Google Meet och Skype (alltså det ursprungliga Skype, inte “..for Business” som Microsoft är på väg att lägga ned). Möjligheten finns säkert i andra verktyg också, men inte alla. Flera har möjligheten att göra bakgrunden suddig, ofta ett okej alternativ om datorn inte är kraftfull nog. Vad jag sett, kan man på sin höjd sudda i apparna för mobil och platta, inte använda virtuella bakgrunder. Men det kommer säkert så småningom. Så än så länge talar vi bara dator.

Men vad är vitsen med det, kan man undra?

Tappar vi inte lite av det personliga i att se hur folk har det hemma, kan man kanske också undra?

Inte för alla möten, kanske?

Eftersom känslan av samhörighet blivit en bristvara i det ofta oförberedda hemarbete som COVID-19 orsakat, ser jag ingen större nytta med virtuella bakgrunder i möten inom det egna teamet. Då kan det snarare ge en större känsla av närhet att få en glimt av kollegornas hem och omgivningar. Fördelarna med virtuella bakgrunder är kanske mest att man kan dölja stöket och att familjen i övrigt kan röra sig i bakgrunden utan större risk att synas för kollegorna – eftersom skärpedjupet blir väldigt kort när man kopplat på virtuell bakgrund. De kan ju användas också för att skoja till det också, så klart. Kanske en idé för nästa skärm-AW?

För mer affärsmässiga möten, med kunder, partners, leverantörer och andra externa ger de virtuella bakgrunderna nya möjligheter. Utöver att dölja familjelivet, alltså. De kan användas för profilering och branding, eller för att visa var i världen du hör hemma – vilket inte alltid är uppenbart för mötesdeltagare i skärmmöten – och på flera andra sätt:

  • Branding, som sagt – av företaget eller av dig själv, kanske kompletterat med ditt svårstavade namn, kanske till och med med din titel – som ett jättestort visitkort.
  • Eventspecifika – Precis som man gör trycksaker, goodiebags och annat anpassat efter vissa stora events kan man ju ha en eventspecifik bakgrund för föreläsare.
  • För att visa var du hör hemma – Jag har ofta ett tjusigt flygfoto av Öresundsförbindelsen från danska sidan, där jag har lagt in text: “Sweden”, “I am here” med en pil och en annan pil “Denmark this way”.
  • Punktlista – Om du ska presentera något och vill hamra hem ett fåtal punkter, kan du ju lista dem i bakgrunden i stället för i en presentation.
  • Ice-breaker eller conversation piece – Så länge skärmmöten fortfarande har en tendens att kännas lite stela kan man ju ha en bakgrund som väcker intresse. Inte oseriös, som att inleda en viktig presentation med ett irrelevant skämt. Men intresseväckande eller som visar att du tänkt på åhörarna, kanske något som anknyter till något du vet att de är passionerat intresserade av.

Använda virtuella bakgrunder – att tänka på

Tekniken bakom virtuella bakgrunder skapar en del saker att tänka på:

  • Viktigast först: Tänk på att den virtuella bakgrunden ska förstärka profilen (din/organisationens), din trovärdighet och ditt budskap – inte distrahera, vilket lätt händer om du gör fel. Bättre då att ha en clean verklig miljö i bakgrunden.
  • Tydligen fungerar de bäst om du har en green screen bakom dig, som när de presenterar väder på TV. Det har inte jag (ännu) men klarar mig bra ändå
  • Ha tillräcklig kontrast mellan dig och bakgrunden – hudfärg, hårfärg och kläder
  • Se upp med mönstrade kläder där någon färg återkommer i bakgrunden. Det kan bli märkliga effekter. (kanske kan en green screen hjälpa?)
  • Apropå mönster; stökiga bakgrunder kan lätt distrahera och skräpa ner helheten visuellt. Lugnt, mjukt, med stora fria ytor blir ofta bäst
  • Headsetbyglar och burrigt hår kan ge konstiga effekter. Antagligen också om man har stora örhängen eller annat som bryter en jämn kontur. Jag misstänker att effekterna blir mindre ju större kontrasten är mot bakgrunden
  • Peka inte mot detaljer i bakgrunden – eller öva åtminstone noga i förväg. Det är jättesvårt att hålla reda på vilken sida man ska peka mot. Åtminstone för mig. Inte blir det lättare om man använder olika verktyg för skärmmöten – se nedan.

Skapa virtuella bakgrunder – att tänka på

Leverantörerna erbjuder ett urval av bakgrunder att välja mellan, men i listan av deras bakgrunder finns en ruta med ett + för att ladda upp en egen bakgrund. Där börjar det roliga! Nu börjar också utmaningarna.

  • Formatet – den goda nyheten. Alla verktyg jag har kollat använder samma format: 1920×1080 pixlar
  • Den dåliga nyheten är att alla verktyg utom Zoom vill ha spegelvända bilder! Alltså, har du gjort en jättefin bakgrund med logotyper och text till Zoom kan du inte bara använda den till de andra verktygen. Flippar du bilden blir ju texten och logon bakvända! Alltså blir det till att göra om, först vända bilden och sedan lägga dit texten igen.
  • Lämna mitten fri för personen i bild. Vi ska ju helst sitta någorlunda nära kameran, alltså fyller vi mycket av skärmen.
  • Använd de övre hörnen för logotyper eller annan viktig info. Risken att axlar eller viftande armar döljer är större i nedre hörnen.
  • Clean look fungerar bäst. Visst kan man skoja till det som jag gjorde överst, men “livliga” bakgrunder blir lätt distraherande.

Bra resurser

  • Canva kan man enkelt snickra sin egen bakgrund, både från massor av mallar eller med egna bilder.
  • BBC erbjuder gratis nedladdning av tomma interiörer från massor av gamla TV-serier
  • Unsplash, en gratis bildbank, har massor av bilder som är avsedda för virtuella bakgrunder
  • Annars kan du ju säkert söka på Google Bilder också. Tänk bara på att filtrera fram så du använder bilder som fritt kan användas, utan licensintrång.

Använder du själv virtuella bakgrunder? Hur då?

 

Image by Petr Kratochvil – Needpix.com

Är det egentligen kontoret många längtar tillbaka till efter det påtvingade hemarbetet i COVID-mörkret?

Eller är det människorna? Kollegorna? Kunderna? Leverantörerna? Servicepersonalen på och runt kontoret?

För de flesta är nog svaret uppenbart.

Det ska bra mycket till för att vi ska längta till en byggnad.

Klart att det är människorna vi längtar till, inte kontoret

Spontanmötena, snacket med skrivbordsgrannarna, konversationen vid lunch och fika, i hissen. Kanske till och med de planerade mötena. Det är vad jag hör och läser att folk längtar efter. (Ok, kanske en lite mer ergonomisk arbetsplats kunde vara bra också).

Men att kötta vid skrivbordet kan vi lika gärna göra hemma, har vi lärt oss. Eller hur? Kanske även att hålla en hel del möten online också, till och med? I synnerhet har många nog insett hur många resor som kan ersättas av distansmöten.

Alltså, vi har lärt oss att kontoret är bra för visst arbete och hemmet för annat.

Kontoret har blivit något vi vill till – ibland. Olika ofta för oss alla.

Vad betyder detta för framtidens kontor, för vårt arbete och för städerna (där de flesta av kontoren ju finns)?

Kontoret -en social plats för möten och kreativitet

Jag tror att kontoren kommer att utvecklas till platser med fokus på bra utrymmen och utrustning för både planerade möten och oplanerade; spontana eller slumpmässiga. Där det visserligen finns en del platser för enskilt arbete, men ganska begränsat. Mer som de publika coworking spaces som blir allt fler. Charmigt småstökiga platser med hög acceptans för konversationer och med loungeplatser för att sitta skönt och diskutera. Plus en del tysta fokusplatser där man kan diskutera konfidentiellt eller jobba koncentrerat när man ändå är på kontoret. Och välutrustade konferensrum med gott om whiteboards och plats för post-it lappar och sånt.

Kanske man schemalägger så att vissa avdelningar/team har vissa veckodagar som “kontorsdagar”, men att medarbetarna är välkomna även andra, så klart. “Kontorsdagarnas” syfte blir att bygga sammanhållning inom gruppen, den frivilliga närvarons att boosta nätverkandet mellan grupper, kreativitet, inspiration, lärande och korspollinering.

Coworking satelliter utanför city?

Jag undrar om vi inte får se en ny variant av coworking spaces växa fram? Inriktade på de som har svårt att få arbetsro hemma, men inte vi ta sig hela vägen till firmans riktiga kontor i onödan. Snarare nära bostadsområden än i city och med fler platser inriktade på fokuserat arbete och avskildhet. Där du kan arbeta koncentrerat utan att bli störd eller ha möten utan att behöva störa andra eller riskera att bli avbruten av hemmalivet. Och som stora företag med höga krav på säkerhet och integritet kanske kan acceptera att medarbetarna arbetar ifrån.

Distanssamarbete blir normen

För att detta ska fungera smidigt går det inte att jobba som förr. Vi måste samarbeta digitalt, alltid. Vi kommer aldrig att sitta tillsammans allesamman förutom någon enstaka gång. Tvärt om, vid videomötena måste alla koppla upp sig, även de som sitter tillsammans (fast alla kan ju inte ha högtalarna på för då blir det ju rundgång). Detta för att motverka den känsla av att vara utanför som annars automatisk infinner sig hos dem som inte är på plats.

Jag vet hur det är. Det har ofta varit jag som varit en av de få ensamma framför skärmen medan gänget sitter runt stora konferensbordet, internsnackar och glömmer bort oss “satelliter”.

Teamets centrala punkt måste vara online, i molnet. Det är där alla filer lagras och delas ifrån, det är där som de löpande konversationerna förs i gruppchatten och det är där som arbetet planeras, distribueras och följs upp.

Hela organisationen kommunicerar öppet och generöst – online

Hela organisationens centrala punkt behöver också flytta online – till ett socialt intranät, ett Enterprise Social Network.

  • Där ledningen kommunicerar via bloggar där alla kan ta del av strategi, värderingar, framgångar och utmaningar – och kommentera och ställa frågor så att eventuella otydligheter kan redas ut eller förbisedda aspekter kan komma till ytan.
  • Där grupper med gemensamma intressen kan samlas, lära av och inspirera varandra, och nya ledare och experter kan växa och identifieras.
  • Där kunskap och erfarenheter enkelt kan delas och hittas, så onödigt dubbelarbete undvikas och “hjulet kan vidareutvecklas, inte uppfinnas om och om igen”.
  • Där det blir enkelt att hitta den kollega, känd eller okänd, som har precis den erfarenhet eller expertis man behöver – istället för att frågan någon i närheten som har ett hum om hur man kan göra – kanske.
  • Där oplanerade spontanmöten inträffar stup i kvarten, mellan människor, idéer och erfarenheter om än inte “in person”

Tänk så spännande! Att inte längre vara begränsad till kollegorna på egna kontoret!

Win-win för städer och miljön

Det här sättet att arbete måste rimligtvis leda till drastiska minskningar av trafik- och miljöproblem. Även rusningen i kollektivtrafiken borde lätta. Belastningen på stadskärnorna borde minska och bostadsområdena bli mer levande, dygnet runt. Kanske även landsbygden kan bli mer levande med färre som behöver flytta till jobben i storstaden.

Relevant i sammanhanget är de iakttagelser som Raj Choudhury vid Harvard kommit fram till i sin forskning: ”Work-from-Anywhere”, drömmen för millennials och avfolkningsbygd?

Vad tror du? Vad tycker du? Kommer vi att gå tillbaka till kontorsarbete som det var organiserat 2019?

Talangförsörjning – Personlig frihet – Levande landsbygd – Bättre miljö

Fyra bra skäl för organisationer, individer och samhället att satsa på Work from Anywhere, Arbeta var som helst, alltså. Inte bara för dagen, utan för livet.

Vi talar om nästa nivå efter arbeta hemifrån. Att arbeta där du råkar eller vill vara. Kanske på Bali, i Georgien eller Kazakstan, som Sofia Lindman gjort, fast anställningen var i Sverige, som Social Media Coordinator. Vi talar alltså inte om att sitta på ditt lokala kafé eller att jobba med korta gig eller så, utan fasta jobb från var som helst du vill vara eller bo.

Det kan vara exotiska platser, som för Sofia eller ett torp i småländska skogarna när kontoret är i Stockholm. Arbetet är vad du gör, inte var du är.

För mig är tankesättet helt naturligt och har så varit i mer än ett decennium. Men för min del har det snarare varit fråga om att jag trivts bra där jag bor men att arbetsuppgifterna funnits lite var stans över klotet. Dessutom är min fru sjuksköterska – med minimal arbetsmobilitet.

Den senaste veckan har varit lite av ett halleluja-moment för mig, dels med Sofias session på Work Without Limits som arrangerades av Summit & Friends, dels med en blogpost av +UP:s grundare, Julian Stubbs – som visserligen främst handlade om modernare organisationsformer än anställning och frilansande – men också om hur +UP, som första större reklambyrå i världen, arbetat helt på distans, i molnet, sedan 2010. Men allra mest hallelujakänsla fick jag när jag hörde Prithwiraj (Raj) Choudhury, Harvardprofessor i HBR IdeaCast och sedan läste hans omslagsstory i 2020s sista nummer av Harvard Business Review. Känslan av när en professor vid Harvard forskat och kommit fram till saker som man till 100% kan hålla med om och känna igen från sina egna iakttagelser och slutledningar. DEN känslan!

Här sammanfattar jag vad Professor Choudhury kommit fram till, och kryddar med mina egna egna reflektioner och iakttagelser. Om du vill läsa eller lyssna på Professor Choudhury hittar du länkarna längst ner.

Mycket som talar för

Det är inte svårt att hitta argument som talar för att låta alla vars arbete tillåter det också arbeta var de helst vill, för medarbetare, arbetsgivare men också för samhället i stort.

Talangförsörjning väger tyngst för arbetsgivare

Jovisst, man kan spara på kontorskostnader och Professor Choudhury mätte upp en produktivitetsförbättring på ytterligare 4,4% jämfört med hemarbete. Men den tyngst vägande orsaken, med råge, för arbetsgivare var talangförsörjning; att kunna kasta ett mycket vidare nät när de söker talanger och att Work from Anywhere är så attraktivt för medarbetare att de dessutom stannar kvar längre.

Frihet och livskvalitet för medarbetarna

Att helt kunna frikoppla bostadsort från arbetsgivarens placering ger ju fantastiska möjligheter! Tänk bara. Slipp pendling och att behöva flytta till arbete på ny ort. Kanske flytta bort till någonstans du trivs bättre. Bo nära släkt, vänner och fritidspassioner. Resa runt som Sofia och ta arbetet med sig till spännande och exotiska platser. Kanske en speciellt attraktiv eller nödvändig skola för barnen. Natur, hav, berg, hobbyjordbruket, sund miljö. Argumenten är oändliga.

Miljö och samhälle i balans

Work from Anywhere lättar trycket på storstadsområdena; pendling, trafikstockningar, olyckor, luftföroreningar, avlopps- och avfallshantering…. Massor av fördelar! Tänk dessutom vad omvända flyttströmmar betyder för gles- och avfolkningsbygder! Med nya inflyttare (ofta med goda inkomster) kommer förstärkt ekonomi, underlag för butiker och service – för alla, och en återupplivad bygd – året om.

Ok. Fördelarna är nog inte så svåra att se och förstå, men det går inte att bara släppa loss alla medarbetare att arbeta var som helst. Man måste tänka om och förbereda sig som organisation. Och vissa förändringar behövs i samhället också, åtminstone på sikt.

Men vad behöver förändras?

Vi börjar med det uppenbara; internetuppkoppling. Fiberkabel på landsbygden är en nödvändighet. Avskaffad roaming som inom EU (grattis till Brexit, Britter, NOT), öppna kommunala wifi eller liknande initiativ. Så mycket mer behöver väl man väl knappast göra på lokal nivå?

Företagskultur och vanor är viktigt – och en del teknik

På många verkar allt ha att göra med teknik. Länge har jag sagt att det inte stämmer. Tekniken kanske gör det möjligt, men människor och organisatoriska faktorer gör att det faktiskt händer. Vanor är viktigare än verktyg. Glädjande nog är det precis vad Professor Choudhury också kommit fram till i sin forskning. Den enda teknikfaktor han framhäver är säkerheten. De viktigaste förändringarna som krävs är:

  • Hur man kommunicerar och samarbetar
  • Hur man delar kunskap och erfarenheter
  • Hur man umgås, samhörighet
  • Hur man mäter och belönar produktivitet och resultat
  • IT-säkerhet, lagar och regler

Kommunikation och samarbete

Här talar Professor Choudhury om precis samma saker som jag gjort i flera inlägg tidigare, senast i förra veckan: Bortom gruppchatten hägrar inspiration, idéer och engagemang

Det är nödvändigt att komma vidare från uteslutande synkront samarbete – vanligtvis videomöten – som kräver att alla är tillgängliga samtidigt. Särskilt besvärligt blir det om medarbetarna spritt ut sig över många tidszoner. I stället måste man lära sig att kommunicera och samarbeta asynkront; i chattar, med delade dokument eller – allra helst – i sociala intranät som jag beskrev sist i förra veckans blogginlägg.

Delad kunskap och erfarenhet, transparens

Här är Professor Choudhury inne på samma tankar som jag skrev om i förra veckan – om att inte bara producera för idag men att också att investera för framtiden. Han skriver också om behovet av ökad transparens i att t.ex. dela sina presentationer och dokument öppet inom organisationen så att så många som möjligt kan hitta och återvinna.

Maxa möjligheterna till samhörighet på distans

Vadå “water cooler conversations”? Varför begränsa sig till ett fikaställe, på en våning, på ett kontor? För visst är det så att vi brukar fika på samma ställe på kontoret även om det finns flera att välja på? För där brukar vi ju hitta de gamla vanliga kollegorna. Men, som Mark Granovetter kom fram till redan 1973 – det är ju inte från de gamla vanliga kollegorna som vi får den nya inspirationen, de omvälvande idéerna eller hittar den spännande nya möjligheterna? Genom att umgås digitalt och transparent kan vi ju vidga våra horisonter oerhört. Professor Choudhury berättar bland annat om organisationer som organiserar “digitala water cooler konversationer” där till exempel VD träffar medarbetare från organisationens alla hörn, geografier och hierarkiska nivåer och diskuterar värderingar och visioner. Snacka om att sprida budskapet!

Professor Choudhury poängterar att företagskultur har mindre att göra med delade fysiska saker än med delade värderingar. Det passar väl in på att en tidigare kollega inom medarbetarkommunikation svarade “Förr kommunicerade jag mest nyheter. Nu kommunicerar jag mest värderingar.” när jag frågade hur sociala medier (externa och interna) hade förändrat hennes arbete.

En intressant poäng han tog upp i podden var hur viktigt det är att alla arbetar på distans för att det ska fungera på riktigt. Även högsta företagsledningen. För, tänk efter, om högsta företagsledningen fortsätter att komma till det fysiska huvudkontoret hela tiden, var kommer man då att hitta övriga chefer? Just det: så nära ledningen som möjligt, för att hoppas på lite facetime med ledningen och kanske att vara lite mer synlig. Och vad händer då? Då får vi en klick på plats och en massa andra på distans som lätt kan känna sig utanför. Nej, ut med alla från kontoret!

Produktivitet är vad du åstadkommer, inte hur många timmar du stirrar på skärmen

Glöm management by walking around. Satsa på “Management by trust”!

Tydligen har vissa företag, nu i Coronahemarbetets tid börjat spåra – spionera snarare – i detalj på vad medarbetarna sysslar med. Snacka om demotiverande! Genom sig själv känner man andra, säger jag bara. Den sortens misstänksamhet säger mer om chefernas osäkerhet, bristande pålitlighet och dåliga ledarskap än det gör om medarbetarna. Deras medarbetare kommer att ge sig av snabbare än en löning den 25:e, så fort tillfället kommer.

Nej, i stället måste företagen satsa på att arbeta med motiverande målstyrning; delaktighet i att identifiera och rapportera hur medarbetarna kan bidra till att nå de gemensamma resultatmålen och vad de behöver för kompetensförstärkning för att lyckas. Då får du autonomt och internt motiverade, engagerade medarbetare!

IT-säkerheten kritisk, men nya lösningar behövs

Med medarbetare som arbetar var som helst ifrån kan man ge upp nästan alla försök till fysisk säkerhet utan får tänka annorlunda, transaktionsbaserat. Skydda datatrafiken, analysera aktiviteten kontinuerligt för att identifiera avvikelser i mönster och vida omedelbara åtgärder direkt, automatiskt. Och utbilda alla medarbetare i att arbeta säkert.

Regler och förordningar behöver följas – men också förändras

Att följa skatteregler, till exempel, kan bli en spännande övning när medarbetarna bor och arbetar längre  tider från ett annat land, men det är ju nödvändigt. Vad gäller vid sjuk- eller barnledighet? Semestrar? Anställningstrygghet? Arbetslöshet? Sjukvårdskostnader? Sociala skyddsnät? Det blir många nya facetter att tänka på.

Men även myndigheter kan behöva se över sina regler. Många länder har inrättat speciella ekonomiska zoner med lägre skatter och andra förmåner. Indien och Kina till exempel. Vad händer med de reglerna när företagen hör hemma innanför zonen men medarbetarna sitter kvar på hemorten?

Vad blir logiken med arbetstillstånd, när folk sitter i ett land och utför arbete, men arbetsgivaren och “mottagaren” av arbetet befinner sig i ett helt annat? Vad är då logiken i att ha regler för arbetstillstånd som bygger på att försvara de egna invånarna? Den digitala nomaden hotar ju inga lokala arbeten, men spenderar pengar som göder den lokala ekonomin!

Utvecklingen mot Work from Anywhere har nog fått sig en rejäl puff framåt under 2020, åtminstone den inhemska delen och kanske att bosätta sig där man bäst trivs. De kringresande digitala nomaderna har nog fått det lite kärvare, men kommer säkert igen när vi börjar få lite bättre grepp på coronaviruset.

Varifrån skulle du vilja göra ditt arbete?

För min del lutar det åt någon skidort i Alperna.

 

Började ni samarbeta digitalt på riktigt när coronapandemin tvingade er till hemarbete eller blev det bara så att alla de där mötena flyttade från mötesrummet på kontoret till datorns skärm? Och att de kanske blev fler kanske? Och utan andningsrum emellan, dessutom, eftersom alla planerar in dem på jämna timmar? (Eller halva, möjligtvis).

Långt före viruset drabbades oss var alla möten väl just det vi gnällde mest på, förutom möjligtvis onödig epost?

Ska vi inte passa på att ändra på det nu när vi har chansen? Att försöka få färre och mer effektiva möten – oavsett om de hålls på distans eller live. Planerade möten, alltså. Spontana möten vill vi väl alla ha mer av? (Även om de också kan funka hur bra som helst på distans, även om många inte verkar tro det).

 

Alla möten har ju samma nackdel, oavsett format: De måste vara synkrona – alltså att alla är tillgängliga samtidigt, oavsett varifrån. Jobbar man över många och avlägsna tidszoner kan det blir jobbigt på riktigt dessutom. Dessutom är det ju ofta så att alla sitter med hela tiden även om bara vissa delar är relevanta.

För att kunna minska på mötena måste vi alltså utveckla vårt asynkrona samarbete – alltså att samarbeta över tid, inte i samtid. E-post är ett typiskt exempel: Du skickar ett mail när det passar dig och jag svarar när det passar mig. I andra avseenden är E-post inte min favorit eftersom det överanvänts och felanvänts något fruktansvärt. Så låt oss fokusera på andra former av asynkront digitalt samarbete och bra vanor.

Fildelning med onlineredigering

Skippa den där excelrapporten som skickas runt som bilaga med epost och en stackare ofta behöver sammanställa från en massa olika källor! Lägg upp den i ett filhanteringsverktyg i stället – i ett verktyg som tillåter att ni redigerar det online, samtidigt. Kom sedan överens om att alla uppdaterar kontinuerligt och att alla uppdateringar ska vara inne vid en viss tid.  Slut med tveksamheter om vilken version som gäller. Slut med att skriva över varandras ändringar av misstag eller ge motstridig input. Och vem som helst, inte bara chefen, kan löpande se hur arbetet framskrider. Du vill aldrig gå tillbaka.

Synka lokalt och i molnet

De flesta bra fildelningsverktyg gör det också möjligt att synkronisera mappar mellan din lokala enhet och molnet. Sådant som ni inte kommit överens om att bara redigera online kan du alltså redigera som vanligt och spara som vanligt i en lokal mapp…som sedan synkas med molnet och blir tillgänglig för alla med behörighet. Slut på tveksamhet om senaste version, än en gång. Och dessutom… skulle din dator krascha finns grejerna ju kvar i molnet!

Gruppchatt för snabba konversationer

Visserligen kan det bli konversation i realtid, men det är inte nödvändigt.

Hit kan vi flytta pågående småkonversationer och klarlägganden, antingen en och en, i grupper av personer eller efter ämnen/tillfällen. Det sista bör vi göra mer av, för att minska surret i de andra kanalerna. Om ni ska diskutera ett särskilt ämne, t.ex. ett event, ett AW, en offert eller en speciell uppgift – starta en specifik grupp kring det! När eventet är över eller uppgiften är klar kan ni arkivera gruppen, precis som när man stoppar undan en märkt låda i förrådet. Kanske ni till och med skulle ha en kanal “Kaffehörnan” där man chattar om sådant som typiskt avhandlas i kaffehörnan, medan andra grejer sparas till andra kanaler?

Påloggad = På jobbet

Med bra rutin på att använda gruppchattverktyg kanske ni kan komma dit vi var när jag arbetade på IBM tidigare: att vara på jobbet definierades av att man var påloggad på chattverktyget, inte av var man var. (Man kunde ju sätta sig som “Stör ej” om man ville)

Slut med bilagor

Visst är det enkelt att bifoga dokument i både epost och chattprogram. MEN.LÅT.BLI!

Skicka länkar till onlinefilerna i stället. Då leder länken till den senaste versionen – alltid! Och om du skulle råka skicka fel kan du alltid bryta länken. En felskickad bilaga kan du inte göra oskickad. I många mail och chattprogram är det lika enkelt att skicka länkar, eller kan bli lika enkelt med några små åtgärder eller plug-ins.

Var konsekvent!

Det är rysligt lätt att halka tillbaka i gamla vanor, särskilt när det ska gå snabbt. (eller när en kollega eller chef som ännu inte sett ljuset, tjatat). Ge inte efter varken för frestelser eller för tjat. Stå på dig. Var ihärdig. Det betalar sig i längden. Om inte förr, så när din dator kraschar och du kan komma åt dina filer i molnet med hjälp av en lånad dator. Eller när ingen längre behöver fråga dig om vilken version som gäller. Eller när er chatt inte längre ser ut som en orientalisk marknad kan låta, där alla skriker i munnen på varandra, utan att ni organiserat och fått undan sådant som är avslutat i arkiverade grupper.

Inte bara på distans

Kika en gång till på mina punkter ovan. Tänk så mycket enklare de skulle göra arbetet även när du är tillbaka på kontoret? I synnerhet om ni sitter i landskap eller i aktivitetsbaserat kontor. Faktum är att dessa vanor och verktyg är hur relevanta som helst så fort inte alla sitter tillsammans hela tiden – och vem gör någonsin det nu för tiden. De blir visserligen allt viktigare ju större avstånden är, men de arbetssätt som är nödvändiga på distans är till stor hjälp även på kontoret. Egentligen är det inte distanssamarbete som är grejen, utan digitalt samarbete.

 

Vad tycker du? Vilka är dina erfarenheter? Du kanske har några tips eller varianter att dela med dig av?

…som bilagor, alltså. Ladda upp och dela en länk i stället. LIKA GILTIGT i chatt som epost.

  • Slipp förvirring om vilken version som gäller – den finns alltid i slutet av länken.
  • Kom runt begränsningar över storleken på bilagor.
  • Slut på att någon stackare ska behöva jämka samman flera personers motstridiga förändringar. I många fildelningsverktyg kan ni redigera online – samtidigt.
  • Behåll kontrollen – En skickad bilaga kan du inte fånga in igen, vare sig du skickat den till fel person eller om omständigheterna ändras. En delad fil kan du alltid sluta dela.
  • Översikt över vem som har tillgång till dina filer.
  • Minska effekten av om hårddisken kraschar. Dina filer finns kvar i molnet.
  • Många verktyg för fildelning kan du integrera i ditt mailprogram. Ännu enklare att göra rätt!

 

Tänk bara på:

  • Var konsekvent med vilka verktyg som används för #fildelning – av dig själv och inom teamet.
  • Men se till att använda proffsverktyg i tjänsten, inte konsumentverktyg – säkerhet, integritet och GDPR är viktiga för din arbetsgivare även om kanske inte för dig.
  • Om du kan använda samma verktyg externt som internt blir livet enklare.
  • Med bra fildelningstjänster kan du synkronisera lokala mapper till molnet. Du kan arbeta precis som vanligt och spara i mappar lokalt – som sedan synkroniseras till molnet.
  • Riktigt bra fildelningstjänster synkroniserar inte ALLT mellan molnet och din hårddisk utan bara det du väljer att spara lokalt. Alltså kan stora filer och sådant du sällan behöver vila i molnet utan att ta plats på hårddisken.
  • Nästan alla epost- och chattprogram har inbyggda funktioner för att skicka bilagor. De frestar med enkelhet för stunden, men leder till ineffektivitet i längden. Låt bli dem, helt enkelt.
  • Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor,  men ju mer konsekvent du är, desto enklare blir det i längden. Även om andra säkert kommer att gnälla i början.

(punkterna ovan är allmängiltiga, gör ingen större skillnad på vilka verktyg du använder)

 

Har jag missat något argument för att dela istället för att bilägga?

Någon där emot?

Har du några egna knep, favoritverktyg eller funktioner för att hantera filer effektivt?

Eller några härliga bloopers att berätta om?

Eller kanske exempel på när du verkligen haft nytta av att dela, inte bilägga?