Äntligen! Ett ToDo-verktyg som gör som jag vill. Med Apple Påminnelser!

Har du också letat och testat diverse metoder och verktyg för att hantera och jonglera dina uppgifter men aldrig blivit riktigt nöjd?

Till slut tror jag att jag har hittat rätt – med hjälp av Påminnelser från Apple. Appen som finns som standard i alla iPhones, iPads och Macdatorer. Faktiskt tycker att jag att det fungerar smidigast på iPad.

Eftersom Apple tydligen har bortåt 60% av den svenska marknaderna för mobiltelefoner och surfplattor tänker jag att chansen är ganska stor att mina läsare har möjlighet att använda Påminnelser, åtminstone på sin iOS-enhet.

Innan jag förklarar hur jag gjort vill jag beskriva vad jag sökt efter och varför. Fram till nyligen har jag inte hittat något verktyg som har allt.

Vad jag söker. Principer, metoder

Sedan länge är jag helt såld på GTD-metodiken (Getting Things Done), åtminstone på de flesta delar av den (Inbox zero gav jag upp på för decennier sedan).

Förutom tvåminutersregeln är jag 100% inne på att inte slösa bort hjärnkapacitet på att lagra saker som jag minst lika bra kan hantera på andra sätt. Därför är två saker viktiga för mig: Att-göralistor och att ha ett bra sätt att fånga idéer och uppslag.

Smått OCH stort

Deluppgifter är viktigt

Jag vill kunna dela upp större uppgifter i mindre steg. Steg som jag kan sätta individuella deadlines på och med olika detaljer. Som en enklare projektplan. En nivå av deluppgifter räcker för mig. Ju fler nivåer och samband, desto större risk att det blir komplicerat och tidskrävande att underhålla.

Vi kan ta en artikel som exempel, ungefär som denna.

• Huvuduppgift/Mål: Publicera artikel på fredag
• Deluppgifter:
  • Bestäm ämne – måndag
  • Gör research – tisdag
  • Författa brödtext – onsdag
  • Formulera rubrik och ingress – torsdag
  • Leta upp och bestämma bild – fredag
  • Redigera i WordPress och publicera – fredag

Visst hade det varit bra att kunna koppla samman dem med beroenden så att efterföljande uppgifter automatiskt planerades om ifall jag halkat efter med en tidigare uppgift, men det kan jag leva utan.

Så här långt funkade Google Tasks, som jag använde tidigare, bra. Men det är lättare och flexiblare att hantera huvud- och deluppgifter självständigt i Påminnelser.

Men det blir lätt plottrigt. Det behövs också mer översiktliga mål

Med allt nedbrytande i småuppgifter blir det lätt plottrigt så man tappar översikten. Jag vill enkelt kunna se vad som är viktigast just nu. Som resonemanget kring ”signal to noise-kvoten” som ska ha varit Steve Jobs styrka – att aldrig tappa bort vad som är viktigast att få gjort just nu.

Med det vill jag arbeta på två nivåer: Veckans viktiga och dagens prio.

Alltså förbereder jag varje vecka med att bestämma mig för ”Vad är det viktigaste att få gjort denna vecka?” plus ”Vad är det första jag ska göra för att röra mig ditåt? och När? Jag har satt min gräns till max tre sådan Veckans viktiga.

Dagens prio är tre andra saker (max) som jag ska ha gjort innan dagen är slut. De bestämmer jag senast dagen innan men kan också bestämma i förväg vad som måste göras en dag i nära framtid.

Dessa olika nivåer hjälper mig att hålla fokus på det stora men också på det lilla som ska bli gjort.

Lätta att hitta. På längden och tvären

Sökfunktionen är grundläggande. Självklar.

Dessutom älskar jag taggar. Att kunna etikettera uppgifter så att det blir lätt att hitta olika typer av uppgifter, samlat under en eller flera taggar. Kunder, partners, typ av aktivitet, för vilket medium… you name it. Jag vill inte låsas in av andras kategorier.

Bilagor, länkar och fritext

Det är himla praktiskt att kunna lägga till fritext, länkar och bilagor. Visserligen hanterar Påminnelser bara bilder som bilagor, men det löser jag enkelt med att länka till filer i Dropbox, iCloud eller Google Drive.

Både som lista och som kanban

Vissa verktyg, t.ex. Google Tasks, visar uppgifter bara som listor medan andra bara visar dem som Kanbantavlor. Ibland passar det, ibland det andra. Visst, mobiltelefonens skärm är oftast för liten för att kanban ska fungera särskilt väl. I Påminnelser kan jag använda båda typer av vyer. Min viktigaste vy är den speciella kanbanvy som jag beskriver strax.

Bevaka

Det är lätt att tappa bort grejer som har lämnat ”ditt bord”. När man har skickat frågan, skickat kladden för synpunkter och så vidare. Visserligen har en del eposttjänster möjligheten att lägga en påminnelse till dig själv när du skickar iväg ett mail. Men allt är inte epost. Därför vill jag ha en plats att lägga alla svar jag behöver bevaka och när, oavsett kanal.

Someday/Maybe

Allt behöver inte planeras in. GTD-metodiken använder begreppet Someday/Maybe. Cal Newport använder begreppet Kö. För mig är det viktigt att ha någonstans att lägga in uppgifter och idéer som behöver eller kan göras…någon gång i framtiden. Om de tvunget måste schemaläggas blir det snart ett himla flyttande av uppgifter som inte gjorts. Inte särskilt produktivt.

Förkovran

En särskild typ av Someday/Maybe är att vilja skaffa eller stärka vår kompetens eller vidga mina vyer. Det kan vara saker att läsa, poddar att lyssna på, klipp att se. Den sjunde vana som Stephen Covey kallade ”Slipa sågen” i The 7 habits of highly effective people. Allt sådant vill jag kunna samla enkelt. Jag samlar allt sådant med det gammaldags, flexibla begreppet ”Förkovran”.
I det här sammanhanget kommer länkarna och fritexten jag nämnde ovan väl till pass då de kan användas till att hjälpa mig att komma ihåg var jag hittat saker och att länka till både rapporter jag laddat ner till Dropbox, till webbplatser, poddar eller YouTube.

Repeterande uppgifter

Alla har vi uppgifter som återkommer. Ofta med regelbundenhet, definierat på olika sätt. Vissa saker varje vecka, varje månad, var fjärde vecka, och annat varje första tisdagen i månaden. Visserligen tror jag att de flesta Att-göraverktyg kan hantera det men vill ändå nämna det eftersom det är så fundamentalt. Det tog ett litet tag för mig att lära mig hur Apple Påminnelser gör det, men det täcker in alla varianter på upprepningsintervall jag hittills har behövt.

Så här har jag gjort

Jag hade länge använt Google Tasks men var tvungen att betala för en tredjepartstjänst för att kunna hantera uppgifterna som Kanban och kunna använda taggar. I det verktyget kunde jag däremot inte skapa repeterande uppgifter. Dessutom försöker jag minska mitt användande av Google på grund av deras ohyggligt omfattande insamlande av användardata. Apple upplever jag som bättre vad gäller personlig integritet så jag började testa Påminnelser.

Grundläggande listor i bakgrunden

Till att börja med skapade jag några grundläggande listor:

1. Prio – Extern för sådant som är prioriterat och där andra har krav eller kan ha förväntningar. Allt från leveranser till räkningar att betala, bokföring, MOMS-redovisning och mina nyhets- och kunskapsbrev där prenumeranter ska kunna förvänta sig att jag håller den publiceringsplan jag utlovat.
2. Prio – Egen för sådant som jag själv tycker är viktigt men utan andras förväntningar. Från att regelbundet välkomna nya kontakter till att utvärdera och eventuellt avsluta prenumerationer och abonnemang på digital tjänster.
3. Bevaka för sådant som jag ska hålla koll på att andra besvarar.
4. Rutin/Smått för små, dagliga rutiner som att förbereda inför nästa arbetsdag.
5. Förkovran för saker att läsa, lyssna eller titta på. Nästan aldrig med deadlines.

• Someday/Maybe där jag snabbt kan notera idéer eller uppgifter som ska göras…någon gång, men som inte behöver planeras in ännu. En rutinuppgift blir då automatiskt att gå igenom Someday/Maybe regelbundet för att se om något behöver hanteras inom den närmaste tiden.
• Plus några andra liknande listor för oprioriterat och personligt. Idéer och önskemål för presenter, saker att handla, personer att passa på att träffa när jag är någonstans. I det sammanhanget har Påminnelser en finess där jag kan bli påmind att kika efter sådant när jag kommer till en viss plats. Det går till och med att ställa in hur nära jag ska vara.

One lista to rule them all

Nu kommer det fina i kråksången. Påminnelser har Smarta listor. Listor som kan hämta uppgifter från andra listor och ställa samman dem efter dina instruktioner.

Alltså har jag skapat listan ”Arbetsdagen” som är den jag använder för att styra min arbetsdag.

Till saken hör att alla uppgifter i de fem numrerade listorna ovan taggas med taggar för vilken lista de tillhör.

Smarta listan ”Arbetsdagen” hämtar automatiskt alla uppgifter taggade X-Prio, E-prio, Bevaka, Rutin/Smått och Förkovran, men bara med deadlines idag.

”Arbetsdagen”

För listan använder jag kanbanvyn, helst på iPad för Påminnelser är lite lättare att hantera där än på MacBooken, särskilt vad gäller hantering av deluppgifter.

Var och en av listorna 1-5 har en egen kolumn på tavlan, men jag har lagt till ytterligare två: Veckans viktiga och Dagens Prios. De kommer först på tavlan så klart.

Kolumnerna blir alltså, från vänster i fallande prioritetsordning:

1. Veckans viktiga – De max tre mål jag ska ha nått under veckan. Tekniskt sett uppgifter med högsta prioritet som jag drag-and-droppat till denna kolumn Kanske med deluppgifter (som kan höra hemma i någon annan kolumn) Det fina är att repeterande uppgifter som jag en gång dragit till denna kolumn automatiskt dyker upp i samma kolumn när det är dags igen.
2. Dagens Prios – Prioriterade uppgifter för enstaka dagar som ska bli gjorda den dagen. Oftast är detta grejer med 2:a prioritet på själva uppgiften.
3. Prio – Extern – som jag beskrivit tidigare
4. Bevaka – Har jag valt att placera mellan kolumnerna för extern prioritet och egen. Det jag ska bevaka kan ju höra hemma på bägge ställen.
5. Prio – Egen – som beskrivet ovan
6. Förkovran – men bara sådant som jag har satt deadline på och det är inte mycket. Har jag satt deadline finns det en bra anledning vilket gör att kolumnen hamnar före…
7. Rutin/Smått – som är förstahandskandidaterna till att skippa om jag inte hinner, vilket inte är sällan eftersom jag, fortfarande trots min ålder, alltför lätt ägnar mig åt önsketänkande när jag planerar. Just därför är det till så stor hjälp med tydliga prioriteringar på det som är riktigt viktigt. Visst finns det en risk att de kommer i skymundan, men många av dessa har jag inte bara planerat in för en viss dag utan också för ett visst klockslag. De syns därför tydligt även i min kalender. Alla uppgifter visas i kalendern, men heldagsuppgifter samlas för sig själva högst upp och blir därför inte lika tydliga som de med klockslag.
8. Övrigt – Hit hör personliga och praktiska uppgifter som inte har med arbetet att göra.
9. Annat – allra sist, är inte min kolumn utan en kolumn där Påminnelser visar uppgifter som matchar kriterierna för att vara på listan ”Arbetsdagen” men som är helt nya så att systemet inte vet i vilken kolumn de hör hemma. Dem får jag drag-and-droppa manuellt till var jag vill ha dem. Första gången.

Listan ”Arbetsdagen” utgör stommen i arbetsdagen, efter mina gjorda prioriteringar. Det hjälper mig till struktur och tvingar mig att tänka efter i förväg.

Och en lista till…

”5 dagar framåt”

För översiktens skull har jag skapat en identisk kopia av Arbetsdagen men ändrat till att den ska innehålla uppgifter med deadline fem dagar framåt. Den kikar jag på för att se bortom innevarande dag. Vi skapandet av listan fick jag lite strul med att det skapades dubbletter som tog en stund att hantera, men det var en engångsföreteelse.

När jag skapar nya uppgifter startar jag nästan alltid i den kolumn i ”Arbetsdagen” (eller i”5 Dagar framåt”) där jag vill att uppgiften ska dyka upp när det är dags. Då får jag automatiskt förslag på alla de taggar som används till den smarta listan och kan ta bort dem som inte är relevanta. På slutet väljer jag vilken av de grundläggande listorna som ska vara ”hemmahamn” för uppgiften.

Önskelista

Givetvis finns det saker jag skulle önska mig var annorlunda, inte många och inget jag inte kan leva med eller arbeta runt.

Do-date och Due-date

Alla att-göraverktyg jag testat bygger på Due-date. Så även Påminnelser. Alltså vilken dag något ska vara klart. Men när ska jag börja göra det då? Vad är Do-date? Allt kan inte bli klart samma dag som man påbörjar det. (Credit till Oskar Eklind för att ha gjort den skillnaden tydlig för mig). Jag arbetar runt det på två olika sätt, beroende på uppgifternas karaktär:

• Dagliga repetitioner – Jag sätter Datum på Do-date men repeterar uppgiften dagligen till Due-date.
• Planering av deluppgifter – Mitt månatliga Kunskapsbrev till exempel, består av en huvudartikel som bara publiceras där och tre blänkare som länkar vidare till artiklar i Kunskapsbanken, som denna. Alltså skapar jag en huvuduppgift som heter Publicera Kunskapsbrev på Due date för publicering, men deluppgifter som börjar med ”Välj innehåll till nästa Kunskapsbrev” som jag schemalägger snart efter publiceringen av det förra. Sedan följer att skriva och publicera de tre artiklarna i Kunskapsbanken som ska nämnas i Kunskapsbrevet med en veckas mellanrum och slutligen att skriva själva huvudartikeln och ställa samman allt med några dagars framförhållning till publiceringsdatum.

Enklare interaktion

Visserligen är Apple mästare på interaktionsdesign, men inte ens de har förmått att göra skapandet av påminnelser riktigt så smidigt som det – kanske – skulle kunna vara. Å andra sidan, alla mina krav ovan kräver automatiskt många uppgifter för att det ska fungera.

En önskan i sammanhanget vore att få förslag på samma taggar till deluppgifter som huvuduppgiften redan har, men med möjlighet att ändar själv.

Styra kanban-kolumn efter taggar

Det hade varit ganska praktiskt att kunna tagga mål med Veckans viktiga och att de sedan automatiskt dök upp i den kolumnen i 5 dagar framåt, automatiskt, redan första gången. Så att jag slipper dragga-och-droppa ens en gång. Liksom att alla andra nya uppgifter automagiskt skulle hamna i rätt kolumn.

Varning för önsketänkande

Som jag nämnde tidigare har jag, som så många andra, svårt att hålla min plan till vad som är rimligt att hinna med på en dag. För oss skulle det vara bra ifall verktyget varnade oss ”planerar du inte in lite väl mycket nu?”. Det skulle å andra sidan innebära att alla uppgifter skulle behöva förses med uppskattningar för tidsåtgång. Knappast en förenkling av interaktionen.

Kanske det skulle underlättas av att enkelt kunna välja att se allt vad man planerat för ett visst datum? Det finns ju en vy för Idag och jag har skapat en för Imorgon. Om jag enkelt kunde få fram en sådan vy, men för ett visst datum skulle jag själv kunna se att jag planerat in på tok för mycket.

Kanske AI skulle kunna lära sig hur många och vilka arbetsuppgifter jag verkligen lyckas avsluta på en dag och så småningom coacha mig att anpassa min planering framåt efter vad jag faktiskt lyckats beta av historiskt sett?