Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Med snart ett års perspektiv på mina femton år på IBM har jag insett hur enormt viktigt för mitt engagemang det var med det öppna samarbete och nätverkande jag hade med kollegor över HELA världen för mitt engagemang och min energi.

Nog för att jag uppskattade det under tiden, men det är först nu som jag insett riktigt HUR mycket det betydde.

 

Att sakna kollegorna

När folk säger att ”jag saknar kollegorna” brukar de mena de på samma kontor. Visserligen saknar jag kollegorna på kontoren i Malmö, Kista och Göteborg också. Men det unika var kollegorna på kontor i Paris, London, Newcastle, Milano, Glasgow, Amsterdam, Tokyo, Singapore, Bangalore, Raleigh, Auckland, Atlanta, Toronto, Madrid, Washington, Zürich, Wien, Brno…..och alla som hade sina kontor hemma – låååångt före COVID-19. Alla dessa kollegor jag arbetat, konverserat och delat erfarenheter med under många år, många utan att någonsin träffas live. Som var mina arbetskamrater, om än på distans, via tangentbord, telefon och skärm. Och via Connections.

 

Connections?

För Connections var den arena vi samarbetade och umgicks på, efter hur mycket tid vi hade tillgänglig och efter behov, egna och andras. Då hette det IBM Connections och var fantastiskt. Nu heter det HCL Connections och utvecklas snabbare och bättre än på många år.

Vad är då HCL Connections? Tänk dig att du slår samman alla möjliga sociala- och samarbetsverktyg i ETT paket. Dessutom gör du det innanför brandväggen och att alla uppträder med sina riktiga namn, så att du kan känna dig trygg från troll, otrevligheter och risk för att företagshemligheter sprids av misstag. Tänk dig att du bakar ihop möjligheterna från: LinkedIn, Dropbox, Zoom (både chatt och möten), Google Docs, WordPress, Trello, Grupper, diskussionsforum, förslagslådor och ett verktyg för att enkelt publicera webbsidor tillsammans (wiki, alltså, för er som känner till begreppet). Allt detta tillsammans, med ETT flöde av uppdateringar så att allt hänger samman, så att du bara behöver logga in på ett ställe, så att du enkelt kan länka från det ena till det andra. Allt hänger samman. Och, dessutom med möjlighet att samarbeta även med utvalda från ”utsidan” – om än inte fullt lika fritt, av naturliga skäl. Dessutom, där informationen presenteras baserat på vad Du visat intresse för (ungefär som på Facebook), inte allt skräp som andra vill tvinga på dig.

Och detta samarbetsuniversum snurrar runt människor och deras profiler, expertis, ambition, behov och intressen, inte runt filer. Och över HELA organisationen, inte runt bara dem du redan känner.

 

Amy, Jessica, Derrick och de andra – som alla hjälpte varandra

Som i historien om Amy som utvecklade sin kundpresentation öppet för alla cirka 400,000 kollegor, med bistånd och idéer från flera av oss, både som hon redan kände och andra som Jonathan i Newcastle, som jag kände men inte hon. Och som sedan delade sin färdiga presentation, igen med alla cirka 400,000, så att jag fick se Anders i Stockholm använda en av hennes bilder några veckor senare, fullkomligt ovetande om att jag, som satt bland åhörarna, hade bidragit till den.

Eller när jag behövde hjälp att korrigera några filer i Abobe Illustrator (som ju inte är gratis) och Jessica Ramirez i USA erbjöd sin hjälp och fixade det under spilltid över några dagar.

När Derrick sålde transformationstjänster i Shenzhen och hittade en svensk som kunde leverera dem, på Connections, vilket resulterade i åtta månaders otroligt utvecklande arbete i Kina för mig.

När en kollega i Japan anmälde sig frivillig att hjälpa mig dela en PDF-fil i flera men Johnny i Malmö tipsade om en freeware som jag själv kunde skaffa.

Alla gånger jag höll webbmöten med nyanställda konsulter för att hjälpa dem förstå dynamiken i att vara konsult i en världsomspännande organisation eller med höga chefer för att de skulle förstå varför och hur de och deras medarbetare skulle hjälpa varandra – och andra – som jag gjorde.

Eller som när jag till slut träffade en kollega från Atlanta efter att ha distanssamarbetat i fyra månader (eller var det ett halvt år?) och hon berättade att hon kände en bättre anknytning till mig än hon någonsin gjort med kollegorna i ”the next cubicle”.

Alla de gånger som jag fått och givit hjälp i stort och smått, fått inspiration och idéer av vad okända kollegor publicerat om ämnen som intresserade mig. Och lärt mig, utvecklat mig och ”träffat” alla möjliga spännande och vänliga kollegor med blandade bakgrunder och erfarenheter.

 

Du kan få uppleva samma inspiration

Det brukar, som sagt, vara människorna man saknar. Med med Connections blev de så många fler med så många fler perspektiv och idéer.

Med den insikten brinner jag ännu mer för att bidra till att andra ska få möjlighet att inspireras och engageras på samma sätt som jag fick under min tid på IBM.

Vill du få den chansen, eller ännu hellre, vill du att dina medarbetare ska få chansen att bli mer engagerade, mer inspirerade, mer innovativa och mer produktiva – både inom och på tvärs av organisationen – kontakta mig så kan jag och mina partners hjälpa till med både plattform och transformationsarbetet i organisationen (som är jätteviktigt).

Förresten….HCL Connections finns både som molntjänst och för att drifta själv för den som vill det.

Vill du veta mer, hör av dig bara.

 

 

Denna berättelse är ur verkliga livet till skillnad från förra inlägget om skolledarna Karin och Sara, och deras arbete för att skydda elever mot tvångsäktenskap. Men tekniken bakom är densamma. Och den är hur verklig som helst.

Berättelsen publicerades först i IBM Sveriges THINK-Blogg för nästan exakt två år sedan, medan jag fortfarande arbetade för IBM.

Amys kund hade utmanat henne. ”Gör en presentation som enkelt och tydligt förklarar de viktiga skillnaderna mellan Connections (Den marknadsledande plattform för samarbete inom organisationer som IBM då använde och sålde, men som numera har fått nytt liv hos HCL) och Microsoft SharePoint, för användarna och för oss som företag”, hade han sagt. Amy, som arbetat länge med samarbetslösningar på IBM i Nederländerna, lever som hon lär. Hon arbetar öppet och tillsammans med kollegor över hela världen- så även med denna utmaning.

Idén delas med alla kollegor

Hon delade enkelt en bild av sin första brainstorming på sin profilsida på Connections, öppet för alla IBMare jorden runt. Precis som i vilket onlinenätverk som helst nära dig, visades uppdateringen automatiskt för hennes kontakter. Dessutom nämnde hon några specifika kollegor, däribland mig, som hon särskilt trodde kunde hjälpa henne och spred därmed skissen även till deras nätverk utöver sitt eget.

Ytterligare förbättring tack vare delning

Med den feedback Amy fick, gjorde hon sin första version av presentationen. Den sparade hon i sin MyDrive på sin dator och den synkades upp i vårt Connectionsmoln. Där gjorde hon, än en gång, den tillgänglig för alla kollegor runtom i världen att se och kommentera, men hon behöll själv exklusiv rätt att redigera. Än en gång delade hon explicit med mig och några andra kollegor och bad oss kommentera. Än en gång spreds hennes alster både i hennes eget och i våra nätverk.

Kommentarer, som väntat

Hemma i Malmö, eller på det hotellrum eller den flygplats jag råkade vara, hade jag lite tid över. Jag gick igenom presentationen och gav feedback, ganska mycket och ganska detaljerat. Bild för bild. Eftersom presentationen var ”publik inom IBM” genererade mitt kommenterande en hel del uppdateringar på våra profilsidor, Amys och min. Men också på hemsidorna i Connections för alla kontakter i bådas våra nätverk.

Oväntade kommentarer anländer

In från höger dyker Jonathan Cross upp. Vi har ”känt” varandra flera år nu, men bara online via Connections, som vi båda flitigt använder för att göra vårt jobb. För Jonathan är samarbete bara ett medel för att få jobbet gjort enkelt och bra. Jonathan arbetar inom HR, i Newcastle tror jag. Vad jag vet, kände inte Jonathan och Amy varandra alls sedan tidigare.

Jonathan såg alla mina uppdateringar och undrade kanske ”vad katten håller den där Peter på med?”, blev nyfiken och tittade närmare på både konversationen och presentationen. Och gav sig in i leken. Det kunde han göra, eftersom Amy så enkelt gjort den tillgänglig även för andra än ”sitt vanliga gäng”.

”Ursäkta att jag blandar mig i”, skrev Jonathan, ”men genom att göra det så enkelt belyser jag kanske en av de viktigaste skillnaderna som du vill demonstrera, Amy. Aldrig att det varit så enkelt, eller ens möjligt, för en okänd kollega som mig att se och ge synpunkter på din presentation om vi inte haft Connections.” Dessutom delade han länkar till tre andra presentationer han hittat ”som inspiration”, bland annat en jättebra och okänd för mig, gjord av en kollega i Thailand.

Levde de sedan lyckliga i alla sina dagar?

Amy tackade för hjälpen, färdigställde presentationen och delade det färdiga resultatet i Connections, med alla 350.000 IBM’are (ungefärlig siffra). Döm om min förvåning, och glädje, när jag såg Anders i mitt team presentera för andra kunder här i Sverige någon månad senare och jag plötsligt känner igen en av Amys bilder – med input från Jonathan och mig! Snacka om att arbeta tillsammans för allas bästa!

Hur gick det då för Amy och hennes kund? Jo, kunden använder Connections, men har en bit kvar att gå vad gäller att förändra företagskulturen så att de kan arbeta lika öppet som Amy, Jonathan, jag och alla andra hos oss. Men, och det är min poäng här, hur många andra kollegor har, likt Anders, haft nytta av det arbete Amy gjorde med hjälp av bland andra Jonathan och mig och inte minst av ett öppet arbetssätt och ett verktyg som stödjer detta? Hur mycket tid har de sparat? Hur många kunder har de övertygat? Det är de här vinsterna som gör att jag är en så stark anhängare av transparent samarbete.

Är du det också? Vad hindrar dig/er?

Vill du veta mer vad som krävs för att kunna samarbeta som Amy, Jonathan och jag gjorde? Hör bara av dig så talar vi vidare om det.

Karin var bekymrad.

Som skolledare för en högstadieskola oroade hon sig för om alla elever skulle komma tillbaka efter sommarlovet eller om några inte skulle dyka upp, bortgifta mot sin vilja med någon de absolut inte valt själv.

Hur skulle de hantera situationen om den inträffade? Hur kunde hon agera i allmänhet för att minska risken? Hur skulle hon och övriga skolan kunna agera om de kände att någon elev löpte extra stor risk? Kommunen hon arbetade i hade ju ingen utarbetad policy eller handlingsplan. Hon kände sig vilsen och orolig.

Så fick hon en idé.

Hon loggade in på skolnätet där all personal på Sveriges skolor kunde mötas, kommunicera, samarbeta och hjälpa varandra. Där fanns ju en sluten grupp där skolledare kunde utbyta erfarenheter och diskutera frågor som angick dem speciellt. Liksom där fanns en massa andra grupper för lärare inom olika specialiteter, geografiska områden eller andra delade intressen.

Min kommun saknar policy och handlingsplan för att förhindra och hantera tvångsäktenskap. Är det någon som har något bra att dela med sig av? Skrev hon till gruppen.

Sara, som inte bara hade en policy och handlingsplan utan dessutom hade varit delaktig i att utforma dem för sin kommun, fick syn på Karins fråga. Javisst har jag det. Till vilken epost ska jag skicka den? Skrev hon till svar.

Själaglad gav Karin sin epostadress och fick dokumenten som bifogade filer av Sara. Där skulle historien kunnat sluta. Karin fick hjälp och Sara kände sig nöjd med att ha kunnat hjälpa henne med en så liten ansträngning.

Men, dagarna därefter fick Anders, Stefan, Lisen, Jenny, Göran, Christer och Emma syn på dialogen mellan Sara och Karin. De var i samma sits som Karin och skulle också vilja ha dokumenten. Oj, tänkte Sara, bad om epostadresserna och mailade dem också, med dokumenten bifogade. Så fortsatte det ett tag. Fler frågade och Sara skickade dokument.

En dag fick Sara ett mail tillbaka. I vår kommun råkade vi ut för att det var en kille, inte en tjej, som inte kom tillbaka efter förra sommarlovet. När jag läste i dokumenten du delade verkar det som om problemet bara gäller tjejer.

Oj! Tänkte Sara. Det stämmer ju. Vi får arbeta om handlingsplanen för att ta hänsyn till att det även kan gälla killar. Sagt och gjort. Snabbt gjorde Sara ett förslag till ny plan och fick den godkänd i kommunen, förvånansvärt snabbt.

Men nu då, tänkte hon. Hur gör jag med alla dem som jag skickat de gamla dokumenten till? Skicka igen? Det blir ju jobbigt. Och hur gör jag nästa gång vi ändrar i planen? Vänta, man kan ju ladda upp filer också på skolnätet. Och dela länkar till dem istället, så att den som klickar på länken alltid kommer till senaste versionen.

Sagt och gjort. Sara laddade upp den nya versionen på skolnätet i den slutna gruppen för skolledare och gjorde den tillgänglig för alla i gruppen. Men fortfarande så att ingen annan än hon kunde redigera och ladda upp nya versionen. Det var ju ändå sin kommuns officiella plan hon delat. Sedan letade hon upp alla hon tidigare skickat den till och gav dem den nya länken. Tänk så mycket enklare det hade varit om jag gjort så här från början, tänkte hon.

Efter hand som dagarna gick, kunde hon se hur dokumentet laddades ner av allt fler, men fortfarande i så där lite lagom takt. Då fick hon ännu en idé.

Sara skrev ett inlägg i bloggen som hörde till skolledarnas slutna grupp. Där berättade hon om dokumenten och bakgrunden. Och delade länken till de uppladdade dokumenten, så klart.

WOW! Så stort intresset var, tydligen! Nedladdningarna sköt i höjden. Över hela landet! Och så mycket tacksamhet hon fick i kommentarer till bloggen från skolledare över hela landet som saknat råd och ledning i sina kommuner. Och ett och annat förslag till finjusteringar i dokumentet också. Saras (eller snarare hennes kommuns) policy och handlingsplan för att förhindra och hantera tvångsäktenskap hade utvecklats till en de facto-mall för massor av skolor över hela Sverige. Massor av skolledare fick hjälp i sitt arbete och sparade massor av tid, tankemöda och frustration. Och förhoppningsvis fick ungdomar i riskzonen för tvångsäktenskap bättre hjälp över hela landet.

Plötsligt, en tisdag förmiddag, ringde Saras telefon. Det var Skolverket som hade uppmärksammat det hela och frågade henne om hon ville vara med i en arbetsgrupp kring tvångsäktenskap och hederskultur….

Fiction baserat på fakta

Tyvärr finns inte det skolnät på riktigt som min uppdiktade Karin och Sara använde. Men denna och liknande utmaningar finns i alla våra olika verksamheter. Hur ofta sitter vi inte och kämpar med en fråga och tänker att Någon måste ju har gjort detta tidigare! Tänk om jag kunde använda eller bygga vidare på deras resultat. Tänk hur mycket bättre vi alla skulle kunna lyckas om vi byggde vidare istället för att bygga om igen, om och om igen? Och hur mycket roligare vi skulle ha.

Men tekniken finns!

Precis så här arbetade många av oss under min tid inom IBM, hjälpte varandra, utvecklades, löste problem, spred kunskap och erfarenhet, och engagerade oss och varandra. Om detta och mera talar jag med fantastiska Beata Wickbom i Engagemangspodden, avsnitt 73

De viktigaste komponenterna för att det ska fungera, förutom tekniken så klart, är trygghet, transparens och en god samarbetskultur.

Trygghet – Alla använder sina riktiga namn och har någon sorts juridisk relation till organisationen, anställning, kontrakt eller liknande. Trollfritt.

Transparens – Baserat på tryggheten och tekniken kan man arbeta och diskutera öppet. Bara om det finns bra skäl begränsar man tillgången, som forumet i storyn som bara var öppet för skolledare. Fransklärarna, däremot, kanske inte har så mycket att hålla hemligt så deras forum kan vara öppet för alla som är intresserade av franska och Frankrike.

Samarbetskultur – Alla kan inte veta allt och om jag hjälper någon idag kan jag nog räkna med att någon hjälper mig när jag behöver det. Kanske inte samma person, men någon annan som råkar ha kunskapen som behövs och ett par minuter över. (Ofta är kultur den största utmaningen)

Skulle du vilja kunna arbeta så här?

Vill du veta mer om hur ni kan göra det möjligt?

Hör då bara av dig till mig via kontaktformuläret eller via info@brightsider.se

Alla kommentarer är välkomna, så klart!

PS. Med tanke på hur de flesta av oss irriteras över inboxar och chattar fulla med oviktigt strunt men som ändå stjäl massor av vår tid är det ju fullt begripligt om man undrar över vad effekten skulle kunna bli en en sådan miljö som det fiktiva skolnätet i exemplet. Lugn, det är tvärt om. Problemet med epost och chattar är ju att meddelandena där skickas till oss av andra som tycker att vi ska läsa och agera – oavsett om det är sådant som intresserar oss på riktigt. En sådan miljö som skolnätet hämtar istället sådant som du visat intresse för. Det är i princip samma logik som skapar filterbubblor på Facebook, Twitter och liknande. Ju mer intresse du visar för personer eller ämnen – genom att gilla, kommentera, dela och så vidare – desto större andel av ditt flöde kommer att handla om det. Flödet kanske blir stort, men det kommer i alla fall att vara relevant. För medan filterbubblor är av ondo och leder till polarisering på öppna fora som Facebook, är de av godo i interna nätverk. Där hjälper de oss att fokusera på sådant som intresserar oss och att hitta ny kunskap och nya experter inom de områdena.

Vi människor är sociala varelser. De allra flesta av oss mår och arbetar bäst i grupp. Är vi vana vid att ha vår ”flock” omkring oss kan det lätt bli ensamt och svårt med engagemanget om vi bara kommunicerar i text och lite telefonsamtal. Då kommer distansmötena in i bilden.

Tänk på att distansmöten har en begränsning som inte fildelning och gruppchatt har – visserligen överbrygger de rum, men inte tid. Alla måste vara tillgängliga samtidigt. Även distansmöten kräver koordinering. Och distansmöten över tidszoner kan tvinga fram arbete på rejält konstiga tider.

 

Olika karaktär på olika distansmöten

Videomöten är nog det första vi tänker på numera. De är kanonbra men konsumerar resurser: bandbredd, batteri och processorkapacitet. Det gäller att ha bra nätaccess och wifi, full-laddat batteri eller strömsladd redo och att stänga ner så mycket annat i datorn som möjligt. Särskilt om du presenterar. I alla seriösa videokonferensverktyg kan man numera även visa en presentation eller dela skärm med övriga deltagare (tror jag).

Fördelen är främst i närvaron. Man ser de man talar med, deras minspel och en del gester. Även den mentala närvaron blir bättre, bättre fokus. I andra typer av distansmöten är det otroligt lätt att man lockas att ”bara” göra något annat vid sidan av…och plötsligt har man tappat tråden och kanske även intresset.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva videokonferenser

 

Telefonkonferenser har vi haft länge. Fördelen med dem är den enkla tekniken. Man behöver bara begripa sig på att slå rätt nummer (vilket kan vara nog så svårt om man är i utlandet).

Nackdelarna är i närvaro och struktur. Det är ruskigt lätt att börja göra annat vid sidan av. Med ökat antal deltagare ökar också risken snabbt för förvirring och missförstånd. ”Vem var nu det som sade så?”, ”Vad menade hen egentligen?”. Mitt råd är att använda telefonkonferenser bara som backup ifall du inte kan använda någon annan form av distansmöte eller om det är med en ganska liten grupp och ett enkelt ämne.

Övriga distansmötestjänster har ofta en sorts telefonkonferens som ”backup” för ljudet, för att spara bandbredd, processorkapacitet och ökad kvalitet och tillförlitlighet.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva telefonkonferenser

 

Webbmöten är ungefär som en videokonferens med presentation eller delad skärm men utan video på deltagarna. Alltså alla ser presentationen och kan tala med varandra (och oftast chatta också).

De brukar vara mindre krävande på tekniken, som bandbredd, processor och batteri. Men å andra sidan tappar de i närvaro och kontakt mellan deltagarna. Förmodligen en utdöende företeelse. Vanligtvis en ”storföretagsföreteelse”.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva webbmöten

 

Webinarier, slutligen, skiljer sig från de andra tre genom att det här gäller broadcast, envägskommunikation alltså, inte tvåvägskommunikation annat än möjligtvis via chatt, handuppräckning eller polls under mötet. Dessutom brukar antalet deltagare vara betydligt fler, upp till fyrsiffriga tal. Tänk TV eller föreläsning på distans.

Fördelarna är uppenbara. Främst i effektivitet och enkelhet för deltagarna. Det brukar vara tekniskt enkelt att vara deltagare. Klicka på en länk, kanske installera någon plugin och sedan är man igång som åskådare. Dessutom slipper man restid och reskostnader och man kan vara med på mycket som annars varit utom räckhåll.

För arrangörer och presentatörer är utmaningarna betydligt större, särskilt om man har ambition att det ska ge ett professionellt intryck. Uppkoppling, byte mellan presentatörer och deras datorer, mikrofoner och mikrofonlogistik, visa filmklipp och faktiskt få med ljudet också…. Grundtipset är att dubbelkolla allt, flera gånger och att förbereda, förbereda och kolla igen.

Verktygen brukar antingen vara dedikerade tjänster eller de mer avancerade betalversionerna av video- eller webbmötestjänsterna.

Läs här för en djupdykning i tips för Effektiva webinarier

 

 

Gör livet med distansmöten lättare

Förutom de specifika tipsen för olika mötestyperna – för deltagare, värdar och presentatörer – som du hittar via länkarna ovan, finns det några generella tips och goda vanor som gäller för alla sorters distansmöten:

  • Förbered minst lika noga som för ett livemöte, vanligtvis mer. Eftersom frestelsen är så stor att försöka göra något annat vid sidan av gäller det att anstränga sig extra mycket att inte tappa deltagarnas intresse.
    • Tydliga budskap. Slipa extra noga för att ha kristallklara budskap.
    • Krydda flitigt med ”uppmärksamhetshöjare”. Oväntade fakta, byte av medium, ljudeffekter, byte av talare…
    • Engagera deltagarna genom frågor, enkäter, nämn någon vid namn etc
    • Testa och träna på tekniken – i god tid. Anslutning, ljud och bild, visa presentation, skärmdelning, byte av talare/presentatör, stänga av ljud och bild för deltagare som råkar/lyckas starta sin kamera eller mikrofon, hantering av frågor… (Webinarieverktyg har ofta en möjlighet för värdar och presentatörer att ansluta i förväg och förbereda sig, men det är ofta lite ovant och inbjudingarna är lätta att missa – baserat på egen pinsam erfarenhet)
  • Kortare möten. Ju kortare möten desto lättare att hålla fokus. Vissa möten kan man gärna ”flippa”. Skicka ut alla presentationer i förväg med beskedet att alla förväntas ha gått igenom dem noga i förväg för mötet kommer bara att diskutera kring innehållet.
  • Ställtid. Många bokar slentrianmässigt möten på hela eller halva timmar för 30 eller 60 minuter. Resultatet blir lätt stress, överlappande möten, sena starter, väntetid, frustration och irritation. Starta kvart över i stället! Och boka möten för 20, 25, 40, 45 eller 50 minuter. Så att det blir lite bufferttid mellan mötena.
  • Använd chatten. De flesta mötestjänster ger möjlighet att chatta vid sidan av presentationen.
    • Chatten är perfekt för att samla och besvara frågor och kommentarer från deltagarna utan att avbryta presentatören, och att distribuera länkar till sådant som nämns i presentationen (t.ex. till dokument eller webbplatser. Alltså, skicka inte dokumenten i chatten utan länken till dem – enligt samma logik som jag tjatat om i de andra blogginlägg som jag länkar till nedan)
    • Delegera uppgiften att moderera chatten till någon som inte presenterar. Det är dödssvårt och distraherande att presentera och fånga frågor i chatten samtidigt. Bättre då att någon annan kunnig svarar på så många frågor som möjligt i chatten och samlar andra till presentatören till lämpligt tillfälle
    • Hjälp deltagarna att hitta chatten från allra första början genom att uppmana alla att skriva något, t.ex. var de befinner sig och hur vädret är där. Inled själv
    • Det kan ofta vara praktiskt att ha en ”sidochatt” för arrangörer och presentatörer för möteslogistik. gärna via en annan enhet än den som används till mötet
  • Se till att ha bra uppkoppling och alla apparater laddade eller nätanslutna – även trådlösa headset.
  • Om flera deltagare sitter tillsammans i en grupp händer det lätt att de glömmer bort distansdeltagarna. Få saker ökar känslan av att vara distanserad lika drastiskt. Då gäller stenhård mikrofondiciplin i gruppen, eller att repetera frågor från gruppen och att inte gruppen för parallelldiskussioner som antingen stör eller får distansdeltagarna att känna sig extra utanför. Som alternativ kan man bryta upp gruppen så att alla deltar på lika villkor eller kan man arrangera och presentera så att distansdeltagarna kommer på första parkett. (t.ex. genom att presentatören talar i headset och att man INTE använder högtalartelefon i gruppen.)
  • Förekom standardfrågorna. Börja alltid med att tydligt berätta om mötet spelas in, om och hur presentation och eventuell inspelning kommer att delas och när. Gärna också hur frågor hanteras.
  • Om du presenterar:
    • Varning för dubbla skärmar. Det fungerar oftast men kräver extra träning och uppmärksamhet. Till exempel kan det ibland bli svårt att hitta vad man ska dela med deltagarna.
    • Anpassa presentationen. (jag vet att inte alla håller med mig om detta). Jag anser att det finns skäl att släppa lite på vad vi lärt oss i presentationskurser och använda mer text i sin presentation. Dels för att vissa kan ha problem med uppkopplingen eller störande ljud i sin bakgrund. Dels för att motverka den oftast sämre uppmärksamheten hos deltagarna genom att de flesta bättre tar till sig information i kombination av ljud och visuellt. Slutligen är mitt intryck att presentationer från distansmöten i högre grad laddas ner för senare referens – och då finns inte berättarrösten med utan ditt presentationsmaterial måste stå på egna ben. Det kan då snarare likställas med en rapport.
    • Var försiktig med animationer. Vissa tjänster har problem att hantera animationer, i synnerhet om man laddar upp presentationen i mötestjänsten (vilket har andra fördelar som snabbare och bättre synkade bildbyten, och minskat beroende av presentatörens dator och uppkoppling.
    • Glöm inte vattenglaset 😉

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i en kommentar. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Gruppchattarna som blivit väldigt populära sedan några år är, i princip, en väsentligt förbättrad version av e-postens ”Svara alla”. I decennier har de flesta av oss missbrukat e-posten på samma sätt som ett barn med en hammare använder den som om hela världen vore fylld av spik. E-posten har blivit en slasktratt för meddelanden och uppgifter som andra tvingar på oss, en att-göralista som prioriteras av andra. Som genererar merarbete, stress och dåligt samvete för oss, och som dessutom saboterar vårt fokus med alla pling och aviseringar.

Gruppchattarna är ett sätt att separera och organisera snabb dialog med dem vi samarbetar mest med, individuellt eller i grupp. Många chattverktyg ger också möjlighet att dela filer och hålla videomöten. Vissa kan dessutom integreras med andra applikationer i det oändliga – nästan.

Men, även gruppchattarna behöver användas rätt för att komma till sin rätt, fullt ut. Och till rätt saker.

 

Rätt konversation på rätt plats, med kontinuitet

Den sorts konversation som fungerar bäst i chattar är kort, frekvent dialog med personer du samarbetar eller konverserar med löpande.

Om det är frågan om längre texter med nya eller glesa kontakter passar ofta eposten bättre, särskilt om budskapet är komplext eller kräver struktur, som mellanrubriker t.ex.

I dagens enorma informationsflöde händer det lätt att man blir vilse om vilken konversation man hade i vilken kanal. Det är därför viktigt att försöka hålla sig kvar i den kanal där konversationen började. Möjligtvis för att en konversation börjar som epost, men blir så intensiv att den passar bättre i chatt. Men låt den då stanna där.

Om en du helt plötsligt skulle behöva förmedla något mer komplicerat i en chattkonversation, skriv då ett dokument som du skickar via chatten. Eller ännu hellre, som du delar i en fildelningstjänst och länkar till via chatten. Då kan ni samarbeta om dokumentets utformning i fildelningstjänsten och länken i chatten leder alltid till den senaste, aktuella, versionen. Varje verktyg används då till det som det är bäst lämpat för.

 

Att hålla ordning och fokus i chatten

Gruppchattar kan lätt bli både överväldigande och oöverskådliga. Ett himla tjatter, helt enkelt. Utan struktur kan det bli nästan omöjligt att hitta tillbaka till vad som skrivits i ett ämne tidigare, och diskussionstrådarna kan vävas samman till ett snårigt nystan. Några tips för att minska den risken:

  • Ha en (eller flera) chattkanaler för socialt småsnack, så övriga kanaler hålls fria
  • Tänk kanaler (per ämne/projekt) snarare än grupper (av personer). Spontant känns det naturligt att organisera chattgrupperna efter vem man chattar med. Men om samma grupp av personer behandlar många ämnen i en chatt kan det lätt bli som att plocka ut nytvättade strumpbyxor ur tvättmaskinen (om man inte varit klok nog att använda tvättpåse, alltså). Kanske lättare då att starta separata kanaler för projekt eller mer omfattande ämnen. Efter hand som de blir allt mindre intensiva kommer de naturligt att falla allt längre ner i listan, ur sikte, eller kan arkiveras så de inte skymmer sikten.
  • En underanvänd typ av funktion som finns i allt fler chattverktyg som hjälper ”hålla isär strumbyxorna i tvättmaskinen” är möjligheter att förtydliga just vilket meddelande man svarar på. I vissa görs det genom att ”svara” eller ”citera” ett meddelande. Meddelandet man svarar på visas då i direkt anslutning till svaret, så det blir lättare att koppla samman de båda. Andra verktyg använder trådar, ”underkonversationer”. Oavsett metod är detta något som många fortfarande inte fått kläm på men som kan hjälpa till att nysta ut sammanflätade konversationer.
  • Många chattverktyg ger möjlighet att bifoga filer, en del även att strukturera delade filer. Tänk efter noga innan ni börjar använda den möjligheten. Ni kan lätt hamna i ungefär samma härke som med bifogade filer i e-posten. En massa dubbletter, versioner och förvirring om vilken som är aktuell. Precis det som fildelningstjänsterna är designade för att hantera. Använd dem i stället, samarbeta i fildelningstjänsten om innehållet i filerna och dela länkar i chatten istället. Använd grejer till det de är gjorda för.
  • Använd möjligheten att peka på vissa personer i ditt meddelande, något som nog alla chattar har numera. Det brukar bara vara att börja skriva @[namn] så får du en lista av valbara personer som då aviseras speciellt om att någon skrivit något som de behöver ta tag i.
  • Det brukar ofta finnas en möjlighet att även peka ut @alla (eller något liknande). Använd den möjligheten med största urskiljning. Annars har ni snart en digital bazaar med försäljare som gapar och skriker för att överösta varandra. Precis det ni ville undvika.
  • Om det finns en möjlighet att styra hur du blir aviserad från gruppchatten, gör det. Skruva på inställningarna så du inte blir stirrig, stressad och distraherad av allt plingande som det annars kan bli tal om.

 

Vilken gruppchatt-tjänst är bäst, då?

Mitt svar är enkelt. Den där du hittar dina kolleger. Gruppchattar kan vara hur snygga som helst med hur många coola funktioner som helst. Men hittar du inte kollegerna där är de ändå värdelösa. Alltså måste de vara enkla att installera, starta, logga in i och förstå sig på. Vanan är viktigare än verktygen.

Om ni inte redan har gruppchattverktyg finns det några saker att överväga, förutom enkelhet:

  • Det är kanske inte en bra idé att använda samma chatttjänst med familjen som med kollegerna. Det blir annars lätt så att arbetet tränger sig på dygnet runt.
  • Dessutom är tjänsten familjen använder antagligen inte tillräckligt säker för yrkesbruk. I professionell användning måste man tänka längre än enkelhet: Var lagras datat? (GDPR), hur administreras användare? (folk som kommer och som slutar t.ex.), samordning av verktyg över hela organisationen (ingen är väl i bara ett team? Då blir det inte bra om olika team i samma organisation använder olika verktyg) och hantering och säkerhet i samband med externa användare.
  • Användarhantering. Vissa tjänster är enkla att lägga till och ta bort användare, särskilt externa. Vissa är bra på att separera vad externa och interna användare får göra och se. Andra inte. Vissa är jättekrångliga.
  • Integration, både mellan samarbetsverktyg och andra verktyg. Slack var pionjärer på att tillåta integration av allehanda appar, men det kan du numera göra i de flesta stora chattverktyg, fast i olika omfattning och olika enkelt. Vissa tjänster kan du också integrera ”på andra hållet”, så att du kan nå chatttjänsten från andra verktyg.
  • Översiktlighet. I de flesta chattverktyg visas nya uppdateringar i respektive kanal med en indikation med text i fetstil för att ”här finns något nytt”, ofta i kombination med en siffra som indikerar antalet meddelanden. Sedan måste du skutta omkring mellan kanalerna för att läsa allt nytt. Andra, men få, verktyg har en samlingsvy där allt nytt presenteras, blandat från olika kanaler. Mycket enklare att gå igenom allt nytt. (Detta kanske är en personlig hang-up, men jag tycker det är dödsjobbigt att skutta runt bara för att inse att det där nya var alldeles ointressant. Ungefär som att leta i mapp efter mapp utan napp.)

Just det, en sak till. På kontoret ser du ganska enkelt om någon är upptagen eller djupt koncentrerad och väljer ofta att återkomma senare. Kollegorna kan vara lika upptagna och koncentrerade också när de arbetar hemma. Ofta kan du få snabba svar via chatten, men inte alltid. Tänk på det. Ha lite tålamod. Och om det är du som är upptagen eller i flow, tänk på att du kan ändra status i många chattverktyg: tillgänglig, upptagen, tillfälligt borta, i möte… Använd möjligheten.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Skugg-IT (shadow IT) har i flera år varit ett av IT-chefernas stora orosmoln. (alltså att medarbetarna tankar hem program från nätet som de använder i stället för eller som komplement till de som arbetsgivaren tillhandahåller)

 

Lika gott åt dem!

 

 

Vad är skugg-IT egentligen ett tecken på?

Jo, att de befintliga verktygen inte duger för att medarbetarna ska kunna göra sitt arbete ordentligt! Att de verktyg arbetsgivarna sätter i medarbetarnas händer (eller snarare i deras apparater) antingen inte gör jobbet ordentligt, är för svåranvända, inte anpassade efter användningsssituationen eller på annat inte räcker till.

Shadow-IT är inte ett problem. Det är ett symtom på ett problem – otillräckliga verktyg och trögrörliga IT-avdelningar. Givetvis skapar användningen av oauktoriserade mjukvaror problem för arbetsgivare:

  • Risk för att programmen innehåller skadlig kod
  • Risk för att företagshemligheter läcker eller lagras bortom organisationens kontroll
  • Fragmentering av den samlade kunskapen och erfarenheten (som de flesta organisationer ändå underutnyttjar, men ändå)
  • Svårt till omöjligt att efterleva GDPR som ju är organisationernas ansvar (med risk för dryga böter)

Men de som använder oauktoriserade lösningar är ju driftiga, engagerade men frustrerade medarbetare som ser att det finns så mycket bättre, effektivare, enklare eller effektskapande sätt för dem att få sitt arbete gjort, och gjort bra, än de sätt som deras arbetsgivare erbjuder. Och som tar tag i problemet. Alltså precis sådana medarbetare vi egentligen vill ha: Engagerade, målinriktade och med driv. Synd bara att de måste runda organisationens IT för att kunna leva ut sitt engagemang, nå sina mål och få utlopp för sitt driv.

 

Alltså, brutalt formulerat: Skugg-IT är ett symtom på att organisationen inte bryr sig tillräckligt mycket om sina medarbetare för att ge dem bästa möjliga förutsättningar att lyckas i arbetet

 

Därför (bland annat) har vi på Brightsider valt att inkludera Effektskapande Medel som en del av vår portfölj av tjänster. Att hjälpa företag att se till att de verktyg de erbjuder medarbetarna verkligen är till hjälp och är anpassade till arbetssituationen hos de olika medarbetarna.

 

Hur ser du på skugg-IT? Eller på hur lämpade arbetsredskapen i din dator, platta eller smartphone är för att du ska kunna utföra ditt arbete på bästa sätt?

 

Under mina mer än tio år inom internt onlinesamarbete har jag gång på gång förundrats över hur många som faktiskt verkar tro att bara man introducerar något standardverktyg så börjar medarbetarna samarbeta kors och tvärs.

Få, om någon, har lyckats med den metoden. ”Pay and pray” som vi brukade kalla den.

Vilken större organisation har inte beklagat sig över bristande kommunikation och samarbete medarbetarna emellan? Särskilt över gränser, både geografiska och organisatoriska. Brist på samarbete som leder till dubbelarbete, samordningsproblem, annan ineffektivitet och motstridiga tolkningar av både mål och strategi.

Men att då bara skaffa ett verktyg och implementera det utan anpassning och utan att arbeta med organisationen är som att sätta plåster på en bruten arm.

Är medarbetarna bara tillräckligt motiverade och företagskulturen uppmuntrande kommer de att samarbeta om de så bara har penna och papper. De får visserligen anstränga sig mycket mer, men de kommer i alla fall att försöka.

Ju vidare krets och ju transparentare samarbete, desto större betydelse får kulturen och ledarskapet för om det ska hända eller ej. Att samarbeta inom befintliga team och avdelningar är basnivån (även om inte ens det alltid fungerar). Samarbete inom team brukar vara fokuserat på effektivitet. Att inte slösa tid och resurser. Medan samarbete bortom teamet ger helt andra effekter i form av inspiration, innovation, tydlighet, förståelse för den egna rollen och bättre reaktionsförmåga. Detta har jag redan behandlat i Samarbete är inte samma sak

Hjälp! Har någon mött samma utmaning tidigare?

Ett av paradexemplen för öppet samarbete över hela organisationen är möjligheten att be om hjälp när man kört fast. Tänk att kunna fråga, precis som på Facebook eller Twitter, ”Jag har kört fast på en utmaning och undrar om någon annan har något bra knep att dela med sig av?”. Med rätt verktyg skulle ju vem som helst kunna höja armen och dela med sig av sin erfarenhet så att du får hjälp att lösa ditt problem mycket snabbare och bättre än om du skulle prova dig fram eller ”ringa en vän”. Eller – ännu bättre – så har den där okända kollegan redan delat med sig av sin erfarenhet online på ett sätt som gör det lätt för dig att söka och hitta erfarenheten utan att ens behöva besvära dem, t.ex. i en blogg, ett forum, en sökbar konversation eller på en webbsida.

Men, tänk en gång till. Tänk på vad som krävs för att exemplet ska fungera, förutom en bra teknisk lösning:

  1. En förstående kultur där du inte behöver bekymras av att visa att du behöver hjälp
  2. En hjälpsam kultur där kolleger är beredda att dela med sig av både kunskap och tid för att hjälpa en okänd kollega i knipa
  3. Att inte de eller deras chef påverkas negativt av att de hjälper till bortom avdelningen
  4. Och att ni båda förstår att möjligheten finns och klarar av att använda verktygen som hjälper er att samarbeta

Organisationskultur

1 & 2 är båda frågor om organisationskultur. De speglar ledningens attityd och agerande, nu och tidigare. För att dessa båda ska förändras krävs att ledningen både kommunicerar värderingarna men, än viktigare, visar i handling vad de går ut på.

Målstyrning

Punkt 3 beror av hur organisationen sätter, distribuerar och mäter mål. Alltför många distribuerar bara resultatmål neråt i organisationen, men inte mer ”mjuka” övergripande mål, som att förbättra kommunikation, samarbete eller erfarenhetsdelning. Eller andra bevis för att talet om medarbetarna som organisationens viktigaste resurs var just bara det – tal, men inget mer. Ofta talar man om tjusiga mål, men mäter bara försäljningssiffror, kostnader, resultat och liknande. Dessutom nedbrutet per avdelning och kvartal. I en sådan situation blir det ju uppenbart vilka mål man arbetar för, de man mäts på. Särskilt om man har variabel lön. De som talas om men inte mäts, de faller snabbt bort. Så att hjälpa kolleger utanför avdelningen blir ett slöseri med tid och energi, hur mycket det än hjälper organisationen. Det hjälper ju inte avdelningen att nå sina mål (och därmed inte chefen att nå sina).

Anpassning till användarnas behov

Den sista punkten är dels en fråga om förändringsledning i allmänhet och utbildning i synnerhet, men ännu mer en fråga om att anpassa verktygen så att de passar medarbetarnas vardag, digitala mognad och de sammanhang de behövs. De måste göras till en del av ”hur jobbet görs”, inte något utöver ”det egentliga arbetet”.

Hur är dina erfarenheter av samarbete online? Av samarbetskultur och av målstyrning som stödjer samarbete och hjälpsamhet?

Bild av Justin Baeder på FlickR under licens CC BY 2.0 http://bit.ly/2so62ld

ROI, Return on Investment – kanske ett av näringslivets två heligaste uttryck. (det andra är väl ”värdestegring på aktiekapitalet”). Investerade pengar ska ge mer tillbaka i lönsamhet än de skulle gjort på börsen eller på banken. Visst låter det enkelt och lätt att räkna ut?

Ibland är det kanske enkelt, men ofta inte i min erfarenhet – som ligger mest inom områden där människor spelar en stor roll i kalkylen, ofta företagsinternt. Gäller det applikationer och webblösningar för extern användning brukar man oftast kunna titta på försäljning, reklamintäkter eller andra saker som kan mätas i pengar. Så långt ganska ok.

Men när vi börjar tala om applikationer och webblösningar för internt bruk, hur ofta kan vi då mäta intäkter? Snarare är det fråga om att mäta besparingar, ofta i sparad tid för medarbetare eller i att kunna spara bort medarbetare (vilket jag gärna inte vill bidra till). Och, vad många missar, värdet för företaget av medarbetarnas sparade tid avgörs av vad den används till i stället. Om den används till rökpauser eller Facebookande blir det inte mycket ROI. (Ännu ett bra argument för att arbeta med medarbetarengagemang förresten, eftersom mer engagerade medarbetare är mer benägna att använda tiden till något värdefullt).

 

Värdet ligger i förändrat beteende, inte i programvaran

När vi talar om användarintensiva IT-system är det nästan alltid så att vi människor gör arbetet medan systemen ska hjälpa oss eller styra vårt sätt att utföra arbetet i någon önskad riktning. Det är inte systemen som ska generera avkastning på investeringen, det är i vårt ändrade arbetssätt som avkastningen uppkommer….förhoppningsvis.

 

Användarintensiva IT-system ger inte ROI, de ger ROU, Return on Usage.

 

Är det inte då märkligt att så många system och gränssnitt utvecklas med löjligt lite hänsyn till dem som är tänkta att använda dem? Hur ofta känner du att de arbetsverktyg du får i jobbdatorn är enkla att använda? Är anpassade till dina förhållanden och arbetsuppgifter? Eller du kanske skulle vara mycket mer hjälpt av att ha dem i din smartphone istället för i din jobbdator för den delen? Att det känns som att de verktyg din arbetsgivare förser dig med verkligen visar att ni medarbetare är företagets viktigaste resurs? Att de återspeglar det engagemang och den arbetsinsats som förväntas av dig? Nej, Out-of-the-Box blir ofta ”Get it out of my way!

Så länge de redskap vi får att använda upplevs som att de snarare stjälper oss än hjälper oss, att de är påtvingade inte eftertraktade….så kommer vi att försöka runda dem eller använda dem så lite vi bara kan. Tji ROI.

Detta är bakgrunden till att vi i Brightsider valt att arbeta med Effektskapande Medel, som vi kallar det, och Den Personliga Arbetsplatsen. Vår mission är att styra upphandlingsunderlag efter behoven och verkligheten för dem som kommer att använda dem och hela tiden med det önskade beteendet som målet för ögonen. Vi talar hellre om behovsanalys än om kravanalys. Om användarkontext och digital mognad, och om hur verktygen ska hjälpa medarbetarna att göra bästa möjliga arbete med minsta möjliga ansträngning. Och tycka det är kul och engagerande dessutom. Om t.ex. ledningen vill ha prydliga och jämförbara rapporter från ERP-systemet, får den faktiskt se till att det blir enkelt för medarbetarna att mata in uppgifterna. Att anpassa systemet efter arbetssituationen och användarna. Dessutom balanseras investeringen i anpassning av minskade investeringar i utbildning, kommunikation och annat förändringsarbete.

 

Det är dags att anpassa systemen efter människorna som använder dem, inte tvärt om. Inte bara för användarnas skull, utan för företagets och lönsamhetens.