Mötenas äpplen och päron

För 25 år sedan hette det ”Vi har katalog, kundtidning, produktblad, annonser, broschyrer….och så har vi internet”

Nu säger vi saker som ”Man ska ha mikrofonen/kameran av/på i digitala möten”.

Då, för 25 år sedan, blandade vi samman typ av kommunikation med mediet.

Nu blandar vi samman typ av sammankomst med formatet.

Digitalt är ett format, inte en typ av möte

Kanske vi inte har hundratals ord för olika sammankomster, så som samerna har för olika typer av snö (Ja, samerna har många fler ord för snö än eskimåerna, tydligen). Men vi har många! Vi har föreläsningar, arbetsplatsträffar, statusmöten, workshops, brainstorming, all-hands, säljmöten, statusmöten och f-n och hans moster.

När vi byter format från att träffas på plats till att träffas via skärmen verkar det ibland som  om vi tror att alla dessa olika former av sammankomster ska behandlas på samma sätt. Det är lätt hänt. Jag har själv uttryckt mig på det sättet.

Visserligen finns specifika verktyg för webbinarier, men i övrigt är vi hänvisade till samma verktyg för alla olika sorters sammankomster i digitalt format. Då gäller det att vi inser att vi kan använda dem olika beroende på typ av sammankomst.

Egentligen inte konstigare än att vi har olika sorters möten i samma konferensrum. Men ibland använder vi whiteboarden, ibland inte. Samma vad gäller blädderblock, projektorer och konferenstelefoner.

Eller är vi hänvisade till samma verktyg egentligen? För att ses på tu man hand någorlunda informellt fungerar ju många appar du har i din telefon; FaceTime, Messenger t.ex.

Några exempel på saker att inte vara dogmatisk med:

• Varför ska vi stänga av mikrofonen i ett arbetsmöte  med teamet? Nej, låt den vara på så länge du inte har störande ljud i bakgrunden.
• Varför ska vi ha virtuell bakgrund i ett sådant möte? Nej, spar den till möten med externa parter. (Men se då till att den är snygg och meningsfull)
• Varför ska vi se varandra över huvud taget när vi bara är två? Det kanske är bättre att ha ett telefonsamtal eller kameran av och gå en promenad tillsammans istället, fast på var sitt håll?
• Behöver vi verkligen se varandra hela tiden när vi samarbetar på en digital whiteboard? Då är det viktiga väl att vi ser vad vi arbetar med och – antagligen – att vi kan konversera och diskutera?

Med risk att bli tjatig: allt startar med syftet för sammankomsten. Vad är det vi ska åstadkomma? Vad behövs för att uppnå det? Dialog? Fokus? Socialisering? Broadcast? Hur mycket interaktion?

Anpassa efter det, vid digitala sammankomster liksom vid sammankomster på plats.

Några generella råd, ändå:

• Om du har kameran på; se till att du är hel, ren och klädd för tillfället, väl belyst framifrån och med en bakgrund som inte distraherar. Och kameran i ögonhöjd. Ingen gillar att se upp i dina näsborrar eller ner i virveln. Inte för nära heller; armslängds avstånd ungefär.
• Om du har mikrofonen på; se till att du har schysst ljudkvalitet och inte störande bakgrundsljud.
• Leta plats och rigga i tid. Viktigare vid formella möten än mer informella, men likaväl ett sätt att visa respekt för den du ska träffa. Ett sätt att visa respekt för dem som person och för deras tid som de kan använda bättre än att vänta på att du ska komma i ordning.