Inlägg

Bra möten börjar redan med inbjudan.

Den ska vara inbjudande, lätt att förstå och lätt att följa. De digitala mötestjänsterna ger inte särskilt mycket hjälp på vägen. Zoom är inget undantag. Här kommer, därför, mina tips på hur du skapar inbjudningar som ger ditt möte en flygande start!

I sammanhanget behandlar jag tre olika typer av möten, alla med fokus på Zoom (i denna bloggpost i alla fall*):

  • Möten med det vanliga gänget
  • Möten med personer du inte brukar ha möten med, t.ex. kunder eller leverantörer
  • Öppna möten med registrering, där du t.ex. bjuder in på LinkedIn eller Facebook

Möte med vanliga gänget

Det vanliga gänget är – förhoppningsvis – redan vana vid att använda och ansluta till Zoom-möten. Alltså behöver du inte lägga så mycket tid på att göra inbjudan inbjudande. Däremot kan du bädda för ett bra möte, med lite vanlig vettig “möteshygien”. Så när du omvandlar Zooms automatiska inbjudan till en kalenderinbjudan för mötet se då till att:

  • Var tydlig med syfte/mål för mötet. Vad är det ni ska uppnå?
  • Agenda! Punkterna, inte tiderna – förutom om vissa inte behöver vara med på alla punkter så klart. De kanske har annat, bättre, att göra i stället för att sitta fångna i mötet eller distrahera/irritera övriga genom att uppenbart göra något annat medan de väntar
  • Signalera gärna karaktären för mötet – arbetsmöte, problemhantering, återkommande möte, diskutera avvikelser från planerad status?
  • Vad ska förberedas inför mötet? Av vem?
  • Har du material för genomläsning före mötet? Lägg det då inte som en bilaga till mötesinbjudan utan ladda upp det på er överenskomna plats för fildelning och skriv länken i inbjudan i stället! På det viset kan du justera materialet även efter att inbjudan gått iväg. När deltagarna klickar på länken i kalenderinbjudan kommer de alltid till senaste versionen. och du slipper att besvära dem med att behandla återkommande uppdateringar av inbjudan. Dessutom är ofta de digitala kalendrarna sämre på att hantera bilagor än eposten.
  • Vill du vara riktigt avancerad kan du förbereda en länk till det kommande mötesminnet, så deltagarna lätt kan hitta det i efterhand via sin kalender!

Möten med personer du inte brukar ha möten med, kanske kunder, partners eller möjliga kunder

Nu kan du inte längre vara lika säker på att de är vana vid att hantera Zoom och inbjudningar till Zoom-möten. Alltså gäller det att göra inbjudan lätt att förstå och följa. Särskilt vill du undvika att de får problem att ansluta till mötet, kommer för sent eller stör dig i dina sista förberedelser. Du kan kanske inte ens vara säker på att deras arbetsgivare tillåter dem att ansluta till Zoom eller installera Zoom-appen på sin enhet! Tyvärr alltför vanligt inom offentlig sektor och andra som hellre stänger access än anstränger sig att göra accessen säker. Ännu har jag inte hittat någon annan lösning än att de kanske kan ansluta via en privat enhet.

Zooms automatiska inbjudningstext är på engelska och innehåller mer information än de flesta behöver. Och det är just detta som brukar följa med till kalenderinbjudan

 

Bara genom att redigera texten på tre ställen och lägga till en tomrad blir det genast lite mer inbjudande och lättare att förstå.

Beroende på mötets mål och karaktär kan det ju vara på sin plats att fundera på punkterna jag nämnde för “Möten med vanliga gänget” också. Det kanske inte skadar med både syfte, agenda och länkar till instuderingsmaterial inför andra möten också?

Öppna möten med registrering

Du kanske vill ha ett öppet möte för att sprida kunskap om vad du/ni har att erbjuda? Eller bara dela med dig av något du tror att andra kan ha nytta av? Då kan du arrangera ett öppet möte med registrering. Zoom hanterar det suveränt!

Som exempel kan vi ta registreringssidan till webbinariet Bli vass på Zoom från 20 januari 2021:

 

 

Att göra en sådan här registreringssida är faktiskt busenkelt!

 

1. Börja med att klicka i Required vid Registration. Då dyker det upp flera nya saker att hantera.

 

2. Den text du skriver i Description visas som beskrivning av mötet, alltså den stora texten i inbjudan ovan. Kanske bäst att skriva först i ett vanligt dokument och sedan klistra in i rutan.

3. Den här sortens automatiska mail fastnar ofta i skräppost-filtret. Därför kan det vara bra att uppmana de som registrerar sig att kolla i sin skräppost. Bekräftelsen – med den viktiga, individuella länken – skickas på direkten. Så om de inte har fått den inom bara några minuter är det något skumt. Jag missade att göra detta vid exemplet ovan och fick ett antal mail från deltagare som undrade när länken skulle komma. I något fall hade den redan hunnit raderas ur skräpposten och de fick registrera om sig.

 

4. Om du klickar på Branding kan du ladda upp en banner och en logotyp. I exemplet ovan nöjde jag mig med att ladda upp Hej Engagemangs logotyp. (En banner måste någon ju tillverka också och det hade jag inte tålamod med)

 

5. De som registrerar sig för mötet får ju ett bekräftelsemail som du bör ägna dig åt en stund. Klicka på Edit längst nere till höger

 

6. Bekräftelsen som skickas ut är ju ganska lik en vanlig inbjudan till Zoom-möten med kan tyvärr inte redigeras i samma utsträckning. Man kan bara lägga till egen text i rutorna du ser i bilden ovan. Du kan skicka ett testmail som går till kontohavaren och ingen annan. Om du saknar tillgång till den mailadressen kan du ju prova att registrera dig och se vad du får.

 

7. Här ser du hur texten jag matade in i rutorna kan se ut i bekräftelsemailet.

8. Om du vill se vilka som anmält sig kan du (eller någon med administratörsaccess) se det under: ADMIN => Account Management => Reports. Den listan låter sig inte lätt arbetas med, tyvärr.

9. Vill du, som jag gjorde vid webbinariet i exemplet, maila alla med en kompletterande instruktion eller en mer personlig påminnelse än Zooms automatiska måste du exportera en CSV-fil från Reports och sedan knepa och knåpa med den i Excel eller Numbers för att kunna få ut epostadresserna i ett användbart format.

 

Svårare är det inte att göra inbjudande inbjudningar till Zoom!

Kommentarer och förslag till förbättringar eller andra metoder är hjärtligt välkomna. Frågor också, så klart.

Hur gör du för att få färre, kortare och mer produktiva möten? Börja kanske med att inte slentirianmässigt boka möten på 30 eller 60 minuter och på hela eller halva klockslag! Utan 20 eller 40 minuter, kvart över eller kvart i.

Möten utgör ofta en stor del av vår arbetstid. Ändå är vi ofta kassa på det. Är det inte dags att ändra på det? Både för digitala möten och möten på plats.

Ett gammalt talesätt är att arbete tar så lång tid som man ger det. Resultatet varierar däremot, så klart.

Men det är ju likadant med möten, nästan. Vad gäller möten får man nog lägga till ett “…minst…”.

Om man sätter av en timme till mötet, tar mötet en timme och kanske lite till.

Likadant om man sätter av en halvtimme.

Varför envisas vi då med att planera in möten på hela timmar, eller halva – undantagsvis?

Dessutom på jämna hela eller halva klockslag?!

Resultatet blir ju ofta att nästa möte börjar direkt efter när det förra skulle slutat. Utan tid för förflyttning emellan, vare sig fysiskt eller mentalt. Utan tid för efterarbete eller förarbete.

Dagen fylls av möte på möte på möte på möte. När mötena sedan tagit slut sitter man – kanske – och försöker sammanfatta för sig själv vilka uppgifter man fick sig tilldelat och vad viktigt eller intressant som sades på mötet. Eller är man bara för trött för att göra det och hoppas att det kommer i mötesminnet som någon skulle skriva – så småningom.

Inte har det blivit ett dugg bättre under 2020 av att de flesta mötena blivit digitala. Kanske till och med värre eftersom det är så lätt att glömma den mentala ställtiden som behövs mellan möten och därför travat mötena ännu tätare.

Jag misstänker att en stor del av grunden till problemet är vanlig lättja:

  • Standardinställningen för möten i våra digitala kalendrar är ofta 60 minuter, eller möjligtvis 30
  • Vi har inte lärt oss kalenderprogrammen tillräckligt väl för att upptäcka att den går att förändra
  • “Alla” är vana vid att möten börjar på hela eller halva timmar, så det blir enklast så

Alltså är det busenkelt att ta ett första steg för att bryta den onda cirkeln:

  1. Bestäm dig för vad som ska vara din standardtid för möten. Mitt förslag är 20 eller 40 minuter.
  2. Ändra sedan standardinställningen i ditt kalenderprogram.
    • Om man fortsätter att starta möten på hela eller halva timmar får man då 10 eller 20 minuter luft mellan möten. För kaffe, vatten, biobreaks, ett snabbt samtal eller meddelande, för att förbereda eller efterarbeta. För lite frisk luft eller en kort “kontorsstretch” för ryggen och axlarna, kanske? Eller för att minska effekten av att mötet drar över.
  3. Om du är djärv börjar du planera in möten på udda tider. Kanske kvart över eller kvart i?
    • Var beredd på att folk i början kommer för tidigt eller för sent. De har inte läst inbjudan ordentligt utan bara antagit att det var som vanligt. Det har hänt mig mer än en gång.
  4. När du gör din inbjudan kan du ju dessutom “skruva” på inställningarna för påminnelser, så att de kommer vid strategiska tider för att fånga deltagarnas uppmärksamhet.
  5. Om du är riktigt ambitiös skickar du dessutom en manuell påminnelse i god tid där du poängterar tiden och syftet med mötet, och om några särskilda förberedelser förväntas.

Nästa steg kräver mer ansträngning. Dem har du säkert läst tidigare dessutom:

  1. Agenda och syfte redan i inbjudan (som repeteras i början av mötet och i eventuella påminnelser)
  2. Fila extra noga på rubriken för mötet och på inbjudan för att maximera deltagarnas engagemang och förberedelser
  3. Bifoga länkar till material för förberedande genomläsning och poängtera vikten av att det görs i förväg
  4. Kanske “flippa mötet” alldeles? Min favorit! Att dela alla presentationer, rapporter och andra underlag i förväg och tydligt deklarera att mötestiden BARA ska användas till att diskutera och fatta beslut, inte till att presentera.
  5. Sist, men först, fundera på om mötet behövs över huvud taget. Om det är ett rent statusmöte, till exempel, borde ni kunna rapportera status i ett delat dokument eller online på annat sätt, så kan alla rapportera när det passar dem (före deadline, så klart) och sedan använda mötestiden till att förbättra status i stället för att rapportera. Eller till ett av de där spontana mötena som är så mycket mer energigivande!

Har du några egna tips för mer produktiva möten som öppnar för mer produktiv tid bortom mötena, och mindre stress? Kommentera gärna.