Inlägg

 

Kommer du ihåg viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit. Det som var en kul lek när vi var barn är tyvärr dominerande inom arbetslivet, åtminstone vad gäller kommunikation i någondera riktningen. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

”Whisper”,  foto: ElizaC3

Minns du viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit.

Det som var en kul lek som barn är tyvärr alltför vanligt inom arbetslivet, åtminstone när det gäller kommunikation. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

Detta är det femte av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för att företagsledningen ska kunna kommunicera till medarbetarna vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen.

Foto: Broin, licens: Creative Commons CC0

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för företagsledningens kommunikation till medarbetarna om vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen. Dessutom är ju förståelse för företagets “Why” och riktning en viktig komponent i medarbetarnas engagemang. Ingen bra idé att slösa bort den potentialen genom att inte ta tillvara på de möjligheter som finns till klar och direkt kommunikation.

Osäkerheten och den snabba takten hos förändringarna gör dessutom att kommunikationen i andra riktningen är viktigare än någonsin. Dels för att ledningen ska kunna försäkra sig om att budskapet nått fram och förståtts, dels för att medarbetarna ska kunna efterfråga kompletterande information för att försäkra sig om att de verkligen förstår. Men också som hjälp för ledningen att tidigt uppfatta vad som händer “där ute”, som jag beskrev i Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion tidigare i denna serie inlägg. Det är inte mycket lönt att ha en massa spanare där ute om de inte ges möjlighet att skicka sina spaningar till ledningscentralen.

En bra samarbetsplattform ger allt detta, och mer därtill

Med hjälp av bloggar – text eller video – kan ledningen föra ut sitt budskap till alla medarbetare direkt och utan mellanhänder. Med hjälp av kommentarsmöjligheten kan medarbetarna reagera och ställa frågor ifall något var otydligt. Eftersom kommentarerna är synliga för alla kan du se ifall någon redan skrivit vad du tänkte och lägga en röst (en like, alltså) i stället för att upprepa vad andra redan kommenterat. I sammanhanget är det viktigt att ledningen verkligen läser och besvarar kommentarerna. Allt annat vore slöseri med värdefull feedback (på budskap eller tydlighet) och skulle riskera att omintetgöra förtroendet för att ledningen bryr sig om medarbetarna.

För enkel gräsrotspublicering , i grupp, av mer beständig och strukturerad information är wikis ett utomordentligt redskap. Perfekt för policies, instruktioner, handböcker och liknande. Även wikisidor brukar kunna kommenteras. Kommunikationen i andra riktningen är mer mångfacetterad, men förenklas av transparensen som uppstår i en bra samarbetsplattform. Om ledningen vill veta vad medarbetarna tycker, vilka utmaningar de har och behöver hjälp med, vilka möjligheter de ser och vilka spaningar de gjort mot horisonten…är det bara att lyssna. Kanske till och med ta hjälp av analysprogram som annars ofta används för externa sociala medier för att fånga upp och belysa trender och brännande ämnen. “Lyssna” på statusuppdateringar, “lyssna” på diskussioner i forum, på bloggar, samla in idéer och få hjälp att värdera dem i förslagsforum. Möjligheterna är nästan oändliga.

Vad tycker du? Är det inte på tiden att medarbetarna slipper famla sig fram i osäkerhetens dimma och att ledningen får en chans att dra nytta av all den information och erfarenhet som medarbetarna bygger upp, i stället för att den ska fastna i mailkedjor eller konversationer runt fikabordet? Har du egna erfarenheter att dela med dig av?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter. Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

Det finns nog bättre användning för vår tid och energi att uppfinna hjulet igen, och igen, och igen.
Cartwheel, Ulster American Folk Park. Foto:Kenneth Allen, licens: CC BY-SA 2.0

Tänk om jag kunde bygga vidare på vad någon annan gjort. Utan att behöva börja på ruta Ett!

Vem har inte känt så? När tiden varit knapp, klockan varit mycket eller man harvat med något tungt och tråkigt som bara måste har gjorts tidigare och finnas någonstans – om jag bara visste var.

I mitt förra blogginlägg i serien skrev jag om hur ökad öppenhet och bättre digitalt samarbete kan hjälpa oss att övervinna utmaningar och svårigheter. Det kan också hjälpa oss att spara tid. Tid som vi kan använda till något bättre.

 

‘Detta är det fjärde av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Bygg vidare i stället för att bygga om – igen

Bygg vidare i stället för att bygga om En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli. En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens.En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börja “återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens. Dessutom blir det lätt förvirring och halvtaskig kvalitet.

Men att fixa det är enkelt. Det behövs faktiskt bara tre saker för att det ska börja fungera:

  1. Att medarbetarna delar med sig öppet av sina alster – och gör dem lätta att hitta, till exempel genom att kategorisera dem ordentligt.
  2. Att de tar för vana att först leta lite efter om någon annan gjort det tidigare, i stället för att börja producera nytt direkt.
  3. Att man har ett system och en kultur för transparens och öppet samarbete som stödjer att arbeta på detta vis.

Vad man sedan väljer att använda den sparade tiden och energin till är en annan sak. Är det fråga om övertidsarbete på kvällar och helger, är det nog bäst att använda den till att umgås med familj och vänner, till återhämtning eller friskvård i naturen eller gymet. Men när man sparar tid inom ramarna för arbetsdagen kan man ju antingen hinna producera mer, kompetensutveckla sig (se gärna mitt inlägg “Smidighet och snabbhet” i serien – om hur enkelt det blir att bygga professionell kompetens i en öppen organisation) eller låta sig inspireras till nytänkande och innovationer, av all denna kunskap och inspiration som blivit tillgänglig.

Enklare tillgång till experter och expertis spar både tid och förbättrar kvalitet

Den traditionella synen på experter leder till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir till flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kolleger som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kolleger utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar. I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområdena utgår från kollegerna och verksamhetens behov, inte från ledningen.Den traditionella synen på experter leder ofta till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kollegor som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kollegor utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar.

I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområden utgår från kollegornas och verksamhetens behov, inte från ledningen. Expertisområdena tenderar att bli mer handfasta och fokuserade. Från “Projektledningsmetodik” till “bra metoder att hantera agenda och uppföljning och statusmöten” ungefär. Expertisen demokratiseras, skulle man kunna säga. (Den som kan hjälpa mig med pivottabeller i MS Excel blir min hjälte och expert, men skulle nog inte klassificerats som sådan av företagsledningen)

Givetvis, när expertisen definieras av dem som behöver den, när den därmed också delas mellan fler personer och dessutom blir lättare tillgänglig – både genom att den går att hitta i konversationen och delade dokument, och genom att det blir lättare att både hitta och kommunicera med de som har expertisen, blir besparingarna i tid väsentliga både för företag och medarbetare. Dessutom blir förutsättningarna för höjd kvalitet desto bättre.

Snabbare onboarding i nya roller och projekt

Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt eller i nya roller. Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt och nya roller. Eftersom kunskapen och historien finns lättare tillgänglig kan detta ske så mycket snabbare, och mera självständigt. Borta är “Kim, kan du samla ihop alla mail och vidarebefordra till Nisse Nykomling, är du snäll? Glöm inte bilagorna, förresten!” Sedan får Nisse plöja gammal epost i någon vecka eller så. Efter att någon annan letat igenom sina arkiv i jakt på allt väsentligt som skulle vidarebefordras. (Och hur ofta får man med allt, egentligen?)

I stället blir det: “Välkommen Nisse. Här är länken till vårt grupprum med all information och historik i projektet. Där finns en onboardingaktivitet som du kan arbeta dig igenom med länkar till procedurer, kontrakt och rapporter. I forumet kan du se hur vi arbetat med kravspecen och förstå varför vi löst saker på det sätt vi gjort. Och alla protokoll och inspelningar fråm styrgruppsmötena finns där också. Här av dig om det är något du inte hittar. Förresten, du bör nog go med i den här öppna gruppen för folk i din nya roll. Där kan du lära dig av kollegor som arbetar med samma saker, fast i andra projekt runt om i världen.”

Under min tid på IBM användes social onboarding mycket på IBM, både för nyanställda medarbetare i grupperna “Soon2BBlue” (preboarding) och “New2Blue” (första två åren), men även för integration av medarbetare vid uppköp och outsourcingaffärer.

Hur mycket snabbare tror du Nisse kan bli – och känna sig – produktiv. Hur mycket tid sparar Kim? Känner du igen dig i frustrationen över att tvingas återuppfinna hjulet? Eller lättnaden över att slippa? Vad är en expert för dig? När du behöver hjälp, är det expertisen du söker eller måste du få tag i experten?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Resiliens, tålighet, motståndskraft – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar gynnas av öppet samarbete och kommunikation medarbetare emellanTuffare tillsammans – Hur företag och medarbetare klarar motgångar och utmaningar bättre genom öppenhet och samarbete.

Var ska jag bo och äta när jag besöker Madrid för första gången? Hur tar jag en skärmbild på min mobiltelefon? Vid vilket vattenhål brukar det gå bäst att jaga hjortar? Hur ser nu de där giftiga bären ut? Sedan tidernas gryning har vår bästa källa till kunskap varit andra människor. Vi frågar andra om råd när vår egen kunskap, erfarenhet och förmåga inte räcker till. Inom familjen, i byn, i skolan, i tidningarnas frågespalter, via telefon, på Facebook, Linked In eller Twitter. Men på arbetet, då? Vem frågar vi där? Och hur?

Detta är det tredje av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Det traditionella. Ring en vän.

I traditionella organisationer förlitar de flesta sig på att "ringa en vän". Frågan är om vännen vet svaret?I traditionella organisationer brukar vi fråga de kollegor vi känner sedan tidigare, eller kanske någon chef. Vanligtvis live på kontoret eller via epost. Hur många gånger har du inte skickat epost till någon bara för att få besked om att de är på semester eller på kurs och kommer tillbaka om en vecka eller två. Eller att de skickar din fråga vidare till någon som skickar den vidare till någon som till slut, fyra veckor senare, svarar “det står ju på intranätet bara du följer den här länken”.

Känner du igen dig? Det gör jag också. Från för länge sedan. Men inte längre.

Att dela, samarbeta och hjälpas åt – öppet och på tvären

Under större delen av mina femton år på IBM (400.000 +/- 50.000 anställda under de åren, ungefär) hade vi tillgång till ett socialt intranät (Enterprise Social Network) som jag beskrivit tidigare, Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM. En sammanhängande kombination av möjligheterna i LinkedIn, Dropbox, Google Docs, WordPress, wikipublicering, Trello, Grupper, diskussionsforum och förslagslådor – nästan allt du kan tänka för asynkront digitalt samarbete, alltså. Då hette plattformen IBM Connections men vidareutvecklas numera som HCL Connections.

Asking a question out loud and get help from all over the globe.Om jag behövde hjälp ställde jag bara en fråga i en statusuppdatering i Connections. Kanske jag taggade några personer som jag trodde kunde ha svaret, eller om jag trodde att någon i deras nätverk kunde ha svaret (en fråga på någons vägg visades även för hela hens nätverk), eller i en passande grupp. Vanligtvis fick jag svar inom någon timme. Sällan tog det längre än en dag. Alltid var det någon kunnig och hjälpsam som hade en minut över för att hjälpa en kollega – oavsett om vi kände varandra eller ej. Det gick så långt att jag helt slutade använda sökmöjligheten på IBM:s gigantiska intranät (du kan nog lätt tänka dig så omfattande det var, 400.000 medarbetare och över 100 år på nacken!). Svaren jag fick på mina frågor var oftast bättre än vad jag själv kunde vaska fram på intranätet.

Jag till och med delade med mig öppet av skisser till presentationer och dokument, med texten “jag vet att detta inte är helt rätt och uppskattar all hjälp och synpunkter”. Och sådan respons jag fick! Från de främsta experterna bland mina cirka 400.000 kollegor. Jämför det med “Olle är på semester och kommer tillbaka om två veckor”! Varje gång kändes det lika befriande och fantastiskt att kunna få hjälp utan att ens veta vem man ska fråga. Alltid verkade det finnas någon som visste, kunde och hade en liten stund över eller intresse för att räcka ut en hjälpande hand till en okänd, behövande kollega.

I tidigare inlägg har jag beskrivit just detta. Ett verkligt exempel: Amys presentation – en sann solskenshistoria och ett fiktivt, men väl så illustrativt: Karin och Sara hjälper varandra och andra

Ett extra plus för de hjälpsamma var så klart att de, på detta positiva sätt, kunde visa upp sin expertis (och hjälpsamhet) för hela företaget! Det hjälpte mig att bli engagerad i många spännande och utvecklande uppdrag. Det är precis samma mekanism som i content marketing fast på det personliga planet; ge gratis smakprov på din “vara” så kommer någon så småningom att fråga efter mer – mot betalning.

Storlek är bra, men inte nödvändigt. Kultur är viktigare.

OK, i sammanhanget underlättar det att ha många kollegor, men även i en mindre organisation ser man positiva effekter. En öppen och hjälpsam kultur är betydligt viktigare än mängden kollegor. Liksom en kultur där inte alla förväntas kunna allt om allting, men däremot att besitta någon sorts expertis på något (om än aldrig så litet). Att fråga är inget att skämmas för. Snarare visar det en strävan att lära och bli bättre. Tänk bara att kunna kamma hem en affär eller lösa en knepig situation med en kund genom att få hjälpa en kollega som du kanske inte känner, men som har varit i samma situation som du. Eller, tänk bara så bra det känns att vara den hjälpsamma kollegan.

Att hjälpa andra utan att behöva lyfta ett finger

Tänk att kunna vara till hjälp utan att behöva lyfta ett finger

Credit: Franklin Pi, Flickr. Published under Creative Commons

Det kanske inte ens var nödvändigt att få tag i själva kollegan. Det räckte ofta med den kunskap och erfarenhet de delat med sig av tidigare. Antingen medvetet genom att arbeta transparent; dela sina dokument, presentationer och vad-det-nu-kan-vara. Eller genom att tidigare ha svarat på frågor som andra ställt på samma vis som jag beskrivit ovan, eller kanske i en grupp. Eller genom att t.o.m. ha skrivit ett blogginlägg just för att de märkt att de insett att många behövde hjälp med just detta. Ju öppnare alla arbetar, desto lättare blir det att hitta det man behöver för att övervinna utmaningarna. Dessutom kan man alltid vända sig till författaren för kompletteringar eller förklaringar. Det är ju så att vi aldrig inser hur mycket vi vet och därmed medvetet delar med oss av. Resten kommer i dagen när vi hjälper andra.

Med ett sådant stöd blir det inte bara mycket enklare att komma igen när man stött på motgångar; att våga utmana sina gränser blir enklare, det med.

Förutsättningar och motkrafter

Som framgår ovan, är förutsättningarna för att det ska fungera att man har en kultur av öppenhet, hjälpsamhet och av acceptans av att alla inte kan kunna allt, att man generöst delar med sig av sina arbetsprodukter och kommunicerar öppet. Och i bottnen, att man har ett samarbetssystem som gör detta möjligt och som, genom sin design, uppmuntrar och uppmanar till öppenhet snarare än slutenhet. För det räcker det inte med gruppchatt och skärmmöten. Där samarbetar man ju bara med redan identifierade personer.

Faktorer som motverkar är givetvis en kultur där man inte vågar erkänna att man inte kan allt, en kultur av “tjuvhållen kunskap är makt” eller en avsaknad av medvetenhet om att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Men också teknik kan motverka. Frågor och svar via epost eller chatt kommer ingen annan till godo än de omedelbart inblandade (det tar dessutom längre tid som jag beskrev ovan och leder ofta till flera, parallella konversationer). Svaren kan inte återanvändas av nästa person med samma utmaning, utan de måste hitta svaren på nytt och de som sitter inne med svaren måste aktivt svara på samma frågor gång på gång. Delade drives, fildelning, gruppchatt och slutna grupprum gynnar inte heller öppet samarbete. De kanske är bra för de som har tillgång, men inte för någon annan. Hur många andra teamrum och chattgrupper med motsvarande innehåll kan inte tänkas finnas i en större organisation? Där olika team och grupper parallellt diskuterar ungefär samma saker. Snacka om ineffektivt och risk för suboptimerade lösningar!

Ytterligare fördelar för organisationen

De fördelar för medarbetare som jag beskrivit ovan leder ju uppenbarligen till fördelar öven för deras arbetsgivare. Att medarbetare snabbare kan lösa sina utmaningar med hjälp av bästa tillgängliga expertis är ju till godo även för arbetsgivaren.

Men organisationen har ännu mer att vinna:

  • När medarbetare slutar brukar deras intellektuella kapital gå upp i rök. Hårddisken raderas, eposten försvinner liksom medabetaren.Så länge organisationen arbetar traditionellt förblir kunskapen knuten till den enskilde medarbetaren. Den är fast i deras huvuden, på deras hårddisk eller i deras epostarkiv. Vad händer när de försvinner? Huvudet försvinner uppenbarligen. Hårddisken brukar raderas och eposten öppnas väl bara ifall det behövs för någon juridisk tvist. Kvarvarande intellektuellt kapital = 0. Om man däremot arbetar transparent, delar sina alster och svarar på frågor i öppna konversationer förblir kunskapen tillgänglig för alla att använda framöver. Organisationens beroende av de enskilda medarbetarna minskar.
  • Därtill, genom att kunskapen finns lätt tillgänglig för återanvändning och att man kan Gilla det man haft nytta av, genom att man kan se hur många gånger filer laddats ner och så vidare, kan det lätt utvecklas till en de facto-standard, baserad på hur mycket nytta övriga kollegor haft av alstren.
  • Och, kanske väldigt viktigt i vissa branscher och i vissa sammanhang, genom att erbjuda dessa möjligheter inom organisationen behöver inte medarbetarna ge sig utanför för att få hjälp, med risk för att intellektuellt kapital läcker ut till konkurrenter och andra oönskade.

Har du egna erfarenheter av skillnaden mellan att leta kunskap och hjälp på traditionella vägar och att söka öppet? Antingen inom din organisation eller utanför? Kanske privat. Det vore intressant att läsa om i en kommentar.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

 

 

…eller som Charles Darwin skrev “survival of the fittest”, inte “…of the strongest” Människans utveckling

Darwins ord har visat sig gälla likväl i affärslivet som i naturen. Många är exemplen på företag som gått under när de inte insåg att världen förändrades runt dem, eller som inte var snabba och smidiga nog att förändras fastän de insåg att kartan ritats om.

Detta är det andra av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Som jag skrev och gav exempel på i mitt förra blogginlägg, är förändringstakten idag förfärande… eller förförande, beroende på vem och hur du är. Men snabb är den. Och oförutsägbar. Med internet och globalisering följer att du aldrig vet varifrån nästa stora grej kommer eller vad den skulle kunna vara. Vem skulle trott för några år sedan att världens mäktigaste nation skulle styras via korta meddelanden på max 280 tecken? Eller att filmklipp på max 60 sekunder skulle hålla miljoner trollbundna och påverka både lönsamhet och politik?

Många spanare = Fler och alertare känselspröt

Det är livsviktigt med blixtsnabb omvärldsbevakning och -bedömning. Problemet är bara att med traditionella metoder är trenderna gamla redan när rapporten är tryckt. Nej, det är bättre att lära av djurflockarna, eller ”wisdom of crowds” som det heter på internetspråk: Ju fler spejare, desto större chans att någon upptäcker något av relevans. Med hjälp av internet och publika sociala nätverk blir varje medarbetare, affärspartner eller kund en potentiell trendspanare, som kan upptäcka nya möjligheter, nya idéer och nya hot. Naturligtvis kan detta förstärkas genom att systematiskt använda analysverktyg för sociala medier. Trots kraften i dessa verktyg, är de dock fortfarande beroende av att en begränsad grupp ska komma på att ställa rätt frågor. Med hjälp av wisdom of crowds får du lika många kreativa frågeställare som du har spejare, samtliga med någon sorts kunskap om företaget och verksamheten.

Men hur når spanarna rätt öron? Och skapar reaktion?

Men att spana räcker inte. Hur ska spanarna kommunicera sina fynd? Det är här som interna, öppna plattformar för kommunikation och samarbete är så viktiga. I motsats till i företag med traditionell kommunikation där medarbetarna är hänvisade till epost och kontaktnät, kan trendspanarna blixtsnabbt göra en statusuppdatering i en relevant grupp, på sin profil, eller på någon annans profil (eller allt på en gång) för alla kolleger att se, värdera, kommentera och sprida vidare. Relevant affärsinformation kan spridas minst lika snabbt internt som bloopers och gulliga katter gör på internet.

När informationen väl nått relevanta ansvariga och de formulerat ett lämpligt svar eller reaktion, kan det spridas lika snabbt genom hela organisationen – och lika oförvanskat – med mycket snabbare respons som följd.

Ett utmärkt exempel är hur min tidigare arbetsgivares, IBM, globala HR-avdelning gjorde en helomvändning på mindre än 24 timmar, baserat på en 26-årig medarbetares upprörda respons på att hans Uber-kvitton i reseräkningen inte godkändes p.g.a. en intern policy. (Business Insider UK: How a 26-year-old caused IBM to abolish its ban on Uber)

Snabbhet och smidighet även för medarbetarna

Öppen kommunikation och samarbete online ökar inte snabbhet och smidighet bara för företagen, utan även för deras medarbetare. Tillgången till kunskap och erfarenhet ger möjligheter som aldrig förr att bygga sin kompetens inom områden man är intresserad av eller bara nyfiken på, utan att behöva söka godkännande eller budget. Om du vill investera din egen tid, eller spilltid, är upp till dig.

Öppenhet ger möjlighet att visa vad du går för, helst helt enkelt genom att hjälpa kolleger med sådant du råkar vara bra på eller ha erfarenhet av, och därigenom att bygga ditt rykte som både hjälpsam och kunnig inom de områden du vill framhäva. Plötsligt kan du få erkännande för den expertis du alltid haft, men bara vissa kolleger känt till. Vem vet vilka dörrar det kan öppna? Vi talar om precis samma metodik som tillämpas av företag som jobbar med content marketing, fast på det personliga planet.

70 av Fortune 1000 år 2004 fanns inte längre kvar 2014. Förändringen har inte bromsat sedan dess…

Värdet kommer med användandet, inte med bara systemet

Givetvis leder inte införandet av IT system automatiskt till att alla ändrar sitt arbetssätt. De gör det möjligt och lättare. För att det faktiskt också ska hända krävs ett förändringsarbete i organisationen. Är du nyfiken på hur du kan driva ett sådant förändringsarbete kan jag gärna förklara eller assistera.

Har du fler exempel där företag eller enskilda haft nytta av onlinesamarbete eller öppen kommunikation? Frågor eller invändningar? Lämna gärna en kommentar nedan.

Håll också utkik efter mitt nästa inlägg som kommer att handla om – Resiliens – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människan

Tänk att arbeta lika smidigt som en böljande flock starar!

Landskapet omkring oss förändras i en takt som nog ingen av oss varit med om. Allt förändras snabbt, samtidigt och på alla fronter. Så var det långt innan COVID drabbade oss och spädde på osäkerheten – hinkvis.

Det är svårare än någonsin att förutsäga vart vi är på väg. Samtidigt är det spännande och stimulerande – och ingenting som någon av oss kan ändra på.

Under den närmaste tiden kommer jag i en serie blogginlägg att beröra fem viktiga faktorer för att klara sig i denna snabbföränderliga värld. Faktorer som organisationer kan dra nytta av genom ändrade arbetssätt, organisationskultur och verktyg för öppet internt samarbete.

Jag kommer att beröra faktorerna en i taget, både från organisationens perspektiv och från individens. Det handlar om:

Vems tur är det att bli Überiserad?

Teknologi, affärsmodeller, marknadens preferenser, kommunikationsvanor, maktbalanser, ja allt förändras fort och samtidigt. Det gäller att hålla sig alert, snabbrörlig och ständigt informerad med många och känsliga tentakler. Vi behöver inte lång tid för att komma på exempel på drastiska förändringar, på både gott och ont: Air BnB, Über, Foodora, Kodak, Nokia, Netflix, Spotify….

Många har byggt in sig i ett hörn

Men, under decennier har företag och organisationer ägnat sig åt att strukturera, standardisera, rationalisera och att i hög utsträckning försöka eliminera “den mänskliga faktorn”. Resultatet? Fina system och processer som jobbar effektivt, men som är stela, svårföränderliga och okänsliga. Vi har blivit jättebra på att producera det gamla vanliga så billigt och effektivt som möjligt. Men vad är det till för nytta när vi plötsligt behöver producera något helt annat istället?

Leve människan!

Därför är det så otroligt viktigt att lyfta upp människan och de positiva mänskliga faktorerna, som engagemang, kreativitet, flexibilitet och relationer. Att visa att talet om medarbetarna som “vår viktigaste resurs” var uppriktigt menat, inte bara tomma ord. Lyssna på medarbetare, kunder och partners. Engagera dem genom att göra dem delaktiga och ge dem möjlighet att utnyttja hela sin potential – och utveckla den. Det är dags att engagera och inspirera! Jag vill ge människor möjligheter att kommunicera, samarbeta, hjälpa varandra, lära sig och dela med sig – friare än någonsin förut. Att hitta de människor och den kunskap man behöver och att kunna visa vad man går för, med minimal extra ansträngning. Internt också, inte bara externt på t.ex. LinkedIn. Allt till fördel för både medarbetarna och organisationen.

Det viktiga är inte att kunna producera och hålla ordning på snygga dokument och presentationer. Det riktigt viktiga är att hjälpa människorna att fylla dem med bästa möjliga innehåll.

Se bortom teamet

På senare år, och i synnerhet efter att COVID-19 skickade iväg många av oss att arbeta hemifrån, har vi lärt oss att samarbeta med chattar, skärmmöten och fildelning. Bra grejer, men alla inskränker sig till att vi samarbetar med folk vi redan känner. Om att det inte räcker skrev jag i Bortom gruppchatten hägrar inspiration, idéer och engagemang för några veckor sedan. Men “Ring en vän” räcker inte när frågorna är för nya eller svåra för vännerna. Den här serien blogginlägg ska förklara tydligare varför.

Viktigt för distansarbete – och allt annat arbete också

Det är lätt att tro att detta bara har betydelse för när vi arbetar på distans, men icke! Engagerade medarbetare som enkelt kan kommunicera och samarbeta blir viktigt så fort vi blir lite fler eller utspridda. Så fort inte alla känner alla eller är baserade på olika platser, kontor eller hemma, börjar detta bli viktigt.

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.

Image by Petr Kratochvil – Needpix.com

Är det egentligen kontoret många längtar tillbaka till efter det påtvingade hemarbetet i COVID-mörkret?

Eller är det människorna? Kollegorna? Kunderna? Leverantörerna? Servicepersonalen på och runt kontoret?

För de flesta är nog svaret uppenbart.

Det ska bra mycket till för att vi ska längta till en byggnad.

Klart att det är människorna vi längtar till, inte kontoret

Spontanmötena, snacket med skrivbordsgrannarna, konversationen vid lunch och fika, i hissen. Kanske till och med de planerade mötena. Det är vad jag hör och läser att folk längtar efter. (Ok, kanske en lite mer ergonomisk arbetsplats kunde vara bra också).

Men att kötta vid skrivbordet kan vi lika gärna göra hemma, har vi lärt oss. Eller hur? Kanske även att hålla en hel del möten online också, till och med? I synnerhet har många nog insett hur många resor som kan ersättas av distansmöten.

Alltså, vi har lärt oss att kontoret är bra för visst arbete och hemmet för annat.

Kontoret har blivit något vi vill till – ibland. Olika ofta för oss alla.

Vad betyder detta för framtidens kontor, för vårt arbete och för städerna (där de flesta av kontoren ju finns)?

Kontoret -en social plats för möten och kreativitet

Jag tror att kontoren kommer att utvecklas till platser med fokus på bra utrymmen och utrustning för både planerade möten och oplanerade; spontana eller slumpmässiga. Där det visserligen finns en del platser för enskilt arbete, men ganska begränsat. Mer som de publika coworking spaces som blir allt fler. Charmigt småstökiga platser med hög acceptans för konversationer och med loungeplatser för att sitta skönt och diskutera. Plus en del tysta fokusplatser där man kan diskutera konfidentiellt eller jobba koncentrerat när man ändå är på kontoret. Och välutrustade konferensrum med gott om whiteboards och plats för post-it lappar och sånt.

Kanske man schemalägger så att vissa avdelningar/team har vissa veckodagar som “kontorsdagar”, men att medarbetarna är välkomna även andra, så klart. “Kontorsdagarnas” syfte blir att bygga sammanhållning inom gruppen, den frivilliga närvarons att boosta nätverkandet mellan grupper, kreativitet, inspiration, lärande och korspollinering.

Coworking satelliter utanför city?

Jag undrar om vi inte får se en ny variant av coworking spaces växa fram? Inriktade på de som har svårt att få arbetsro hemma, men inte vi ta sig hela vägen till firmans riktiga kontor i onödan. Snarare nära bostadsområden än i city och med fler platser inriktade på fokuserat arbete och avskildhet. Där du kan arbeta koncentrerat utan att bli störd eller ha möten utan att behöva störa andra eller riskera att bli avbruten av hemmalivet. Och som stora företag med höga krav på säkerhet och integritet kanske kan acceptera att medarbetarna arbetar ifrån.

Distanssamarbete blir normen

För att detta ska fungera smidigt går det inte att jobba som förr. Vi måste samarbeta digitalt, alltid. Vi kommer aldrig att sitta tillsammans allesamman förutom någon enstaka gång. Tvärt om, vid videomötena måste alla koppla upp sig, även de som sitter tillsammans (fast alla kan ju inte ha högtalarna på för då blir det ju rundgång). Detta för att motverka den känsla av att vara utanför som annars automatisk infinner sig hos dem som inte är på plats.

Jag vet hur det är. Det har ofta varit jag som varit en av de få ensamma framför skärmen medan gänget sitter runt stora konferensbordet, internsnackar och glömmer bort oss “satelliter”.

Teamets centrala punkt måste vara online, i molnet. Det är där alla filer lagras och delas ifrån, det är där som de löpande konversationerna förs i gruppchatten och det är där som arbetet planeras, distribueras och följs upp.

Hela organisationen kommunicerar öppet och generöst – online

Hela organisationens centrala punkt behöver också flytta online – till ett socialt intranät, ett Enterprise Social Network.

  • Där ledningen kommunicerar via bloggar där alla kan ta del av strategi, värderingar, framgångar och utmaningar – och kommentera och ställa frågor så att eventuella otydligheter kan redas ut eller förbisedda aspekter kan komma till ytan.
  • Där grupper med gemensamma intressen kan samlas, lära av och inspirera varandra, och nya ledare och experter kan växa och identifieras.
  • Där kunskap och erfarenheter enkelt kan delas och hittas, så onödigt dubbelarbete undvikas och “hjulet kan vidareutvecklas, inte uppfinnas om och om igen”.
  • Där det blir enkelt att hitta den kollega, känd eller okänd, som har precis den erfarenhet eller expertis man behöver – istället för att frågan någon i närheten som har ett hum om hur man kan göra – kanske.
  • Där oplanerade spontanmöten inträffar stup i kvarten, mellan människor, idéer och erfarenheter om än inte “in person”

Tänk så spännande! Att inte längre vara begränsad till kollegorna på egna kontoret!

Win-win för städer och miljön

Det här sättet att arbete måste rimligtvis leda till drastiska minskningar av trafik- och miljöproblem. Även rusningen i kollektivtrafiken borde lätta. Belastningen på stadskärnorna borde minska och bostadsområdena bli mer levande, dygnet runt. Kanske även landsbygden kan bli mer levande med färre som behöver flytta till jobben i storstaden.

Relevant i sammanhanget är de iakttagelser som Raj Choudhury vid Harvard kommit fram till i sin forskning: ”Work-from-Anywhere”, drömmen för millennials och avfolkningsbygd?

Vad tror du? Vad tycker du? Kommer vi att gå tillbaka till kontorsarbete som det var organiserat 2019?

Blob fish är väl ett passande engelskt namn för denna gullegris? Det svenska namnet Paddulk är inte helt fel det heller.

Vi som trivs med att arbeta hemifrån brukar ofta föra fram flexibiliteten som en av de viktigaste fördelarna. Men flexibilitet utan struktur kan lätt bli till en oformlig gegga som antingen flyter ut över allt, eller som blir till ingenting. Likadant är det med arbete hemma. I synnerhet om arbetet bygger på samarbete med kollegor eller team. Och vems arbete gör inte det? Än mer om man är väldigt van vid att arbeta tillsammans på ett kontor i en organisation med liten eller ingen vana vid distribuerade team och plötsligt blir hemskickad på grund av ett förbaskat virus, utan tid att förbereda sig, och utan att organisationen hinner förbereda sig.

Den synliga och osynliga struktur som kontorsmiljön, de invanda arbetssättet och närheten till kollegorna försvinner över en helg. Då är det lätt att känna sig vilsen. Innan vi kan njuta av fördelarna med flexibiliteten måste vi finna trygghet i en nya strukturer, vanor och arbetssätt – och någon ny sorts närhet till kollegorna.

 

Det börjar med organisationen och ledningen

När medarbetarna finns inom syn- och hörhåll kan man komma undan med halvbra ledning, otydliga mål, otillräcklig målstyrning och luddiga riktlinjer. Men när medarbetarna är utspridda gäller det för ledningen att skärpa till arbetssättet – snabbt.

Man skulle kunna säga att när medarbetarna arbetar hemifrån blir man tvungna att arbeta så som man borde gjort redan innan, men kunde släta över att man inte gjorde. Oengagerade medarbetare med kass koll på färdriktningen är illa nog på kontoret. Ska de dessutom arbeta självständigt hemma blir det katastrof.

För att undvika detta behöver organisationen i stort och ledningen i synnerhet:

  • Tydligare visa inriktningen för verksamheten. Vart vill vi och varför förtjänar vår organisation att finnas?
  • Tydligare kommunikation, om coronasituationen så klart, men också om allt annat. Ett regelbundet flöde av relevant information (för mottagarna, alltså). Även om så bara “vad gäller coronasituationens påverkan för oss har vi inget nytt att berätta och vi har fortfarande ingen aning om när vi kan börja jobba på kontoret igen.”
  • Transparens – som i exemplet ovan – det här vet vi, det där vet vi inte. Förtroendet för organisationen och ledningen blir extra värdefull när distansen ökar, och transparens och ärlighet göder förtroende.
  • Aktivare målstyrning och mer frekvent uppföljning av om våra aktiviteter bidrar till att röra oss mot målen. Ingen detaljstyrning av Hur, dock. För att citera Jesper Ek “Inget börjar med resultat. Allt börjar med människor.”
  • Stödjande verktyg och rutiner för att hjälpa oss i vårt arbete hemma och vårt distanssamarbete med kollegor, kunder och affärspartners. Lyssna på våra behov, förse oss med bra verktyg och hjälp oss att förstå hur de kan hjälpa oss i vårt arbete. (alltså inte bara hur jag loggar in och hittar runt i menyerna).

 

Det fortsätter med teamet

Hur vi kommunicerar och samarbetar med de närmaste kollegorna bidrar med en massa outtalade strukturer. Vi brukar ta på oss informella roller i teamet. Vi brukar fika tillsammans vid vissa tider, äta gemensam lunch kanske. Eller med olika personer på olika dagar. (Ärtsoppegänget på torsdagar, kanske? Eller falafelfrossa på tisdagar?). Vinlotteri, Harrys Boys eller bara hur någon alltid brukar ha något kul att berätta efter helgen.

Fundera över hur ni kan överföra den sortens samhörighet och struktur till att fungera på distans. Förutom att de stödjer vårt behov av samhörighet ger de också en informell struktur till arbetsdagarna.

Boka in regelbundna möten för hela eller delar av teamet. Till exempel:

  • Veckomöte för att stämma av hur arbetet fortskrider? Eller hur ni mår? Eller hur någon har löst det där problemet ni talade om förra veckan?
  • Dagliga check-ins? Idag är mitt mål att göra X. Min utmaning är Y och jag behöver hjälp med Z. Gårdagens höjdpunkt var W och jag fick jättebra hjälp av Q. Jättekort och strukturerat.
  • Kanske att chefen har “öppen dörr” en viss tid varje vecka då vem som helst kan logga in på hens videomöte och ta upp något de vill lufta
  • Om man inte har naturliga bästisar är det kanske läge att para samman kollegor två och två för att stötta varandra i den annorlunda situationen?

Var och en av oss måste också skapa sin egen struktur

Skaffa dig egna, nya rutiner, som hjälper dig att får en strukturerad arbetsdag.

  • Gå upp i tid
  • Starta arbetet vid en given tid
  • Ta din lunchrast (och gärna fika med en eller flera kollegor – eller någon kompis på lämplig distans)
  • Ta också regelbundna småpauser. Ergonomin är antagligen inte den bästa och du kanske behöver ge ögonen lite annat att fokusera på än skärmen
  • Sätt och håll en stopptid för arbetsdagen
  • Och se till att få ljus, luft och rörelse under dagen

Men tänk också på att separera arbete och hemmaliv:

  • Klä dig för arbete på morgonen. Markera skillnaden för dig själv att “Nu är det jobb som gäller”. Ungefär som att ett bra sätt att komma iväg på den där “träningen man egentligen borde men inte känner sig så motiverad för” är att dra på sig träningskläderna och vips är man i “tränings-stämning”.
  • Se till att ha arbetsfria zoner i hemmet. Viss omväxling av var du arbetar är bra ergonomiskt, men låt inte arbetet invadera hela ditt hem så du inte känner dig ledig någonstans.

Slutligen: Strukturera ditt arbete mer och bättre än någonsin:

  • Sätt och håll dina start och stopptider, som sagt.
  • Sätt delmål för arbetsdagen. Boxa in den i tidsblock för olika saker.
  • Planera ditt arbete mer och i mer detalj.
  • Och, planera och sätt mål för morgondagen innan du avslutar dagens arbete. Börja inte nästa dag med ett tomt blad.
  • Styr din kalender framöver och låt sedan den styra din idag.

Lycka till!

Och dela gärna med dig av egna tips eller synpunkter i kommentarerna.

Vi människor är sociala varelser. De allra flesta av oss mår och arbetar bäst i grupp. Är vi vana vid att ha vår “flock” omkring oss kan det lätt bli ensamt och svårt med engagemanget om vi bara kommunicerar i text och lite telefonsamtal. Då kommer distansmötena in i bilden.

Tänk på att distansmöten har en begränsning som inte fildelning och gruppchatt har – visserligen överbrygger de rum, men inte tid. Alla måste vara tillgängliga samtidigt. Även distansmöten kräver koordinering. Och distansmöten över tidszoner kan tvinga fram arbete på rejält konstiga tider.

 

Olika karaktär på olika distansmöten

Videomöten är nog det första vi tänker på numera. De är kanonbra men konsumerar resurser: bandbredd, batteri och processorkapacitet. Det gäller att ha bra nätaccess och wifi, full-laddat batteri eller strömsladd redo och att stänga ner så mycket annat i datorn som möjligt. Särskilt om du presenterar. I alla seriösa videokonferensverktyg kan man numera även visa en presentation eller dela skärm med övriga deltagare (tror jag).

Fördelen är främst i närvaron. Man ser de man talar med, deras minspel och en del gester. Även den mentala närvaron blir bättre, bättre fokus. I andra typer av distansmöten är det otroligt lätt att man lockas att “bara” göra något annat vid sidan av…och plötsligt har man tappat tråden och kanske även intresset.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva videokonferenser

 

Telefonkonferenser har vi haft länge. Fördelen med dem är den enkla tekniken. Man behöver bara begripa sig på att slå rätt nummer (vilket kan vara nog så svårt om man är i utlandet).

Nackdelarna är i närvaro och struktur. Det är ruskigt lätt att börja göra annat vid sidan av. Med ökat antal deltagare ökar också risken snabbt för förvirring och missförstånd. “Vem var nu det som sade så?”, “Vad menade hen egentligen?”. Mitt råd är att använda telefonkonferenser bara som backup ifall du inte kan använda någon annan form av distansmöte eller om det är med en ganska liten grupp och ett enkelt ämne.

Övriga distansmötestjänster har ofta en sorts telefonkonferens som “backup” för ljudet, för att spara bandbredd, processorkapacitet och ökad kvalitet och tillförlitlighet.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva telefonkonferenser

 

Webbmöten är ungefär som en videokonferens med presentation eller delad skärm men utan video på deltagarna. Alltså alla ser presentationen och kan tala med varandra (och oftast chatta också).

De brukar vara mindre krävande på tekniken, som bandbredd, processor och batteri. Men å andra sidan tappar de i närvaro och kontakt mellan deltagarna. Förmodligen en utdöende företeelse. Vanligtvis en “storföretagsföreteelse”.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva webbmöten

 

Webinarier, slutligen, skiljer sig från de andra tre genom att det här gäller broadcast, envägskommunikation alltså, inte tvåvägskommunikation annat än möjligtvis via chatt, handuppräckning eller polls under mötet. Dessutom brukar antalet deltagare vara betydligt fler, upp till fyrsiffriga tal. Tänk TV eller föreläsning på distans.

Fördelarna är uppenbara. Främst i effektivitet och enkelhet för deltagarna. Det brukar vara tekniskt enkelt att vara deltagare. Klicka på en länk, kanske installera någon plugin och sedan är man igång som åskådare. Dessutom slipper man restid och reskostnader och man kan vara med på mycket som annars varit utom räckhåll.

För arrangörer och presentatörer är utmaningarna betydligt större, särskilt om man har ambition att det ska ge ett professionellt intryck. Uppkoppling, byte mellan presentatörer och deras datorer, mikrofoner och mikrofonlogistik, visa filmklipp och faktiskt få med ljudet också…. Grundtipset är att dubbelkolla allt, flera gånger och att förbereda, förbereda och kolla igen.

Verktygen brukar antingen vara dedikerade tjänster eller de mer avancerade betalversionerna av video- eller webbmötestjänsterna.

Läs här för en djupdykning i tips för Effektiva webinarier

 

 

Gör livet med distansmöten lättare

Förutom de specifika tipsen för olika mötestyperna – för deltagare, värdar och presentatörer – som du hittar via länkarna ovan, finns det några generella tips och goda vanor som gäller för alla sorters distansmöten:

  • Förbered minst lika noga som för ett livemöte, vanligtvis mer. Eftersom frestelsen är så stor att försöka göra något annat vid sidan av gäller det att anstränga sig extra mycket att inte tappa deltagarnas intresse.
    • Tydliga budskap. Slipa extra noga för att ha kristallklara budskap.
    • Krydda flitigt med “uppmärksamhetshöjare“. Oväntade fakta, byte av medium, ljudeffekter, byte av talare…
    • Engagera deltagarna genom frågor, enkäter, nämn någon vid namn etc
    • Testa och träna på tekniken – i god tid. Anslutning, ljud och bild, visa presentation, skärmdelning, byte av talare/presentatör, stänga av ljud och bild för deltagare som råkar/lyckas starta sin kamera eller mikrofon, hantering av frågor… (Webinarieverktyg har ofta en möjlighet för värdar och presentatörer att ansluta i förväg och förbereda sig, men det är ofta lite ovant och inbjudingarna är lätta att missa – baserat på egen pinsam erfarenhet)
  • Kortare möten. Ju kortare möten desto lättare att hålla fokus. Vissa möten kan man gärna “flippa”. Skicka ut alla presentationer i förväg med beskedet att alla förväntas ha gått igenom dem noga i förväg för mötet kommer bara att diskutera kring innehållet.
  • Ställtid. Många bokar slentrianmässigt möten på hela eller halva timmar för 30 eller 60 minuter. Resultatet blir lätt stress, överlappande möten, sena starter, väntetid, frustration och irritation. Starta kvart över i stället! Och boka möten för 20, 25, 40, 45 eller 50 minuter. Så att det blir lite bufferttid mellan mötena.
  • Använd chatten. De flesta mötestjänster ger möjlighet att chatta vid sidan av presentationen.
    • Chatten är perfekt för att samla och besvara frågor och kommentarer från deltagarna utan att avbryta presentatören, och att distribuera länkar till sådant som nämns i presentationen (t.ex. till dokument eller webbplatser. Alltså, skicka inte dokumenten i chatten utan länken till dem – enligt samma logik som jag tjatat om i de andra blogginlägg som jag länkar till nedan)
    • Delegera uppgiften att moderera chatten till någon som inte presenterar. Det är dödssvårt och distraherande att presentera och fånga frågor i chatten samtidigt. Bättre då att någon annan kunnig svarar på så många frågor som möjligt i chatten och samlar andra till presentatören till lämpligt tillfälle
    • Hjälp deltagarna att hitta chatten från allra första början genom att uppmana alla att skriva något, t.ex. var de befinner sig och hur vädret är där. Inled själv
    • Det kan ofta vara praktiskt att ha en “sidochatt” för arrangörer och presentatörer för möteslogistik. gärna via en annan enhet än den som används till mötet
  • Se till att ha bra uppkoppling och alla apparater laddade eller nätanslutna – även trådlösa headset.
  • Om flera deltagare sitter tillsammans i en grupp händer det lätt att de glömmer bort distansdeltagarna. Få saker ökar känslan av att vara distanserad lika drastiskt. Då gäller stenhård mikrofondiciplin i gruppen, eller att repetera frågor från gruppen och att inte gruppen för parallelldiskussioner som antingen stör eller får distansdeltagarna att känna sig extra utanför. Som alternativ kan man bryta upp gruppen så att alla deltar på lika villkor eller kan man arrangera och presentera så att distansdeltagarna kommer på första parkett. (t.ex. genom att presentatören talar i headset och att man INTE använder högtalartelefon i gruppen.)
  • Förekom standardfrågorna. Börja alltid med att tydligt berätta om mötet spelas in, om och hur presentation och eventuell inspelning kommer att delas och när. Gärna också hur frågor hanteras.
  • Om du presenterar:
    • Varning för dubbla skärmar. Det fungerar oftast men kräver extra träning och uppmärksamhet. Till exempel kan det ibland bli svårt att hitta vad man ska dela med deltagarna.
    • Anpassa presentationen. (jag vet att inte alla håller med mig om detta). Jag anser att det finns skäl att släppa lite på vad vi lärt oss i presentationskurser och använda mer text i sin presentation. Dels för att vissa kan ha problem med uppkopplingen eller störande ljud i sin bakgrund. Dels för att motverka den oftast sämre uppmärksamheten hos deltagarna genom att de flesta bättre tar till sig information i kombination av ljud och visuellt. Slutligen är mitt intryck att presentationer från distansmöten i högre grad laddas ner för senare referens – och då finns inte berättarrösten med utan ditt presentationsmaterial måste stå på egna ben. Det kan då snarare likställas med en rapport.
    • Var försiktig med animationer. Vissa tjänster har problem att hantera animationer, i synnerhet om man laddar upp presentationen i mötestjänsten (vilket har andra fördelar som snabbare och bättre synkade bildbyten, och minskat beroende av presentatörens dator och uppkoppling.
    • Glöm inte vattenglaset 😉

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i en kommentar. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Gruppchattarna som blivit väldigt populära sedan några år är, i princip, en väsentligt förbättrad version av e-postens “Svara alla”. I decennier har de flesta av oss missbrukat e-posten på samma sätt som ett barn med en hammare använder den som om hela världen vore fylld av spik. E-posten har blivit en slasktratt för meddelanden och uppgifter som andra tvingar på oss, en att-göralista som prioriteras av andra. Som genererar merarbete, stress och dåligt samvete för oss, och som dessutom saboterar vårt fokus med alla pling och aviseringar.

Gruppchattarna är ett sätt att separera och organisera snabb dialog med dem vi samarbetar mest med, individuellt eller i grupp. Många chattverktyg ger också möjlighet att dela filer och hålla videomöten. Vissa kan dessutom integreras med andra applikationer i det oändliga – nästan.

Men, även gruppchattarna behöver användas rätt för att komma till sin rätt, fullt ut. Och till rätt saker.

 

Rätt konversation på rätt plats, med kontinuitet

Den sorts konversation som fungerar bäst i chattar är kort, frekvent dialog med personer du samarbetar eller konverserar med löpande.

Om det är frågan om längre texter med nya eller glesa kontakter passar ofta eposten bättre, särskilt om budskapet är komplext eller kräver struktur, som mellanrubriker t.ex.

I dagens enorma informationsflöde händer det lätt att man blir vilse om vilken konversation man hade i vilken kanal. Det är därför viktigt att försöka hålla sig kvar i den kanal där konversationen började. Möjligtvis för att en konversation börjar som epost, men blir så intensiv att den passar bättre i chatt. Men låt den då stanna där.

Om en du helt plötsligt skulle behöva förmedla något mer komplicerat i en chattkonversation, skriv då ett dokument som du skickar via chatten. Eller ännu hellre, som du delar i en fildelningstjänst och länkar till via chatten. Då kan ni samarbeta om dokumentets utformning i fildelningstjänsten och länken i chatten leder alltid till den senaste, aktuella, versionen. Varje verktyg används då till det som det är bäst lämpat för.

 

Att hålla ordning och fokus i chatten

Gruppchattar kan lätt bli både överväldigande och oöverskådliga. Ett himla tjatter, helt enkelt. Utan struktur kan det bli nästan omöjligt att hitta tillbaka till vad som skrivits i ett ämne tidigare, och diskussionstrådarna kan vävas samman till ett snårigt nystan. Några tips för att minska den risken:

  • Ha en (eller flera) chattkanaler för socialt småsnack, så övriga kanaler hålls fria
  • Tänk kanaler (per ämne/projekt) snarare än grupper (av personer). Spontant känns det naturligt att organisera chattgrupperna efter vem man chattar med. Men om samma grupp av personer behandlar många ämnen i en chatt kan det lätt bli som att plocka ut nytvättade strumpbyxor ur tvättmaskinen (om man inte varit klok nog att använda tvättpåse, alltså). Kanske lättare då att starta separata kanaler för projekt eller mer omfattande ämnen. Efter hand som de blir allt mindre intensiva kommer de naturligt att falla allt längre ner i listan, ur sikte, eller kan arkiveras så de inte skymmer sikten.
  • En underanvänd typ av funktion som finns i allt fler chattverktyg som hjälper “hålla isär strumbyxorna i tvättmaskinen” är möjligheter att förtydliga just vilket meddelande man svarar på. I vissa görs det genom att “svara” eller “citera” ett meddelande. Meddelandet man svarar på visas då i direkt anslutning till svaret, så det blir lättare att koppla samman de båda. Andra verktyg använder trådar, “underkonversationer”. Oavsett metod är detta något som många fortfarande inte fått kläm på men som kan hjälpa till att nysta ut sammanflätade konversationer.
  • Många chattverktyg ger möjlighet att bifoga filer, en del även att strukturera delade filer. Tänk efter noga innan ni börjar använda den möjligheten. Ni kan lätt hamna i ungefär samma härke som med bifogade filer i e-posten. En massa dubbletter, versioner och förvirring om vilken som är aktuell. Precis det som fildelningstjänsterna är designade för att hantera. Använd dem i stället, samarbeta i fildelningstjänsten om innehållet i filerna och dela länkar i chatten istället. Använd grejer till det de är gjorda för.
  • Använd möjligheten att peka på vissa personer i ditt meddelande, något som nog alla chattar har numera. Det brukar bara vara att börja skriva @[namn] så får du en lista av valbara personer som då aviseras speciellt om att någon skrivit något som de behöver ta tag i.
  • Det brukar ofta finnas en möjlighet att även peka ut @alla (eller något liknande). Använd den möjligheten med största urskiljning. Annars har ni snart en digital bazaar med försäljare som gapar och skriker för att överösta varandra. Precis det ni ville undvika.
  • Om det finns en möjlighet att styra hur du blir aviserad från gruppchatten, gör det. Skruva på inställningarna så du inte blir stirrig, stressad och distraherad av allt plingande som det annars kan bli tal om.

 

Vilken gruppchatt-tjänst är bäst, då?

Mitt svar är enkelt. Den där du hittar dina kolleger. Gruppchattar kan vara hur snygga som helst med hur många coola funktioner som helst. Men hittar du inte kollegerna där är de ändå värdelösa. Alltså måste de vara enkla att installera, starta, logga in i och förstå sig på. Vanan är viktigare än verktygen.

Om ni inte redan har gruppchattverktyg finns det några saker att överväga, förutom enkelhet:

  • Det är kanske inte en bra idé att använda samma chatttjänst med familjen som med kollegerna. Det blir annars lätt så att arbetet tränger sig på dygnet runt.
  • Dessutom är tjänsten familjen använder antagligen inte tillräckligt säker för yrkesbruk. I professionell användning måste man tänka längre än enkelhet: Var lagras datat? (GDPR), hur administreras användare? (folk som kommer och som slutar t.ex.), samordning av verktyg över hela organisationen (ingen är väl i bara ett team? Då blir det inte bra om olika team i samma organisation använder olika verktyg) och hantering och säkerhet i samband med externa användare.
  • Användarhantering. Vissa tjänster är enkla att lägga till och ta bort användare, särskilt externa. Vissa är bra på att separera vad externa och interna användare får göra och se. Andra inte. Vissa är jättekrångliga.
  • Integration, både mellan samarbetsverktyg och andra verktyg. Slack var pionjärer på att tillåta integration av allehanda appar, men det kan du numera göra i de flesta stora chattverktyg, fast i olika omfattning och olika enkelt. Vissa tjänster kan du också integrera “på andra hållet”, så att du kan nå chatttjänsten från andra verktyg.
  • Översiktlighet. I de flesta chattverktyg visas nya uppdateringar i respektive kanal med en indikation med text i fetstil för att “här finns något nytt”, ofta i kombination med en siffra som indikerar antalet meddelanden. Sedan måste du skutta omkring mellan kanalerna för att läsa allt nytt. Andra, men få, verktyg har en samlingsvy där allt nytt presenteras, blandat från olika kanaler. Mycket enklare att gå igenom allt nytt. (Detta kanske är en personlig hang-up, men jag tycker det är dödsjobbigt att skutta runt bara för att inse att det där nya var alldeles ointressant. Ungefär som att leta i mapp efter mapp utan napp.)

Just det, en sak till. På kontoret ser du ganska enkelt om någon är upptagen eller djupt koncentrerad och väljer ofta att återkomma senare. Kollegorna kan vara lika upptagna och koncentrerade också när de arbetar hemma. Ofta kan du få snabba svar via chatten, men inte alltid. Tänk på det. Ha lite tålamod. Och om det är du som är upptagen eller i flow, tänk på att du kan ändra status i många chattverktyg: tillgänglig, upptagen, tillfälligt borta, i möte… Använd möjligheten.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Var inte som Heather, aldrig är inloggad på gruppchatten

Det bästa verktyget för gruppchatt är det som kollegorna loggar in på dagligen. Inte nödvändigtvis det med de coolaste funktionerna.

Det bästa verktyget för att dela och samredigera filer är det som kollegorna håller sig till och förstår att använda. Inte nödvändigtvis det där enkla som handbollskompisarna brukar använda.

Snygg design och fancy funktioner i all ära, det viktigaste är att HELA teamet använder verktygen för distanssamarbete, och att verktygen inte blir för många att hålla reda på. Snarare får de gärna hänga ihop: Man vet aldrig vilka nya former för samarbete som kan uppstå. Om alla redan är inloggade blir det enklare.

 

Förenkla att göra det ni behöver oftast

Det viktigaste med samarbetsverktyg just att de förenklar samarbete. Och det, i sin tur, innebär att alla inblandade ska vilja och klara av att arbeta med verktyget. Och, för att vilja arbeta med något brukar det krävas att man ser värdet för en själv av att använda det. Att det är till hjälp, inte till besvär.

Det bekanta är enkelt. De konsumentverktyg vi har i våra mobiltelefoner blir måttstocken som allt annat tvingas att mäta sig mot. Men, det fungerar inte alltid att bara börja använda de personliga verktygen i arbetet. Då blir det desto viktigare att de alternativ som erbjuds är enkla och ändamålsenliga. Ändamålsenligt är inte nödvändigtvis spännande eller coolt, men det får jobbet gjort och det är ju ändå poängen, eller?

När väl alla fått in rutinerna och förstått hur distanssamarbete fungerar och görs smidigt kan man byta till mer avancerade verktyg. Det finns en anledning till att de flesta av oss lär oss att krypa innan vi börjar gå, går innan vi cyklar och cyklar innan vi lär oss att köra bil.

Tänk längre. Bortom teamet och ögonblicket.

När coronakarantänen plötsligt splittrar teamet till att arbeta från sina respektive hem är det lätt hänt att man, spontant, börjar använda samma gratisverktyg för distanssamarbete med kollegorna som man redan använder privat. Tänk en gång till. Och ytterligare några gånger till. Prata med både IT-avdelning och jurister, för det fler faktorer att ta hänsyn till än de direkta och uppenbara.

Till exempel:

  • Var lagras informationen, hos vem och hur säker är den? Det finns bra skäl varför myndigheter och stora företag ofta strävar efter att hålla sina data inom EU. Och, har du också ibland irriterats av och undrat över att du helt plötsligt får se annonser i en kanal för något som du sökt, läst om eller bara chattat om i en annan kanal? Känns det tryggt även för jobbkommunikationen?
  • Vilken sorts information hanterar ni? Är det värdefullt intellektuellt kapital? Eller kanske känslig personlig information som berörs av GDPR? Hur bra är det då att lagra den på ditt privata gratiskonto? Eller på ett sätt så att din arbetsgivare inte kan bevisa att man följer GDPR?
  • Vem är med i bara ETT team? Tänk om alla dina team väljer olika samarbetsverktyg? Hur lätt blir det då att hålla isär vad du sparat vad och var den där informationen fanns som du desperat behöver just nu? Kanske det vore en bra idé att samarbeta inom organisationen? (För externt samarbete får man oftast vara beredd att anpassa sig till andra, däremot. Tyvärr)

Vad är bra verktyg för distanssamarbete?

Exakt vilka verktyg som är bäst för dina team beror på er situation och jag drar mig därför att rekommendera specifika leverantörer. I stället vill jag peka på egenskaper som jag uppskattar och som ni kan ta med i era avvägningar av vilka verktyg ni vill använda.

  • Generellt sett är enkelhet alltid en dygd: enkelt att ladda ner och installera (eller inte ens behöva installera över huvud taget), enkelt att logga in (eller slippa logga in varenda gång), och enkelt att använda för de vanligaste behoven.
  • Integration brukar också hjälpa. Att t.ex. kunna integrera fildelningen i både epost och gruppchatt, så att man inte behöver lämna chatten eller eposten för att kunna dela ett dokument eller presentation
  • Eller att samarbetsverktygen är integrerade med varandra. Flera verktyg integrerar flera funktioner som gruppchatt, videomöten och fildelning. Förutom att allt då hänger samman, blir det bara ett ställe att logga in på. Praktiskt. Det finns ett fåtal verktyg som är ännu mer heltäckande och öppnar möjlighet till mängder av former för samarbete, som forum, gemenskaper, bloggar, idéhantering, uppgiftshantering mm. Plötsligt öppnas då möjligheter till samarbete långt bortom teamet, över hela organisationen, och en oanad potential för inspiration, engagemang, agilitet, transparent kommunikation och “rivandet av silos”. Kanske inte de omedelbara prioriteterna hos nyblivna distanssamarbetare, men värt att fundera över på sikt.
  • Hantering av användare och kanaler, särskilt av externa. Antagligen ligger det hänsyn till säkerhet bakom, men i vissa verktyg är det jättejobbigt att lägga till och hantera användare, särskilt användare utanför den egna organisationen. Eller att lägga till eller växla mellan nya grupper i ett chattverktyg. Tyvärr gäller detta några av de vanligaste verktygen som – annars föredömligt – integrerar flera olika typer av distanssamarbete. Detta kan tvinga fram att man använder onödigt många verktyg eller att man fortsätter samarbeta “på kryckor” med vissa personer, antagligen externa. Knappast enkelt eller uppmuntrande till att fortsätta med sina nya vanor när väl hemmakarantänen är över.

Läs mer om funktioner och karaktäristika som man lär sig att uppskatta med tiden i verktyg för olika aspekter av distanssamarbete:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!