Bild av Claudio Schwarz via Unsplash
Fixa mötet med Calendly – lättare och bättre än alternativen.
Som många andra utanför USA försöker jag minska mitt användande, mitt beroende, av techtjänster från USA. I samband med att jag skrev Kunskapsbrevet för april (”Planera möten som att vi är i 2026, inte 1996”)* insåg jag att mitt premiumabonnemang på Calendly snart skulle förnyas och att det var hög tid att leta efter europeiska alternativ.
Resultatet blev att fortsätta med Calendly.
Ingen kunde mäta sig med Calendly Premium. Det europeiska alternativ som kom närmast var Doodle (från Schweiz). Jag betalade till och med för en månad med Doodle Premium för att kunna göra en rättvis jämförelse.
Här förklarar jag varför. Vilket också förklarar varför jag tycker det är värt att betala för Calendlys premiumversion.
Varför mötesbokningsverktyg?
Hur många gånger har du slösat tid, energi och gott humör på ”mötesbokningsping-pong” (för externa möten – som ju alla möten är om man kör solo som jag)? Ni byts av att utväxla förslag och motförslag för mötestider. Om ni dessutom segar med att svara är risken stor att tiderna ni föreslagit hinner bokas upp internt av någon annan innan svaret kommer. Verktygen kan användas lika väl för fysiska möten som resfria möten. Det är bara att anpassa bufferttiden med hänsyn till logistiken.
Synka mötestid med EN person
Med Calendly och liknande tjänster ger du verktyget tillgång till att se i din kalender när du har lediga tider – inom vissa ramar som du sätter: tidigast och senast på dagen, möteslängd, bufferttider, antal möten per dag etc. Med hjälp av en länk kan den andra enkelt leta upp en tid i din kalender som också passar dem, boka mötet i bådas era kalendrar och sedan är det klart.
I Calendly, åtminstone, finns dessutom möjligheten för den andra personen att lägga till ytterligare deltagare – om jag öppnat för det.
Sent om sider har de stora kalendertjänsterna, som Outlook och Google, svarat med ungefär dessa funktioner. De kallar det för att ”publicera sin kalender” men de erbjuder fortfarande bara ganska enkla standardfunktioner. Calendly och andra specialiserade verktyg för smidig mötesbokning erbjuder mycket mer, även i sina gratisversioner.
Calendly och en del andra erbjuder flera leverantörer möjlighet att ta betalt vid bokning, via Stripe eller Paypal. Praktiskt för konsulter och andra.
Synka mötestid med FLERA personer
Den andra vanliga funktionen – som först blev bekant för mig genom nyss nämnda Doodle – går ut på att göra en ”omröstning” bland flera deltagare. Initiativtagaren letar upp ett antal tider i sin kalender som de föreslår för övriga, via en länk från verktyget.
Övriga svarar vilka tider: de föredrar, som är möjliga men inte lika bra och vilka som de är upptagna. Grönt, gult, rött. När övriga röstat kan du se vem som kan mötas när och kan välja den tid som är bäst, eller åtminstone minst dålig – varpå kalenderinbjudningar går ut till alla. Även i det här sammanhanget har jag upplevt problemet att några segar så att de tider som var möjliga för dem som svarade tidigt hunnit bokas upp innan eftersläntrarna får ändan ur vagnen.
Detta brukar kallas ”meeting poll” och erbjuds av bl.a. både Calendly och Doodle som en gratistjänst.
Vad Calendly Premium gör bättre än någon annan
(åtminstone nu i juli 2026)
Som sagt blev det inget byte till en alternativ tjänst i år när det var dags att förnya prenumerationen, vare sig till någon europeisk leverantör eller någon annan.
För Calendly Premium erbjuder funktioner och finesser som ingen annan – och som jag uppskattar för att det förenklar livet både för mig och för dem jag bokar möten med.
*om du prenumererar på mitt Kunskapsbrev på länken nedan får du också tillgång till Arkivet med tidigare utgåvor. Kostar bara din epostadress.
Frågor vid bokningen
När jag gör det möjligt för andra, kanske även okända, att själva boka möte med mig vill jag gärna få bakgrundsinfo inför mötet. Jag gissar att detsamma gäller dig?. För det syftet erbjuder en del verktyg möjlighet att ställa frågor att besvara för den bokande personen vid bokningen.
Calendly gör det bättre än något annat jag hittat. Man kan ha obligatoriska och frivilliga frågor, man kan ha automatiska följdfrågor som varierar efter hur man svarat tidigare, man kan ha frågor för korta svar, med möjlighet till långa svar, med förberedda alternativ att välja mellan, eller där man kan kryssa i flera stycken… som ett ganska fullfjädrat formulär alltså.
Givetvis är det ingen bra idé att tvinga den som bokar att besvara en himla massa frågor. Därför är det bra att kunna snickra samman några få frågor på bästa möjliga sätt – som med Calendly.
Val av verktyg för digitala möten
Om jag vill att andra ska kunna boka digitala möten med mig, ska jag göra det så enkelt som möjligt för dem att boka och att genomföra mötet med mig. Därför är det kanonbra att Calendly integrerar med flera olika leverantörer av verktyg för digitala möten: MS Teams, Google Meet, Zoom, Go To Meeting, Webex. Länka bara ditt verktygskonto till Calendly. Extra fint, tycker jag, är att jag kan låta den andra personen välja verktyg. Till exempel, när jag erbjuder coaching inför viktiga resfria möten, presentationer eller anställningsintervjuer kan den som bokar välja verktyg för vårt möte som passar med vilket verktyg de ska använda när det gäller. Eller bara det som de är mest vana vid.
Enstaka möte med val av tider
En av mina absoluta favoritfunktioner. Om jag vill arrangera ett möte med en annan person kan jag själv leta upp ett antal lämpliga förslag i min kalender, längd och antal är upp till mig, och sedan skicka dem som förslag till motparten. Jag kan skicka dem som en länk eller – ännu bättre – klistra in dem som en rad av knappar i ett mail. Bara för mottagaren att kika i sin kalender, välja en tid som passar, klicka på knappen och sedan sköts resten med automatik.
Det bästa är att jag kan välja att reservera tiderna, som jag föreslår, i min egen kalender så att varken jag eller någon annan kan råka boka upp dem av misstag.
Reservationen kan också tidsbegränsas. ”Jag reserverar dessa tider fram till på fredag. Därefter kan jag inte lova att de fortfarande gäller.” Fortfarande kan jag låta motparten välja verktyg om det gäller ett resfritt möte.
Ibland kombinerar jag detta med ett ”Om ingen av tiderna, som jag föreslagit, fungerar hoppas jag du kan hitta en annan tid i min kalender, som passar dig bättre.” och så delar jag en länk till ett vanligt Event. Livrem och hängslen.
Engångslänkar
En specialare när jag föreslår tider är att skicka engångslänkar. Den gäller bara för det tillfället, och kan inte återanvändas. Logiskt och undviker missförstånd om någon skulle få för sig att försöka ha ett nytt möte med mig via samma länk. Den gällde ju bara för det mötet vid tider som jag föreslagit för att de var lediga just då.
Påminnelser, uppföljning och ombokning.
Som värd kan jag ställa in för att skicka en eller flera påminnelser, per epost och eller SMS, till den jag ska träffa. Jättepraktiskt och minskar antalet no-shows.
Därtill kan jag skicka automatiska uppföljningar, t.ex. efter introduktions- eller säljmöten.
Förutsatt att mötet har bokats genom att den andra själv har letat upp en lämplig lucka i din kalender följer en länk med kalenderinbjudan för att göra det enkelt för dem att själva omboka mötet om de skulle behöva det. (Det kan du också så klart, men bara från ditt vanliga kalender, på det gamla vanliga sättet. Jag föreslår att i så fall skicka ett förslag på ett antal tider som den andra kan välja mellan.
Ännu fler typer
Givetvis är Calendly byggt även för att fungera lika smidigt för större organisationer som för soloseglare som mig. För mig räcker det vanligtvis att synka med en person eller flera, med en meeting poll. Men det finns fler möjligheter, för mig liksom för dem som är större
-
Lektion (Group) – för webinarier eller lektioner. 1 värd, flera inbjudna
-
Rotera i teamet (Round Robin)– Fördela mötena över säljteamet, supporten eller ett annat team. Koppla flera medarbetares kalendrar till Calendly så kan Calendly sprida ut mötesbokningarna från nätet till teamets olika medlemmar.
-
Gruppintervju (Collective) – Som Idol. Flera värdar/intervjuare – och en inbjuden. Liksom Round Robin kräver Collective att alla berörda kollegor ska ha en licens och ha givit Calendly tillgång till deras tillgänglighet i kalendern.
Som du ser har de tänkt på allt (som jag kan tänka mig, i alla fall).
Snyggt och enkelt att använda också. Men inte på svenska, tyvärr.
Integrationer
Calendly integrerar med alla möjliga relevanta plattformar. Till exempel (För närvarande): Kalendrar, Digitala mötestjänster, Mobiler och webbläsare, CRM, Betalning, Marknadsföringsverktyg, Epostmarknadsföring, Rekrytering, Analys, API, AI Assistenter, Säkerhetstjänster och en massa annat.
Dessutom kan du enkelt bädda in Calendly på webbplatser
Administratörsfunktioner
Givetvis har Calendly funktioner för administratörer, men de har jag – av naturliga skäl – inte befattat mig med särskilt mycket.
Vill du ha regelbundna praktiska tips för bättre distans- och hybridarbete? Prenumerera på mitt Kunskapsbrev här. Kommer en gång varje månad.
Getty Images via Unsplash+