Inlägg

 

Kommer du ihåg viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit. Det som var en kul lek när vi var barn är tyvärr dominerande inom arbetslivet, åtminstone vad gäller kommunikation i någondera riktningen. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

”Whisper”,  foto: ElizaC3

Minns du viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit.

Det som var en kul lek som barn är tyvärr alltför vanligt inom arbetslivet, åtminstone när det gäller kommunikation. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

Detta är det femte av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för att företagsledningen ska kunna kommunicera till medarbetarna vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen.

Foto: Broin, licens: Creative Commons CC0

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för företagsledningens kommunikation till medarbetarna om vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen. Dessutom är ju förståelse för företagets “Why” och riktning en viktig komponent i medarbetarnas engagemang. Ingen bra idé att slösa bort den potentialen genom att inte ta tillvara på de möjligheter som finns till klar och direkt kommunikation.

Osäkerheten och den snabba takten hos förändringarna gör dessutom att kommunikationen i andra riktningen är viktigare än någonsin. Dels för att ledningen ska kunna försäkra sig om att budskapet nått fram och förståtts, dels för att medarbetarna ska kunna efterfråga kompletterande information för att försäkra sig om att de verkligen förstår. Men också som hjälp för ledningen att tidigt uppfatta vad som händer “där ute”, som jag beskrev i Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion tidigare i denna serie inlägg. Det är inte mycket lönt att ha en massa spanare där ute om de inte ges möjlighet att skicka sina spaningar till ledningscentralen.

En bra samarbetsplattform ger allt detta, och mer därtill

Med hjälp av bloggar – text eller video – kan ledningen föra ut sitt budskap till alla medarbetare direkt och utan mellanhänder. Med hjälp av kommentarsmöjligheten kan medarbetarna reagera och ställa frågor ifall något var otydligt. Eftersom kommentarerna är synliga för alla kan du se ifall någon redan skrivit vad du tänkte och lägga en röst (en like, alltså) i stället för att upprepa vad andra redan kommenterat. I sammanhanget är det viktigt att ledningen verkligen läser och besvarar kommentarerna. Allt annat vore slöseri med värdefull feedback (på budskap eller tydlighet) och skulle riskera att omintetgöra förtroendet för att ledningen bryr sig om medarbetarna.

För enkel gräsrotspublicering , i grupp, av mer beständig och strukturerad information är wikis ett utomordentligt redskap. Perfekt för policies, instruktioner, handböcker och liknande. Även wikisidor brukar kunna kommenteras. Kommunikationen i andra riktningen är mer mångfacetterad, men förenklas av transparensen som uppstår i en bra samarbetsplattform. Om ledningen vill veta vad medarbetarna tycker, vilka utmaningar de har och behöver hjälp med, vilka möjligheter de ser och vilka spaningar de gjort mot horisonten…är det bara att lyssna. Kanske till och med ta hjälp av analysprogram som annars ofta används för externa sociala medier för att fånga upp och belysa trender och brännande ämnen. “Lyssna” på statusuppdateringar, “lyssna” på diskussioner i forum, på bloggar, samla in idéer och få hjälp att värdera dem i förslagsforum. Möjligheterna är nästan oändliga.

Vad tycker du? Är det inte på tiden att medarbetarna slipper famla sig fram i osäkerhetens dimma och att ledningen får en chans att dra nytta av all den information och erfarenhet som medarbetarna bygger upp, i stället för att den ska fastna i mailkedjor eller konversationer runt fikabordet? Har du egna erfarenheter att dela med dig av?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter. Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

Det finns nog bättre användning för vår tid och energi att uppfinna hjulet igen, och igen, och igen.
Cartwheel, Ulster American Folk Park. Foto:Kenneth Allen, licens: CC BY-SA 2.0

Tänk om jag kunde bygga vidare på vad någon annan gjort. Utan att behöva börja på ruta Ett!

Vem har inte känt så? När tiden varit knapp, klockan varit mycket eller man harvat med något tungt och tråkigt som bara måste har gjorts tidigare och finnas någonstans – om jag bara visste var.

I mitt förra blogginlägg i serien skrev jag om hur ökad öppenhet och bättre digitalt samarbete kan hjälpa oss att övervinna utmaningar och svårigheter. Det kan också hjälpa oss att spara tid. Tid som vi kan använda till något bättre.

 

‘Detta är det fjärde av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Bygg vidare i stället för att bygga om – igen

Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli. En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens.En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börja “återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens. Dessutom blir det lätt förvirring och halvtaskig kvalitet.

Men att fixa det är enkelt. Det behövs faktiskt bara tre saker för att det ska börja fungera:

  1. Att medarbetarna delar med sig öppet av sina alster – och gör dem lätta att hitta, till exempel genom att kategorisera dem ordentligt.
  2. Att de tar för vana att först leta lite efter om någon annan gjort det tidigare, i stället för att börja producera nytt direkt.
  3. Att man har ett system och en kultur för transparens och öppet samarbete som stödjer att arbeta på detta vis.

Vad man sedan väljer att använda den sparade tiden och energin till är en annan sak. Är det fråga om övertidsarbete på kvällar och helger, är det nog bäst att använda den till att umgås med familj och vänner, till återhämtning eller friskvård i naturen eller gymet. Men när man sparar tid inom ramarna för arbetsdagen kan man ju antingen hinna producera mer, kompetensutveckla sig (se gärna mitt inlägg “Smidighet och snabbhet” i serien – om hur enkelt det blir att bygga professionell kompetens i en öppen organisation) eller låta sig inspireras till nytänkande och innovationer, av all denna kunskap och inspiration som blivit tillgänglig.

Enklare tillgång till experter och expertis spar både tid och förbättrar kvalitet

Den traditionella synen på experter leder till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir till flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kolleger som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kolleger utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar. I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområdena utgår från kollegerna och verksamhetens behov, inte från ledningen.Den traditionella synen på experter leder ofta till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kollegor som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kollegor utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar.

I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområden utgår från kollegornas och verksamhetens behov, inte från ledningen. Expertisområdena tenderar att bli mer handfasta och fokuserade. Från “Projektledningsmetodik” till “bra metoder att hantera agenda och uppföljning och statusmöten” ungefär. Expertisen demokratiseras, skulle man kunna säga. (Den som kan hjälpa mig med pivottabeller i MS Excel blir min hjälte och expert, men skulle nog inte klassificerats som sådan av företagsledningen)

Givetvis, när expertisen definieras av dem som behöver den, när den därmed också delas mellan fler personer och dessutom blir lättare tillgänglig – både genom att den går att hitta i konversationen och delade dokument, och genom att det blir lättare att både hitta och kommunicera med de som har expertisen, blir besparingarna i tid väsentliga både för företag och medarbetare. Dessutom blir förutsättningarna för höjd kvalitet desto bättre.

Snabbare onboarding i nya roller och projekt

Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt eller i nya roller. Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt och nya roller. Eftersom kunskapen och historien finns lättare tillgänglig kan detta ske så mycket snabbare, och mera självständigt. Borta är “Kim, kan du samla ihop alla mail och vidarebefordra till Nisse Nykomling, är du snäll? Glöm inte bilagorna, förresten!” Sedan får Nisse plöja gammal epost i någon vecka eller så. Efter att någon annan letat igenom sina arkiv i jakt på allt väsentligt som skulle vidarebefordras. (Och hur ofta får man med allt, egentligen?)

I stället blir det: “Välkommen Nisse. Här är länken till vårt grupprum med all information och historik i projektet. Där finns en onboardingaktivitet som du kan arbeta dig igenom med länkar till procedurer, kontrakt och rapporter. I forumet kan du se hur vi arbetat med kravspecen och förstå varför vi löst saker på det sätt vi gjort. Och alla protokoll och inspelningar fråm styrgruppsmötena finns där också. Här av dig om det är något du inte hittar. Förresten, du bör nog go med i den här öppna gruppen för folk i din nya roll. Där kan du lära dig av kollegor som arbetar med samma saker, fast i andra projekt runt om i världen.”

Under min tid på IBM användes social onboarding mycket på IBM, både för nyanställda medarbetare i grupperna “Soon2BBlue” (preboarding) och “New2Blue” (första två åren), men även för integration av medarbetare vid uppköp och outsourcingaffärer.

Hur mycket snabbare tror du Nisse kan bli – och känna sig – produktiv. Hur mycket tid sparar Kim? Känner du igen dig i frustrationen över att tvingas återuppfinna hjulet? Eller lättnaden över att slippa? Vad är en expert för dig? När du behöver hjälp, är det expertisen du söker eller måste du få tag i experten?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

…eller som Charles Darwin skrev “survival of the fittest”, inte “…of the strongest” Människans utveckling

Darwins ord har visat sig gälla likväl i affärslivet som i naturen. Många är exemplen på företag som gått under när de inte insåg att världen förändrades runt dem, eller som inte var snabba och smidiga nog att förändras fastän de insåg att kartan ritats om.

Detta är det andra av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Som jag skrev och gav exempel på i mitt förra blogginlägg, är förändringstakten idag förfärande… eller förförande, beroende på vem och hur du är. Men snabb är den. Och oförutsägbar. Med internet och globalisering följer att du aldrig vet varifrån nästa stora grej kommer eller vad den skulle kunna vara. Vem skulle trott för några år sedan att världens mäktigaste nation skulle styras via korta meddelanden på max 280 tecken? Eller att filmklipp på max 60 sekunder skulle hålla miljoner trollbundna och påverka både lönsamhet och politik?

Många spanare = Fler och alertare känselspröt

Det är livsviktigt med blixtsnabb omvärldsbevakning och -bedömning. Problemet är bara att med traditionella metoder är trenderna gamla redan när rapporten är tryckt. Nej, det är bättre att lära av djurflockarna, eller ”wisdom of crowds” som det heter på internetspråk: Ju fler spejare, desto större chans att någon upptäcker något av relevans. Med hjälp av internet och publika sociala nätverk blir varje medarbetare, affärspartner eller kund en potentiell trendspanare, som kan upptäcka nya möjligheter, nya idéer och nya hot. Naturligtvis kan detta förstärkas genom att systematiskt använda analysverktyg för sociala medier. Trots kraften i dessa verktyg, är de dock fortfarande beroende av att en begränsad grupp ska komma på att ställa rätt frågor. Med hjälp av wisdom of crowds får du lika många kreativa frågeställare som du har spejare, samtliga med någon sorts kunskap om företaget och verksamheten.

Men hur når spanarna rätt öron? Och skapar reaktion?

Men att spana räcker inte. Hur ska spanarna kommunicera sina fynd? Det är här som interna, öppna plattformar för kommunikation och samarbete är så viktiga. I motsats till i företag med traditionell kommunikation där medarbetarna är hänvisade till epost och kontaktnät, kan trendspanarna blixtsnabbt göra en statusuppdatering i en relevant grupp, på sin profil, eller på någon annans profil (eller allt på en gång) för alla kolleger att se, värdera, kommentera och sprida vidare. Relevant affärsinformation kan spridas minst lika snabbt internt som bloopers och gulliga katter gör på internet.

När informationen väl nått relevanta ansvariga och de formulerat ett lämpligt svar eller reaktion, kan det spridas lika snabbt genom hela organisationen – och lika oförvanskat – med mycket snabbare respons som följd.

Ett utmärkt exempel är hur min tidigare arbetsgivares, IBM, globala HR-avdelning gjorde en helomvändning på mindre än 24 timmar, baserat på en 26-årig medarbetares upprörda respons på att hans Uber-kvitton i reseräkningen inte godkändes p.g.a. en intern policy. (Business Insider UK: How a 26-year-old caused IBM to abolish its ban on Uber)

Snabbhet och smidighet även för medarbetarna

Öppen kommunikation och samarbete online ökar inte snabbhet och smidighet bara för företagen, utan även för deras medarbetare. Tillgången till kunskap och erfarenhet ger möjligheter som aldrig förr att bygga sin kompetens inom områden man är intresserad av eller bara nyfiken på, utan att behöva söka godkännande eller budget. Om du vill investera din egen tid, eller spilltid, är upp till dig.

Öppenhet ger möjlighet att visa vad du går för, helst helt enkelt genom att hjälpa kolleger med sådant du råkar vara bra på eller ha erfarenhet av, och därigenom att bygga ditt rykte som både hjälpsam och kunnig inom de områden du vill framhäva. Plötsligt kan du få erkännande för den expertis du alltid haft, men bara vissa kolleger känt till. Vem vet vilka dörrar det kan öppna? Vi talar om precis samma metodik som tillämpas av företag som jobbar med content marketing, fast på det personliga planet.

70 av Fortune 1000 år 2004 fanns inte längre kvar 2014. Förändringen har inte bromsat sedan dess…

Värdet kommer med användandet, inte med bara systemet

Givetvis leder inte införandet av IT system automatiskt till att alla ändrar sitt arbetssätt. De gör det möjligt och lättare. För att det faktiskt också ska hända krävs ett förändringsarbete i organisationen. Är du nyfiken på hur du kan driva ett sådant förändringsarbete kan jag gärna förklara eller assistera.

Har du fler exempel där företag eller enskilda haft nytta av onlinesamarbete eller öppen kommunikation? Frågor eller invändningar? Lämna gärna en kommentar nedan.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Resiliens – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Virtuella bakgrunder kan vara till stor nytta i skärmmöten vid distanssamarbete och distansmöten. Men man måste tänka på hur man använder dem och hur man tillverkar dem.Allt fler verktyg för #skärmmöten ger nu möjligheter att använda en virtuell bakgrund. Åtminstone om din dator har tillräckligt mycket muskler. Vad som krävs beror på verktyget.

Hittills har jag stött på virtuella bakgrunder i Zoom, MS Teams, Google Meet och Skype (alltså det ursprungliga Skype, inte “..for Business” som Microsoft är på väg att lägga ned). Möjligheten finns säkert i andra verktyg också, men inte alla. Flera har möjligheten att göra bakgrunden suddig, ofta ett okej alternativ om datorn inte är kraftfull nog. Vad jag sett, kan man på sin höjd sudda i apparna för mobil och platta, inte använda virtuella bakgrunder. Men det kommer säkert så småningom. Så än så länge talar vi bara dator.

Men vad är vitsen med det, kan man undra?

Tappar vi inte lite av det personliga i att se hur folk har det hemma, kan man kanske också undra?

Inte för alla möten, kanske?

Eftersom känslan av samhörighet blivit en bristvara i det ofta oförberedda hemarbete som COVID-19 orsakat, ser jag ingen större nytta med virtuella bakgrunder i möten inom det egna teamet. Då kan det snarare ge en större känsla av närhet att få en glimt av kollegornas hem och omgivningar. Fördelarna med virtuella bakgrunder är kanske mest att man kan dölja stöket och att familjen i övrigt kan röra sig i bakgrunden utan större risk att synas för kollegorna – eftersom skärpedjupet blir väldigt kort när man kopplat på virtuell bakgrund. De kan ju användas också för att skoja till det också, så klart. Kanske en idé för nästa skärm-AW?

För mer affärsmässiga möten, med kunder, partners, leverantörer och andra externa ger de virtuella bakgrunderna nya möjligheter. Utöver att dölja familjelivet, alltså. De kan användas för profilering och branding, eller för att visa var i världen du hör hemma – vilket inte alltid är uppenbart för mötesdeltagare i skärmmöten – och på flera andra sätt:

  • Branding, som sagt – av företaget eller av dig själv, kanske kompletterat med ditt svårstavade namn, kanske till och med med din titel – som ett jättestort visitkort.
  • Eventspecifika – Precis som man gör trycksaker, goodiebags och annat anpassat efter vissa stora events kan man ju ha en eventspecifik bakgrund för föreläsare.
  • För att visa var du hör hemma – Jag har ofta ett tjusigt flygfoto av Öresundsförbindelsen från danska sidan, där jag har lagt in text: “Sweden”, “I am here” med en pil och en annan pil “Denmark this way”.
  • Punktlista – Om du ska presentera något och vill hamra hem ett fåtal punkter, kan du ju lista dem i bakgrunden i stället för i en presentation.
  • Ice-breaker eller conversation piece – Så länge skärmmöten fortfarande har en tendens att kännas lite stela kan man ju ha en bakgrund som väcker intresse. Inte oseriös, som att inleda en viktig presentation med ett irrelevant skämt. Men intresseväckande eller som visar att du tänkt på åhörarna, kanske något som anknyter till något du vet att de är passionerat intresserade av.

Använda virtuella bakgrunder – att tänka på

Tekniken bakom virtuella bakgrunder skapar en del saker att tänka på:

  • Viktigast först: Tänk på att den virtuella bakgrunden ska förstärka profilen (din/organisationens), din trovärdighet och ditt budskap – inte distrahera, vilket lätt händer om du gör fel. Bättre då att ha en clean verklig miljö i bakgrunden.
  • Tydligen fungerar de bäst om du har en green screen bakom dig, som när de presenterar väder på TV. Det har inte jag (ännu) men klarar mig bra ändå
  • Ha tillräcklig kontrast mellan dig och bakgrunden – hudfärg, hårfärg och kläder
  • Se upp med mönstrade kläder där någon färg återkommer i bakgrunden. Det kan bli märkliga effekter. (kanske kan en green screen hjälpa?)
  • Apropå mönster; stökiga bakgrunder kan lätt distrahera och skräpa ner helheten visuellt. Lugnt, mjukt, med stora fria ytor blir ofta bäst
  • Headsetbyglar och burrigt hår kan ge konstiga effekter. Antagligen också om man har stora örhängen eller annat som bryter en jämn kontur. Jag misstänker att effekterna blir mindre ju större kontrasten är mot bakgrunden
  • Peka inte mot detaljer i bakgrunden – eller öva åtminstone noga i förväg. Det är jättesvårt att hålla reda på vilken sida man ska peka mot. Åtminstone för mig. Inte blir det lättare om man använder olika verktyg för skärmmöten – se nedan.

Skapa virtuella bakgrunder – att tänka på

Leverantörerna erbjuder ett urval av bakgrunder att välja mellan, men i listan av deras bakgrunder finns en ruta med ett + för att ladda upp en egen bakgrund. Där börjar det roliga! Nu börjar också utmaningarna.

  • Formatet – den goda nyheten. Alla verktyg jag har kollat använder samma format: 1920×1080 pixlar
  • Den dåliga nyheten är att alla verktyg utom Zoom vill ha spegelvända bilder! Alltså, har du gjort en jättefin bakgrund med logotyper och text till Zoom kan du inte bara använda den till de andra verktygen. Flippar du bilden blir ju texten och logon bakvända! Alltså blir det till att göra om, först vända bilden och sedan lägga dit texten igen.
  • Lämna mitten fri för personen i bild. Vi ska ju helst sitta någorlunda nära kameran, alltså fyller vi mycket av skärmen.
  • Använd de övre hörnen för logotyper eller annan viktig info. Risken att axlar eller viftande armar döljer är större i nedre hörnen.
  • Clean look fungerar bäst. Visst kan man skoja till det som jag gjorde överst, men “livliga” bakgrunder blir lätt distraherande.

Bra resurser

  • Canva kan man enkelt snickra sin egen bakgrund, både från massor av mallar eller med egna bilder.
  • BBC erbjuder gratis nedladdning av tomma interiörer från massor av gamla TV-serier
  • Unsplash, en gratis bildbank, har massor av bilder som är avsedda för virtuella bakgrunder
  • Annars kan du ju säkert söka på Google Bilder också. Tänk bara på att filtrera fram så du använder bilder som fritt kan användas, utan licensintrång.

Använder du själv virtuella bakgrunder? Hur då?

 

Image by Petr Kratochvil – Needpix.com

Är det egentligen kontoret många längtar tillbaka till efter det påtvingade hemarbetet i COVID-mörkret?

Eller är det människorna? Kollegorna? Kunderna? Leverantörerna? Servicepersonalen på och runt kontoret?

För de flesta är nog svaret uppenbart.

Det ska bra mycket till för att vi ska längta till en byggnad.

Klart att det är människorna vi längtar till, inte kontoret

Spontanmötena, snacket med skrivbordsgrannarna, konversationen vid lunch och fika, i hissen. Kanske till och med de planerade mötena. Det är vad jag hör och läser att folk längtar efter. (Ok, kanske en lite mer ergonomisk arbetsplats kunde vara bra också).

Men att kötta vid skrivbordet kan vi lika gärna göra hemma, har vi lärt oss. Eller hur? Kanske även att hålla en hel del möten online också, till och med? I synnerhet har många nog insett hur många resor som kan ersättas av distansmöten.

Alltså, vi har lärt oss att kontoret är bra för visst arbete och hemmet för annat.

Kontoret har blivit något vi vill till – ibland. Olika ofta för oss alla.

Vad betyder detta för framtidens kontor, för vårt arbete och för städerna (där de flesta av kontoren ju finns)?

Kontoret -en social plats för möten och kreativitet

Jag tror att kontoren kommer att utvecklas till platser med fokus på bra utrymmen och utrustning för både planerade möten och oplanerade; spontana eller slumpmässiga. Där det visserligen finns en del platser för enskilt arbete, men ganska begränsat. Mer som de publika coworking spaces som blir allt fler. Charmigt småstökiga platser med hög acceptans för konversationer och med loungeplatser för att sitta skönt och diskutera. Plus en del tysta fokusplatser där man kan diskutera konfidentiellt eller jobba koncentrerat när man ändå är på kontoret. Och välutrustade konferensrum med gott om whiteboards och plats för post-it lappar och sånt.

Kanske man schemalägger så att vissa avdelningar/team har vissa veckodagar som “kontorsdagar”, men att medarbetarna är välkomna även andra, så klart. “Kontorsdagarnas” syfte blir att bygga sammanhållning inom gruppen, den frivilliga närvarons att boosta nätverkandet mellan grupper, kreativitet, inspiration, lärande och korspollinering.

Coworking satelliter utanför city?

Jag undrar om vi inte får se en ny variant av coworking spaces växa fram? Inriktade på de som har svårt att få arbetsro hemma, men inte vi ta sig hela vägen till firmans riktiga kontor i onödan. Snarare nära bostadsområden än i city och med fler platser inriktade på fokuserat arbete och avskildhet. Där du kan arbeta koncentrerat utan att bli störd eller ha möten utan att behöva störa andra eller riskera att bli avbruten av hemmalivet. Och som stora företag med höga krav på säkerhet och integritet kanske kan acceptera att medarbetarna arbetar ifrån.

Distanssamarbete blir normen

För att detta ska fungera smidigt går det inte att jobba som förr. Vi måste samarbeta digitalt, alltid. Vi kommer aldrig att sitta tillsammans allesamman förutom någon enstaka gång. Tvärt om, vid videomötena måste alla koppla upp sig, även de som sitter tillsammans (fast alla kan ju inte ha högtalarna på för då blir det ju rundgång). Detta för att motverka den känsla av att vara utanför som annars automatisk infinner sig hos dem som inte är på plats.

Jag vet hur det är. Det har ofta varit jag som varit en av de få ensamma framför skärmen medan gänget sitter runt stora konferensbordet, internsnackar och glömmer bort oss “satelliter”.

Teamets centrala punkt måste vara online, i molnet. Det är där alla filer lagras och delas ifrån, det är där som de löpande konversationerna förs i gruppchatten och det är där som arbetet planeras, distribueras och följs upp.

Hela organisationen kommunicerar öppet och generöst – online

Hela organisationens centrala punkt behöver också flytta online – till ett socialt intranät, ett Enterprise Social Network.

  • Där ledningen kommunicerar via bloggar där alla kan ta del av strategi, värderingar, framgångar och utmaningar – och kommentera och ställa frågor så att eventuella otydligheter kan redas ut eller förbisedda aspekter kan komma till ytan.
  • Där grupper med gemensamma intressen kan samlas, lära av och inspirera varandra, och nya ledare och experter kan växa och identifieras.
  • Där kunskap och erfarenheter enkelt kan delas och hittas, så onödigt dubbelarbete undvikas och “hjulet kan vidareutvecklas, inte uppfinnas om och om igen”.
  • Där det blir enkelt att hitta den kollega, känd eller okänd, som har precis den erfarenhet eller expertis man behöver – istället för att frågan någon i närheten som har ett hum om hur man kan göra – kanske.
  • Där oplanerade spontanmöten inträffar stup i kvarten, mellan människor, idéer och erfarenheter om än inte “in person”

Tänk så spännande! Att inte längre vara begränsad till kollegorna på egna kontoret!

Win-win för städer och miljön

Det här sättet att arbete måste rimligtvis leda till drastiska minskningar av trafik- och miljöproblem. Även rusningen i kollektivtrafiken borde lätta. Belastningen på stadskärnorna borde minska och bostadsområdena bli mer levande, dygnet runt. Kanske även landsbygden kan bli mer levande med färre som behöver flytta till jobben i storstaden.

Relevant i sammanhanget är de iakttagelser som Raj Choudhury vid Harvard kommit fram till i sin forskning: ”Work-from-Anywhere”, drömmen för millennials och avfolkningsbygd?

Vad tror du? Vad tycker du? Kommer vi att gå tillbaka till kontorsarbete som det var organiserat 2019?

Talangförsörjning – Personlig frihet – Levande landsbygd – Bättre miljö

Fyra bra skäl för organisationer, individer och samhället att satsa på Work from Anywhere, Arbeta var som helst, alltså. Inte bara för dagen, utan för livet.

Vi talar om nästa nivå efter arbeta hemifrån. Att arbeta där du råkar eller vill vara. Kanske på Bali, i Georgien eller Kazakstan, som Sofia Lindman gjort, fast anställningen var i Sverige, som Social Media Coordinator. Vi talar alltså inte om att sitta på ditt lokala kafé eller att jobba med korta gig eller så, utan fasta jobb från var som helst du vill vara eller bo.

Det kan vara exotiska platser, som för Sofia eller ett torp i småländska skogarna när kontoret är i Stockholm. Arbetet är vad du gör, inte var du är.

För mig är tankesättet helt naturligt och har så varit i mer än ett decennium. Men för min del har det snarare varit fråga om att jag trivts bra där jag bor men att arbetsuppgifterna funnits lite var stans över klotet. Dessutom är min fru sjuksköterska – med minimal arbetsmobilitet.

Den senaste veckan har varit lite av ett halleluja-moment för mig, dels med Sofias session på Work Without Limits som arrangerades av Summit & Friends, dels med en blogpost av +UP:s grundare, Julian Stubbs – som visserligen främst handlade om modernare organisationsformer än anställning och frilansande – men också om hur +UP, som första större reklambyrå i världen, arbetat helt på distans, i molnet, sedan 2010. Men allra mest hallelujakänsla fick jag när jag hörde Prithwiraj (Raj) Choudhury, Harvardprofessor i HBR IdeaCast och sedan läste hans omslagsstory i 2020s sista nummer av Harvard Business Review. Känslan av när en professor vid Harvard forskat och kommit fram till saker som man till 100% kan hålla med om och känna igen från sina egna iakttagelser och slutledningar. DEN känslan!

Här sammanfattar jag vad Professor Choudhury kommit fram till, och kryddar med mina egna egna reflektioner och iakttagelser. Om du vill läsa eller lyssna på Professor Choudhury hittar du länkarna längst ner.

Mycket som talar för

Det är inte svårt att hitta argument som talar för att låta alla vars arbete tillåter det också arbeta var de helst vill, för medarbetare, arbetsgivare men också för samhället i stort.

Talangförsörjning väger tyngst för arbetsgivare

Jovisst, man kan spara på kontorskostnader och Professor Choudhury mätte upp en produktivitetsförbättring på ytterligare 4,4% jämfört med hemarbete. Men den tyngst vägande orsaken, med råge, för arbetsgivare var talangförsörjning; att kunna kasta ett mycket vidare nät när de söker talanger och att Work from Anywhere är så attraktivt för medarbetare att de dessutom stannar kvar längre.

Frihet och livskvalitet för medarbetarna

Att helt kunna frikoppla bostadsort från arbetsgivarens placering ger ju fantastiska möjligheter! Tänk bara. Slipp pendling och att behöva flytta till arbete på ny ort. Kanske flytta bort till någonstans du trivs bättre. Bo nära släkt, vänner och fritidspassioner. Resa runt som Sofia och ta arbetet med sig till spännande och exotiska platser. Kanske en speciellt attraktiv eller nödvändig skola för barnen. Natur, hav, berg, hobbyjordbruket, sund miljö. Argumenten är oändliga.

Miljö och samhälle i balans

Work from Anywhere lättar trycket på storstadsområdena; pendling, trafikstockningar, olyckor, luftföroreningar, avlopps- och avfallshantering…. Massor av fördelar! Tänk dessutom vad omvända flyttströmmar betyder för gles- och avfolkningsbygder! Med nya inflyttare (ofta med goda inkomster) kommer förstärkt ekonomi, underlag för butiker och service – för alla, och en återupplivad bygd – året om.

Ok. Fördelarna är nog inte så svåra att se och förstå, men det går inte att bara släppa loss alla medarbetare att arbeta var som helst. Man måste tänka om och förbereda sig som organisation. Och vissa förändringar behövs i samhället också, åtminstone på sikt.

Men vad behöver förändras?

Vi börjar med det uppenbara; internetuppkoppling. Fiberkabel på landsbygden är en nödvändighet. Avskaffad roaming som inom EU (grattis till Brexit, Britter, NOT), öppna kommunala wifi eller liknande initiativ. Så mycket mer behöver väl man väl knappast göra på lokal nivå?

Företagskultur och vanor är viktigt – och en del teknik

På många verkar allt ha att göra med teknik. Länge har jag sagt att det inte stämmer. Tekniken kanske gör det möjligt, men människor och organisatoriska faktorer gör att det faktiskt händer. Vanor är viktigare än verktyg. Glädjande nog är det precis vad Professor Choudhury också kommit fram till i sin forskning. Den enda teknikfaktor han framhäver är säkerheten. De viktigaste förändringarna som krävs är:

  • Hur man kommunicerar och samarbetar
  • Hur man delar kunskap och erfarenheter
  • Hur man umgås, samhörighet
  • Hur man mäter och belönar produktivitet och resultat
  • IT-säkerhet, lagar och regler

Kommunikation och samarbete

Här talar Professor Choudhury om precis samma saker som jag gjort i flera inlägg tidigare, senast i förra veckan: Bortom gruppchatten hägrar inspiration, idéer och engagemang

Det är nödvändigt att komma vidare från uteslutande synkront samarbete – vanligtvis videomöten – som kräver att alla är tillgängliga samtidigt. Särskilt besvärligt blir det om medarbetarna spritt ut sig över många tidszoner. I stället måste man lära sig att kommunicera och samarbeta asynkront; i chattar, med delade dokument eller – allra helst – i sociala intranät som jag beskrev sist i förra veckans blogginlägg.

Delad kunskap och erfarenhet, transparens

Här är Professor Choudhury inne på samma tankar som jag skrev om i förra veckan – om att inte bara producera för idag men att också att investera för framtiden. Han skriver också om behovet av ökad transparens i att t.ex. dela sina presentationer och dokument öppet inom organisationen så att så många som möjligt kan hitta och återvinna.

Maxa möjligheterna till samhörighet på distans

Vadå “water cooler conversations”? Varför begränsa sig till ett fikaställe, på en våning, på ett kontor? För visst är det så att vi brukar fika på samma ställe på kontoret även om det finns flera att välja på? För där brukar vi ju hitta de gamla vanliga kollegorna. Men, som Mark Granovetter kom fram till redan 1973 – det är ju inte från de gamla vanliga kollegorna som vi får den nya inspirationen, de omvälvande idéerna eller hittar den spännande nya möjligheterna? Genom att umgås digitalt och transparent kan vi ju vidga våra horisonter oerhört. Professor Choudhury berättar bland annat om organisationer som organiserar “digitala water cooler konversationer” där till exempel VD träffar medarbetare från organisationens alla hörn, geografier och hierarkiska nivåer och diskuterar värderingar och visioner. Snacka om att sprida budskapet!

Professor Choudhury poängterar att företagskultur har mindre att göra med delade fysiska saker än med delade värderingar. Det passar väl in på att en tidigare kollega inom medarbetarkommunikation svarade “Förr kommunicerade jag mest nyheter. Nu kommunicerar jag mest värderingar.” när jag frågade hur sociala medier (externa och interna) hade förändrat hennes arbete.

En intressant poäng han tog upp i podden var hur viktigt det är att alla arbetar på distans för att det ska fungera på riktigt. Även högsta företagsledningen. För, tänk efter, om högsta företagsledningen fortsätter att komma till det fysiska huvudkontoret hela tiden, var kommer man då att hitta övriga chefer? Just det: så nära ledningen som möjligt, för att hoppas på lite facetime med ledningen och kanske att vara lite mer synlig. Och vad händer då? Då får vi en klick på plats och en massa andra på distans som lätt kan känna sig utanför. Nej, ut med alla från kontoret!

Produktivitet är vad du åstadkommer, inte hur många timmar du stirrar på skärmen

Glöm management by walking around. Satsa på “Management by trust”!

Tydligen har vissa företag, nu i Coronahemarbetets tid börjat spåra – spionera snarare – i detalj på vad medarbetarna sysslar med. Snacka om demotiverande! Genom sig själv känner man andra, säger jag bara. Den sortens misstänksamhet säger mer om chefernas osäkerhet, bristande pålitlighet och dåliga ledarskap än det gör om medarbetarna. Deras medarbetare kommer att ge sig av snabbare än en löning den 25:e, så fort tillfället kommer.

Nej, i stället måste företagen satsa på att arbeta med motiverande målstyrning; delaktighet i att identifiera och rapportera hur medarbetarna kan bidra till att nå de gemensamma resultatmålen och vad de behöver för kompetensförstärkning för att lyckas. Då får du autonomt och internt motiverade, engagerade medarbetare!

IT-säkerheten kritisk, men nya lösningar behövs

Med medarbetare som arbetar var som helst ifrån kan man ge upp nästan alla försök till fysisk säkerhet utan får tänka annorlunda, transaktionsbaserat. Skydda datatrafiken, analysera aktiviteten kontinuerligt för att identifiera avvikelser i mönster och vida omedelbara åtgärder direkt, automatiskt. Och utbilda alla medarbetare i att arbeta säkert.

Regler och förordningar behöver följas – men också förändras

Att följa skatteregler, till exempel, kan bli en spännande övning när medarbetarna bor och arbetar längre  tider från ett annat land, men det är ju nödvändigt. Vad gäller vid sjuk- eller barnledighet? Semestrar? Anställningstrygghet? Arbetslöshet? Sjukvårdskostnader? Sociala skyddsnät? Det blir många nya facetter att tänka på.

Men även myndigheter kan behöva se över sina regler. Många länder har inrättat speciella ekonomiska zoner med lägre skatter och andra förmåner. Indien och Kina till exempel. Vad händer med de reglerna när företagen hör hemma innanför zonen men medarbetarna sitter kvar på hemorten?

Vad blir logiken med arbetstillstånd, när folk sitter i ett land och utför arbete, men arbetsgivaren och “mottagaren” av arbetet befinner sig i ett helt annat? Vad är då logiken i att ha regler för arbetstillstånd som bygger på att försvara de egna invånarna? Den digitala nomaden hotar ju inga lokala arbeten, men spenderar pengar som göder den lokala ekonomin!

Utvecklingen mot Work from Anywhere har nog fått sig en rejäl puff framåt under 2020, åtminstone den inhemska delen och kanske att bosätta sig där man bäst trivs. De kringresande digitala nomaderna har nog fått det lite kärvare, men kommer säkert igen när vi börjar få lite bättre grepp på coronaviruset.

Varifrån skulle du vilja göra ditt arbete?

För min del lutar det åt någon skidort i Alperna.

 

Började ni samarbeta digitalt på riktigt när coronapandemin tvingade er till hemarbete eller blev det bara så att alla de där mötena flyttade från mötesrummet på kontoret till datorns skärm? Och att de kanske blev fler kanske? Och utan andningsrum emellan, dessutom, eftersom alla planerar in dem på jämna timmar? (Eller halva, möjligtvis).

Långt före viruset drabbades oss var alla möten väl just det vi gnällde mest på, förutom möjligtvis onödig epost?

Ska vi inte passa på att ändra på det nu när vi har chansen? Att försöka få färre och mer effektiva möten – oavsett om de hålls på distans eller live. Planerade möten, alltså. Spontana möten vill vi väl alla ha mer av? (Även om de också kan funka hur bra som helst på distans, även om många inte verkar tro det).

 

Alla möten har ju samma nackdel, oavsett format: De måste vara synkrona – alltså att alla är tillgängliga samtidigt, oavsett varifrån. Jobbar man över många och avlägsna tidszoner kan det blir jobbigt på riktigt dessutom. Dessutom är det ju ofta så att alla sitter med hela tiden även om bara vissa delar är relevanta.

För att kunna minska på mötena måste vi alltså utveckla vårt asynkrona samarbete – alltså att samarbeta över tid, inte i samtid. E-post är ett typiskt exempel: Du skickar ett mail när det passar dig och jag svarar när det passar mig. I andra avseenden är E-post inte min favorit eftersom det överanvänts och felanvänts något fruktansvärt. Så låt oss fokusera på andra former av asynkront digitalt samarbete och bra vanor.

Fildelning med onlineredigering

Skippa den där excelrapporten som skickas runt som bilaga med epost och en stackare ofta behöver sammanställa från en massa olika källor! Lägg upp den i ett filhanteringsverktyg i stället – i ett verktyg som tillåter att ni redigerar det online, samtidigt. Kom sedan överens om att alla uppdaterar kontinuerligt och att alla uppdateringar ska vara inne vid en viss tid.  Slut med tveksamheter om vilken version som gäller. Slut med att skriva över varandras ändringar av misstag eller ge motstridig input. Och vem som helst, inte bara chefen, kan löpande se hur arbetet framskrider. Du vill aldrig gå tillbaka.

Synka lokalt och i molnet

De flesta bra fildelningsverktyg gör det också möjligt att synkronisera mappar mellan din lokala enhet och molnet. Sådant som ni inte kommit överens om att bara redigera online kan du alltså redigera som vanligt och spara som vanligt i en lokal mapp…som sedan synkas med molnet och blir tillgänglig för alla med behörighet. Slut på tveksamhet om senaste version, än en gång. Och dessutom… skulle din dator krascha finns grejerna ju kvar i molnet!

Gruppchatt för snabba konversationer

Visserligen kan det bli konversation i realtid, men det är inte nödvändigt.

Hit kan vi flytta pågående småkonversationer och klarlägganden, antingen en och en, i grupper av personer eller efter ämnen/tillfällen. Det sista bör vi göra mer av, för att minska surret i de andra kanalerna. Om ni ska diskutera ett särskilt ämne, t.ex. ett event, ett AW, en offert eller en speciell uppgift – starta en specifik grupp kring det! När eventet är över eller uppgiften är klar kan ni arkivera gruppen, precis som när man stoppar undan en märkt låda i förrådet. Kanske ni till och med skulle ha en kanal “Kaffehörnan” där man chattar om sådant som typiskt avhandlas i kaffehörnan, medan andra grejer sparas till andra kanaler?

Påloggad = På jobbet

Med bra rutin på att använda gruppchattverktyg kanske ni kan komma dit vi var när jag arbetade på IBM tidigare: att vara på jobbet definierades av att man var påloggad på chattverktyget, inte av var man var. (Man kunde ju sätta sig som “Stör ej” om man ville)

Slut med bilagor

Visst är det enkelt att bifoga dokument i både epost och chattprogram. MEN.LÅT.BLI!

Skicka länkar till onlinefilerna i stället. Då leder länken till den senaste versionen – alltid! Och om du skulle råka skicka fel kan du alltid bryta länken. En felskickad bilaga kan du inte göra oskickad. I många mail och chattprogram är det lika enkelt att skicka länkar, eller kan bli lika enkelt med några små åtgärder eller plug-ins.

Var konsekvent!

Det är rysligt lätt att halka tillbaka i gamla vanor, särskilt när det ska gå snabbt. (eller när en kollega eller chef som ännu inte sett ljuset, tjatat). Ge inte efter varken för frestelser eller för tjat. Stå på dig. Var ihärdig. Det betalar sig i längden. Om inte förr, så när din dator kraschar och du kan komma åt dina filer i molnet med hjälp av en lånad dator. Eller när ingen längre behöver fråga dig om vilken version som gäller. Eller när er chatt inte längre ser ut som en orientalisk marknad kan låta, där alla skriker i munnen på varandra, utan att ni organiserat och fått undan sådant som är avslutat i arkiverade grupper.

Inte bara på distans

Kika en gång till på mina punkter ovan. Tänk så mycket enklare de skulle göra arbetet även när du är tillbaka på kontoret? I synnerhet om ni sitter i landskap eller i aktivitetsbaserat kontor. Faktum är att dessa vanor och verktyg är hur relevanta som helst så fort inte alla sitter tillsammans hela tiden – och vem gör någonsin det nu för tiden. De blir visserligen allt viktigare ju större avstånden är, men de arbetssätt som är nödvändiga på distans är till stor hjälp även på kontoret. Egentligen är det inte distanssamarbete som är grejen, utan digitalt samarbete.

 

Vad tycker du? Vilka är dina erfarenheter? Du kanske har några tips eller varianter att dela med dig av?

…som bilagor, alltså. Ladda upp och dela en länk i stället. LIKA GILTIGT i chatt som epost.

  • Slipp förvirring om vilken version som gäller – den finns alltid i slutet av länken.
  • Kom runt begränsningar över storleken på bilagor.
  • Slut på att någon stackare ska behöva jämka samman flera personers motstridiga förändringar. I många fildelningsverktyg kan ni redigera online – samtidigt.
  • Behåll kontrollen – En skickad bilaga kan du inte fånga in igen, vare sig du skickat den till fel person eller om omständigheterna ändras. En delad fil kan du alltid sluta dela.
  • Översikt över vem som har tillgång till dina filer.
  • Minska effekten av om hårddisken kraschar. Dina filer finns kvar i molnet.
  • Många verktyg för fildelning kan du integrera i ditt mailprogram. Ännu enklare att göra rätt!

 

Tänk bara på:

  • Var konsekvent med vilka verktyg som används för #fildelning – av dig själv och inom teamet.
  • Men se till att använda proffsverktyg i tjänsten, inte konsumentverktyg – säkerhet, integritet och GDPR är viktiga för din arbetsgivare även om kanske inte för dig.
  • Om du kan använda samma verktyg externt som internt blir livet enklare.
  • Med bra fildelningstjänster kan du synkronisera lokala mapper till molnet. Du kan arbeta precis som vanligt och spara i mappar lokalt – som sedan synkroniseras till molnet.
  • Riktigt bra fildelningstjänster synkroniserar inte ALLT mellan molnet och din hårddisk utan bara det du väljer att spara lokalt. Alltså kan stora filer och sådant du sällan behöver vila i molnet utan att ta plats på hårddisken.
  • Nästan alla epost- och chattprogram har inbyggda funktioner för att skicka bilagor. De frestar med enkelhet för stunden, men leder till ineffektivitet i längden. Låt bli dem, helt enkelt.
  • Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor,  men ju mer konsekvent du är, desto enklare blir det i längden. Även om andra säkert kommer att gnälla i början.

(punkterna ovan är allmängiltiga, gör ingen större skillnad på vilka verktyg du använder)

 

Har jag missat något argument för att dela istället för att bilägga?

Någon där emot?

Har du några egna knep, favoritverktyg eller funktioner för att hantera filer effektivt?

Eller några härliga bloopers att berätta om?

Eller kanske exempel på när du verkligen haft nytta av att dela, inte bilägga?

Blob fish är väl ett passande engelskt namn för denna gullegris? Det svenska namnet Paddulk är inte helt fel det heller.

Vi som trivs med att arbeta hemifrån brukar ofta föra fram flexibiliteten som en av de viktigaste fördelarna. Men flexibilitet utan struktur kan lätt bli till en oformlig gegga som antingen flyter ut över allt, eller som blir till ingenting. Likadant är det med arbete hemma. I synnerhet om arbetet bygger på samarbete med kollegor eller team. Och vems arbete gör inte det? Än mer om man är väldigt van vid att arbeta tillsammans på ett kontor i en organisation med liten eller ingen vana vid distribuerade team och plötsligt blir hemskickad på grund av ett förbaskat virus, utan tid att förbereda sig, och utan att organisationen hinner förbereda sig.

Den synliga och osynliga struktur som kontorsmiljön, de invanda arbetssättet och närheten till kollegorna försvinner över en helg. Då är det lätt att känna sig vilsen. Innan vi kan njuta av fördelarna med flexibiliteten måste vi finna trygghet i en nya strukturer, vanor och arbetssätt – och någon ny sorts närhet till kollegorna.

 

Det börjar med organisationen och ledningen

När medarbetarna finns inom syn- och hörhåll kan man komma undan med halvbra ledning, otydliga mål, otillräcklig målstyrning och luddiga riktlinjer. Men när medarbetarna är utspridda gäller det för ledningen att skärpa till arbetssättet – snabbt.

Man skulle kunna säga att när medarbetarna arbetar hemifrån blir man tvungna att arbeta så som man borde gjort redan innan, men kunde släta över att man inte gjorde. Oengagerade medarbetare med kass koll på färdriktningen är illa nog på kontoret. Ska de dessutom arbeta självständigt hemma blir det katastrof.

För att undvika detta behöver organisationen i stort och ledningen i synnerhet:

  • Tydligare visa inriktningen för verksamheten. Vart vill vi och varför förtjänar vår organisation att finnas?
  • Tydligare kommunikation, om coronasituationen så klart, men också om allt annat. Ett regelbundet flöde av relevant information (för mottagarna, alltså). Även om så bara “vad gäller coronasituationens påverkan för oss har vi inget nytt att berätta och vi har fortfarande ingen aning om när vi kan börja jobba på kontoret igen.”
  • Transparens – som i exemplet ovan – det här vet vi, det där vet vi inte. Förtroendet för organisationen och ledningen blir extra värdefull när distansen ökar, och transparens och ärlighet göder förtroende.
  • Aktivare målstyrning och mer frekvent uppföljning av om våra aktiviteter bidrar till att röra oss mot målen. Ingen detaljstyrning av Hur, dock. För att citera Jesper Ek “Inget börjar med resultat. Allt börjar med människor.”
  • Stödjande verktyg och rutiner för att hjälpa oss i vårt arbete hemma och vårt distanssamarbete med kollegor, kunder och affärspartners. Lyssna på våra behov, förse oss med bra verktyg och hjälp oss att förstå hur de kan hjälpa oss i vårt arbete. (alltså inte bara hur jag loggar in och hittar runt i menyerna).

 

Det fortsätter med teamet

Hur vi kommunicerar och samarbetar med de närmaste kollegorna bidrar med en massa outtalade strukturer. Vi brukar ta på oss informella roller i teamet. Vi brukar fika tillsammans vid vissa tider, äta gemensam lunch kanske. Eller med olika personer på olika dagar. (Ärtsoppegänget på torsdagar, kanske? Eller falafelfrossa på tisdagar?). Vinlotteri, Harrys Boys eller bara hur någon alltid brukar ha något kul att berätta efter helgen.

Fundera över hur ni kan överföra den sortens samhörighet och struktur till att fungera på distans. Förutom att de stödjer vårt behov av samhörighet ger de också en informell struktur till arbetsdagarna.

Boka in regelbundna möten för hela eller delar av teamet. Till exempel:

  • Veckomöte för att stämma av hur arbetet fortskrider? Eller hur ni mår? Eller hur någon har löst det där problemet ni talade om förra veckan?
  • Dagliga check-ins? Idag är mitt mål att göra X. Min utmaning är Y och jag behöver hjälp med Z. Gårdagens höjdpunkt var W och jag fick jättebra hjälp av Q. Jättekort och strukturerat.
  • Kanske att chefen har “öppen dörr” en viss tid varje vecka då vem som helst kan logga in på hens videomöte och ta upp något de vill lufta
  • Om man inte har naturliga bästisar är det kanske läge att para samman kollegor två och två för att stötta varandra i den annorlunda situationen?

Var och en av oss måste också skapa sin egen struktur

Skaffa dig egna, nya rutiner, som hjälper dig att får en strukturerad arbetsdag.

  • Gå upp i tid
  • Starta arbetet vid en given tid
  • Ta din lunchrast (och gärna fika med en eller flera kollegor – eller någon kompis på lämplig distans)
  • Ta också regelbundna småpauser. Ergonomin är antagligen inte den bästa och du kanske behöver ge ögonen lite annat att fokusera på än skärmen
  • Sätt och håll en stopptid för arbetsdagen
  • Och se till att få ljus, luft och rörelse under dagen

Men tänk också på att separera arbete och hemmaliv:

  • Klä dig för arbete på morgonen. Markera skillnaden för dig själv att “Nu är det jobb som gäller”. Ungefär som att ett bra sätt att komma iväg på den där “träningen man egentligen borde men inte känner sig så motiverad för” är att dra på sig träningskläderna och vips är man i “tränings-stämning”.
  • Se till att ha arbetsfria zoner i hemmet. Viss omväxling av var du arbetar är bra ergonomiskt, men låt inte arbetet invadera hela ditt hem så du inte känner dig ledig någonstans.

Slutligen: Strukturera ditt arbete mer och bättre än någonsin:

  • Sätt och håll dina start och stopptider, som sagt.
  • Sätt delmål för arbetsdagen. Boxa in den i tidsblock för olika saker.
  • Planera ditt arbete mer och i mer detalj.
  • Och, planera och sätt mål för morgondagen innan du avslutar dagens arbete. Börja inte nästa dag med ett tomt blad.
  • Styr din kalender framöver och låt sedan den styra din idag.

Lycka till!

Och dela gärna med dig av egna tips eller synpunkter i kommentarerna.

Vi människor är sociala varelser. De allra flesta av oss mår och arbetar bäst i grupp. Är vi vana vid att ha vår “flock” omkring oss kan det lätt bli ensamt och svårt med engagemanget om vi bara kommunicerar i text och lite telefonsamtal. Då kommer distansmötena in i bilden.

Tänk på att distansmöten har en begränsning som inte fildelning och gruppchatt har – visserligen överbrygger de rum, men inte tid. Alla måste vara tillgängliga samtidigt. Även distansmöten kräver koordinering. Och distansmöten över tidszoner kan tvinga fram arbete på rejält konstiga tider.

 

Olika karaktär på olika distansmöten

Videomöten är nog det första vi tänker på numera. De är kanonbra men konsumerar resurser: bandbredd, batteri och processorkapacitet. Det gäller att ha bra nätaccess och wifi, full-laddat batteri eller strömsladd redo och att stänga ner så mycket annat i datorn som möjligt. Särskilt om du presenterar. I alla seriösa videokonferensverktyg kan man numera även visa en presentation eller dela skärm med övriga deltagare (tror jag).

Fördelen är främst i närvaron. Man ser de man talar med, deras minspel och en del gester. Även den mentala närvaron blir bättre, bättre fokus. I andra typer av distansmöten är det otroligt lätt att man lockas att “bara” göra något annat vid sidan av…och plötsligt har man tappat tråden och kanske även intresset.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva videokonferenser

 

Telefonkonferenser har vi haft länge. Fördelen med dem är den enkla tekniken. Man behöver bara begripa sig på att slå rätt nummer (vilket kan vara nog så svårt om man är i utlandet).

Nackdelarna är i närvaro och struktur. Det är ruskigt lätt att börja göra annat vid sidan av. Med ökat antal deltagare ökar också risken snabbt för förvirring och missförstånd. “Vem var nu det som sade så?”, “Vad menade hen egentligen?”. Mitt råd är att använda telefonkonferenser bara som backup ifall du inte kan använda någon annan form av distansmöte eller om det är med en ganska liten grupp och ett enkelt ämne.

Övriga distansmötestjänster har ofta en sorts telefonkonferens som “backup” för ljudet, för att spara bandbredd, processorkapacitet och ökad kvalitet och tillförlitlighet.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva telefonkonferenser

 

Webbmöten är ungefär som en videokonferens med presentation eller delad skärm men utan video på deltagarna. Alltså alla ser presentationen och kan tala med varandra (och oftast chatta också).

De brukar vara mindre krävande på tekniken, som bandbredd, processor och batteri. Men å andra sidan tappar de i närvaro och kontakt mellan deltagarna. Förmodligen en utdöende företeelse. Vanligtvis en “storföretagsföreteelse”.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva webbmöten

 

Webinarier, slutligen, skiljer sig från de andra tre genom att det här gäller broadcast, envägskommunikation alltså, inte tvåvägskommunikation annat än möjligtvis via chatt, handuppräckning eller polls under mötet. Dessutom brukar antalet deltagare vara betydligt fler, upp till fyrsiffriga tal. Tänk TV eller föreläsning på distans.

Fördelarna är uppenbara. Främst i effektivitet och enkelhet för deltagarna. Det brukar vara tekniskt enkelt att vara deltagare. Klicka på en länk, kanske installera någon plugin och sedan är man igång som åskådare. Dessutom slipper man restid och reskostnader och man kan vara med på mycket som annars varit utom räckhåll.

För arrangörer och presentatörer är utmaningarna betydligt större, särskilt om man har ambition att det ska ge ett professionellt intryck. Uppkoppling, byte mellan presentatörer och deras datorer, mikrofoner och mikrofonlogistik, visa filmklipp och faktiskt få med ljudet också…. Grundtipset är att dubbelkolla allt, flera gånger och att förbereda, förbereda och kolla igen.

Verktygen brukar antingen vara dedikerade tjänster eller de mer avancerade betalversionerna av video- eller webbmötestjänsterna.

Läs här för en djupdykning i tips för Effektiva webinarier

 

 

Gör livet med distansmöten lättare

Förutom de specifika tipsen för olika mötestyperna – för deltagare, värdar och presentatörer – som du hittar via länkarna ovan, finns det några generella tips och goda vanor som gäller för alla sorters distansmöten:

  • Förbered minst lika noga som för ett livemöte, vanligtvis mer. Eftersom frestelsen är så stor att försöka göra något annat vid sidan av gäller det att anstränga sig extra mycket att inte tappa deltagarnas intresse.
    • Tydliga budskap. Slipa extra noga för att ha kristallklara budskap.
    • Krydda flitigt med “uppmärksamhetshöjare“. Oväntade fakta, byte av medium, ljudeffekter, byte av talare…
    • Engagera deltagarna genom frågor, enkäter, nämn någon vid namn etc
    • Testa och träna på tekniken – i god tid. Anslutning, ljud och bild, visa presentation, skärmdelning, byte av talare/presentatör, stänga av ljud och bild för deltagare som råkar/lyckas starta sin kamera eller mikrofon, hantering av frågor… (Webinarieverktyg har ofta en möjlighet för värdar och presentatörer att ansluta i förväg och förbereda sig, men det är ofta lite ovant och inbjudingarna är lätta att missa – baserat på egen pinsam erfarenhet)
  • Kortare möten. Ju kortare möten desto lättare att hålla fokus. Vissa möten kan man gärna “flippa”. Skicka ut alla presentationer i förväg med beskedet att alla förväntas ha gått igenom dem noga i förväg för mötet kommer bara att diskutera kring innehållet.
  • Ställtid. Många bokar slentrianmässigt möten på hela eller halva timmar för 30 eller 60 minuter. Resultatet blir lätt stress, överlappande möten, sena starter, väntetid, frustration och irritation. Starta kvart över i stället! Och boka möten för 20, 25, 40, 45 eller 50 minuter. Så att det blir lite bufferttid mellan mötena.
  • Använd chatten. De flesta mötestjänster ger möjlighet att chatta vid sidan av presentationen.
    • Chatten är perfekt för att samla och besvara frågor och kommentarer från deltagarna utan att avbryta presentatören, och att distribuera länkar till sådant som nämns i presentationen (t.ex. till dokument eller webbplatser. Alltså, skicka inte dokumenten i chatten utan länken till dem – enligt samma logik som jag tjatat om i de andra blogginlägg som jag länkar till nedan)
    • Delegera uppgiften att moderera chatten till någon som inte presenterar. Det är dödssvårt och distraherande att presentera och fånga frågor i chatten samtidigt. Bättre då att någon annan kunnig svarar på så många frågor som möjligt i chatten och samlar andra till presentatören till lämpligt tillfälle
    • Hjälp deltagarna att hitta chatten från allra första början genom att uppmana alla att skriva något, t.ex. var de befinner sig och hur vädret är där. Inled själv
    • Det kan ofta vara praktiskt att ha en “sidochatt” för arrangörer och presentatörer för möteslogistik. gärna via en annan enhet än den som används till mötet
  • Se till att ha bra uppkoppling och alla apparater laddade eller nätanslutna – även trådlösa headset.
  • Om flera deltagare sitter tillsammans i en grupp händer det lätt att de glömmer bort distansdeltagarna. Få saker ökar känslan av att vara distanserad lika drastiskt. Då gäller stenhård mikrofondiciplin i gruppen, eller att repetera frågor från gruppen och att inte gruppen för parallelldiskussioner som antingen stör eller får distansdeltagarna att känna sig extra utanför. Som alternativ kan man bryta upp gruppen så att alla deltar på lika villkor eller kan man arrangera och presentera så att distansdeltagarna kommer på första parkett. (t.ex. genom att presentatören talar i headset och att man INTE använder högtalartelefon i gruppen.)
  • Förekom standardfrågorna. Börja alltid med att tydligt berätta om mötet spelas in, om och hur presentation och eventuell inspelning kommer att delas och när. Gärna också hur frågor hanteras.
  • Om du presenterar:
    • Varning för dubbla skärmar. Det fungerar oftast men kräver extra träning och uppmärksamhet. Till exempel kan det ibland bli svårt att hitta vad man ska dela med deltagarna.
    • Anpassa presentationen. (jag vet att inte alla håller med mig om detta). Jag anser att det finns skäl att släppa lite på vad vi lärt oss i presentationskurser och använda mer text i sin presentation. Dels för att vissa kan ha problem med uppkopplingen eller störande ljud i sin bakgrund. Dels för att motverka den oftast sämre uppmärksamheten hos deltagarna genom att de flesta bättre tar till sig information i kombination av ljud och visuellt. Slutligen är mitt intryck att presentationer från distansmöten i högre grad laddas ner för senare referens – och då finns inte berättarrösten med utan ditt presentationsmaterial måste stå på egna ben. Det kan då snarare likställas med en rapport.
    • Var försiktig med animationer. Vissa tjänster har problem att hantera animationer, i synnerhet om man laddar upp presentationen i mötestjänsten (vilket har andra fördelar som snabbare och bättre synkade bildbyten, och minskat beroende av presentatörens dator och uppkoppling.
    • Glöm inte vattenglaset 😉

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i en kommentar. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!