Inlägg

Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Med snart ett års perspektiv på mina femton år på IBM har jag insett hur enormt viktigt för mitt engagemang det var med det öppna samarbete och nätverkande jag hade med kollegor över HELA världen för mitt engagemang och min energi.

Nog för att jag uppskattade det under tiden, men det är först nu som jag insett riktigt HUR mycket det betydde.

 

Att sakna kollegorna

När folk säger att ”jag saknar kollegorna” brukar de mena de på samma kontor. Visserligen saknar jag kollegorna på kontoren i Malmö, Kista och Göteborg också. Men det unika var kollegorna på kontor i Paris, London, Newcastle, Milano, Glasgow, Amsterdam, Tokyo, Singapore, Bangalore, Raleigh, Auckland, Atlanta, Toronto, Madrid, Washington, Zürich, Wien, Brno…..och alla som hade sina kontor hemma – låååångt före COVID-19. Alla dessa kollegor jag arbetat, konverserat och delat erfarenheter med under många år, många utan att någonsin träffas live. Som var mina arbetskamrater, om än på distans, via tangentbord, telefon och skärm. Och via Connections.

 

Connections?

För Connections var den arena vi samarbetade och umgicks på, efter hur mycket tid vi hade tillgänglig och efter behov, egna och andras. Då hette det IBM Connections och var fantastiskt. Nu heter det HCL Connections och utvecklas snabbare och bättre än på många år.

Vad är då HCL Connections? Tänk dig att du slår samman alla möjliga sociala- och samarbetsverktyg i ETT paket. Dessutom gör du det innanför brandväggen och att alla uppträder med sina riktiga namn, så att du kan känna dig trygg från troll, otrevligheter och risk för att företagshemligheter sprids av misstag. Tänk dig att du bakar ihop möjligheterna från: LinkedIn, Dropbox, Zoom (både chatt och möten), Google Docs, WordPress, Trello, Grupper, diskussionsforum, förslagslådor och ett verktyg för att enkelt publicera webbsidor tillsammans (wiki, alltså, för er som känner till begreppet). Allt detta tillsammans, med ETT flöde av uppdateringar så att allt hänger samman, så att du bara behöver logga in på ett ställe, så att du enkelt kan länka från det ena till det andra. Allt hänger samman. Och, dessutom med möjlighet att samarbeta även med utvalda från ”utsidan” – om än inte fullt lika fritt, av naturliga skäl. Dessutom, där informationen presenteras baserat på vad Du visat intresse för (ungefär som på Facebook), inte allt skräp som andra vill tvinga på dig.

Och detta samarbetsuniversum snurrar runt människor och deras profiler, expertis, ambition, behov och intressen, inte runt filer. Och över HELA organisationen, inte runt bara dem du redan känner.

 

Amy, Jessica, Derrick och de andra – som alla hjälpte varandra

Som i historien om Amy som utvecklade sin kundpresentation öppet för alla cirka 400,000 kollegor, med bistånd och idéer från flera av oss, både som hon redan kände och andra som Jonathan i Newcastle, som jag kände men inte hon. Och som sedan delade sin färdiga presentation, igen med alla cirka 400,000, så att jag fick se Anders i Stockholm använda en av hennes bilder några veckor senare, fullkomligt ovetande om att jag, som satt bland åhörarna, hade bidragit till den.

Eller när jag behövde hjälp att korrigera några filer i Abobe Illustrator (som ju inte är gratis) och Jessica Ramirez i USA erbjöd sin hjälp och fixade det under spilltid över några dagar.

När Derrick sålde transformationstjänster i Shenzhen och hittade en svensk som kunde leverera dem, på Connections, vilket resulterade i åtta månaders otroligt utvecklande arbete i Kina för mig.

När en kollega i Japan anmälde sig frivillig att hjälpa mig dela en PDF-fil i flera men Johnny i Malmö tipsade om en freeware som jag själv kunde skaffa.

Alla gånger jag höll webbmöten med nyanställda konsulter för att hjälpa dem förstå dynamiken i att vara konsult i en världsomspännande organisation eller med höga chefer för att de skulle förstå varför och hur de och deras medarbetare skulle hjälpa varandra – och andra – som jag gjorde.

Eller som när jag till slut träffade en kollega från Atlanta efter att ha distanssamarbetat i fyra månader (eller var det ett halvt år?) och hon berättade att hon kände en bättre anknytning till mig än hon någonsin gjort med kollegorna i ”the next cubicle”.

Alla de gånger som jag fått och givit hjälp i stort och smått, fått inspiration och idéer av vad okända kollegor publicerat om ämnen som intresserade mig. Och lärt mig, utvecklat mig och ”träffat” alla möjliga spännande och vänliga kollegor med blandade bakgrunder och erfarenheter.

 

Du kan få uppleva samma inspiration

Det brukar, som sagt, vara människorna man saknar. Med med Connections blev de så många fler med så många fler perspektiv och idéer.

Med den insikten brinner jag ännu mer för att bidra till att andra ska få möjlighet att inspireras och engageras på samma sätt som jag fick under min tid på IBM.

Vill du få den chansen, eller ännu hellre, vill du att dina medarbetare ska få chansen att bli mer engagerade, mer inspirerade, mer innovativa och mer produktiva – både inom och på tvärs av organisationen – kontakta mig så kan jag och mina partners hjälpa till med både plattform och transformationsarbetet i organisationen (som är jätteviktigt).

Förresten….HCL Connections finns både som molntjänst och för att drifta själv för den som vill det.

Vill du veta mer, hör av dig bara.

 

 

Denna berättelse är ur verkliga livet till skillnad från förra inlägget om skolledarna Karin och Sara, och deras arbete för att skydda elever mot tvångsäktenskap. Men tekniken bakom är densamma. Och den är hur verklig som helst.

Berättelsen publicerades först i IBM Sveriges THINK-Blogg för nästan exakt två år sedan, medan jag fortfarande arbetade för IBM.

Amys kund hade utmanat henne. ”Gör en presentation som enkelt och tydligt förklarar de viktiga skillnaderna mellan Connections (Den marknadsledande plattform för samarbete inom organisationer som IBM då använde och sålde, men som numera har fått nytt liv hos HCL) och Microsoft SharePoint, för användarna och för oss som företag”, hade han sagt. Amy, som arbetat länge med samarbetslösningar på IBM i Nederländerna, lever som hon lär. Hon arbetar öppet och tillsammans med kollegor över hela världen- så även med denna utmaning.

Idén delas med alla kollegor

Hon delade enkelt en bild av sin första brainstorming på sin profilsida på Connections, öppet för alla IBMare jorden runt. Precis som i vilket onlinenätverk som helst nära dig, visades uppdateringen automatiskt för hennes kontakter. Dessutom nämnde hon några specifika kollegor, däribland mig, som hon särskilt trodde kunde hjälpa henne och spred därmed skissen även till deras nätverk utöver sitt eget.

Ytterligare förbättring tack vare delning

Med den feedback Amy fick, gjorde hon sin första version av presentationen. Den sparade hon i sin MyDrive på sin dator och den synkades upp i vårt Connectionsmoln. Där gjorde hon, än en gång, den tillgänglig för alla kollegor runtom i världen att se och kommentera, men hon behöll själv exklusiv rätt att redigera. Än en gång delade hon explicit med mig och några andra kollegor och bad oss kommentera. Än en gång spreds hennes alster både i hennes eget och i våra nätverk.

Kommentarer, som väntat

Hemma i Malmö, eller på det hotellrum eller den flygplats jag råkade vara, hade jag lite tid över. Jag gick igenom presentationen och gav feedback, ganska mycket och ganska detaljerat. Bild för bild. Eftersom presentationen var ”publik inom IBM” genererade mitt kommenterande en hel del uppdateringar på våra profilsidor, Amys och min. Men också på hemsidorna i Connections för alla kontakter i bådas våra nätverk.

Oväntade kommentarer anländer

In från höger dyker Jonathan Cross upp. Vi har ”känt” varandra flera år nu, men bara online via Connections, som vi båda flitigt använder för att göra vårt jobb. För Jonathan är samarbete bara ett medel för att få jobbet gjort enkelt och bra. Jonathan arbetar inom HR, i Newcastle tror jag. Vad jag vet, kände inte Jonathan och Amy varandra alls sedan tidigare.

Jonathan såg alla mina uppdateringar och undrade kanske ”vad katten håller den där Peter på med?”, blev nyfiken och tittade närmare på både konversationen och presentationen. Och gav sig in i leken. Det kunde han göra, eftersom Amy så enkelt gjort den tillgänglig även för andra än ”sitt vanliga gäng”.

”Ursäkta att jag blandar mig i”, skrev Jonathan, ”men genom att göra det så enkelt belyser jag kanske en av de viktigaste skillnaderna som du vill demonstrera, Amy. Aldrig att det varit så enkelt, eller ens möjligt, för en okänd kollega som mig att se och ge synpunkter på din presentation om vi inte haft Connections.” Dessutom delade han länkar till tre andra presentationer han hittat ”som inspiration”, bland annat en jättebra och okänd för mig, gjord av en kollega i Thailand.

Levde de sedan lyckliga i alla sina dagar?

Amy tackade för hjälpen, färdigställde presentationen och delade det färdiga resultatet i Connections, med alla 350.000 IBM’are (ungefärlig siffra). Döm om min förvåning, och glädje, när jag såg Anders i mitt team presentera för andra kunder här i Sverige någon månad senare och jag plötsligt känner igen en av Amys bilder – med input från Jonathan och mig! Snacka om att arbeta tillsammans för allas bästa!

Hur gick det då för Amy och hennes kund? Jo, kunden använder Connections, men har en bit kvar att gå vad gäller att förändra företagskulturen så att de kan arbeta lika öppet som Amy, Jonathan, jag och alla andra hos oss. Men, och det är min poäng här, hur många andra kollegor har, likt Anders, haft nytta av det arbete Amy gjorde med hjälp av bland andra Jonathan och mig och inte minst av ett öppet arbetssätt och ett verktyg som stödjer detta? Hur mycket tid har de sparat? Hur många kunder har de övertygat? Det är de här vinsterna som gör att jag är en så stark anhängare av transparent samarbete.

Är du det också? Vad hindrar dig/er?

Vill du veta mer vad som krävs för att kunna samarbeta som Amy, Jonathan och jag gjorde? Hör bara av dig så talar vi vidare om det.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Effektiva webinarier

Tipsen är avsedda för möten med ljud (och oftast chat) och där en presentatör kan dela sin skärm eller visa en uppladdad presentation. Men, till skillnad från webbmöten sker kommunikationen bara på ett håll (förutom i chatten). Typiskt för större föreläsningar och stormöten med 50 deltagare och uppåt. Även andra finesser, som minienkäter kan förekomma. Ljudet kan antingen gå via dator eller via telefonkonferens.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Telefonnumret du ska ringa till? Hörlurar om du sitter bland andra? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Vid webinarier slipper du leta efter en bra miljö. Vid webinarier kan ingen höra dig skrika eller bryr sig om din bakgrund för den delen.
  2. Att använda ljudet via mötestjänsten eller ringa separat via telefon kan ibland bara vara en smaksak, men beroende på uppkoppling och ålder/kraft hos din dator kan det ibland bli för mycket att ta ljud och bild samma väg. Då blir det oftast bättre att ringa in.
  3. Om du inte kan eller vill använda ljudet via mötestjänsten finns oftast två möjligheter att ringa in via telefon: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och arbetsgivaren ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  4. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  5. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa webbmötesprogram slukar batteri något otroligt!
  6. Fokusera på webinariet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Multitasking är en myt.
  7. Om mötestjänsten har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.
  8. Håll reda på om din fråga ställs bara till arrangören eller visas för samtliga deltagare

Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt webbmöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Lägg gärna upp en välkomstbild som väntar medan deltagare ansluter. Utöver att visa att de kommit till rätt möte kan den göras extra nyttig genom att:
    1. Visa bilder på presentatörer och eller deltagare (eftersom det saknas video)
    2. Introducera presentatörer
    3. Hjälpa deltagare att bli bekanta med funktioner i mötestjänsten, t.ex. med pilar till chattfunktion och andra verktyg
  3. Vänta inte för länge på eftersläntrare
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni broadcastar ett stormöte med stor livepublik:
    1. Överväg att ordna ”viewing parties” på andra kontor där man kan samlas kring en storskärm
    2. Överväg att presentera från en dator för livepubliken och en annan för webbpubliken. Även om tekniken förmodligen skulle fungera blir det säkrare och mer flexibelt så.
    3. Koppla gärna upp den datorn via LAN-kabel. Det är så snopet om ni får problem med wi-fit vid ett så stort möte
    4. Om ni har flera presentatörer kan ”mikrofonstafetten” bli lite knepig. Det finns ”myggmikrofoner” att koppla till mobiltelefoner. Koppla in sådana till mobiltelefoner, sätt telefonerna i flygplansläge (för att undvika störande inkommande samtal), sätt på wifi, anslut till mötet och ge tillåtelse att tala.
    5. Filma gärna scenen med separat kamera som sänds i webbmötestjänsten
    6. Kanske till och med filma från större ”viewing parties” för att visa deltagandet även på andra kontor
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; ”Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. Hjälp gärna mötesdeltagarna att hitta till chatten genom att skriva något allmänt som de kan ta upp och följa efter, t.ex. ”Hej från Malmö. Här regnar det horisontellt som vanligt men inne är det varmt och gott. Hur är det hos er?”
  9. Om du, som presentatör på distans, vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  10. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du ”simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  11. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbare bildbyten.
  12. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat i datorn som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  13. Om presentatören får frågor från en livepublik, se då till att frågorna upprepas så att distansdeltagarna får höra dem också. Den som ställde frågan var antagligen alldeles för långt ifrån en mikrofon.
  14. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Produktiva webbmöten

Tipsen är avsedda för möten med tvåvägskommunikation med ljud (och oftast chat) och där en presentatör kan dela sin skärm eller visa en uppladdad presentation. Även andra finesser, som minienkäter kan förekomma. Ljudet kan antingen gå via dator eller via telefonkonferens.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Telefonnumret du ska ringa till? Headset med fungerande mikrofon? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Se till att leta upp en tillräckligt tyst miljö i god tid. Vänta inte till i sista minuten. Det är lika irriterande med folk som kommer sent till distansmöten som till vanliga möten, och lika störande avbrott.
  2. Att använda ljudet via mötestjänsten eller ringa separat via telefon kan ibland bara vara en smaksak, men beroende på uppkoppling och ålder/kraft hos din dator kan det ibland bli för mycket att ta ljud och bild samma väg. Då blir det oftast bättre att ringa in.
  3. Om du inte kan eller vill använda ljudet via mötestjänsten finns oftast två möjligheter att ringa in via telefon: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och arbetsgivaren ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  4. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  5. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa webbmötesprogram slukar batteri något otroligt!
  6. STÄNG MIKROFONEN NÄR DU INTE TALAR! Vanligaste standardtabben är att glömma att mikrofonen är på och föra en sidokonversation, hyssja hunden/barnen eller gäspa högt (vilket jag själv gjort mig skyldig till). Extra viktigt om du inte lyckats placera dig i en tillräckligt tyst miljö inför mötet – bakgrundsljud från dig kan bli mycket störande för övriga
  7. SÄTT PÅ MIKROFONEN NÄR DU SKA TALA! Näst vanligaste standardtabben är att glömma aktivera mikrofonen när du väl ska tala.
  8. Säg gärna ditt namn när du ska tala. Alla känner kanske inte igen dig på rösten. Åtminstone i början av mötet och i synnerhet om du inte är så bekant med övriga deltagare.
  9. Fokusera på webbmötet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Det är förbaskat pinsamt när värden tvingas ropa ditt namn ett antal gånger för att du fastnat i något annat och tappat bort lyssnandet. Multitasking är en myt.
  10. Om webbmötet har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.

Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt webbmöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Lägg gärna upp en välkomstbild som väntar medan deltagare ansluter. Utöver att visa att de kommit till rätt möte kan den göras extra nyttig genom att:
    1. Visa bilder på presentatörer och eller deltagare (eftersom det saknas video)
    2. Introducera presentatörer
    3. Hjälpa deltagare att bli bekanta med funktioner i mötestjänsten, t.ex. med pilar till chattfunktion och andra verktyg
  3. Börja inte om för senkomna deltagare. 1. Det blir irriterande och ineffektivt för de som anslöt i tid och 2. Då kanske de senkomna lär sig så småningom.
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni, som ibland är fallet, är en större grupp på kontoret med storskärm och högtalartelefon medan andra ringer in enskilt blir det lätt så att de i rummet glömmer bort att ta hänsyn till dem på distans:
    1. Flytta därför, om möjligt – vid behov, mikrofonen till den som talar
    2. Eller repetera de frågor eller kommentarer som sägs i rummet så att de hörs tydligt för distansarna
    3. Kolla då och då med distansdeltagarna så att de är med och hör ordentligt
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; ”Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. Hjälp gärna mötesdeltagarna att hitta till chatten genom att skriva något allmänt som de kan ta upp och följa efter, t.ex. ”Hej från Malmö. Här regnar det horisontellt som vanligt men inne är det varmt och gott. Hur är det hos er?”
  9. Om du, som presentatör, vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  10. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du ”simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  11. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbar bildbyten.
  12. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat i datorn som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  13. Med delad skärm kan även mötesminnet skrivas live under mötet, tillgängligt för alla att se och missförstånd kan klaras ut på direkten. Dessutom blir både beslut och uppgifter tydliga för alla.
  14. Om beslut tas eller uppgifter delas ut är det bra ifall detta görs extra tydligt, både löpande och i en slutlig sammanfattning.
  15. Se till att skicka ut mötesminne och fördelade uppgifter extra snabbt (eftersom risken finns att deltagare pysslade med annat vid sidan av)
  16. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

  • Telefonkonferenser
  • Videokonferenser (denna artikel)
  • Webbmöten (presentation via skärm och konversation antingen via internet eller telefon, alltså)
  • Webinarier (som webbmöten fast med ljud bara från presentatör/arrangör)

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Produktiva videokonferenser

Tipsen är avsedda för möten med fler än bara två deltagare men fortfarande inte för många för att alla ska kunna delta i dialogen.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Har du en tyst miljö med lämplig bakgrund? Vänta inte till i sista minuten. Det är lika irriterande med folk som kommer sent till distansmöten som till vanliga möten, och lika störande avbrott.
  2. Är du presentabel? Inga fläckar på kragen? Eller spenat mellan tänderna? Även om du behöver resa dig för att öppna dörren eller schasa ut hunden ur rummet?
  3. Vad har du i bakgrunden? Är den distraherande? Med MS Teams finns en ovanligt listig lösning i så fall. Du kan sudda bakgrunden så att den blir otydlig och mindre störande, men du själv är fortfarande tydlig. Motsvarande har jag ännu inte sett hos någon annan videokonferensleverantör.
  4. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa videomötesprogram slukar batteri något otroligt!
  5. STÄNG MIKROFONEN NÄR DU INTE TALAR! Vanligaste standardtabben är att glömma att mikrofonen är på och föra en sidokonversation eller hyssja hunden/barnen. Vissa videokonferenser fokuserar dessutom automatiskt på den som talar. Det kan innebära att fokus flyttas till dig om det kommer plötsliga ljud från din glömda mikrofon, dina egna eller bakgrundsljud. Pinsamt!
  6. SÄTT PÅ MIKROFONEN NÄR DU SKA TALA! Näst vanligaste standardtabben är att glömma aktivera mikrofonen när du väl ska tala.
  7. Du syns. Det är poängen med det hela. Men också utmaningen.
  8. Var har du kameran? Oftast i ovankant av skärmen (eller på sidan om du har surfplattan eller telefonen liggande). Om du verkligen vill ”se de övriga i ögonen” måste du titta in i kameran, inte på bilden. Det är himla svårt att göra mer än kortvarigt. Blicken söker sig automatiskt till någonstans på skärmen, oftast till ett ansikte. (När jag spelade in film med iPaden satte jag en rund pappersmarkering runt kameran för att göra det lättare att fokusera på den. Det gick bättre, men långt ifrån perfekt)
  9. Om du använder dubbla skärmar (som jag gärna gör) kan det ibland bli komplicerat, i synnerhet om den externa skärmen har kamera då programmet ibland vill använda den. Eller öppnas kanske konferensfönstret på sidoskärmen vilket ju får till följd att du antagligen fäster blicken ännu mer från kameran (och ser ut som om du gjorde något helt annat än deltog aktivt i mötet). Ibland blir det enklare att koppla ifrån den externa skärmen.
  10. Om videotjänsten har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.

Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt videomöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Kan du dela skärm eller visa presentation i videomötet? (Jag är osäker på om alla videomötestjänster klarar det). Det kan vara väldigt praktiskt att kunna göra; för att visa presentationer, göra demos eller, inte att förakta, att kunna skriva mötesminnet live under mötet, tillgängligt för alla att se och missförstånd kan klaras ut på direkten. Dessutom blir både beslut och uppgifter tydliga för alla.
  3. Börja inte om för senkomna deltagare. 1. Det blir irriterande och ineffektivt för de som anslöt i tid och 2. Då kanske de senkomna lär sig så småningom.
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni, som ibland är fallet, är en större grupp på kontoret med storskärm, kamera och högtalartelefon medan andra ringer in enskilt blir det – trots bilden – lätt så att de i rummet glömmer bort att ta hänsyn till dem på distans:
    1. Flytta därför, om möjligt – vid behov, mikrofonen till den som talar
    2. Eller repetera de frågor eller kommentarer som sägs i rummet så att de hörs tydligt för distansarna
    3. Kolla då och då med distansdeltagarna så att de är med och hör ordentligt
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; ”Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du ”simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  9. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbar bildbyten.
  10. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  11. Om du vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  12. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

  • Telefonkonferenser (denna artikel)
  • Videokonferenser
  • Webbmöten (presentation via skärm och konversation antingen via internet eller telefon, alltså)
  • Webinarier (som webbmöten fast med ljud bara från presentatör/arrangör)

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.


Produktiva telefonkonferenser

Tipsen är avsedda för möten med för många deltagare för att kunna hantera med telefonernas inbyggda funktioner för att koppla samman samtal med kanske tre eller fyra deltagare. Som alltså använder någon form av telefonkonferenstjänst.


Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du telefonnumret du ska ringa till? Och koden? Vissa typer av telefonkonferenser tar en stund att koppla upp sig på. Se till att leta upp en tillräckligt tyst miljö i god tid. Vänta inte till i sista minuten. Det är lika irriterande med folk som kommer sent till distansmöten som vanliga möten, och lika störande avbrott.
  2. Oftast finns två möjligheter att ringa in: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och din arbetsgivare ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  3. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  4. STÄNG MIKROFONEN NÄR DU INTE TALAR! Vanligaste standardtabben är att glömma att mikrofonen är på och föra en sidokonversation, hyssja hunden/barnen eller gäspa högt (vilket jag själv gjort mig skyldig till). Extra viktigt om du inte lyckats placera dig i en tillräckligt tyst miljö inför mötet – bakgrundsljud från dig kan bli mycket störande för övriga.
  5. SÄTT PÅ MIKROFONEN NÄR DU SKA TALA! Näst vanligaste standardtabben är att glömma aktivera mikrofonen när du väl ska tala.
  6. Säg gärna ditt namn när du ska tala. Alla känner kanske inte igen dig på rösten. Åtminstone i början av mötet och i synnerhet om du inte är så bekant med övriga deltagare.
  7. Fokusera på telefonmötet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Dels är det ofta svårare att hänga med i ett telefonmöte än live, dels är det förbaskat pinsamt när värden tvingas ropa ditt namn ett antal gånger för att du fastnat i något annat och tappat bort lyssnandet.

Värd/Presentatör
  1. Överväg videomöte istället. Förutom att bli mer personligt är det dessutom mycket svårare för deltagarna att pyssla (oupptäckt) med annat vid sidan om när de syns i bild och du får därför mer alerta deltagare (se #7 ovan)
  2. Alternativt: överväg att komplettera telefonmötet med ett webbmöte. Då kan presentationer visas eller, inte att förakta, mötesminnet skrivas live under mötet, tillgängligt för alla att se och missförstånd klaras ut på direkten. Dessutom blir både beslut och uppgifter tydliga för alla.
  3. Inbjudan: Gör det busenkelt för deltagarna att hitta numren att ringa in till (och ev. kod). Länka inte bara till leverantörens onlinelista med nummer att ringa in till var man än är i världen. Kopiera i stället in relevanta nummer för deltagarna från onlinelistan till själva inbjudan (men lägg med länken ändå, ifall någon skulle befinna sig på oväntad plats). I vissa kalenderprogram kan du förbereda standardtexter att använda till detta.
  4. Gör upprop i början så du är säker på vem som är med
  5. Börja inte om för senkomna deltagare. 1. Det blir irriterande och ineffektivt för de som ringde in i tid och 2. Då kanske de senkomna lär sig så småningom.
  6. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  7. Om ni, som ofta är fallet, är en större grupp på kontoret vid högtalartelefon med andra som ringer in enskilt blir det lätt att de i rummet glömmer bort att ta hänsyn till dem på distans:
    1. Flytta därför, om möjligt, mikrofonen till den som talar
    2. Eller repetera de frågor eller kommentarer som sägs i rummet så att de hörs tydligt för distansarna
    3. Kolla då och då med distansdeltagarna så att de är med och hör ordentligt
  8. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer. Då kan de få besked om att förbereda sig; ”Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  9. Presentatörer måste rensa och förtydliga sitt budskap eftersom de inte har hjälp av att deltagarna kan läsa saker samtidigt. Inte för många punkter.
  10. Om beslut tas eller uppgifter delas ut är det bra ifall detta görs extra tydligt, både löpande och i en slutlig sammanfattning.
  11. Se till att skicka ut mötesminne och fördelade uppgifter extra snabbt (eftersom risken finns att deltagare pysslade med annat vid sidan av)
  12. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

Samarbete är ett kärt ämne inom arbetslivet. Särskilt i digitala medier. Oftast för att det inte fungerar. Dessutom allt viktigare eftersom allt färre av oss sitter tillsammans med de vi förväntas samarbeta med.

Men vad de flesta inte tänker på är att samarbete kan ta många olika former, med olika mål, medel, drivkrafter och hinder. OBS. Jag talar om samarbete, inte bara kommunikation, även om ett ökat samarbete brukar vara förbundet även med en ökad kommunikation

De viktigaste dimensionerna som definierar samarbete är:

  1. Antal inblandade
  2. Graden av öppenhet
  3. Nyttoeffekten
  4. Formatet/Produkten
  5. Tidsaspekten

 

1. Enstaka individer, ett team, en avdelning eller alla i organisationen?

Teamsamarbete är i fokus för närvarande. Främst gruppchattar, gärna med integrering av extra verktyg och funktionalitet. Jättebra att detta underlättats, men räcker det? I vår snabbföränderliga värld räcker det inte längre att bara ”ringa en vän” när man stöter på nya utmaningar. Risken är stor att utmaningarna är lika nya för dem. Då behöver vi nå bortom teamet, chefen eller våra gamla kompisar. Tänk så bra om vi kunde ”ropa till alla i organisationen” och fråga om någon där ute råkat på samma utmaning redan, kan och vill hjälpa dig.

2. Traditionellt har normalläget varit att begränsa insynen i samarbetet och kommunikationen

Standardfrågan, när man ska skapa en ny mapp är ju, ska den vara synlig bara för mig eller vill jag dela den med vissa namngivna individer. Men är innehållet verkligen så hemligt att det behöver undanhållas från alla kolleger? Är du så himla viktig? Men, vad skulle effekten bli ifall alla arbetade med öppenhet som normalläge? Om du skulle kunna söka överallt och hitta att Xho i Kina stött på precis samma problem som du och hur hen har löst det redan, så att du bara kan göra likadant? Hur mycket tid skulle du spara? Hur mycket bättre skulle din prestation bli?

3. Effekt eller effektivitet?

Nyttan med förbättrat samarbete mellan individer eller i team ligger nästan alltid i någon sorts effektivitet. Mindre förvirring om vilken som är den senaste versionen, effektivare kommunikation med kommentarer som alla kan se i stället för att fem personer skickar likadana eller motstridiga kommentarer till en stackare som ska försöka jämka samman allting. Och så vidare.

Nyttan med förbättrat öppet samarbete bortom teamet ligger snarare i förbättrad effekt (även om det finns effektivitetsvinster att göra också, t.ex. i minskat dubbelarbete). Här talar vi snarare om inspiration, innovation, korsbefruktning av idéer, kunskapsspridning, snabbare och bättre problemlösning genom att hitta riktiga experter bortom den egna kretsen, tydligare kommunikation mellan ledning och medarbetare (av t.ex. strategier och mål), bättre förståelse bland medarbetare var de passar in och vad andra gör, bättre förståelse hos ledningen om vad som verkligen händer ”där ute”.

4. Samarbetar vi om idéer och kunskap eller om att framställa dokument?

Fokus ligger tyvärr ofta bara på att samarbeta kring att framställa, dela och hålla reda på dokument. Visserligen behövs det, men vi behöver mer fokus på kunskap och relationer – mellan kolleger med gemensamma intressen och utmaningar – oavsett format eller medium.

5. Nu eller någon gång i framtiden? Båda!

Telefon, möten, chattar och videomöten bygger på att alla inblandade finns tillgängliga samtidigt. Bra ibland, men också begränsande. Vi behöver också kunna samarbete över tid, när önskan eller behov uppstår. Som med epost: Jag ställer frågan nu. Du svarar när du hinner. Eller diskussionsforum, bloggar, wikis, forum. Eller delade dokument för all del. Eller att kunskapen förblir tillgänglig fastän vi flyttar på oss eller slutar.

Vad gäller samarbete och kommunikation beklagar de flesta sig om samma, till synes motstridiga, problem. Vi har både för lite och för mycket. Samtidigt. Vi har för lite av det samarbete och den kommunikation vi vill ha och behöver. Men vi dränks i brus kring sådant som vi helst hade sluppit.

En orsak till detta är att vi ofta har för dåliga möjligheter – och kultur – för att samarbeta öppet bortom teamet, genom hela organisationen. Därför felanvänder vi verktyg som är bra till samarbete i begränsade grupper till att kommunicera med alldeles för många. Eller mer praktiskt och påtagligt: massmail som ingen vill ha, folk som svarar ”till alla”, gruppchattverktyg som överbelastas med tomt pladder mellan alldeles för många.

Samtidigt som jag naturligtvis uppskattar de förbättrade möjligheterna till förbättrat och effektiviserat samarbete mellan individer och team som kommit på senare år önskar jag att större ansträngningar lades på öppet samarbete och kommunikation bortom ”de närmaste”. Öppnare organisationer. För då förbättras möjligheterna för både organisationerna och medarbetarna att växa.