Inlägg

Blob fish är väl ett passande engelskt namn för denna gullegris? Det svenska namnet Paddulk är inte helt fel det heller.

Vi som trivs med att arbeta hemifrån brukar ofta föra fram flexibiliteten som en av de viktigaste fördelarna. Men flexibilitet utan struktur kan lätt bli till en oformlig gegga som antingen flyter ut över allt, eller som blir till ingenting. Likadant är det med arbete hemma. I synnerhet om arbetet bygger på samarbete med kollegor eller team. Och vems arbete gör inte det? Än mer om man är väldigt van vid att arbeta tillsammans på ett kontor i en organisation med liten eller ingen vana vid distribuerade team och plötsligt blir hemskickad på grund av ett förbaskat virus, utan tid att förbereda sig, och utan att organisationen hinner förbereda sig.

Den synliga och osynliga struktur som kontorsmiljön, de invanda arbetssättet och närheten till kollegorna försvinner över en helg. Då är det lätt att känna sig vilsen. Innan vi kan njuta av fördelarna med flexibiliteten måste vi finna trygghet i en nya strukturer, vanor och arbetssätt – och någon ny sorts närhet till kollegorna.

 

Det börjar med organisationen och ledningen

När medarbetarna finns inom syn- och hörhåll kan man komma undan med halvbra ledning, otydliga mål, otillräcklig målstyrning och luddiga riktlinjer. Men när medarbetarna är utspridda gäller det för ledningen att skärpa till arbetssättet – snabbt.

Man skulle kunna säga att när medarbetarna arbetar hemifrån blir man tvungna att arbeta så som man borde gjort redan innan, men kunde släta över att man inte gjorde. Oengagerade medarbetare med kass koll på färdriktningen är illa nog på kontoret. Ska de dessutom arbeta självständigt hemma blir det katastrof.

För att undvika detta behöver organisationen i stort och ledningen i synnerhet:

  • Tydligare visa inriktningen för verksamheten. Vart vill vi och varför förtjänar vår organisation att finnas?
  • Tydligare kommunikation, om coronasituationen så klart, men också om allt annat. Ett regelbundet flöde av relevant information (för mottagarna, alltså). Även om så bara ”vad gäller coronasituationens påverkan för oss har vi inget nytt att berätta och vi har fortfarande ingen aning om när vi kan börja jobba på kontoret igen.”
  • Transparens – som i exemplet ovan – det här vet vi, det där vet vi inte. Förtroendet för organisationen och ledningen blir extra värdefull när distansen ökar, och transparens och ärlighet göder förtroende.
  • Aktivare målstyrning och mer frekvent uppföljning av om våra aktiviteter bidrar till att röra oss mot målen. Ingen detaljstyrning av Hur, dock. För att citera Jesper Ek ”Inget börjar med resultat. Allt börjar med människor.”
  • Stödjande verktyg och rutiner för att hjälpa oss i vårt arbete hemma och vårt distanssamarbete med kollegor, kunder och affärspartners. Lyssna på våra behov, förse oss med bra verktyg och hjälp oss att förstå hur de kan hjälpa oss i vårt arbete. (alltså inte bara hur jag loggar in och hittar runt i menyerna).

 

Det fortsätter med teamet

Hur vi kommunicerar och samarbetar med de närmaste kollegorna bidrar med en massa outtalade strukturer. Vi brukar ta på oss informella roller i teamet. Vi brukar fika tillsammans vid vissa tider, äta gemensam lunch kanske. Eller med olika personer på olika dagar. (Ärtsoppegänget på torsdagar, kanske? Eller falafelfrossa på tisdagar?). Vinlotteri, Harrys Boys eller bara hur någon alltid brukar ha något kul att berätta efter helgen.

Fundera över hur ni kan överföra den sortens samhörighet och struktur till att fungera på distans. Förutom att de stödjer vårt behov av samhörighet ger de också en informell struktur till arbetsdagarna.

Boka in regelbundna möten för hela eller delar av teamet. Till exempel:

  • Veckomöte för att stämma av hur arbetet fortskrider? Eller hur ni mår? Eller hur någon har löst det där problemet ni talade om förra veckan?
  • Dagliga check-ins? Idag är mitt mål att göra X. Min utmaning är Y och jag behöver hjälp med Z. Gårdagens höjdpunkt var W och jag fick jättebra hjälp av Q. Jättekort och strukturerat.
  • Kanske att chefen har ”öppen dörr” en viss tid varje vecka då vem som helst kan logga in på hens videomöte och ta upp något de vill lufta
  • Om man inte har naturliga bästisar är det kanske läge att para samman kollegor två och två för att stötta varandra i den annorlunda situationen?

Var och en av oss måste också skapa sin egen struktur

Skaffa dig egna, nya rutiner, som hjälper dig att får en strukturerad arbetsdag.

  • Gå upp i tid
  • Starta arbetet vid en given tid
  • Ta din lunchrast (och gärna fika med en eller flera kollegor – eller någon kompis på lämplig distans)
  • Ta också regelbundna småpauser. Ergonomin är antagligen inte den bästa och du kanske behöver ge ögonen lite annat att fokusera på än skärmen
  • Sätt och håll en stopptid för arbetsdagen
  • Och se till att få ljus, luft och rörelse under dagen

Men tänk också på att separera arbete och hemmaliv:

  • Klä dig för arbete på morgonen. Markera skillnaden för dig själv att ”Nu är det jobb som gäller”. Ungefär som att ett bra sätt att komma iväg på den där ”träningen man egentligen borde men inte känner sig så motiverad för” är att dra på sig träningskläderna och vips är man i ”tränings-stämning”.
  • Se till att ha arbetsfria zoner i hemmet. Viss omväxling av var du arbetar är bra ergonomiskt, men låt inte arbetet invadera hela ditt hem så du inte känner dig ledig någonstans.

Slutligen: Strukturera ditt arbete mer och bättre än någonsin:

  • Sätt och håll dina start och stopptider, som sagt.
  • Sätt delmål för arbetsdagen. Boxa in den i tidsblock för olika saker.
  • Planera ditt arbete mer och i mer detalj.
  • Och, planera och sätt mål för morgondagen innan du avslutar dagens arbete. Börja inte nästa dag med ett tomt blad.
  • Styr din kalender framöver och låt sedan den styra din idag.

Lycka till!

Och dela gärna med dig av egna tips eller synpunkter i kommentarerna.

Vi människor är sociala varelser. De allra flesta av oss mår och arbetar bäst i grupp. Är vi vana vid att ha vår ”flock” omkring oss kan det lätt bli ensamt och svårt med engagemanget om vi bara kommunicerar i text och lite telefonsamtal. Då kommer distansmötena in i bilden.

Tänk på att distansmöten har en begränsning som inte fildelning och gruppchatt har – visserligen överbrygger de rum, men inte tid. Alla måste vara tillgängliga samtidigt. Även distansmöten kräver koordinering. Och distansmöten över tidszoner kan tvinga fram arbete på rejält konstiga tider.

 

Olika karaktär på olika distansmöten

Videomöten är nog det första vi tänker på numera. De är kanonbra men konsumerar resurser: bandbredd, batteri och processorkapacitet. Det gäller att ha bra nätaccess och wifi, full-laddat batteri eller strömsladd redo och att stänga ner så mycket annat i datorn som möjligt. Särskilt om du presenterar. I alla seriösa videokonferensverktyg kan man numera även visa en presentation eller dela skärm med övriga deltagare (tror jag).

Fördelen är främst i närvaron. Man ser de man talar med, deras minspel och en del gester. Även den mentala närvaron blir bättre, bättre fokus. I andra typer av distansmöten är det otroligt lätt att man lockas att ”bara” göra något annat vid sidan av…och plötsligt har man tappat tråden och kanske även intresset.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva videokonferenser

 

Telefonkonferenser har vi haft länge. Fördelen med dem är den enkla tekniken. Man behöver bara begripa sig på att slå rätt nummer (vilket kan vara nog så svårt om man är i utlandet).

Nackdelarna är i närvaro och struktur. Det är ruskigt lätt att börja göra annat vid sidan av. Med ökat antal deltagare ökar också risken snabbt för förvirring och missförstånd. ”Vem var nu det som sade så?”, ”Vad menade hen egentligen?”. Mitt råd är att använda telefonkonferenser bara som backup ifall du inte kan använda någon annan form av distansmöte eller om det är med en ganska liten grupp och ett enkelt ämne.

Övriga distansmötestjänster har ofta en sorts telefonkonferens som ”backup” för ljudet, för att spara bandbredd, processorkapacitet och ökad kvalitet och tillförlitlighet.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva telefonkonferenser

 

Webbmöten är ungefär som en videokonferens med presentation eller delad skärm men utan video på deltagarna. Alltså alla ser presentationen och kan tala med varandra (och oftast chatta också).

De brukar vara mindre krävande på tekniken, som bandbredd, processor och batteri. Men å andra sidan tappar de i närvaro och kontakt mellan deltagarna. Förmodligen en utdöende företeelse. Vanligtvis en ”storföretagsföreteelse”.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva webbmöten

 

Webinarier, slutligen, skiljer sig från de andra tre genom att det här gäller broadcast, envägskommunikation alltså, inte tvåvägskommunikation annat än möjligtvis via chatt, handuppräckning eller polls under mötet. Dessutom brukar antalet deltagare vara betydligt fler, upp till fyrsiffriga tal. Tänk TV eller föreläsning på distans.

Fördelarna är uppenbara. Främst i effektivitet och enkelhet för deltagarna. Det brukar vara tekniskt enkelt att vara deltagare. Klicka på en länk, kanske installera någon plugin och sedan är man igång som åskådare. Dessutom slipper man restid och reskostnader och man kan vara med på mycket som annars varit utom räckhåll.

För arrangörer och presentatörer är utmaningarna betydligt större, särskilt om man har ambition att det ska ge ett professionellt intryck. Uppkoppling, byte mellan presentatörer och deras datorer, mikrofoner och mikrofonlogistik, visa filmklipp och faktiskt få med ljudet också…. Grundtipset är att dubbelkolla allt, flera gånger och att förbereda, förbereda och kolla igen.

Verktygen brukar antingen vara dedikerade tjänster eller de mer avancerade betalversionerna av video- eller webbmötestjänsterna.

Läs här för en djupdykning i tips för Effektiva webinarier

 

 

Gör livet med distansmöten lättare

Förutom de specifika tipsen för olika mötestyperna – för deltagare, värdar och presentatörer – som du hittar via länkarna ovan, finns det några generella tips och goda vanor som gäller för alla sorters distansmöten:

  • Förbered minst lika noga som för ett livemöte, vanligtvis mer. Eftersom frestelsen är så stor att försöka göra något annat vid sidan av gäller det att anstränga sig extra mycket att inte tappa deltagarnas intresse.
    • Tydliga budskap. Slipa extra noga för att ha kristallklara budskap.
    • Krydda flitigt med ”uppmärksamhetshöjare”. Oväntade fakta, byte av medium, ljudeffekter, byte av talare…
    • Engagera deltagarna genom frågor, enkäter, nämn någon vid namn etc
    • Testa och träna på tekniken – i god tid. Anslutning, ljud och bild, visa presentation, skärmdelning, byte av talare/presentatör, stänga av ljud och bild för deltagare som råkar/lyckas starta sin kamera eller mikrofon, hantering av frågor… (Webinarieverktyg har ofta en möjlighet för värdar och presentatörer att ansluta i förväg och förbereda sig, men det är ofta lite ovant och inbjudingarna är lätta att missa – baserat på egen pinsam erfarenhet)
  • Kortare möten. Ju kortare möten desto lättare att hålla fokus. Vissa möten kan man gärna ”flippa”. Skicka ut alla presentationer i förväg med beskedet att alla förväntas ha gått igenom dem noga i förväg för mötet kommer bara att diskutera kring innehållet.
  • Ställtid. Många bokar slentrianmässigt möten på hela eller halva timmar för 30 eller 60 minuter. Resultatet blir lätt stress, överlappande möten, sena starter, väntetid, frustration och irritation. Starta kvart över i stället! Och boka möten för 20, 25, 40, 45 eller 50 minuter. Så att det blir lite bufferttid mellan mötena.
  • Använd chatten. De flesta mötestjänster ger möjlighet att chatta vid sidan av presentationen.
    • Chatten är perfekt för att samla och besvara frågor och kommentarer från deltagarna utan att avbryta presentatören, och att distribuera länkar till sådant som nämns i presentationen (t.ex. till dokument eller webbplatser. Alltså, skicka inte dokumenten i chatten utan länken till dem – enligt samma logik som jag tjatat om i de andra blogginlägg som jag länkar till nedan)
    • Delegera uppgiften att moderera chatten till någon som inte presenterar. Det är dödssvårt och distraherande att presentera och fånga frågor i chatten samtidigt. Bättre då att någon annan kunnig svarar på så många frågor som möjligt i chatten och samlar andra till presentatören till lämpligt tillfälle
    • Hjälp deltagarna att hitta chatten från allra första början genom att uppmana alla att skriva något, t.ex. var de befinner sig och hur vädret är där. Inled själv
    • Det kan ofta vara praktiskt att ha en ”sidochatt” för arrangörer och presentatörer för möteslogistik. gärna via en annan enhet än den som används till mötet
  • Se till att ha bra uppkoppling och alla apparater laddade eller nätanslutna – även trådlösa headset.
  • Om flera deltagare sitter tillsammans i en grupp händer det lätt att de glömmer bort distansdeltagarna. Få saker ökar känslan av att vara distanserad lika drastiskt. Då gäller stenhård mikrofondiciplin i gruppen, eller att repetera frågor från gruppen och att inte gruppen för parallelldiskussioner som antingen stör eller får distansdeltagarna att känna sig extra utanför. Som alternativ kan man bryta upp gruppen så att alla deltar på lika villkor eller kan man arrangera och presentera så att distansdeltagarna kommer på första parkett. (t.ex. genom att presentatören talar i headset och att man INTE använder högtalartelefon i gruppen.)
  • Förekom standardfrågorna. Börja alltid med att tydligt berätta om mötet spelas in, om och hur presentation och eventuell inspelning kommer att delas och när. Gärna också hur frågor hanteras.
  • Om du presenterar:
    • Varning för dubbla skärmar. Det fungerar oftast men kräver extra träning och uppmärksamhet. Till exempel kan det ibland bli svårt att hitta vad man ska dela med deltagarna.
    • Anpassa presentationen. (jag vet att inte alla håller med mig om detta). Jag anser att det finns skäl att släppa lite på vad vi lärt oss i presentationskurser och använda mer text i sin presentation. Dels för att vissa kan ha problem med uppkopplingen eller störande ljud i sin bakgrund. Dels för att motverka den oftast sämre uppmärksamheten hos deltagarna genom att de flesta bättre tar till sig information i kombination av ljud och visuellt. Slutligen är mitt intryck att presentationer från distansmöten i högre grad laddas ner för senare referens – och då finns inte berättarrösten med utan ditt presentationsmaterial måste stå på egna ben. Det kan då snarare likställas med en rapport.
    • Var försiktig med animationer. Vissa tjänster har problem att hantera animationer, i synnerhet om man laddar upp presentationen i mötestjänsten (vilket har andra fördelar som snabbare och bättre synkade bildbyten, och minskat beroende av presentatörens dator och uppkoppling.
    • Glöm inte vattenglaset 😉

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i en kommentar. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Gruppchattarna som blivit väldigt populära sedan några år är, i princip, en väsentligt förbättrad version av e-postens ”Svara alla”. I decennier har de flesta av oss missbrukat e-posten på samma sätt som ett barn med en hammare använder den som om hela världen vore fylld av spik. E-posten har blivit en slasktratt för meddelanden och uppgifter som andra tvingar på oss, en att-göralista som prioriteras av andra. Som genererar merarbete, stress och dåligt samvete för oss, och som dessutom saboterar vårt fokus med alla pling och aviseringar.

Gruppchattarna är ett sätt att separera och organisera snabb dialog med dem vi samarbetar mest med, individuellt eller i grupp. Många chattverktyg ger också möjlighet att dela filer och hålla videomöten. Vissa kan dessutom integreras med andra applikationer i det oändliga – nästan.

Men, även gruppchattarna behöver användas rätt för att komma till sin rätt, fullt ut. Och till rätt saker.

 

Rätt konversation på rätt plats, med kontinuitet

Den sorts konversation som fungerar bäst i chattar är kort, frekvent dialog med personer du samarbetar eller konverserar med löpande.

Om det är frågan om längre texter med nya eller glesa kontakter passar ofta eposten bättre, särskilt om budskapet är komplext eller kräver struktur, som mellanrubriker t.ex.

I dagens enorma informationsflöde händer det lätt att man blir vilse om vilken konversation man hade i vilken kanal. Det är därför viktigt att försöka hålla sig kvar i den kanal där konversationen började. Möjligtvis för att en konversation börjar som epost, men blir så intensiv att den passar bättre i chatt. Men låt den då stanna där.

Om en du helt plötsligt skulle behöva förmedla något mer komplicerat i en chattkonversation, skriv då ett dokument som du skickar via chatten. Eller ännu hellre, som du delar i en fildelningstjänst och länkar till via chatten. Då kan ni samarbeta om dokumentets utformning i fildelningstjänsten och länken i chatten leder alltid till den senaste, aktuella, versionen. Varje verktyg används då till det som det är bäst lämpat för.

 

Att hålla ordning och fokus i chatten

Gruppchattar kan lätt bli både överväldigande och oöverskådliga. Ett himla tjatter, helt enkelt. Utan struktur kan det bli nästan omöjligt att hitta tillbaka till vad som skrivits i ett ämne tidigare, och diskussionstrådarna kan vävas samman till ett snårigt nystan. Några tips för att minska den risken:

  • Ha en (eller flera) chattkanaler för socialt småsnack, så övriga kanaler hålls fria
  • Tänk kanaler (per ämne/projekt) snarare än grupper (av personer). Spontant känns det naturligt att organisera chattgrupperna efter vem man chattar med. Men om samma grupp av personer behandlar många ämnen i en chatt kan det lätt bli som att plocka ut nytvättade strumpbyxor ur tvättmaskinen (om man inte varit klok nog att använda tvättpåse, alltså). Kanske lättare då att starta separata kanaler för projekt eller mer omfattande ämnen. Efter hand som de blir allt mindre intensiva kommer de naturligt att falla allt längre ner i listan, ur sikte, eller kan arkiveras så de inte skymmer sikten.
  • En underanvänd typ av funktion som finns i allt fler chattverktyg som hjälper ”hålla isär strumbyxorna i tvättmaskinen” är möjligheter att förtydliga just vilket meddelande man svarar på. I vissa görs det genom att ”svara” eller ”citera” ett meddelande. Meddelandet man svarar på visas då i direkt anslutning till svaret, så det blir lättare att koppla samman de båda. Andra verktyg använder trådar, ”underkonversationer”. Oavsett metod är detta något som många fortfarande inte fått kläm på men som kan hjälpa till att nysta ut sammanflätade konversationer.
  • Många chattverktyg ger möjlighet att bifoga filer, en del även att strukturera delade filer. Tänk efter noga innan ni börjar använda den möjligheten. Ni kan lätt hamna i ungefär samma härke som med bifogade filer i e-posten. En massa dubbletter, versioner och förvirring om vilken som är aktuell. Precis det som fildelningstjänsterna är designade för att hantera. Använd dem i stället, samarbeta i fildelningstjänsten om innehållet i filerna och dela länkar i chatten istället. Använd grejer till det de är gjorda för.
  • Använd möjligheten att peka på vissa personer i ditt meddelande, något som nog alla chattar har numera. Det brukar bara vara att börja skriva @[namn] så får du en lista av valbara personer som då aviseras speciellt om att någon skrivit något som de behöver ta tag i.
  • Det brukar ofta finnas en möjlighet att även peka ut @alla (eller något liknande). Använd den möjligheten med största urskiljning. Annars har ni snart en digital bazaar med försäljare som gapar och skriker för att överösta varandra. Precis det ni ville undvika.
  • Om det finns en möjlighet att styra hur du blir aviserad från gruppchatten, gör det. Skruva på inställningarna så du inte blir stirrig, stressad och distraherad av allt plingande som det annars kan bli tal om.

 

Vilken gruppchatt-tjänst är bäst, då?

Mitt svar är enkelt. Den där du hittar dina kolleger. Gruppchattar kan vara hur snygga som helst med hur många coola funktioner som helst. Men hittar du inte kollegerna där är de ändå värdelösa. Alltså måste de vara enkla att installera, starta, logga in i och förstå sig på. Vanan är viktigare än verktygen.

Om ni inte redan har gruppchattverktyg finns det några saker att överväga, förutom enkelhet:

  • Det är kanske inte en bra idé att använda samma chatttjänst med familjen som med kollegerna. Det blir annars lätt så att arbetet tränger sig på dygnet runt.
  • Dessutom är tjänsten familjen använder antagligen inte tillräckligt säker för yrkesbruk. I professionell användning måste man tänka längre än enkelhet: Var lagras datat? (GDPR), hur administreras användare? (folk som kommer och som slutar t.ex.), samordning av verktyg över hela organisationen (ingen är väl i bara ett team? Då blir det inte bra om olika team i samma organisation använder olika verktyg) och hantering och säkerhet i samband med externa användare.
  • Användarhantering. Vissa tjänster är enkla att lägga till och ta bort användare, särskilt externa. Vissa är bra på att separera vad externa och interna användare får göra och se. Andra inte. Vissa är jättekrångliga.
  • Integration, både mellan samarbetsverktyg och andra verktyg. Slack var pionjärer på att tillåta integration av allehanda appar, men det kan du numera göra i de flesta stora chattverktyg, fast i olika omfattning och olika enkelt. Vissa tjänster kan du också integrera ”på andra hållet”, så att du kan nå chatttjänsten från andra verktyg.
  • Översiktlighet. I de flesta chattverktyg visas nya uppdateringar i respektive kanal med en indikation med text i fetstil för att ”här finns något nytt”, ofta i kombination med en siffra som indikerar antalet meddelanden. Sedan måste du skutta omkring mellan kanalerna för att läsa allt nytt. Andra, men få, verktyg har en samlingsvy där allt nytt presenteras, blandat från olika kanaler. Mycket enklare att gå igenom allt nytt. (Detta kanske är en personlig hang-up, men jag tycker det är dödsjobbigt att skutta runt bara för att inse att det där nya var alldeles ointressant. Ungefär som att leta i mapp efter mapp utan napp.)

Just det, en sak till. På kontoret ser du ganska enkelt om någon är upptagen eller djupt koncentrerad och väljer ofta att återkomma senare. Kollegorna kan vara lika upptagna och koncentrerade också när de arbetar hemma. Ofta kan du få snabba svar via chatten, men inte alltid. Tänk på det. Ha lite tålamod. Och om det är du som är upptagen eller i flow, tänk på att du kan ändra status i många chattverktyg: tillgänglig, upptagen, tillfälligt borta, i möte… Använd möjligheten.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Var inte som Heather, aldrig är inloggad på gruppchatten

Det bästa verktyget för gruppchatt är det som kollegorna loggar in på dagligen. Inte nödvändigtvis det med de coolaste funktionerna.

Det bästa verktyget för att dela och samredigera filer är det som kollegorna håller sig till och förstår att använda. Inte nödvändigtvis det där enkla som handbollskompisarna brukar använda.

Snygg design och fancy funktioner i all ära, det viktigaste är att HELA teamet använder verktygen för distanssamarbete, och att verktygen inte blir för många att hålla reda på. Snarare får de gärna hänga ihop: Man vet aldrig vilka nya former för samarbete som kan uppstå. Om alla redan är inloggade blir det enklare.

 

Förenkla att göra det ni behöver oftast

Det viktigaste med samarbetsverktyg just att de förenklar samarbete. Och det, i sin tur, innebär att alla inblandade ska vilja och klara av att arbeta med verktyget. Och, för att vilja arbeta med något brukar det krävas att man ser värdet för en själv av att använda det. Att det är till hjälp, inte till besvär.

Det bekanta är enkelt. De konsumentverktyg vi har i våra mobiltelefoner blir måttstocken som allt annat tvingas att mäta sig mot. Men, det fungerar inte alltid att bara börja använda de personliga verktygen i arbetet. Då blir det desto viktigare att de alternativ som erbjuds är enkla och ändamålsenliga. Ändamålsenligt är inte nödvändigtvis spännande eller coolt, men det får jobbet gjort och det är ju ändå poängen, eller?

När väl alla fått in rutinerna och förstått hur distanssamarbete fungerar och görs smidigt kan man byta till mer avancerade verktyg. Det finns en anledning till att de flesta av oss lär oss att krypa innan vi börjar gå, går innan vi cyklar och cyklar innan vi lär oss att köra bil.

Tänk längre. Bortom teamet och ögonblicket.

När coronakarantänen plötsligt splittrar teamet till att arbeta från sina respektive hem är det lätt hänt att man, spontant, börjar använda samma gratisverktyg för distanssamarbete med kollegorna som man redan använder privat. Tänk en gång till. Och ytterligare några gånger till. Prata med både IT-avdelning och jurister, för det fler faktorer att ta hänsyn till än de direkta och uppenbara.

Till exempel:

  • Var lagras informationen, hos vem och hur säker är den? Det finns bra skäl varför myndigheter och stora företag ofta strävar efter att hålla sina data inom EU. Och, har du också ibland irriterats av och undrat över att du helt plötsligt får se annonser i en kanal för något som du sökt, läst om eller bara chattat om i en annan kanal? Känns det tryggt även för jobbkommunikationen?
  • Vilken sorts information hanterar ni? Är det värdefullt intellektuellt kapital? Eller kanske känslig personlig information som berörs av GDPR? Hur bra är det då att lagra den på ditt privata gratiskonto? Eller på ett sätt så att din arbetsgivare inte kan bevisa att man följer GDPR?
  • Vem är med i bara ETT team? Tänk om alla dina team väljer olika samarbetsverktyg? Hur lätt blir det då att hålla isär vad du sparat vad och var den där informationen fanns som du desperat behöver just nu? Kanske det vore en bra idé att samarbeta inom organisationen? (För externt samarbete får man oftast vara beredd att anpassa sig till andra, däremot. Tyvärr)

Vad är bra verktyg för distanssamarbete?

Exakt vilka verktyg som är bäst för dina team beror på er situation och jag drar mig därför att rekommendera specifika leverantörer. I stället vill jag peka på egenskaper som jag uppskattar och som ni kan ta med i era avvägningar av vilka verktyg ni vill använda.

  • Generellt sett är enkelhet alltid en dygd: enkelt att ladda ner och installera (eller inte ens behöva installera över huvud taget), enkelt att logga in (eller slippa logga in varenda gång), och enkelt att använda för de vanligaste behoven.
  • Integration brukar också hjälpa. Att t.ex. kunna integrera fildelningen i både epost och gruppchatt, så att man inte behöver lämna chatten eller eposten för att kunna dela ett dokument eller presentation
  • Eller att samarbetsverktygen är integrerade med varandra. Flera verktyg integrerar flera funktioner som gruppchatt, videomöten och fildelning. Förutom att allt då hänger samman, blir det bara ett ställe att logga in på. Praktiskt. Det finns ett fåtal verktyg som är ännu mer heltäckande och öppnar möjlighet till mängder av former för samarbete, som forum, gemenskaper, bloggar, idéhantering, uppgiftshantering mm. Plötsligt öppnas då möjligheter till samarbete långt bortom teamet, över hela organisationen, och en oanad potential för inspiration, engagemang, agilitet, transparent kommunikation och ”rivandet av silos”. Kanske inte de omedelbara prioriteterna hos nyblivna distanssamarbetare, men värt att fundera över på sikt.
  • Hantering av användare och kanaler, särskilt av externa. Antagligen ligger det hänsyn till säkerhet bakom, men i vissa verktyg är det jättejobbigt att lägga till och hantera användare, särskilt användare utanför den egna organisationen. Eller att lägga till eller växla mellan nya grupper i ett chattverktyg. Tyvärr gäller detta några av de vanligaste verktygen som – annars föredömligt – integrerar flera olika typer av distanssamarbete. Detta kan tvinga fram att man använder onödigt många verktyg eller att man fortsätter samarbeta ”på kryckor” med vissa personer, antagligen externa. Knappast enkelt eller uppmuntrande till att fortsätta med sina nya vanor när väl hemmakarantänen är över.

Läs mer om funktioner och karaktäristika som man lär sig att uppskatta med tiden i verktyg för olika aspekter av distanssamarbete:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Bild av i. yunmai på Unsplash

”Organisationers resultat förbättras lika mycket av att vi mäter dem som vi går ner i vikt av att bara ställa oss på vågen”, som en smart bekant till min vän Johan Book har sagt, ungefär.

Visst är det superviktigt att vi vet var vi är så vi kan mäta om vi närmar oss målet och hur fort det går. Men fortfarande är det det faktum att vi går, springer, cyklar eller vad vi nu gör som för oss närmare målet, inte mätandet i sig.

Hur mycket är det då värt att företag trycker resultatmål neråt i organisationspyramiden, gärna urskiljningslöst? Hur motiverande är det att få som mål att öka försäljningen med x%, marginalen med y%, lageromsättningen med z%, minska personalomsättningen med t%, öka kompetensen (med vadå för mått?), kundnöjdheten, medarbetarengagemanget? Det viktiga är ju hur detta ska åstadkommas! Hur ofta diskuteras det på avdelnings- eller individnivå? Anpassat till vad avdelningen eller individen sysslar med och har för förutsättningar?

För att målstyrningen ska bli meningsfull och motiverande behöver det tillkomma ett antal faktorer:

  1. Börja med att anpassa resultatmålen till den aktuella delen av verksamheten. På vilket sett kan du eller avdelningen bidra till att nå de övergripande målen?
  2. Komplettera resultatmålen med prestations-/processmål – Just hur ska du/ni göra för att uppnå dem?
  3. Komplettera sedan med läromål – Hur behöver du/ni utvecklas för att kunna nå målen
  4. Inte för många mål! Det bara distraherar.
  5. Följ upp! Ofta. Konstruktivt, inte dömande. Utvärdera/omvärdera ”HUR:et”.
  6. Formulera mål som stödjer medarbetarnas motivation. Mål som stärker deras känsla av kompetens, av tillhörighet och av autonomi. (en stor del av känslan av autonomi ligger nog just i delaktigheten i målformuleringen)
  7. Historiskt sett har man ofta inkluderat vissa lite mer ”fluffiga” mål på översta nivån som att ”samarbeta bättre”, ”arbeta mer agilt”, ”kompetensutveckla” men bara fördelat de mer lättmätta resultatmålen neråt i organisationen. Då reduceras automatiskt de icke distribuerade målen till interna marknadsföringskampanjer utan förankring i den dagliga verksamheten.
  8. Och, kanske det mest revolutionerande, frikoppla helst målen från lön och befordran. Det viktiga med målen är att de nås. Detta sätt att arbeta leder i sig själv till så mycket bättre kännedom om medarbetarna att chefer får bra underlag för både lönesättning och befordran bara därigenom.

Om ni arbetar med OKR-metodik kan man mycket väl tänka att #1 kan vara O’et och #2 och #3 kan vara ett eller flera KR.

En oväntad referens i sammanhanget är Scott Adams, skaparen av Dilbert. Jag hörde honom tala vid en konferens för flera år sedan, om vikten av att i vissa sammanhang inte sätta mål utan i stället fokusera på att ändra beteenden. Vissa mål, som att gå ner till x kilo, springa ett lopp på en viss tid och liknande, lämnar gärna ett tomrum efter sig när man väl uppnått dem. Då blir det lätt att kilona börjar komma tillbaka eller att man återgår till att vara en soffpotatis. Nej, sade Scott Adams, då är det bättre att ändra sina vanor. I stället för att sikta på en idealvikt så ta en potatis mindre på tallriken, skippa godiset eller läsken (hellre ”och läsken” förresten). I stället för att sikta på det där loppet, byt hissen mot trapporna, bilen mot cykeln eller kvällsbiran framför skärmen mot en kvällspromenad. Då får du resultat som varar.

Hur översätter vi det till arbetslivet? Vilka resultatmål borde omvandlas till prestationsmål eller processmål? (för det är ju så vi kan översätta Scott Adams ”ändrade vanor” till arbetslivet.)