Bättre workshops lättare digitalt

Tvärt emot vad många påstår – oftast utan att ens ha undersökt saken – går det hur bra som helst att hålla workshops på distans. Vissa saker kan du till och med göra bättre. Här kommer en rad punkter som blir lättare eller till och med bättre vid digitala workshops än vid workshops på plats.

Vill du, kan du läsa ännu mer detaljerat här. Där skriver jag också mer om de utmaningar som uppkommer och hur du kan hantera dem – utöver de två jag tar upp här på slutet.

Alltid en ”lokal” tillgänglig

Online finns det alltid någonstans att hålla workshop. Vi behöver bara en mötesplattform med bra hantering av breakoutrum och lämpliga digitala verktyg.

Lättare att koordinera tider med rätt deltagare

När vi ska koordinera tider med deltagare slipper vi ta hänsyn till geografi, restider och reskostnader. Det innebär också att vi lättare kan engagera precis de deltagare vi behöver för ett lyckat resultat från workshopen. De kan delta var som helst ifrån. Vi behöver inte nöja oss med dem som fysiskt kan och vill ta sig till en särskild plats.

Båda dessa faktorer tillsammans sänker kostnaden för att hålla workshop. Varken lokalkostnad eller reskostnad.

Lättare att balansera de pratglada och de mer eftertänksamma

Alla som har faciliterat workshops vet att en standardutmaning är att se till att de eftertänksamma får komma till tals. Att de inte överröstas av de mer pratglada.

Det är ju bland annat därför som vi facilitatorer alltid tjatat om att FÖRST skriva sina idéer på postitlapparna under tystnad, sedan sätta upp dem på väggen/tavlan och först därefter börja presentera, diskutera och samarbeta i gruppen.

Alltid är det någon pratkvarn som inte kan hålla tyst redan medan lapparna skrivs.I en digital workshop löser man just sådana övningar betydligt enklare och med bättre resultat:

1. Be alla att stänga av kamera och mikrofon och skriva ned sina tankar (som vanligt). Antingen på ett fysiskt papper hos sig, eller för sig själva i det valda verktyget, till exempel en online whiteboard. Det blir då plågsamt uppenbart vem syndaren är om någon inte kan hålla snattran. Alltså eliminerar du den risken nästan helt.
   • I det senare fallet, en online whiteboard, kan det vara en bra idé att ha förberett en ”hög” med digitala lappar för var och en. En ”hög” som du placerat ut på whiteboarden med ganska stora avstånd – för att minska risken att de distraheras av varandras lappar under skrivandet.
2. Först därefter delar du upp deltagarna i grupper (som du kan ha förberett i förväg) och låter dem flytta sina lappar till en gemensam yta på whiteboarden – fortfarande under tystnad.
3. Inte förrän nu skickar du ut dem till breakoutrummen för vidare arbete.
   • Alltså fanns det inte ens några gruppmedlemmar att diskutera med innan.
4. Du kan sedan flytta dig runt mellan breakoutrum och hjälpa dem om de behöver det. Åtminstone om du använder Zoom. Du kan också zooma ut på whiteboarden och se hur aktiva de olika grupperna verkar vara med att gruppera och ändra lappar.

Befria talespersonen!

I konventionella workshops brukar grupperna utse en talesperson som ska sammanfatta och presentera resultatet från gruppen. Nackdelen är att de ofta blir så uppslukade av att förstå vad de övriga kommer fram med att de inte själva bidrar till resultatet, de blir just talesperson, inte aktiv deltagare.

Dessutom har vi väl alla tänkt, när talespersonen presenterat gruppens resultat, undrat ”Var tusan de fick det där ifrån? Det var ju inte alls så jag uppfattade det.”

Vid en digital workshop kan alla ”komma på läsavstånd” från allas lappar och själva se vad där står. Ingen behöver läsa upp dem. Dessutom behöver inga handstilar tolkas. (mer om det strax). Alla gruppdeltagare kan enkelt skriva sina reflektioner i chatten utan att ”prata i munnen” på varandra.

Behovet av en talesperson minskar drastiskt eller försvinner helt. De kan istället bidra själva till gruppens arbete.Eftersom många digitala whiteboards har oändlig yta kan facilitatorn också förbereda nästa steg så att man enkelt kan arbeta vidare från gruppens resultat.

Gott om verktyg som förenklar

Jag har redan nämnt digitala whiteboards. De underlättar enormt för workshops på distans, och en massa annat distansarbete.

Men om du vill jobba med något mer välbekant kan du helt enkelt låta deltagarna skriva i dokument online. Tänk då på att förbereda plats för var och en att skriva, så de inte behöver skapa en massa nya rader som gör att texten hoppar för övriga.

Men det finns också en massa smarta lösningar för att rösta, prioritera, samla idéer och så vidare.

Men, men, men…kostnaden då? tänker säkert en del. Tja, du har ju sparat in en massa res- och lokalkostnader, skapat utrymme för verktyg som dessutom kan användas till många fler tillfällen.

Mycket av detta kan, och bör, du som facilitator förbereda – och ger då bättre struktur och flyt i workshopen. Särskilt digitala whiteboards kan du förbereda med stor eftertanke för riktigt avancerade workshops, men det ger jag mig inte in på här.

Bättre styr på diskussionen

Även om det kan vara svårare att ”läsa det digitala rummet” finns det andra saker som underlättar vid digitala workshops:

• Man kan komma överens om hur man – tydligt – skiljer ”jag vill bygga vidare på (eller kommentera) det som diskuteras nu” från ”jag vill ta in en helt ny synvinkel i diskussionen”. En enkel metod är: Uppräckt digital hand = ”bygga vidare” medan ”nya synvinklar” görs med kommentarer i chatten.
• Det syns om du försöker göra något annat vid sidan om. Inbilla dig inget annat.
• Facilitatorn kan stänga av ljudet från den som stör eller avbryter (och sätta på det för den som inte lyckas)

Förenklad dokumentation

Alla som hållit workshop är bekanta med stressen och ansträngningen för att dokumentera resultatet efteråt (om än det är sällan den kommer till användning). Nästa gäng står och stampar utanför som kossorna inför kosläppet, whiteboards ska suddas och lappar samlas in, men inte förrän man har tagit bilder av dem förstås. Sedan ska rummet också ställas i ordning, kaffefläckar torkas bort och muggar bäras ut.

S-t-r-e-s-s.

Sedan ska handstilarna tolkas.

Vid en digital workshop skapas dokumentationen automatiskt och alla texter är enkla att läsa.

Online whiteboards kan sparas och kikas på i efterhand. Eller jobbas vidare på i nästa workshop, och nästa. Eller mellan workshopar.

Och klistret på digitala postitlappar torkar aldrig. De sitter kvar tills någon flyttar dem.

Utmaningar då?

Visst finns det utmaningar. Jag nämner fler här men vill lyfta två:

• Startsträcka för obekanta verktyg – Beroende på vilka verktyg du bestämmer dig för att använda i din digitala workshop har de olika hög tröskel för nya användare och kräver antagligen tid för deltagarna att hinna lära sig att använda dem smidigt. Du kan skicka en instruktion i förväg och erbjuda en sandlåda för dem att öva i. Eller får du planera in tid i början av workshopen för instruktion och övning. Balansera därför verktygsval med hur lång tid du har på dig för workshopen. Ska du använda samma verktyg i en hel serie workshops kanske du ska inleda med ett tillfälle enbart för att bekanta sig med och träna på verktygen ni ska använda?
• Även du själv kan behöva startsträcka – Att hålla workshopar digitalt är fortfarande obekant för många av oss. Därför måste du förbereda noga och träna i förväg. Ju mer bekväm du blir med de valda verktygen (det finns mååånga att välja mellan) desto bättre kan du skapa digitala övningar som når de mål du siktar på. Tänk inte ”hur gör jag om min gamla workshopövning till digitalt format”. De digitala verktygen öppnar nya möjligheter som kan hjälpa dig till mycket bättre resultat än om du jobbat konventionellt, men du måste tänka och träna.

 

---

Vill du ha regelbundna praktiska tips för bättre distans- och hybridarbete? Prenumerera på mitt Kunskapsbrev här. Kommer en gång varje månad.