Inlägg

 

Kommer du ihåg viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit. Det som var en kul lek när vi var barn är tyvärr dominerande inom arbetslivet, åtminstone vad gäller kommunikation i någondera riktningen. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

”Whisper”,  foto: ElizaC3

Minns du viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit.

Det som var en kul lek som barn är tyvärr alltför vanligt inom arbetslivet, åtminstone när det gäller kommunikation. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

Detta är det femte av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för att företagsledningen ska kunna kommunicera till medarbetarna vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen.

Foto: Broin, licens: Creative Commons CC0

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för företagsledningens kommunikation till medarbetarna om vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen. Dessutom är ju förståelse för företagets “Why” och riktning en viktig komponent i medarbetarnas engagemang. Ingen bra idé att slösa bort den potentialen genom att inte ta tillvara på de möjligheter som finns till klar och direkt kommunikation.

Osäkerheten och den snabba takten hos förändringarna gör dessutom att kommunikationen i andra riktningen är viktigare än någonsin. Dels för att ledningen ska kunna försäkra sig om att budskapet nått fram och förståtts, dels för att medarbetarna ska kunna efterfråga kompletterande information för att försäkra sig om att de verkligen förstår. Men också som hjälp för ledningen att tidigt uppfatta vad som händer “där ute”, som jag beskrev i Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion tidigare i denna serie inlägg. Det är inte mycket lönt att ha en massa spanare där ute om de inte ges möjlighet att skicka sina spaningar till ledningscentralen.

En bra samarbetsplattform ger allt detta, och mer därtill

Med hjälp av bloggar – text eller video – kan ledningen föra ut sitt budskap till alla medarbetare direkt och utan mellanhänder. Med hjälp av kommentarsmöjligheten kan medarbetarna reagera och ställa frågor ifall något var otydligt. Eftersom kommentarerna är synliga för alla kan du se ifall någon redan skrivit vad du tänkte och lägga en röst (en like, alltså) i stället för att upprepa vad andra redan kommenterat. I sammanhanget är det viktigt att ledningen verkligen läser och besvarar kommentarerna. Allt annat vore slöseri med värdefull feedback (på budskap eller tydlighet) och skulle riskera att omintetgöra förtroendet för att ledningen bryr sig om medarbetarna.

För enkel gräsrotspublicering , i grupp, av mer beständig och strukturerad information är wikis ett utomordentligt redskap. Perfekt för policies, instruktioner, handböcker och liknande. Även wikisidor brukar kunna kommenteras. Kommunikationen i andra riktningen är mer mångfacetterad, men förenklas av transparensen som uppstår i en bra samarbetsplattform. Om ledningen vill veta vad medarbetarna tycker, vilka utmaningar de har och behöver hjälp med, vilka möjligheter de ser och vilka spaningar de gjort mot horisonten…är det bara att lyssna. Kanske till och med ta hjälp av analysprogram som annars ofta används för externa sociala medier för att fånga upp och belysa trender och brännande ämnen. “Lyssna” på statusuppdateringar, “lyssna” på diskussioner i forum, på bloggar, samla in idéer och få hjälp att värdera dem i förslagsforum. Möjligheterna är nästan oändliga.

Vad tycker du? Är det inte på tiden att medarbetarna slipper famla sig fram i osäkerhetens dimma och att ledningen får en chans att dra nytta av all den information och erfarenhet som medarbetarna bygger upp, i stället för att den ska fastna i mailkedjor eller konversationer runt fikabordet? Har du egna erfarenheter att dela med dig av?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter. Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

Det finns nog bättre användning för vår tid och energi att uppfinna hjulet igen, och igen, och igen.
Cartwheel, Ulster American Folk Park. Foto:Kenneth Allen, licens: CC BY-SA 2.0

Tänk om jag kunde bygga vidare på vad någon annan gjort. Utan att behöva börja på ruta Ett!

Vem har inte känt så? När tiden varit knapp, klockan varit mycket eller man harvat med något tungt och tråkigt som bara måste har gjorts tidigare och finnas någonstans – om jag bara visste var.

I mitt förra blogginlägg i serien skrev jag om hur ökad öppenhet och bättre digitalt samarbete kan hjälpa oss att övervinna utmaningar och svårigheter. Det kan också hjälpa oss att spara tid. Tid som vi kan använda till något bättre.

 

‘Detta är det fjärde av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Bygg vidare i stället för att bygga om – igen

Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli. En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens.En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börja “återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens. Dessutom blir det lätt förvirring och halvtaskig kvalitet.

Men att fixa det är enkelt. Det behövs faktiskt bara tre saker för att det ska börja fungera:

  1. Att medarbetarna delar med sig öppet av sina alster – och gör dem lätta att hitta, till exempel genom att kategorisera dem ordentligt.
  2. Att de tar för vana att först leta lite efter om någon annan gjort det tidigare, i stället för att börja producera nytt direkt.
  3. Att man har ett system och en kultur för transparens och öppet samarbete som stödjer att arbeta på detta vis.

Vad man sedan väljer att använda den sparade tiden och energin till är en annan sak. Är det fråga om övertidsarbete på kvällar och helger, är det nog bäst att använda den till att umgås med familj och vänner, till återhämtning eller friskvård i naturen eller gymet. Men när man sparar tid inom ramarna för arbetsdagen kan man ju antingen hinna producera mer, kompetensutveckla sig (se gärna mitt inlägg “Smidighet och snabbhet” i serien – om hur enkelt det blir att bygga professionell kompetens i en öppen organisation) eller låta sig inspireras till nytänkande och innovationer, av all denna kunskap och inspiration som blivit tillgänglig.

Enklare tillgång till experter och expertis spar både tid och förbättrar kvalitet

Den traditionella synen på experter leder till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir till flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kolleger som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kolleger utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar. I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområdena utgår från kollegerna och verksamhetens behov, inte från ledningen.Den traditionella synen på experter leder ofta till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kollegor som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kollegor utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar.

I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområden utgår från kollegornas och verksamhetens behov, inte från ledningen. Expertisområdena tenderar att bli mer handfasta och fokuserade. Från “Projektledningsmetodik” till “bra metoder att hantera agenda och uppföljning och statusmöten” ungefär. Expertisen demokratiseras, skulle man kunna säga. (Den som kan hjälpa mig med pivottabeller i MS Excel blir min hjälte och expert, men skulle nog inte klassificerats som sådan av företagsledningen)

Givetvis, när expertisen definieras av dem som behöver den, när den därmed också delas mellan fler personer och dessutom blir lättare tillgänglig – både genom att den går att hitta i konversationen och delade dokument, och genom att det blir lättare att både hitta och kommunicera med de som har expertisen, blir besparingarna i tid väsentliga både för företag och medarbetare. Dessutom blir förutsättningarna för höjd kvalitet desto bättre.

Snabbare onboarding i nya roller och projekt

Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt eller i nya roller. Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt och nya roller. Eftersom kunskapen och historien finns lättare tillgänglig kan detta ske så mycket snabbare, och mera självständigt. Borta är “Kim, kan du samla ihop alla mail och vidarebefordra till Nisse Nykomling, är du snäll? Glöm inte bilagorna, förresten!” Sedan får Nisse plöja gammal epost i någon vecka eller så. Efter att någon annan letat igenom sina arkiv i jakt på allt väsentligt som skulle vidarebefordras. (Och hur ofta får man med allt, egentligen?)

I stället blir det: “Välkommen Nisse. Här är länken till vårt grupprum med all information och historik i projektet. Där finns en onboardingaktivitet som du kan arbeta dig igenom med länkar till procedurer, kontrakt och rapporter. I forumet kan du se hur vi arbetat med kravspecen och förstå varför vi löst saker på det sätt vi gjort. Och alla protokoll och inspelningar fråm styrgruppsmötena finns där också. Här av dig om det är något du inte hittar. Förresten, du bör nog go med i den här öppna gruppen för folk i din nya roll. Där kan du lära dig av kollegor som arbetar med samma saker, fast i andra projekt runt om i världen.”

Under min tid på IBM användes social onboarding mycket på IBM, både för nyanställda medarbetare i grupperna “Soon2BBlue” (preboarding) och “New2Blue” (första två åren), men även för integration av medarbetare vid uppköp och outsourcingaffärer.

Hur mycket snabbare tror du Nisse kan bli – och känna sig – produktiv. Hur mycket tid sparar Kim? Känner du igen dig i frustrationen över att tvingas återuppfinna hjulet? Eller lättnaden över att slippa? Vad är en expert för dig? När du behöver hjälp, är det expertisen du söker eller måste du få tag i experten?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Resiliens, tålighet, motståndskraft – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar gynnas av öppet samarbete och kommunikation medarbetare emellanTuffare tillsammans – Hur företag och medarbetare klarar motgångar och utmaningar bättre genom öppenhet och samarbete.

Var ska jag bo och äta när jag besöker Madrid för första gången? Hur tar jag en skärmbild på min mobiltelefon? Vid vilket vattenhål brukar det gå bäst att jaga hjortar? Hur ser nu de där giftiga bären ut? Sedan tidernas gryning har vår bästa källa till kunskap varit andra människor. Vi frågar andra om råd när vår egen kunskap, erfarenhet och förmåga inte räcker till. Inom familjen, i byn, i skolan, i tidningarnas frågespalter, via telefon, på Facebook, Linked In eller Twitter. Men på arbetet, då? Vem frågar vi där? Och hur?

Detta är det tredje av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Det traditionella. Ring en vän.

I traditionella organisationer förlitar de flesta sig på att "ringa en vän". Frågan är om vännen vet svaret?I traditionella organisationer brukar vi fråga de kollegor vi känner sedan tidigare, eller kanske någon chef. Vanligtvis live på kontoret eller via epost. Hur många gånger har du inte skickat epost till någon bara för att få besked om att de är på semester eller på kurs och kommer tillbaka om en vecka eller två. Eller att de skickar din fråga vidare till någon som skickar den vidare till någon som till slut, fyra veckor senare, svarar “det står ju på intranätet bara du följer den här länken”.

Känner du igen dig? Det gör jag också. Från för länge sedan. Men inte längre.

Att dela, samarbeta och hjälpas åt – öppet och på tvären

Under större delen av mina femton år på IBM (400.000 +/- 50.000 anställda under de åren, ungefär) hade vi tillgång till ett socialt intranät (Enterprise Social Network) som jag beskrivit tidigare, Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM. En sammanhängande kombination av möjligheterna i LinkedIn, Dropbox, Google Docs, WordPress, wikipublicering, Trello, Grupper, diskussionsforum och förslagslådor – nästan allt du kan tänka för asynkront digitalt samarbete, alltså. Då hette plattformen IBM Connections men vidareutvecklas numera som HCL Connections.

Asking a question out loud and get help from all over the globe.Om jag behövde hjälp ställde jag bara en fråga i en statusuppdatering i Connections. Kanske jag taggade några personer som jag trodde kunde ha svaret, eller om jag trodde att någon i deras nätverk kunde ha svaret (en fråga på någons vägg visades även för hela hens nätverk), eller i en passande grupp. Vanligtvis fick jag svar inom någon timme. Sällan tog det längre än en dag. Alltid var det någon kunnig och hjälpsam som hade en minut över för att hjälpa en kollega – oavsett om vi kände varandra eller ej. Det gick så långt att jag helt slutade använda sökmöjligheten på IBM:s gigantiska intranät (du kan nog lätt tänka dig så omfattande det var, 400.000 medarbetare och över 100 år på nacken!). Svaren jag fick på mina frågor var oftast bättre än vad jag själv kunde vaska fram på intranätet.

Jag till och med delade med mig öppet av skisser till presentationer och dokument, med texten “jag vet att detta inte är helt rätt och uppskattar all hjälp och synpunkter”. Och sådan respons jag fick! Från de främsta experterna bland mina cirka 400.000 kollegor. Jämför det med “Olle är på semester och kommer tillbaka om två veckor”! Varje gång kändes det lika befriande och fantastiskt att kunna få hjälp utan att ens veta vem man ska fråga. Alltid verkade det finnas någon som visste, kunde och hade en liten stund över eller intresse för att räcka ut en hjälpande hand till en okänd, behövande kollega.

I tidigare inlägg har jag beskrivit just detta. Ett verkligt exempel: Amys presentation – en sann solskenshistoria och ett fiktivt, men väl så illustrativt: Karin och Sara hjälper varandra och andra

Ett extra plus för de hjälpsamma var så klart att de, på detta positiva sätt, kunde visa upp sin expertis (och hjälpsamhet) för hela företaget! Det hjälpte mig att bli engagerad i många spännande och utvecklande uppdrag. Det är precis samma mekanism som i content marketing fast på det personliga planet; ge gratis smakprov på din “vara” så kommer någon så småningom att fråga efter mer – mot betalning.

Storlek är bra, men inte nödvändigt. Kultur är viktigare.

OK, i sammanhanget underlättar det att ha många kollegor, men även i en mindre organisation ser man positiva effekter. En öppen och hjälpsam kultur är betydligt viktigare än mängden kollegor. Liksom en kultur där inte alla förväntas kunna allt om allting, men däremot att besitta någon sorts expertis på något (om än aldrig så litet). Att fråga är inget att skämmas för. Snarare visar det en strävan att lära och bli bättre. Tänk bara att kunna kamma hem en affär eller lösa en knepig situation med en kund genom att få hjälpa en kollega som du kanske inte känner, men som har varit i samma situation som du. Eller, tänk bara så bra det känns att vara den hjälpsamma kollegan.

Att hjälpa andra utan att behöva lyfta ett finger

Tänk att kunna vara till hjälp utan att behöva lyfta ett finger

Credit: Franklin Pi, Flickr. Published under Creative Commons

Det kanske inte ens var nödvändigt att få tag i själva kollegan. Det räckte ofta med den kunskap och erfarenhet de delat med sig av tidigare. Antingen medvetet genom att arbeta transparent; dela sina dokument, presentationer och vad-det-nu-kan-vara. Eller genom att tidigare ha svarat på frågor som andra ställt på samma vis som jag beskrivit ovan, eller kanske i en grupp. Eller genom att t.o.m. ha skrivit ett blogginlägg just för att de märkt att de insett att många behövde hjälp med just detta. Ju öppnare alla arbetar, desto lättare blir det att hitta det man behöver för att övervinna utmaningarna. Dessutom kan man alltid vända sig till författaren för kompletteringar eller förklaringar. Det är ju så att vi aldrig inser hur mycket vi vet och därmed medvetet delar med oss av. Resten kommer i dagen när vi hjälper andra.

Med ett sådant stöd blir det inte bara mycket enklare att komma igen när man stött på motgångar; att våga utmana sina gränser blir enklare, det med.

Förutsättningar och motkrafter

Som framgår ovan, är förutsättningarna för att det ska fungera att man har en kultur av öppenhet, hjälpsamhet och av acceptans av att alla inte kan kunna allt, att man generöst delar med sig av sina arbetsprodukter och kommunicerar öppet. Och i bottnen, att man har ett samarbetssystem som gör detta möjligt och som, genom sin design, uppmuntrar och uppmanar till öppenhet snarare än slutenhet. För det räcker det inte med gruppchatt och skärmmöten. Där samarbetar man ju bara med redan identifierade personer.

Faktorer som motverkar är givetvis en kultur där man inte vågar erkänna att man inte kan allt, en kultur av “tjuvhållen kunskap är makt” eller en avsaknad av medvetenhet om att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Men också teknik kan motverka. Frågor och svar via epost eller chatt kommer ingen annan till godo än de omedelbart inblandade (det tar dessutom längre tid som jag beskrev ovan och leder ofta till flera, parallella konversationer). Svaren kan inte återanvändas av nästa person med samma utmaning, utan de måste hitta svaren på nytt och de som sitter inne med svaren måste aktivt svara på samma frågor gång på gång. Delade drives, fildelning, gruppchatt och slutna grupprum gynnar inte heller öppet samarbete. De kanske är bra för de som har tillgång, men inte för någon annan. Hur många andra teamrum och chattgrupper med motsvarande innehåll kan inte tänkas finnas i en större organisation? Där olika team och grupper parallellt diskuterar ungefär samma saker. Snacka om ineffektivt och risk för suboptimerade lösningar!

Ytterligare fördelar för organisationen

De fördelar för medarbetare som jag beskrivit ovan leder ju uppenbarligen till fördelar öven för deras arbetsgivare. Att medarbetare snabbare kan lösa sina utmaningar med hjälp av bästa tillgängliga expertis är ju till godo även för arbetsgivaren.

Men organisationen har ännu mer att vinna:

  • När medarbetare slutar brukar deras intellektuella kapital gå upp i rök. Hårddisken raderas, eposten försvinner liksom medabetaren.Så länge organisationen arbetar traditionellt förblir kunskapen knuten till den enskilde medarbetaren. Den är fast i deras huvuden, på deras hårddisk eller i deras epostarkiv. Vad händer när de försvinner? Huvudet försvinner uppenbarligen. Hårddisken brukar raderas och eposten öppnas väl bara ifall det behövs för någon juridisk tvist. Kvarvarande intellektuellt kapital = 0. Om man däremot arbetar transparent, delar sina alster och svarar på frågor i öppna konversationer förblir kunskapen tillgänglig för alla att använda framöver. Organisationens beroende av de enskilda medarbetarna minskar.
  • Därtill, genom att kunskapen finns lätt tillgänglig för återanvändning och att man kan Gilla det man haft nytta av, genom att man kan se hur många gånger filer laddats ner och så vidare, kan det lätt utvecklas till en de facto-standard, baserad på hur mycket nytta övriga kollegor haft av alstren.
  • Och, kanske väldigt viktigt i vissa branscher och i vissa sammanhang, genom att erbjuda dessa möjligheter inom organisationen behöver inte medarbetarna ge sig utanför för att få hjälp, med risk för att intellektuellt kapital läcker ut till konkurrenter och andra oönskade.

Har du egna erfarenheter av skillnaden mellan att leta kunskap och hjälp på traditionella vägar och att söka öppet? Antingen inom din organisation eller utanför? Kanske privat. Det vore intressant att läsa om i en kommentar.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

 

 

…eller som Charles Darwin skrev “survival of the fittest”, inte “…of the strongest” Människans utveckling

Darwins ord har visat sig gälla likväl i affärslivet som i naturen. Många är exemplen på företag som gått under när de inte insåg att världen förändrades runt dem, eller som inte var snabba och smidiga nog att förändras fastän de insåg att kartan ritats om.

Detta är det andra av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Som jag skrev och gav exempel på i mitt förra blogginlägg, är förändringstakten idag förfärande… eller förförande, beroende på vem och hur du är. Men snabb är den. Och oförutsägbar. Med internet och globalisering följer att du aldrig vet varifrån nästa stora grej kommer eller vad den skulle kunna vara. Vem skulle trott för några år sedan att världens mäktigaste nation skulle styras via korta meddelanden på max 280 tecken? Eller att filmklipp på max 60 sekunder skulle hålla miljoner trollbundna och påverka både lönsamhet och politik?

Många spanare = Fler och alertare känselspröt

Det är livsviktigt med blixtsnabb omvärldsbevakning och -bedömning. Problemet är bara att med traditionella metoder är trenderna gamla redan när rapporten är tryckt. Nej, det är bättre att lära av djurflockarna, eller ”wisdom of crowds” som det heter på internetspråk: Ju fler spejare, desto större chans att någon upptäcker något av relevans. Med hjälp av internet och publika sociala nätverk blir varje medarbetare, affärspartner eller kund en potentiell trendspanare, som kan upptäcka nya möjligheter, nya idéer och nya hot. Naturligtvis kan detta förstärkas genom att systematiskt använda analysverktyg för sociala medier. Trots kraften i dessa verktyg, är de dock fortfarande beroende av att en begränsad grupp ska komma på att ställa rätt frågor. Med hjälp av wisdom of crowds får du lika många kreativa frågeställare som du har spejare, samtliga med någon sorts kunskap om företaget och verksamheten.

Men hur når spanarna rätt öron? Och skapar reaktion?

Men att spana räcker inte. Hur ska spanarna kommunicera sina fynd? Det är här som interna, öppna plattformar för kommunikation och samarbete är så viktiga. I motsats till i företag med traditionell kommunikation där medarbetarna är hänvisade till epost och kontaktnät, kan trendspanarna blixtsnabbt göra en statusuppdatering i en relevant grupp, på sin profil, eller på någon annans profil (eller allt på en gång) för alla kolleger att se, värdera, kommentera och sprida vidare. Relevant affärsinformation kan spridas minst lika snabbt internt som bloopers och gulliga katter gör på internet.

När informationen väl nått relevanta ansvariga och de formulerat ett lämpligt svar eller reaktion, kan det spridas lika snabbt genom hela organisationen – och lika oförvanskat – med mycket snabbare respons som följd.

Ett utmärkt exempel är hur min tidigare arbetsgivares, IBM, globala HR-avdelning gjorde en helomvändning på mindre än 24 timmar, baserat på en 26-årig medarbetares upprörda respons på att hans Uber-kvitton i reseräkningen inte godkändes p.g.a. en intern policy. (Business Insider UK: How a 26-year-old caused IBM to abolish its ban on Uber)

Snabbhet och smidighet även för medarbetarna

Öppen kommunikation och samarbete online ökar inte snabbhet och smidighet bara för företagen, utan även för deras medarbetare. Tillgången till kunskap och erfarenhet ger möjligheter som aldrig förr att bygga sin kompetens inom områden man är intresserad av eller bara nyfiken på, utan att behöva söka godkännande eller budget. Om du vill investera din egen tid, eller spilltid, är upp till dig.

Öppenhet ger möjlighet att visa vad du går för, helst helt enkelt genom att hjälpa kolleger med sådant du råkar vara bra på eller ha erfarenhet av, och därigenom att bygga ditt rykte som både hjälpsam och kunnig inom de områden du vill framhäva. Plötsligt kan du få erkännande för den expertis du alltid haft, men bara vissa kolleger känt till. Vem vet vilka dörrar det kan öppna? Vi talar om precis samma metodik som tillämpas av företag som jobbar med content marketing, fast på det personliga planet.

70 av Fortune 1000 år 2004 fanns inte längre kvar 2014. Förändringen har inte bromsat sedan dess…

Värdet kommer med användandet, inte med bara systemet

Givetvis leder inte införandet av IT system automatiskt till att alla ändrar sitt arbetssätt. De gör det möjligt och lättare. För att det faktiskt också ska hända krävs ett förändringsarbete i organisationen. Är du nyfiken på hur du kan driva ett sådant förändringsarbete kan jag gärna förklara eller assistera.

Har du fler exempel där företag eller enskilda haft nytta av onlinesamarbete eller öppen kommunikation? Frågor eller invändningar? Lämna gärna en kommentar nedan.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Resiliens – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människan

Tänk att arbeta lika smidigt som en böljande flock starar!

Landskapet omkring oss förändras i en takt som nog ingen av oss varit med om. Allt förändras snabbt, samtidigt och på alla fronter. Så var det långt innan COVID drabbade oss och spädde på osäkerheten – hinkvis.

Det är svårare än någonsin att förutsäga vart vi är på väg. Samtidigt är det spännande och stimulerande – och ingenting som någon av oss kan ändra på.

Under den närmaste tiden kommer jag i en serie blogginlägg att beröra fem viktiga faktorer för att klara sig i denna snabbföränderliga värld. Faktorer som organisationer kan dra nytta av genom ändrade arbetssätt, organisationskultur och verktyg för öppet internt samarbete.

Jag kommer att beröra faktorerna en i taget, både från organisationens perspektiv och från individens. Det handlar om:

Vems tur är det att bli Überiserad?

Teknologi, affärsmodeller, marknadens preferenser, kommunikationsvanor, maktbalanser, ja allt förändras fort och samtidigt. Det gäller att hålla sig alert, snabbrörlig och ständigt informerad med många och känsliga tentakler. Vi behöver inte lång tid för att komma på exempel på drastiska förändringar, på både gott och ont: Air BnB, Über, Foodora, Kodak, Nokia, Netflix, Spotify….

Många har byggt in sig i ett hörn

Men, under decennier har företag och organisationer ägnat sig åt att strukturera, standardisera, rationalisera och att i hög utsträckning försöka eliminera “den mänskliga faktorn”. Resultatet? Fina system och processer som jobbar effektivt, men som är stela, svårföränderliga och okänsliga. Vi har blivit jättebra på att producera det gamla vanliga så billigt och effektivt som möjligt. Men vad är det till för nytta när vi plötsligt behöver producera något helt annat istället?

Leve människan!

Därför är det så otroligt viktigt att lyfta upp människan och de positiva mänskliga faktorerna, som engagemang, kreativitet, flexibilitet och relationer. Att visa att talet om medarbetarna som “vår viktigaste resurs” var uppriktigt menat, inte bara tomma ord. Lyssna på medarbetare, kunder och partners. Engagera dem genom att göra dem delaktiga och ge dem möjlighet att utnyttja hela sin potential – och utveckla den. Det är dags att engagera och inspirera! Jag vill ge människor möjligheter att kommunicera, samarbeta, hjälpa varandra, lära sig och dela med sig – friare än någonsin förut. Att hitta de människor och den kunskap man behöver och att kunna visa vad man går för, med minimal extra ansträngning. Internt också, inte bara externt på t.ex. LinkedIn. Allt till fördel för både medarbetarna och organisationen.

Det viktiga är inte att kunna producera och hålla ordning på snygga dokument och presentationer. Det riktigt viktiga är att hjälpa människorna att fylla dem med bästa möjliga innehåll.

Se bortom teamet

På senare år, och i synnerhet efter att COVID-19 skickade iväg många av oss att arbeta hemifrån, har vi lärt oss att samarbeta med chattar, skärmmöten och fildelning. Bra grejer, men alla inskränker sig till att vi samarbetar med folk vi redan känner. Om att det inte räcker skrev jag i Bortom gruppchatten hägrar inspiration, idéer och engagemang för några veckor sedan. Men “Ring en vän” räcker inte när frågorna är för nya eller svåra för vännerna. Den här serien blogginlägg ska förklara tydligare varför.

Viktigt för distansarbete – och allt annat arbete också

Det är lätt att tro att detta bara har betydelse för när vi arbetar på distans, men icke! Engagerade medarbetare som enkelt kan kommunicera och samarbeta blir viktigt så fort vi blir lite fler eller utspridda. Så fort inte alla känner alla eller är baserade på olika platser, kontor eller hemma, börjar detta bli viktigt.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Började ni samarbeta digitalt på riktigt när coronapandemin tvingade er till hemarbete eller blev det bara så att alla de där mötena flyttade från mötesrummet på kontoret till datorns skärm? Och att de kanske blev fler kanske? Och utan andningsrum emellan, dessutom, eftersom alla planerar in dem på jämna timmar? (Eller halva, möjligtvis).

Långt före viruset drabbades oss var alla möten väl just det vi gnällde mest på, förutom möjligtvis onödig epost?

Ska vi inte passa på att ändra på det nu när vi har chansen? Att försöka få färre och mer effektiva möten – oavsett om de hålls på distans eller live. Planerade möten, alltså. Spontana möten vill vi väl alla ha mer av? (Även om de också kan funka hur bra som helst på distans, även om många inte verkar tro det).

 

Alla möten har ju samma nackdel, oavsett format: De måste vara synkrona – alltså att alla är tillgängliga samtidigt, oavsett varifrån. Jobbar man över många och avlägsna tidszoner kan det blir jobbigt på riktigt dessutom. Dessutom är det ju ofta så att alla sitter med hela tiden även om bara vissa delar är relevanta.

För att kunna minska på mötena måste vi alltså utveckla vårt asynkrona samarbete – alltså att samarbeta över tid, inte i samtid. E-post är ett typiskt exempel: Du skickar ett mail när det passar dig och jag svarar när det passar mig. I andra avseenden är E-post inte min favorit eftersom det överanvänts och felanvänts något fruktansvärt. Så låt oss fokusera på andra former av asynkront digitalt samarbete och bra vanor.

Fildelning med onlineredigering

Skippa den där excelrapporten som skickas runt som bilaga med epost och en stackare ofta behöver sammanställa från en massa olika källor! Lägg upp den i ett filhanteringsverktyg i stället – i ett verktyg som tillåter att ni redigerar det online, samtidigt. Kom sedan överens om att alla uppdaterar kontinuerligt och att alla uppdateringar ska vara inne vid en viss tid.  Slut med tveksamheter om vilken version som gäller. Slut med att skriva över varandras ändringar av misstag eller ge motstridig input. Och vem som helst, inte bara chefen, kan löpande se hur arbetet framskrider. Du vill aldrig gå tillbaka.

Synka lokalt och i molnet

De flesta bra fildelningsverktyg gör det också möjligt att synkronisera mappar mellan din lokala enhet och molnet. Sådant som ni inte kommit överens om att bara redigera online kan du alltså redigera som vanligt och spara som vanligt i en lokal mapp…som sedan synkas med molnet och blir tillgänglig för alla med behörighet. Slut på tveksamhet om senaste version, än en gång. Och dessutom… skulle din dator krascha finns grejerna ju kvar i molnet!

Gruppchatt för snabba konversationer

Visserligen kan det bli konversation i realtid, men det är inte nödvändigt.

Hit kan vi flytta pågående småkonversationer och klarlägganden, antingen en och en, i grupper av personer eller efter ämnen/tillfällen. Det sista bör vi göra mer av, för att minska surret i de andra kanalerna. Om ni ska diskutera ett särskilt ämne, t.ex. ett event, ett AW, en offert eller en speciell uppgift – starta en specifik grupp kring det! När eventet är över eller uppgiften är klar kan ni arkivera gruppen, precis som när man stoppar undan en märkt låda i förrådet. Kanske ni till och med skulle ha en kanal “Kaffehörnan” där man chattar om sådant som typiskt avhandlas i kaffehörnan, medan andra grejer sparas till andra kanaler?

Påloggad = På jobbet

Med bra rutin på att använda gruppchattverktyg kanske ni kan komma dit vi var när jag arbetade på IBM tidigare: att vara på jobbet definierades av att man var påloggad på chattverktyget, inte av var man var. (Man kunde ju sätta sig som “Stör ej” om man ville)

Slut med bilagor

Visst är det enkelt att bifoga dokument i både epost och chattprogram. MEN.LÅT.BLI!

Skicka länkar till onlinefilerna i stället. Då leder länken till den senaste versionen – alltid! Och om du skulle råka skicka fel kan du alltid bryta länken. En felskickad bilaga kan du inte göra oskickad. I många mail och chattprogram är det lika enkelt att skicka länkar, eller kan bli lika enkelt med några små åtgärder eller plug-ins.

Var konsekvent!

Det är rysligt lätt att halka tillbaka i gamla vanor, särskilt när det ska gå snabbt. (eller när en kollega eller chef som ännu inte sett ljuset, tjatat). Ge inte efter varken för frestelser eller för tjat. Stå på dig. Var ihärdig. Det betalar sig i längden. Om inte förr, så när din dator kraschar och du kan komma åt dina filer i molnet med hjälp av en lånad dator. Eller när ingen längre behöver fråga dig om vilken version som gäller. Eller när er chatt inte längre ser ut som en orientalisk marknad kan låta, där alla skriker i munnen på varandra, utan att ni organiserat och fått undan sådant som är avslutat i arkiverade grupper.

Inte bara på distans

Kika en gång till på mina punkter ovan. Tänk så mycket enklare de skulle göra arbetet även när du är tillbaka på kontoret? I synnerhet om ni sitter i landskap eller i aktivitetsbaserat kontor. Faktum är att dessa vanor och verktyg är hur relevanta som helst så fort inte alla sitter tillsammans hela tiden – och vem gör någonsin det nu för tiden. De blir visserligen allt viktigare ju större avstånden är, men de arbetssätt som är nödvändiga på distans är till stor hjälp även på kontoret. Egentligen är det inte distanssamarbete som är grejen, utan digitalt samarbete.

 

Vad tycker du? Vilka är dina erfarenheter? Du kanske har några tips eller varianter att dela med dig av?

Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Med snart ett års perspektiv på mina femton år på IBM har jag insett hur enormt viktigt för mitt engagemang det var med det öppna samarbete och nätverkande jag hade med kollegor över HELA världen för mitt engagemang och min energi.

Nog för att jag uppskattade det under tiden, men det är först nu som jag insett riktigt HUR mycket det betydde.

 

Att sakna kollegorna

När folk säger att “jag saknar kollegorna” brukar de mena de på samma kontor. Visserligen saknar jag kollegorna på kontoren i Malmö, Kista och Göteborg också. Men det unika var kollegorna på kontor i Paris, London, Newcastle, Milano, Glasgow, Amsterdam, Tokyo, Singapore, Bangalore, Raleigh, Auckland, Atlanta, Toronto, Madrid, Washington, Zürich, Wien, Brno…..och alla som hade sina kontor hemma – låååångt före COVID-19. Alla dessa kollegor jag arbetat, konverserat och delat erfarenheter med under många år, många utan att någonsin träffas live. Som var mina arbetskamrater, om än på distans, via tangentbord, telefon och skärm. Och via Connections.

 

Connections?

För Connections var den arena vi samarbetade och umgicks på, efter hur mycket tid vi hade tillgänglig och efter behov, egna och andras. Då hette det IBM Connections och var fantastiskt. Nu heter det HCL Connections och utvecklas snabbare och bättre än på många år.

Vad är då HCL Connections? Tänk dig att du slår samman alla möjliga sociala- och samarbetsverktyg i ETT paket. Dessutom gör du det innanför brandväggen och att alla uppträder med sina riktiga namn, så att du kan känna dig trygg från troll, otrevligheter och risk för att företagshemligheter sprids av misstag. Tänk dig att du bakar ihop möjligheterna från: LinkedIn, Dropbox, Zoom (både chatt och möten), Google Docs, WordPress, Trello, Grupper, diskussionsforum, förslagslådor och ett verktyg för att enkelt publicera webbsidor tillsammans (wiki, alltså, för er som känner till begreppet). Allt detta tillsammans, med ETT flöde av uppdateringar så att allt hänger samman, så att du bara behöver logga in på ett ställe, så att du enkelt kan länka från det ena till det andra. Allt hänger samman. Och, dessutom med möjlighet att samarbeta även med utvalda från “utsidan” – om än inte fullt lika fritt, av naturliga skäl. Dessutom, där informationen presenteras baserat på vad Du visat intresse för (ungefär som på Facebook), inte allt skräp som andra vill tvinga på dig.

Och detta samarbetsuniversum snurrar runt människor och deras profiler, expertis, ambition, behov och intressen, inte runt filer. Och över HELA organisationen, inte runt bara dem du redan känner.

 

Amy, Jessica, Derrick och de andra – som alla hjälpte varandra

Som i historien om Amy som utvecklade sin kundpresentation öppet för alla cirka 400,000 kollegor, med bistånd och idéer från flera av oss, både som hon redan kände och andra som Jonathan i Newcastle, som jag kände men inte hon. Och som sedan delade sin färdiga presentation, igen med alla cirka 400,000, så att jag fick se Anders i Stockholm använda en av hennes bilder några veckor senare, fullkomligt ovetande om att jag, som satt bland åhörarna, hade bidragit till den.

Eller när jag behövde hjälp att korrigera några filer i Abobe Illustrator (som ju inte är gratis) och Jessica Ramirez i USA erbjöd sin hjälp och fixade det under spilltid över några dagar.

När Derrick sålde transformationstjänster i Shenzhen och hittade en svensk som kunde leverera dem, på Connections, vilket resulterade i åtta månaders otroligt utvecklande arbete i Kina för mig.

När en kollega i Japan anmälde sig frivillig att hjälpa mig dela en PDF-fil i flera men Johnny i Malmö tipsade om en freeware som jag själv kunde skaffa.

Alla gånger jag höll webbmöten med nyanställda konsulter för att hjälpa dem förstå dynamiken i att vara konsult i en världsomspännande organisation eller med höga chefer för att de skulle förstå varför och hur de och deras medarbetare skulle hjälpa varandra – och andra – som jag gjorde.

Eller som när jag till slut träffade en kollega från Atlanta efter att ha distanssamarbetat i fyra månader (eller var det ett halvt år?) och hon berättade att hon kände en bättre anknytning till mig än hon någonsin gjort med kollegorna i “the next cubicle”.

Alla de gånger som jag fått och givit hjälp i stort och smått, fått inspiration och idéer av vad okända kollegor publicerat om ämnen som intresserade mig. Och lärt mig, utvecklat mig och “träffat” alla möjliga spännande och vänliga kollegor med blandade bakgrunder och erfarenheter.

 

Du kan få uppleva samma inspiration

Det brukar, som sagt, vara människorna man saknar. Med med Connections blev de så många fler med så många fler perspektiv och idéer.

Med den insikten brinner jag ännu mer för att bidra till att andra ska få möjlighet att inspireras och engageras på samma sätt som jag fick under min tid på IBM.

Vill du få den chansen, eller ännu hellre, vill du att dina medarbetare ska få chansen att bli mer engagerade, mer inspirerade, mer innovativa och mer produktiva – både inom och på tvärs av organisationen – kontakta mig så kan jag och mina partners hjälpa till med både plattform och transformationsarbetet i organisationen (som är jätteviktigt).

Förresten….HCL Connections finns både som molntjänst och för att drifta själv för den som vill det.

Vill du veta mer, hör av dig bara.

 

 

Denna berättelse är ur verkliga livet till skillnad från förra inlägget om skolledarna Karin och Sara, och deras arbete för att skydda elever mot tvångsäktenskap. Men tekniken bakom är densamma. Och den är hur verklig som helst.

Berättelsen publicerades först i IBM Sveriges THINK-Blogg för nästan exakt två år sedan, medan jag fortfarande arbetade för IBM.

Amys kund hade utmanat henne. ”Gör en presentation som enkelt och tydligt förklarar de viktiga skillnaderna mellan Connections (Den marknadsledande plattform för samarbete inom organisationer som IBM då använde och sålde, men som numera har fått nytt liv hos HCL) och Microsoft SharePoint, för användarna och för oss som företag”, hade han sagt. Amy, som arbetat länge med samarbetslösningar på IBM i Nederländerna, lever som hon lär. Hon arbetar öppet och tillsammans med kollegor över hela världen- så även med denna utmaning.

Idén delas med alla kollegor

Hon delade enkelt en bild av sin första brainstorming på sin profilsida på Connections, öppet för alla IBMare jorden runt. Precis som i vilket onlinenätverk som helst nära dig, visades uppdateringen automatiskt för hennes kontakter. Dessutom nämnde hon några specifika kollegor, däribland mig, som hon särskilt trodde kunde hjälpa henne och spred därmed skissen även till deras nätverk utöver sitt eget.

Ytterligare förbättring tack vare delning

Med den feedback Amy fick, gjorde hon sin första version av presentationen. Den sparade hon i sin MyDrive på sin dator och den synkades upp i vårt Connectionsmoln. Där gjorde hon, än en gång, den tillgänglig för alla kollegor runtom i världen att se och kommentera, men hon behöll själv exklusiv rätt att redigera. Än en gång delade hon explicit med mig och några andra kollegor och bad oss kommentera. Än en gång spreds hennes alster både i hennes eget och i våra nätverk.

Kommentarer, som väntat

Hemma i Malmö, eller på det hotellrum eller den flygplats jag råkade vara, hade jag lite tid över. Jag gick igenom presentationen och gav feedback, ganska mycket och ganska detaljerat. Bild för bild. Eftersom presentationen var ”publik inom IBM” genererade mitt kommenterande en hel del uppdateringar på våra profilsidor, Amys och min. Men också på hemsidorna i Connections för alla kontakter i bådas våra nätverk.

Oväntade kommentarer anländer

In från höger dyker Jonathan Cross upp. Vi har ”känt” varandra flera år nu, men bara online via Connections, som vi båda flitigt använder för att göra vårt jobb. För Jonathan är samarbete bara ett medel för att få jobbet gjort enkelt och bra. Jonathan arbetar inom HR, i Newcastle tror jag. Vad jag vet, kände inte Jonathan och Amy varandra alls sedan tidigare.

Jonathan såg alla mina uppdateringar och undrade kanske ”vad katten håller den där Peter på med?”, blev nyfiken och tittade närmare på både konversationen och presentationen. Och gav sig in i leken. Det kunde han göra, eftersom Amy så enkelt gjort den tillgänglig även för andra än ”sitt vanliga gäng”.

”Ursäkta att jag blandar mig i”, skrev Jonathan, ”men genom att göra det så enkelt belyser jag kanske en av de viktigaste skillnaderna som du vill demonstrera, Amy. Aldrig att det varit så enkelt, eller ens möjligt, för en okänd kollega som mig att se och ge synpunkter på din presentation om vi inte haft Connections.” Dessutom delade han länkar till tre andra presentationer han hittat ”som inspiration”, bland annat en jättebra och okänd för mig, gjord av en kollega i Thailand.

Levde de sedan lyckliga i alla sina dagar?

Amy tackade för hjälpen, färdigställde presentationen och delade det färdiga resultatet i Connections, med alla 350.000 IBM’are (ungefärlig siffra). Döm om min förvåning, och glädje, när jag såg Anders i mitt team presentera för andra kunder här i Sverige någon månad senare och jag plötsligt känner igen en av Amys bilder – med input från Jonathan och mig! Snacka om att arbeta tillsammans för allas bästa!

Hur gick det då för Amy och hennes kund? Jo, kunden använder Connections, men har en bit kvar att gå vad gäller att förändra företagskulturen så att de kan arbeta lika öppet som Amy, Jonathan, jag och alla andra hos oss. Men, och det är min poäng här, hur många andra kollegor har, likt Anders, haft nytta av det arbete Amy gjorde med hjälp av bland andra Jonathan och mig och inte minst av ett öppet arbetssätt och ett verktyg som stödjer detta? Hur mycket tid har de sparat? Hur många kunder har de övertygat? Det är de här vinsterna som gör att jag är en så stark anhängare av transparent samarbete.

Är du det också? Vad hindrar dig/er?

Vill du veta mer vad som krävs för att kunna samarbeta som Amy, Jonathan och jag gjorde? Hör bara av dig så talar vi vidare om det.

Karin var bekymrad.

Som skolledare för en högstadieskola oroade hon sig för om alla elever skulle komma tillbaka efter sommarlovet eller om några inte skulle dyka upp, bortgifta mot sin vilja med någon de absolut inte valt själv.

Hur skulle de hantera situationen om den inträffade? Hur kunde hon agera i allmänhet för att minska risken? Hur skulle hon och övriga skolan kunna agera om de kände att någon elev löpte extra stor risk? Kommunen hon arbetade i hade ju ingen utarbetad policy eller handlingsplan. Hon kände sig vilsen och orolig.

Så fick hon en idé.

Hon loggade in på skolnätet där all personal på Sveriges skolor kunde mötas, kommunicera, samarbeta och hjälpa varandra. Där fanns ju en sluten grupp där skolledare kunde utbyta erfarenheter och diskutera frågor som angick dem speciellt. Liksom där fanns en massa andra grupper för lärare inom olika specialiteter, geografiska områden eller andra delade intressen.

Min kommun saknar policy och handlingsplan för att förhindra och hantera tvångsäktenskap. Är det någon som har något bra att dela med sig av? Skrev hon till gruppen.

Sara, som inte bara hade en policy och handlingsplan utan dessutom hade varit delaktig i att utforma dem för sin kommun, fick syn på Karins fråga. Javisst har jag det. Till vilken epost ska jag skicka den? Skrev hon till svar.

Själaglad gav Karin sin epostadress och fick dokumenten som bifogade filer av Sara. Där skulle historien kunnat sluta. Karin fick hjälp och Sara kände sig nöjd med att ha kunnat hjälpa henne med en så liten ansträngning.

Men, dagarna därefter fick Anders, Stefan, Lisen, Jenny, Göran, Christer och Emma syn på dialogen mellan Sara och Karin. De var i samma sits som Karin och skulle också vilja ha dokumenten. Oj, tänkte Sara, bad om epostadresserna och mailade dem också, med dokumenten bifogade. Så fortsatte det ett tag. Fler frågade och Sara skickade dokument.

En dag fick Sara ett mail tillbaka. I vår kommun råkade vi ut för att det var en kille, inte en tjej, som inte kom tillbaka efter förra sommarlovet. När jag läste i dokumenten du delade verkar det som om problemet bara gäller tjejer.

Oj! Tänkte Sara. Det stämmer ju. Vi får arbeta om handlingsplanen för att ta hänsyn till att det även kan gälla killar. Sagt och gjort. Snabbt gjorde Sara ett förslag till ny plan och fick den godkänd i kommunen, förvånansvärt snabbt.

Men nu då, tänkte hon. Hur gör jag med alla dem som jag skickat de gamla dokumenten till? Skicka igen? Det blir ju jobbigt. Och hur gör jag nästa gång vi ändrar i planen? Vänta, man kan ju ladda upp filer också på skolnätet. Och dela länkar till dem istället, så att den som klickar på länken alltid kommer till senaste versionen.

Sagt och gjort. Sara laddade upp den nya versionen på skolnätet i den slutna gruppen för skolledare och gjorde den tillgänglig för alla i gruppen. Men fortfarande så att ingen annan än hon kunde redigera och ladda upp nya versionen. Det var ju ändå sin kommuns officiella plan hon delat. Sedan letade hon upp alla hon tidigare skickat den till och gav dem den nya länken. Tänk så mycket enklare det hade varit om jag gjort så här från början, tänkte hon.

Efter hand som dagarna gick, kunde hon se hur dokumentet laddades ner av allt fler, men fortfarande i så där lite lagom takt. Då fick hon ännu en idé.

Sara skrev ett inlägg i bloggen som hörde till skolledarnas slutna grupp. Där berättade hon om dokumenten och bakgrunden. Och delade länken till de uppladdade dokumenten, så klart.

WOW! Så stort intresset var, tydligen! Nedladdningarna sköt i höjden. Över hela landet! Och så mycket tacksamhet hon fick i kommentarer till bloggen från skolledare över hela landet som saknat råd och ledning i sina kommuner. Och ett och annat förslag till finjusteringar i dokumentet också. Saras (eller snarare hennes kommuns) policy och handlingsplan för att förhindra och hantera tvångsäktenskap hade utvecklats till en de facto-mall för massor av skolor över hela Sverige. Massor av skolledare fick hjälp i sitt arbete och sparade massor av tid, tankemöda och frustration. Och förhoppningsvis fick ungdomar i riskzonen för tvångsäktenskap bättre hjälp över hela landet.

Plötsligt, en tisdag förmiddag, ringde Saras telefon. Det var Skolverket som hade uppmärksammat det hela och frågade henne om hon ville vara med i en arbetsgrupp kring tvångsäktenskap och hederskultur….

Fiction baserat på fakta

Tyvärr finns inte det skolnät på riktigt som min uppdiktade Karin och Sara använde. Men denna och liknande utmaningar finns i alla våra olika verksamheter. Hur ofta sitter vi inte och kämpar med en fråga och tänker att Någon måste ju har gjort detta tidigare! Tänk om jag kunde använda eller bygga vidare på deras resultat. Tänk hur mycket bättre vi alla skulle kunna lyckas om vi byggde vidare istället för att bygga om igen, om och om igen? Och hur mycket roligare vi skulle ha.

Men tekniken finns!

Precis så här arbetade många av oss under min tid inom IBM, hjälpte varandra, utvecklades, löste problem, spred kunskap och erfarenhet, och engagerade oss och varandra. Om detta och mera talar jag med fantastiska Beata Wickbom i Engagemangspodden, avsnitt 73

De viktigaste komponenterna för att det ska fungera, förutom tekniken så klart, är trygghet, transparens och en god samarbetskultur.

Trygghet – Alla använder sina riktiga namn och har någon sorts juridisk relation till organisationen, anställning, kontrakt eller liknande. Trollfritt.

Transparens – Baserat på tryggheten och tekniken kan man arbeta och diskutera öppet. Bara om det finns bra skäl begränsar man tillgången, som forumet i storyn som bara var öppet för skolledare. Fransklärarna, däremot, kanske inte har så mycket att hålla hemligt så deras forum kan vara öppet för alla som är intresserade av franska och Frankrike.

Samarbetskultur – Alla kan inte veta allt och om jag hjälper någon idag kan jag nog räkna med att någon hjälper mig när jag behöver det. Kanske inte samma person, men någon annan som råkar ha kunskapen som behövs och ett par minuter över. (Ofta är kultur den största utmaningen)

Skulle du vilja kunna arbeta så här?

Vill du veta mer om hur ni kan göra det möjligt?

Hör då bara av dig till mig via kontaktformuläret eller via info@brightsider.se

Alla kommentarer är välkomna, så klart!

PS. Med tanke på hur de flesta av oss irriteras över inboxar och chattar fulla med oviktigt strunt men som ändå stjäl massor av vår tid är det ju fullt begripligt om man undrar över vad effekten skulle kunna bli en en sådan miljö som det fiktiva skolnätet i exemplet. Lugn, det är tvärt om. Problemet med epost och chattar är ju att meddelandena där skickas till oss av andra som tycker att vi ska läsa och agera – oavsett om det är sådant som intresserar oss på riktigt. En sådan miljö som skolnätet hämtar istället sådant som du visat intresse för. Det är i princip samma logik som skapar filterbubblor på Facebook, Twitter och liknande. Ju mer intresse du visar för personer eller ämnen – genom att gilla, kommentera, dela och så vidare – desto större andel av ditt flöde kommer att handla om det. Flödet kanske blir stort, men det kommer i alla fall att vara relevant. För medan filterbubblor är av ondo och leder till polarisering på öppna fora som Facebook, är de av godo i interna nätverk. Där hjälper de oss att fokusera på sådant som intresserar oss och att hitta ny kunskap och nya experter inom de områdena.

Blob fish är väl ett passande engelskt namn för denna gullegris? Det svenska namnet Paddulk är inte helt fel det heller.

Vi som trivs med att arbeta hemifrån brukar ofta föra fram flexibiliteten som en av de viktigaste fördelarna. Men flexibilitet utan struktur kan lätt bli till en oformlig gegga som antingen flyter ut över allt, eller som blir till ingenting. Likadant är det med arbete hemma. I synnerhet om arbetet bygger på samarbete med kollegor eller team. Och vems arbete gör inte det? Än mer om man är väldigt van vid att arbeta tillsammans på ett kontor i en organisation med liten eller ingen vana vid distribuerade team och plötsligt blir hemskickad på grund av ett förbaskat virus, utan tid att förbereda sig, och utan att organisationen hinner förbereda sig.

Den synliga och osynliga struktur som kontorsmiljön, de invanda arbetssättet och närheten till kollegorna försvinner över en helg. Då är det lätt att känna sig vilsen. Innan vi kan njuta av fördelarna med flexibiliteten måste vi finna trygghet i en nya strukturer, vanor och arbetssätt – och någon ny sorts närhet till kollegorna.

 

Det börjar med organisationen och ledningen

När medarbetarna finns inom syn- och hörhåll kan man komma undan med halvbra ledning, otydliga mål, otillräcklig målstyrning och luddiga riktlinjer. Men när medarbetarna är utspridda gäller det för ledningen att skärpa till arbetssättet – snabbt.

Man skulle kunna säga att när medarbetarna arbetar hemifrån blir man tvungna att arbeta så som man borde gjort redan innan, men kunde släta över att man inte gjorde. Oengagerade medarbetare med kass koll på färdriktningen är illa nog på kontoret. Ska de dessutom arbeta självständigt hemma blir det katastrof.

För att undvika detta behöver organisationen i stort och ledningen i synnerhet:

  • Tydligare visa inriktningen för verksamheten. Vart vill vi och varför förtjänar vår organisation att finnas?
  • Tydligare kommunikation, om coronasituationen så klart, men också om allt annat. Ett regelbundet flöde av relevant information (för mottagarna, alltså). Även om så bara “vad gäller coronasituationens påverkan för oss har vi inget nytt att berätta och vi har fortfarande ingen aning om när vi kan börja jobba på kontoret igen.”
  • Transparens – som i exemplet ovan – det här vet vi, det där vet vi inte. Förtroendet för organisationen och ledningen blir extra värdefull när distansen ökar, och transparens och ärlighet göder förtroende.
  • Aktivare målstyrning och mer frekvent uppföljning av om våra aktiviteter bidrar till att röra oss mot målen. Ingen detaljstyrning av Hur, dock. För att citera Jesper Ek “Inget börjar med resultat. Allt börjar med människor.”
  • Stödjande verktyg och rutiner för att hjälpa oss i vårt arbete hemma och vårt distanssamarbete med kollegor, kunder och affärspartners. Lyssna på våra behov, förse oss med bra verktyg och hjälp oss att förstå hur de kan hjälpa oss i vårt arbete. (alltså inte bara hur jag loggar in och hittar runt i menyerna).

 

Det fortsätter med teamet

Hur vi kommunicerar och samarbetar med de närmaste kollegorna bidrar med en massa outtalade strukturer. Vi brukar ta på oss informella roller i teamet. Vi brukar fika tillsammans vid vissa tider, äta gemensam lunch kanske. Eller med olika personer på olika dagar. (Ärtsoppegänget på torsdagar, kanske? Eller falafelfrossa på tisdagar?). Vinlotteri, Harrys Boys eller bara hur någon alltid brukar ha något kul att berätta efter helgen.

Fundera över hur ni kan överföra den sortens samhörighet och struktur till att fungera på distans. Förutom att de stödjer vårt behov av samhörighet ger de också en informell struktur till arbetsdagarna.

Boka in regelbundna möten för hela eller delar av teamet. Till exempel:

  • Veckomöte för att stämma av hur arbetet fortskrider? Eller hur ni mår? Eller hur någon har löst det där problemet ni talade om förra veckan?
  • Dagliga check-ins? Idag är mitt mål att göra X. Min utmaning är Y och jag behöver hjälp med Z. Gårdagens höjdpunkt var W och jag fick jättebra hjälp av Q. Jättekort och strukturerat.
  • Kanske att chefen har “öppen dörr” en viss tid varje vecka då vem som helst kan logga in på hens videomöte och ta upp något de vill lufta
  • Om man inte har naturliga bästisar är det kanske läge att para samman kollegor två och två för att stötta varandra i den annorlunda situationen?

Var och en av oss måste också skapa sin egen struktur

Skaffa dig egna, nya rutiner, som hjälper dig att får en strukturerad arbetsdag.

  • Gå upp i tid
  • Starta arbetet vid en given tid
  • Ta din lunchrast (och gärna fika med en eller flera kollegor – eller någon kompis på lämplig distans)
  • Ta också regelbundna småpauser. Ergonomin är antagligen inte den bästa och du kanske behöver ge ögonen lite annat att fokusera på än skärmen
  • Sätt och håll en stopptid för arbetsdagen
  • Och se till att få ljus, luft och rörelse under dagen

Men tänk också på att separera arbete och hemmaliv:

  • Klä dig för arbete på morgonen. Markera skillnaden för dig själv att “Nu är det jobb som gäller”. Ungefär som att ett bra sätt att komma iväg på den där “träningen man egentligen borde men inte känner sig så motiverad för” är att dra på sig träningskläderna och vips är man i “tränings-stämning”.
  • Se till att ha arbetsfria zoner i hemmet. Viss omväxling av var du arbetar är bra ergonomiskt, men låt inte arbetet invadera hela ditt hem så du inte känner dig ledig någonstans.

Slutligen: Strukturera ditt arbete mer och bättre än någonsin:

  • Sätt och håll dina start och stopptider, som sagt.
  • Sätt delmål för arbetsdagen. Boxa in den i tidsblock för olika saker.
  • Planera ditt arbete mer och i mer detalj.
  • Och, planera och sätt mål för morgondagen innan du avslutar dagens arbete. Börja inte nästa dag med ett tomt blad.
  • Styr din kalender framöver och låt sedan den styra din idag.

Lycka till!

Och dela gärna med dig av egna tips eller synpunkter i kommentarerna.