Vem vill stå i skamvrån för sen ankomst?

Problemet med sen ankomst till möten har alltid funnits. Orsakerna verkar variera från otur och plötsliga förhinder, via att andra fyller våra kalendrar med dåligt planerade möten till ren nonchalans och ”Jag, MITT och MIN TID är viktigare än du, ditt och din tid”.

På senare tid verkar det ha blivit ännu vanligare genom de digitala mötena, särskilt som vi tenderar att planera nästa möte att starta vid exakt samma klockslag som det förra planeras sluta. Som om vi inte behövde tid att ställa om hjärnan mellan möten och att allting alltid skulle fungera smidigt med tekniken. Bara att öppna kalendern/mailet och börja leta efter länken vid starttiden för mötet kommer automatiskt att göra så att du kommer några minuter sent.

Tips för dig som deltagare

Här kommer några enkla tips för dig som deltagare. Har du andra tips är du välkommen att dela med dig av dem i en kommentar.

  1. Logga in några minuter tidigt. Du kanske får vänta på värden någon minut, eller i väntrummet/lobbyn, men då kan du ju göra något annat så länge eller tänka igenom dina eventuella punkter i mötet medan du väntar. Det kan också vara så att värden låter er deltagare komma in en stund i förväg för att småsnacka med varandra. Du vet det där som så många sagt att de saknat med digitala möten och längtat efter i möten på plats? Det är fullt möjligt att göra även online.
  2. Lämna föregående möte i tid för att hinna ansluta till nästa. Avisera det gärna i början av mötet. ”Jag måste lämna fem minuter tidigt för att hinna i tid till nästa möte.”
  3. Se till – i god tid – att din mötesapp är uppdaterad. Zoom, t.ex. uppdaterar nästan varje måndag. Om din app är gammal kan du antingen sakna funktioner som värden tänkt använda eller bli försenad när den automatiskt börjar uppdatera precis när mötet börjar.
  4. Läs igenom inbjudan redan när du får den.
    • Kolla vilken mötesapp som ska användas, kolla att du har den (om det behövs) och vet hur den funkar
    • Är där något du behöver förbereda, läsa eller ta till dig i förväg?
    • Behöver du verkligen vara med på HELA mötet? Kolla gärna med värden i förväg ifall bara några delar är relevanta för dig. Du kanske kan skippa resten för att använda din tid till något bättre. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  5. Efter 18 månader av pandemihemarbete behöver jag väl inte längre påminna om att ha tillräckligt med batteri (även i headsetet) eller kabel och att ha letat upp en lämplig miljö vad gäller uppkoppling, integritet, ljus, ljud och bakgrund. För många möten jag har varit med i har inletts med att någon deltagare visserligen har anslutit i tid, men sedan slösat fem minuter av övrigas tid på att leta efter en bättre plats att vara på under mötet, ibland med kameran på som i bästa fall visar omgivningen, i sämre fall deltagaren själv ur alla möjliga konstiga vinklar som man ibland helst hade sluppit se.

Tips för dig som leder möten

För dig som värd varierar metoderna från diskreta till drastiska. Anpassa efter omständigheterna.

  1. Starta inte mötet .00 eller .30. Kanske kvart över eller kvart i? Eftersom alla andra envisas med att planera sina möten på jämna hela eller halva timmar får dina deltagare en kvarts buffert.
  2. Planera så mötet tar slut fem eller tio minuter före .00 eller.30 så deltagarna får lite ställtid till nästa möte. Gissa om du kommer att bli poppis! Och förhoppningsvis sätta ett bra exempel för de andra som planerar möten för dig och deltagarna i dina möten.
  3. Alla behöver kanske inte vara med från början eller ända till slutet? Någon kanske kan ansluta senare, vänta i väntrummet/lobbyn tills det är dags? Så kan de göra något produktivt så länge och slipper irriteras och demotiveras av att slösa tid på sådant som inte angår dem. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  4. Inled mötet med ärenden som inte kräver att alla är med. Så blir ditt möte lite mindre känsligt för om någon kommer sent. Incheckning kanske? Veckans hissning eller liknande.
  5. Börja inte om för eftersläntrare. Det slösar bara bort tid för dem som faktiskt var med från början.
  6. Var tydlig i inbjudan om det är extra viktigt att komma i tid.
  7. Man kan ju vara mer drastisk: Låt eftersläntrarna hänga i väntrummet/lobbyn till det blir en lämplig paus i mötet då du kan släppa in dem alla på en gång, i stället för att distrahera med varje enskild person.

Har du några egna, andra favoriter att dela med dig av?

Vi talar ofta om digitala möten som om de alla var i samma format. Men precis som möten på plats är av olika storlek och karaktär, och därför behöver olika stora konferensrum och utrustning, är digitala möten olika och ställer olika krav på teknik och på mötesledare.

Zooms verkliga styrka är de lite större mötena, de där det ska presenteras och där deltagarna är så pass många, så pass viktiga eller stökiga att det krävs att man kan hantera deltagarna löpande, och styra vad de får göra och inte. Där slår Zoom allt annat jag sett på fingrarna, åtminstone bland de bredare och billigare tjänsterna. Vill man dessutom använda breakout rooms för smågrupper, blir skillnaden ännu större. Givetvis finns det specialtjänster som fokuserar på visa typer av möten, t.ex. webbinarier och konferenser, som är bättre på just det, men bland de vanliga mötesleverantörerna är Zoom i särklass för den här typen av möten. För vanliga videosamtal kan du använda nästan vad som helst.

Redan i inbjudan kan du lägga grunden för att styra upp ditt möte.

Redan när du skapar möten kan du bestämma en massa praktiska saker:

  1. Zooms meny att ställa in deltagarnas möjligheter redan när du skapar mötetOm deltagarna ska komma in direkt i mötet eller få vänta tills du släpper in dem – Med väntrummet på kan du ju verifiera att det är rätt personer som ansluter till mötet. Annars kan ju vem som helst dyka upp som lyckats få tag i länken. Samtidigt kan det bli överdrivet formellt för enklare möten.
  2. Om det ska krävas att vara inloggad på ett Zoom-konto för att kunna vara med – ifall alla i din organisation har Zoom-konton kan du ju använda detta för att hindra utomstående deltagare (men det är nog sällan aktuellt)​
  3. Om deltagarna ska komma in med kamera på eller av – Eftersom de kontroller jag beskriver här gör att du faktiskt kan köra nästan som ett webbinarium med bara ett vanligt konto, kan det ju vara så att du inte vill att deltagarna ska ha kameran på. Bättre då att de kommer in med den av än att ni ska behöva stänga av den åt dem.
  4. Om de ska komma in i mötet med mikrofonen på eller av – Samma sak med mikrofonen av. Då slipper man många störande bakgrundsljud från nytillkomna.
  5. Om de ska kunna komma in i mötet några minuter i förväg – En av de saker som folk ofta säger att de saknar är småsnacket före mötet. Men låt dem småsnacka en stund före mötet då!
  6. Om du bara ska tillåta deltagare från vissa länder eller regioner – har jag aldrig behövt använda själv, men möjligheten finns väl av en anledning
  • De tre sista gömmer sig under ”Advanced Options”
  • Även om du skickat inbjudan, kan du justera dessa inställningar, så länge du inte redan öppnat mötet.

När du öppnat mötet, men före deltagarna ansluter kan (och bör) du finputsa

I säkerhetsmenyn kan du bestämma en massa andra saker. Det är bra att styra upp dem innan deltagarna kommer in i mötet.

  1. Ska de kunna dela skärm, presentera eller inte? Om du vill att bara vissa ska kunna dela skärm eller presentera är det enklaste att klicka på de blå prickarna bredvid deras namn och göra dem till Co-host (Jag älskar co-hosts förresten!)
  2. Ska de kunna chatta över huvud taget? Du kan finjustera hur de kan chatta, i inställningarna i själva chatten, se nedan.
  3. Ska de kunna ändra hur deras namn syns i mötet? Ofta bra att kunna göra det eftersom en del kommer in med obegripliga epostadresser och andra kanske vill kunna vara anonyma men ändå vara med i mötet för att det är viktigt för dem. Då kan de ju bara byta namn till ”Kalle Kula”, stänga av sin kamera och ligga lågt.
  4. Ska de kunna sätta på sin mikrofon? Beroende på mötets karaktär kanske du vill att de inte ska kunna prata alls, eller när som helst som de själva vill, eller bara när du explicit ger dem lov?
  5. Ska de kunna sätta på kameran alls? Kanske mest aktuellt om det är väldigt många deltagare

Som du kanske märker kan du använda dessa inställningar för att göra ditt möte väldigt likt ett webbinarium, utan att behöva en webbinarielicens!

Mycket av detta, och mer därtill, kan du också styra i deltagarlistan

I botten av deltagarlistan kan du stänga av allas mikrofoner med en enda knapp.

Under ”More” där intill gömmer sig en massa möjligheter. En del saker återkommer från de andra menyerna.​

  1. Där kan du be alla att sätta på sina mikrofoner
  2. Här kan du också se till att deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av – om du glömde att göra det när du skapade mötet
  3. Det är här du styr om det ska plinga när deltagare ansluter. – Ett diskretare alternativ till väntrum, men kanske ingen bra idé vid ett långt möte där du vill att deltagare ska komma och gå för att bara vara med på vissa delar av agendan.
  4. Här kan du låsa mötet så att inga fler kan ansluta – om ni ska snacka hemliga grejer.
  5. Och du kan koppla på väntrummet även efter att mötet startat – om du glömde göra det när du skapade mötet.
  6. Även här kan du styra ifall deltagarna ska kunna sätta på mikrofonen, ändra sina namn eller starta videon

I listan över deltagare, till höger om deltagares namn dyker en blå meny upp om du pekar med musen. Där kan du styra mycket på deltagarnivå. Det viktigaste är nog:

  1. I Zooms deltagarlista kan du välja att skicka en deltagare i "skamvrån" (väntrummet alltså) eller kicka ut dem helt ifrån mötet!Chatta med just den personen – Likadant kan alla deltagare göra om du givit dem tillåtelse att chatta med varandra
  2. Stänga av deras kamera
  3. Göra dem till ”Host” (brukar jag inte göra) eller till ”Co-host”. Co-host rekommenderar jag varmt att man använder. En co-host kan presentera och dela skärm även om övriga deltagare inte kan. De kan också hjälpa dig att hålla styr på deltagare.
  4. Du kan ta ner deras uppsträckta hand – om de har räckt upp en digitala hand i Zoom, men glömmer ta ner den, kan du eller din co-host fixa det här (men det syns inte i bilden eftersom där inte fanns några uppsträckta händer. Kvarglömda uppräckta händer kan ju bli förvirrande för dig som mötesledare men det är också så att uppsträckta digitala händer automatiskt hoppar upp till vänster i Gallery View (för att hjälpa dig som värd att uppmärksamma dem och hålla ordning på turordningen) och låser därmed alla deltagarbilder i vyn.
  5. Du kan byta namn på dem – om de inte klarar av det själva. Typiskt något som en co-host kan hjälpa dig med
  6. Du kan också skicka ut dem i väntrummet eller kasta ut dem ur mötet helt och hållet – och sedan är det kanske en bra idé att låsa mötet eller koppla på väntrummet.

Du kan till och med styra hur de kan chatta!

Längst ner i chattfönstret, till höger, hittar du tre små prickar. De öppnar ännu en meny där du kan styra upp hur deltagarna får använda chatten:

  • Inte alls
  • Bara med värden
  • Bara så det syns för alla
  • Med ”alla” och enskilt med varandra

Visst är det en hel del att hålla reda på, men fundera en stund på vilka fantastiska möjligheter det ger! Du kan anpassa ditt möte PRECIS efter mötets karaktär, dina behov och och preferenser. Med alla dessa möjligheter kan du ju faktiskt arrangera något som upplevs nästan precis som ett webbinarium men utan att behöva betala extra för en webbinarielicens och med bibehållen möjlighet att använda breakout rooms!

Inte att undra på att Zoom är min favorit, eller hur?

OBS! Verktygen för digitala möten utvecklas ständigt och i olika takt. Det som står här gäller vid inläggets publicering. Givetvis uppdaterar jag efter hand, men inte löpande, så möjligheterna och hur du hanterar dem kan förändras – förmodligen till det bättre. Tydligen har MS Teams kraftigt förbättrat motsvarande funktioner de senaste månaderna, så det ska jag kolla snarast.

Att hjälpa andra - inför andra - är bästa sättet att bygga sitt varumärke i proffessionella onlinenätverk

Kan jag hjälpa dig, kompis?

Min filosofi om att bygga sitt brand online kan sammanfattas i fyra enkla teser. Det gäller att:

  1. Bli KÄND för att 
  2. Vara BRA på något
  3. som EFTERFRÅGAS och dessutom
  4. att vara TREVLIG att samarbeta med

Svårare är det inte.

Eller kanske det är som det stod på Othellospelet när jag var liten ”En minut att lära, en livstid att bemästra”.

Och två saker till:

  • God Karma kommer tillbaka, men kanske inte från samma håll
  • Att hjälpa andra som behöver hjälp, inför andra, SLÅR ALLT ANNAT, åtminstone i längden

Femton år av personlig online branding – men inte bara på LinkedIn

Även om jag varit på LinkedIn sedan 2005 är det först sedan 2019 som jag växlat upp min närvaro där. Men mina teser och min erfarenhet gäller inte bara på LinkedIn. Snarare bygger de på drygt tio år av intern online branding under min tid på IBM. Där hade vi ett socialt intranät, Connections, med en dynamik som var väldigt lik LinkedIn, men med en massa mer funktionalitet. Som att lägga till Google Workspace, Dropbox, WordPress, wikiverktyg, Trello och Zoom ungefär. Och dessutom mycket bättre fungerande Grupper än på LinkedIn. Allt innanför brandväggen så att man inte behövde oroa sig för varken troll eller läckande intellektuellt kapital. I sammanhanget bör nämnas att IBM hade 350-450 000 anställda under min tid där, så det blev en ganska rejäl plattform liksom en rejäl intern arbetsmarknad.

Genom att vara aktiv i Connections byggde jag mitt nätverk, samlade erfarenheter och hjälpte kollegor med hur de bäst kunde dra nytta av Connections för att kunna göra sitt arbete enklare och bättre, och hitta kollegor eller kunskap till hjälp för att lösa utmaningar och problem. Till att börja med på lediga stunder men efter ett tag blev det mitt arbete. Jag blev konsult i att samarbeta digitalt i öppna nätverk. Både internt och mot kunder som köpte Connections och då behövde lära sina medarbetare detta nya sätt att samarbeta och kommunicera – och tänka. Flera gånger råkade jag ut för att kollegor runt om i världen gick över ån efter vatten, sökte upp mig för hjälp fastän det fanns lika kunniga kollegor i deras hemland – men som inte byggt ett lika starkt personligt varumärke. Connections tog mig över hela världen: till de flesta länder i Europa, till Brasilien, USA, Kina, Taiwan, Thailand och till många fler länder – men på distans.

Jag byggde min professionella utveckling under ett decennium ungefär på att vara hjälpsam online. Denna artikel sammanfattar vad jag lärde mig.

Innan vi går vidare ska vi ta en närmare titt på de fyra punkterna i början:

  1. Bli KÄND – om ingen vet vad du kan, hur tusan ska de då komma på att fråga just dig efter det?!
  2. Vara BRA på något – Om du inte är bra på riktigt på det där du lyckats bli känd för kanske det kan vara dig till hjälp En gång, men sedan går luften snabbt ur ballongen. Det gäller att ha substans bakom sitt rykte
  3. som EFTERFRÅGAS – Om ingen är intresserad av det du är bra på lär det bli svårt att göra sig ett leverne på det, eller hur?
  4. att vara TREVLIG att samarbeta med – Vem jobbar du helst med, någon du trivs med eller en skitstövel? Precis. Finns det två personer som kan bocka av 1-3 men den ene är en skitstövel är det den andre som man vänder sig till. Simpelt, eller hur?

Men vi fortsätter att utveckla resonemangen….

Fimpa Jante!

Ingen är expert på allt. Alla har expertis på något.

Vi måste vara realistiska och ödmjuka nog att inse att ingen av oss kan vara expert på allt. Världen är alltför komplex och förändrar sig för snabbt för att vi en ska kunna vara experter på allt i vår egen yrkesroll – över tid. Kloka ledare inser att detta gäller dem själva och även deras medarbetare. Jag har ofta mött en rädsla för att fråga andra om hjälp. ”De kanske inte tror att jag kan mitt jobb om jag ber om hjälp!” Snarare gäller ”Jag är inte mer än människa och kan inte allt, men genom att fråga visar jag mig samtidigt ödmjuk och angelägen om att utveckla mig.”

Å andra sidan har vi alla expertis eller värdefull erfarenhet av något, kanske inte ett helt officiellt expertområde, men kanske en specialitet, något nytt eller har vi kanske en särskild egenskap – som att ställa smarta frågor. Varför hymla med att vi är bra på något? Någonstans finns någon som behöver just det du är bra på. Och ju större dammen är som du fiskar i, desto större är chansen att de hittar dig. IBM var en ganska stor damm. LinkedIn är många gånger större.

Hjälpsam, inte skrytsam.

Men det gäller som sagt att verkligen kunna leverera. Annars blir lyckan kortvarig. Tomma ord fixar inte mat på bordet, inte i längden.

Hur visar du enklast vilket värde du kan tillföra? Genom att hjälpa andra som behöver din hjälp, förstås. Då uppfattas du som hjälpsam, inte skrytsam. Du kan bocka av både punkterna 1 & 2 på en gång

Det där med värde är också viktigt. Att hela tiden bidra med värde. Inte bara en tumme upp, utan substans och värde.

Och… att någon ber om hjälp är en god bit på väg på punkt 3, ”…som efterfrågas”

Dessutom…känns det ganska gött att kunna hjälpa sin medmänniskor, även i det lilla.

Öppenhet äger! Den som delar sin kunskap, visar sin kunskap.

Tillbaka till punkt 1. Du kan vara hur kunnig och hjälpsam som helst. Om ingen vet om det tar det dig inte långt. Förr sade man att ”[tjuvhållen] kunskap är makt”. Numera gäller snarare att ”Delad kunskap är inflytande”. Se till att du hjälper andra INFÖR andra. Släpp ”skicka DM så hjälper jag dig” eller ”vi kan ta ett möte om det”. Nej, hjälp till – öppet, inför alla andra.

Det är här som den goda Karman kommer in. Släpp tanken på individuella tjänster och gentjänster. Det är inte hjälp. Det är byteshandel. Om du hjälper dem som behöver så att andra ser det, visar du på ett enkelt och snyggt sätt för världen vad du kan (2) och att du är en trevlig och hjälpsam typ (4). Så småningom kommer någon som behöver din expertis – och är beredd att betala för det, eller anställa någon som kan det – att minnas att du ju var vass på det och dessutom en trevlig typ. Hej, hej karma!

Dessutom gör du det möjligt för andra att hitta svaret själva framöver – utan att du ska behöva lägga tid på att svara en gång till. Eller gör du som jag, skriver blogginlägg som andra kan hitta och puffar för dem i det sociala nätverket.

Det kan ju också hända att någon plötsligt kompletterar din kunskap med något nytt och – vips – har du själv blivit lite klokare till nästa gång.

Människor är människor, även online

Online är bara en annan kanal för samma gamla vanliga dynamik och känslor mellan människor. Lika lite som vi uppskattar påträngande typer som bara pratar om sig själva på mingelpartyt uppskattar vi dem knappast online heller. Tänk efter hur vi brukar bete oss vid mingel. Vi går fram till en grupp eller person, vi lyssnar en stund, snackar gruppen om något intressant där vi kan bidra gör vi ett inpass när tiden är rätt och sedan kommer förhoppningsvis diskussionen igång. Mot slutet möts vi kanske av ett ”du verkar ju vara en trevlig och kunnig filur, har du ett visitkort eller kan jag skriva in din epost i min kontaktbok”.

Vi stormar inte fram med visitkort eller slänger en broschyr i ansiktet på de andra, avbryter eller tar över konversationen alldeles, eller hur?

Lyssna in – bidra – konversera – kontakt gäller lika mycket online som på plats.

Därför skickar jag sällan kontaktförfrågningar på LinkedIn. (och när jag ändå gör det skickar jag ALLTID med några rader introduktion om vem jag är och varför jag söker kontakt, så klart).

Istället väljer jag att följa intressanta personer, så deras inlägg börjar dyka upp i mitt flöde, bidrar med en kommentar om jag har något vettigt att komma med och så småningom kan utvecklas till en konversation som ofta leder till ett ”Va, har inte vi kontakt Peter? Här kommer en inbjudan!”.

Gissa om jag då hamnat ”på en annan hylla” i minnet än om jag var ”någon snubbe som bjöd in mig någon gång”. I min värld är det som att vara en bekant mot att vara ett visitkort i pärmen.

Det för oss vidare till nästa viktiga bit:

Nätverkets värde = Personer x Relationer

Ett bra nätverk kan vara otroligt värdefullt. Mitt nätverk på IBM gav mig både professionell utveckling, spännande uppdrag och vänner för lång tid framöver. Men vad avgör värdet?

Nätverkets värde = Personer x Relationer! Observera att det är multiplikation. Om värdet på ena eller andra sidan är mindre än 1 blir det en MINSKNING av nätverkets värde!

Vad är värdet av att ”ha en massa visitkort i pärmen”? Vad vet du egentligen om personerna bakom visitkorten? Det enda positiva med att ha en massa kontakter är att det kanske gör att dina inlägg visas några gånger extra innan de sjunker undan i glömskan. För om du inte betyder något för dina kontakter minskar chansen drastiskt för att de faktiskt läser dina inlägg.

Men vad bygger relationer online? Interaktion, uppskattning och att bidra med värde. I ärlighetens namn, vad uppskattar du mest: att läsa ytterligare ett inlägg eller att få respons på ditt eget? Kalla det fåfänga om du vill, men alla blir vi glada över att det vi lagt tid och ansträngning på väcker intresse och uppskattas, än mer om det blir till den grad att någon lägger tid på att göra en ordentlig kommentar. Nog minns vi vem det var som kommenterade! och när det hänt några gånger, byggs relationen upp. ”Aha, en ny kommentar från Peter. Jag undrar vad han bidrar med idag?”. BINGO!

Alltså, i praktiken kan du översätta det till att lägga stort fokus på att läsa och kommentera andras inlägg, åtminstone om du gör det konstruktivt och värdeskapande. Dessutom behöver du då inte fundera så mycket på vad du själv ska skriva om! Praktiskt va?! Alltså är det ett kanonbra sätt att komma igång på, att kommentera andras inlägg i stället för att skapa egna.

Men, om du själv gjort inlägg, försök att ge respons på de kommentarer du får! De som lägger ner tid och ansträngning på att kommentera dina inlägg uppskattar också att få respons.

Se gärna mitt tidigare inlägg om detta (och diskussionen som följde).

Men algoritmen då? Och när ska jag publicera?

Inte vet jag! Men det finns det många andra som gör, som gör det kanonbra och som byggt fina personliga varumärken på det viset. Fråga dem, t.ex. om:

  • Hur du bäst identifierar och beskriver just din expertis
  • Hur du definierar din målgrupp
  • Vilka kanaler och format som funkar bäst till vad och mot vem
  • Din kommunikativa stil och förmåga
  • Teknik och hjälpmedel
  • Och mycket mer

Det jag skrivit ovan gäller inte bara för LinkedIn eller HCL Connections (som det heter numera) utan jag vill påstå att det är allmängiltiga principer för framgång i professionella nätverk online.

Håller du med eller har du invändningar? Eller kanske kompletteringar? Berätta gärna i en kommentar.

 

 

Spela bollen där den ligger.

Bild av Lars Bo Nielsen på Unsplash

”Spela bollen där den ligger”

Visst är det ett mycket bättre uttryck än att ”gilla läget” eller ”finna sig i det”?

Varför ska vi behöva gilla otrevliga situationer eller passivt finna oss i sakernas tillstånd?

Sakernas tillstånd ändrar sig inte av sig självt. Det otrevliga tappar inte sitt ”o-” bara för att vi väntar.

Vill vi ha en chans att få bollen i mål måste vi spela den. Och vi kan inte spela den från någon annanstans än där den råkar ligga eller (i Wayne Gretzkys anda) där den kommer att vara när vi kommer fram. Aktivt men förankrat i verkligheten. Självklart! Enkelt!

Precis som att vi inte kan vägra att förändras i en värld runtom oss som förändras snabbare än någonsin, på alla sätt. Samtidigt. Överallt. Återstår då att själv bestämma hur vi vill förändras, låta andra bestämma åt sig, eller bli kvar i dammet och undra vad som hände.

Eller vad tycker du?

Ska vi kröka rygg och finna oss, till och med gilla det? Eller ska vi aktivt påverka spelet efter bästa förmåga?

(De som känner mig väl får gärna le lite åt att denne usle bollspelares favorituttryck i ämnet kommer från fotbollens värld. Det bjuder jag gärna på.)

Tack för inspirationen till denna fundering, Niklas Delmar.

Borde, ett ord som skapar mer ångest och dåligt samvete än handling och resultat

borde, Borde, BORDE!

Jag borde börja träna mer.

Jag borde ringa farmor.

Jag borde äta nyttigare.

Jag borde byta bilresorna till arbetsplatsen mot buss eller cykel – eller kanske fortsätta arbeta hemifrån – för miljöns skull.

Jaha, Så vad hindrar dig då? Mitt svar: ”Borde”. Ett ord som jag bannlyst ur min vokabulär.

Kanske du också borde göra det? 😉

Borde kommer inte inifrån, inte från dig själv.

Hade borde kommit inifrån hade det varit ett ska eller ett vill.

Borde innebär yttre motivation, inte inre. Borde kommer av att vi lärt, läst eller hört att något beteende är önskvärt. Men inte av att vi själva önskar det, egentligen.

Eller grundas borde ofta i något vi tror att andra vill (det må vi ha rätt eller fel i). Till exempel att vi tror att farmor gärna skulle vilja att vi ringde, eller att partnern gärna vill ha en helg på spa, eller en vandring. Eller att kollegan skulle uppskatta en fikastund tillsammans. Men vet vi att det är så? Är det vad vi själva vill?

Utan inre motivation minskar chansen drastiskt att det verkligen blir gjort

Inre motivation slår yttre motivation – varje gång.

Alltså är chansen mycket mindre att det vi borde göra verkligen blir gjort än för det vi vill, ska eller – till och med – det vi måste.

Det vi borde göra blir sällan gjort. Eller hur?

Borde leder oftast till dåligt samvete i stället för till resultat

Borde resulterar alltså oftast i dåligt samvete för att vi inte gjort något som vi vet eller tror att andra vill, men inte vi själva. Inte tillräckligt i alla fall.

Dåligt samvete är bland det mest improduktivt nedbrytande som finns för den egna personen, åtminstone så länge det inte kommer av att vi skadat eller sårat andra. Det skapar bara stress drar ner självbilden, utan att ha lett till något vettigt alls.

Till och med måste eller är tvungen att är bättre än borde. Visserligen är det inte inre motivation bakom, men chansen är bra mycket större att något blir gjort i alla fall och att vi därmed slipper det onödiga dåliga samvetet. Men ännu hellre vill eller ska, så klart.

 

Nej, Bannlys Borde!

 

Eller vad tycker du?

Har du kanske andra liknande uttryck som du skulle vilja avskaffa?

 

Schysst utsikt från ”kontoret” Avi Richards på Unsplash

Våren 2019 var ”frågan på allas läppar”* Kommer distansarbete att fungera? (underförstått ”för vi är ju speciella i vår organisation” vilket alla alltid verkar tro men vi konsulter vet sällan eller aldrig stämmer)

Snabbspola till 2020 och alla vet vi svaret: ”Jo tack, det fungerade hur bra som helst. Ofta bättre än på plats”.

Men sedan då? Hur blir det framöver?

Dags att ta ”Arbete är vad du gör men inte var du gör det” upp ytterligare en nivå

Vi med erfarenhet av fungerande distansarbete har länge sagt att arbete är vad du gör, inte var du gör det. Men detta ”världens största globala experiment med distansarbete” har visat att det finns ytterligare en nivå, eller kanske snarare en dimension, att justera: Arbete är inte bara vad vi producerar utan arbete är också att interagera och nätverka med kollegor, och att hjälpa varandra i vardagen. Arbete är inte bara produktion, utan också interaktion. Det är ju de sakerna som vi under hemarbetet insett värdet av, både för oss som person, som för resultat och teamet. Alltså: Arbete är vad du gör, hur du samverkar med andra, men inte var du gör det. Att vandra runt på kontoret, fika, snacka i toalettkön, ställa och svara på frågor, hänga över grannens skrivbord (ibland) – det är arbete det med! Det skapar värden, möjligheter och smidighet vi tidigare har undervärderat, uppenbarligen.

Det riktigt intressanta nu blir hur organisationer och medarbetare agerar framöver

Mitt svar är enkelt: När nu medarbetarna märkt att distansarbete fungerar hur bra som helst (fast inte utan undantag) går det inte att missa att distansarbetet har kommit för att stanna, åtminstone i någon omfattning. För samtidigt som det gick ”hur bra som helst” har produktiviteten till och med ökat (som Prithwiraj (Raj) Choudhury, en annan Harvardprofessor, visar i HBR), mångas livspussel förenklats, tid, pengar och bök med pendling undvikits och många medarbetare har upplevt en flexibilitet och autonomi som de längtat efter men som chefers micromanagement tidigare satt stopp för.

Varför ska de vilja komma tillbaka till kontoret bara för att göra arbetsuppgifter de lika väl hade kunnat göra hemma? Det är väl de där ”undantagen” som ska göras när man är på kontoret, de som inte gick så lätt att göra bra på distans?

”Building Successful Hybrid Teams”, med Tsedal Neeley

Tsedal Neely, Professor vid Harvard Business School

En hel del av detta berörs av Tsedal Neeley, professor vid Harvard Business School i poddden HBR IdeaCast från 27 juli 2021, Building Successful Hybrid Teams (25 minuter).

Hon har även en hel del annat tänkvärt att säga, som jag sammanfattar här, med en del av mina kommentarer och tolkningar.

Läs gärna också mitt tidigare inlägg baserat på Prithwiraj Choudrys arbete: “Work-from-Anywhere”, drömmen för millennials och avfolkningsbygd?

Börja nu men räkna inte med balans förrän om ett år, minst

Efter att krampaktigt ha hållit fast vid kontorsarbete för flertalet har vi nu upplevt en period av påtvingat distansarbete. Ännu vet vi inte var pendeln hittar någon sorts jämvikt, eller hur dynamiskt resultatet blir. Men några saker kan vi vänta oss:

  • Var och när vi utför arbete kan vara mycket mer dynamiskt och flexibelt än de flesta trodde för bara ett par år sedan
  • Var jämvikten blir (om den finns) och när den infaller kommer att variera mellan branscher, organisationer, roller och individer
  • Organisationer kommer att utveckla och anpassa strukturer, processer och teknik för att fungera mer dynamiskt och flexibelt. Om inte för att de vill så för att de blir tvingade till det.
  • Vissa kommer att gå före men ALLA organisationer kommer att behöva anpassa sig så småningom – om de vill kunna konkurrera om de medarbetare de efterfrågar.

Verktygen vi behöver finns redan (och har funnits länge). Det gäller att använda dem rätt.

  • Många av oss har sedan länge sett potentialen, haft verktygen och förstått att använda dem, men den överväldigande majoriteten av organisationer, ledare och medarbetare har varit alltför fast i gamla hjulspår eller stoppats av gammalmodiga (osäkra) ledare och strukturer.
  • Face-2-face är faktiskt inte alltid det bästa och mest effektiva sättet att få allting gjort
  • Nyckeln (som Prof Neeley nämner och som jag instämmer i) är att använda verktygen på rätt sätt och rätt verktyg till rätt uppgift:
    • Under pandemins hemarbete har vi fullkomligt överanvänt digitala möten och andra synkrona verktyg – alltså verktyg som visserligen låter oss arbeta på olika platser, men som tvingar oss att göra arbete tillsammans, samtidigt. Vilket leder till att våra kalendrar blir lika igenkorkade som Essingeleden sista eftermiddagen före en storhelg.
    • Vi underanvänder (och felanvänder – mitt tillägg) verktyg för asynkront digitalt arbete – alltså sådana som dessutom låter oss göra arbete när det passar oss själva bäst. Typ: Du frågar innan du går in i möte. Jag svarar när jag är färdig med det där viktiga jag håller på med)
    • Detta är en starkt bidragande orsak till den teknikstress och tekniktrötthet som många klagat över under pandemin. Till exempel ”Zoomtrötthet”
  • Om detta har jag delat massor av tips redan i inlägg här på bloggen och på LinkedIn. Bläddra på bara!

Revansch för mänskligheten i arbetet

Jag har ofta talat om att ”återinföra den mänskliga faktorn”. Tsedal Neely är inne på samma spår, men med andra ord.

När vi nu fått smak på att arbeta där det passar oss och sett att det fungerar blir lusten minimal att lägga tid, pengar och bekvämlighet på att pendla till ett kontor bara för att göra det vi lika väl hade kunna göra hemma. Att vara på kontoret måste ge oss något vi inte tycker vi kan få hemma:

  • Bygga och utveckla relationer
  • Arbete som görs bäst tillsammans, på samma plats – typiskt sådant som innebär mycket icke-verbal kommunikation, snabb och flödande dialog, idésprutande, gemensamma fysiska arbetsytor, handfasta övningar etc. (men även sådant arbete kommer att behöva utföras på ett sätt som gör det möjligt att delta även för personer som inte KAN vara med på plats.

Kloka chefer och företagsledningar kommer att anpassa organisationens processer, policies och strukturer som typiskt bygger på fysisk närvaro. Och dessutom skaffa lämplig teknik och hjälpa sina medarbetare att förstå och att använda den. Övriga chefer och företagsledningar kommer att få göra samma sak, men senare under hot av talangflykt. För varför ska medarbetarna pendla till kontoret för att göra vad de kunnat göra någonstans de själva valt?

Nyckeln ligger i ledarskapet

Naturligtvis är det ledarna i organisationer som sitter med nyckeln till att undvika att betraktas som en gammalmodig, stelbent och oattraktiv arbetsgivare. Men vad är det då som ni behöver göra och tänka på?

  • Se, vårda och arbeta med individernas kompetens, förmågor, möjligheter och välmående
  • Visa förtroende för medarbetarna, ge förtroende och autonomi under ansvar
  • Utveckla och stärka team, deras sammanhållning och arbetssätt
  • Ge förutsättningar att lyckas, oavsett varifrån
  • Undanröja varje grund för misstanke om att man favoriserar de som finns på nära håll och som visar sig ofta på kontoret
  • Odla inkluderande möten och konversationer, motarbeta FOMO (Fear of Missing Out)
  • Fokusera på vad man åstadkommer och inte hur man åstadkommer det (så länge det är i linje med värderingar och policies, så klart). Inte heller vad man gör, egentligen. Outcome, inte input)
  • Sök och skapa nya sätt att utvärdera resultat, som fungerar lika bra på distans som på plats och som härleds ur organisationens värderingar och övergripande mål (inte ”stuprörsmål”)
  • Bygg tillit och tillhörighet – särskilt emotionell tillit. Professor Neeley talar om hur enormt viktigt det är vid distansarbete (helt eller delvis) att medarbetarna känner sig trygga: i sig själva, i teamet och i organisationen, liksom hur viktiga cheferna och ledarskapet är i att skapa förutsättningar för sådan trygghet och tillhörighet, särskilt emotionell. Hon talar om två former av tillit:
    • Cognitive swift trust – Synbara indikatorer på att människor är kompetenta och pålitliga. Sådant som är mätbart och verifierbart. Titlar, roller, certifikat, CV…. (det brukar vi ha på plats)
    • Emotional trust – Att andra bryr sig, bryr sig om våra bekymmer, våra preferenser, intressen och utmaningar. Denna är ju den svårare att förtjäna av de båda. Den förtjänas främst genom:
      • Att vara öppen och dela med sig. Visa sårbarhet.
      • Visa empati och bevisa den i praktisk handling.
  • Se rättvisa och inkludering ur nya vinklar och arbeta aktivt med det:
    • Undvik roller som är 100% på plats och 100% på distans. Det blir så lätt att det upplevs som orättvist att aldrig alls få arbeta som de andra. Sök aktivt efter något som kan eller behöver göras på andra sättet
    • För personer ur en del minoriteter kan distansarbetet vara en välsignelse. Som ett ansikte på en skärm eller i en chatt är vi på mer lika villkor med kollegorna. De kanske gärna vill fortsätta så men helst undviker att förklara sig närmare.
    • För egen del kan jag tänka mig att personer med vissa funktionshinder upplever en liknande effekt. Framför skärmen tänker man mindre på rullstolen, kanske?
  • Givetvis är det lättare att veta VAD man behöver göra. Svårare är HUR man bäst gör det. Därför tänker jag skriva fler inlägg och diskussioner framöver om detta. Välkommen att prenumerera här intill eller följ mig på LinkedIn.

Vad är en lagom hybridmix?

Som tidigare sagts kommer det både att ge sig över tid och vara olika för olika branscher, roller och organisationer. Dessutom är det inte detsamma för oss alla. Trångbodda föräldrar kanske har svårt att arbeta ostört hemma och gärna kommer till kontoret medan andra föräldrar med krångliga livspussel ändå hellre gör det för att det fungerar bättre med hämtningar, lämningar och familjens olika aktiviteter – åtminstone de veckor då de har barnen. Alltså, att välja ett specifikt antal dagar i veckan kanske inte är idealet. Det kan variera över tid, i en rytm som för frånskilda med delad vårdnad eller med vad man arbetar med just nu, eller årstider eller vad tusan som helst. Ytterligare andra trivs bara bättre med att arbeta i kontorsmiljö än hemma. Anta inte utan fråga medarbetarna! Öppna för diskussion. Ge dem inte bara fem alternativ att välja från en gång för alla.

Som individ, välj strategi efter vad som passar och fungerar bäst för dig, inte efter hur det kanske uppfattas. Om alla skulle gå efter hur deras val kanske uppfattas är det troligt att de flesta tror att det är bäst att synas ofta på kontoret, vi får närvaroinflation och snart är alla på kontoret alltid och många tycker att det egentligen är pest.

Koordinera teamets närvaro

Det vore ju snopet att komma till kontoret för att samarbeta bara för att upptäcka att de man skulle samarbeta med inte är där. Eller hur?

För att få det att fungera med att de arbetsuppgifter görs på kontoret som passar där och inte de som lika gärna skulle kunnat göras hemma, vill det till att vi koordinerar så att de som ska arbeta tillsammans också befinner sig på kontoret samtidigt (eller någon annanstans, så klart).

Sedan, när ni väl är på kontoret, se då till att göra det som bäst görs där!

Kort och gott

Dags att sammanfatta mitt längsta inlägg (hittills):

  • Ingen väg tillbaka till 100% kontorsarbete – Medarbetarna har sett att distansarbete funkar i de flesta fall (fler än de flesta trodde) och märkt fördelarna på både det privata och professionella planet
  • Antagligen blir det inte lätt att hitta medarbetare som vill arbeta 100% på distans också. Vi kommer att hamna i någon sorts mix, olika för olika branscher, roller, organisationer och individer
  • Värdet av att interagera och socialisera med kollegor har blivit uppenbart för alla (eftersom det är det som de flesta har saknat mest) och vi har förhoppningsvis insett att det faktiskt är en del av att göra ett bra arbete och att skapa värde för organisationen.
  • Vi har insett att vissa uppgifter görs bäst tillsammans på samma plats medan andra uppgifter görs lika bra, eller bättre, i enskildhet – hemma, på kontoret eller någon annanstans. Vilket som passar vem avgörs av person och personliga förhållanden. Mixen är inte heller konstant utan kan variera med arbetsuppgifter, projekt, andra professionella parametrar eller privata, som t.ex. delad vårdnad.
  • När vi organiserar var arbete görs vill det till att vi koordinerar så att de som behöver arbeta tillsammans faktiskt finns på samma plats samtidigt, men att det fortfarande finns möjlighet att vara med på distans för de som bara inte kan annat.
  • Verktygen finns och fungerar. Det som oftast fallerar är att strukturer, processer, kultur och vanor fortfarande bygger på arbete på plats. För att få det att fungera på sikt måste de anpassas och göras ”platsneutrala”
  • Nyckeln för att få allt detta att fungera, i tid, ligger hos ledning och chefer. Förutseende ledare (som du säkert är eftersom du läst ända hit) kommer att aktivt driva på förändring och anpassning. De andra kommer att bli tvungna att göra detsamma, fast under press från missnöjda medarbetare och trög rekrytering.

Jag planerar att arbeta vidare med mer praktiska vinklingar på punkterna ovan för ledare och chefer, i inlägg här på bloggen liksom i inlägg och diskussioner på LinkedIn. Prenumerera gärna på bloggen (här intill) och följ mig på LinkedIn för att vara med på och bidra till den resan.

Håller du med? I allt eller bara delvis?

Vilka är dina tankar och kanske förslag på hur ledning och chefer kan göra i praktiken för att göra organisationer och arbetsmetoder platsneutrala?

 

Andra inlägg i angränsande ämnen:


Vid närmare eftertanke är hybridarbete inte så himla nytt, egentligen. Resande försäljare och montörer har arbetat så sedan länge, vissa team har varit utspridda över olika kontor, konsulter har arbetat hos uppdragsgivare och så vidare. Det nya är att det nu berör så många fler personer och så många fler roller. En stor förändring för många. Men det kanske kan vara en bra idé att lyssna och lära från de som arbetat med hybridteam även före pandemin skickade hem oss från kontoren.

*  ”Allas läppar”. Pyttsan! Jag var långt ifrån ensam om att veta att distansarbete funkar hur bra som helst, med rätt verktyg, rätt ledning, strukturer och kultur, och tränade, autonomt motiverade medarbetare.

Så här blir det alldeles för ofta innan vi kommer ihåg att sätta på mikrofonen

  • Oskar, Oskar, OSKAR! Stäng av din mikrofon!
  • Oj, jag snackade visst på mute.
  • [väntan medan talaren letar efter var hen kopplar på mikrofonen]
  • VAD var det för ljud? Och från VEM?!

Hur många pinsamma tillfällen har vi inte varit med om under det gångna året och lite till? Oftast för att deltagarna i digitala möten inte haft koll på eller vett att hantera mikrofonen ordentligt.

 

Enkelt att hålla koll på mikrofonen med mellanslagstangenten

Det är ju BUSENKELT, åtminstone i Zoom och MS Teams (fast olika)! (På dator alltså. Jag känner inte till motsvarande knep på mobil/platta)

Använd bara MELLANSLAGSTANGENTEN!

  • ZoomHåll ner mellanslagstangenten medan du pratar (för att avmjuta mikrofonen). När du släpper blir du mjutad igen.
  • Microsoft TeamsKlicka på mellanslagstangenten för att byta mellan mikrofon på och av

Alltså kan du lämna mikrofonen överkryssad och avstängd under resten av mötet. Zooms lösning känns en aning säkrare eftersom den eliminerar risken att du glömmer stänga av mikrofonen (vem fortsätter att hålla nere en tangent under mötet, liksom?) medan det ju fortfarande är möjligt i MS Teams att glömma det där andra klicket för att stänga av igen.

 

Din dator är inte mer tankeläsare än du och jag. Faktiskt ännu mindre.

Funkar det inte? Antagligen är det för att du gjort något på datorn – i något annat fönster – och din dator naturligtvis då tror att det är där mellanslaget (mellanslagen?) hör hemma.

Klicka bara i fönstret för Zoom/MS Teams så ska det nog lösa sig.

Datorer är ju inte tankeläsare så de vet inte att din uppmärksamhet hoppat från vad det nu var du höll på med till att plötsligt vilja snacka. Den tror ju att du vill fortsätta där du var.

Jag har själv fyllt ett antal chattar med mellanslag innan jag insett vad som hände.

Ytterligare en anledning att inte falla för frestelsen att försöka multitaska.

 

Enkelt eller hur?

 

Känner du till motsvarande knep för andra mötestjänster? Tipsa gärna i kommentarerna!

Eller andra bra knep oavsett mötestjänst? Dela gärna med dig i en kommentar.

 

Det är väl knappast till det här kontoret vi längtar tillbaka?

Aktivitetsbaserade kontor har varit en stor snackis under det senaste decenniet – åtminstone.

Fast de mest engagerade brukar vilja att man talar om aktivitetsbaserat arbete.

När pandemin förhoppningsvis lättar under det kommande halvåret och vi börjar kunna utföra vårt arbete även på kontoren vore det inte någon dum idé att spinna vidare på tankesättet, men att tänka utanför ramarna, utanför kontoret.

Aktivitetsbaserat arbete – grundkurs

Det var en gång för länge sedan som alla kontorsarbetare hade sin egen plats, sitt eget skrivbord eller – om du var tillräckligt viktig – sitt eget rum. Nästa steg i utvecklingen var att du behövde vara lite viktigare för att få ett eget rum och alla vi andra hänvisades till kontorslandskap där vi förväntades flytta runt mellan olika platser i ett hav av skrivbord (eller en skärgård) och förvara våra tillhörigheter i ett eget litet skåp över natten. En modell som få verkar ha varit entusiastiska över – förutom arbetsgivarna som kunde minska på kvadratmetrarna kontorsyta per anställd.

Sedan var det någon som kom på att många av oss faktiskt inte gör samma sak under hela arbetsdagen och att olika arbetsuppgifter görs bäst under olika förutsättningar. Koncentrerat arbete görs bäst i en tyst och störningsfri miljö, annat arbete görs bäst i grupp, ibland behöver vi bara någonstans att sitta under några minuter och mycket kan vi göra vid ett skrivbord bland andra. Och allt som oftast mår vi (och vårt arbete) bra av att social interaktion med kollegor. Heureka! Grunden för aktivitetsbaseat arbete var född och man började inreda kontor med olika typer av miljöer för olika typer av arbete – aktivitetsbaserade kontor.

Under pandemins hemarbete har vi lärt oss att mycket av vårt arbete klarar vi utan kontor – minst lika bra

När massor av medarbetare skickades hem från kontoren våren 2019, oftast förfärande oförberedda, var mångas stora fråga ”Hur ska det gå att arbeta hemma?”. Nu sitter vi med facit i hand. Det gick kanonbra! Åtminstone för det mesta och för de flesta. Undersökningar har visat att produktiviteten ökat, att mångas stress har minskat och att många fick det lättare med livspusslet.

Än så länge har jag hört väldigt få som verkligen vill gå tillbaka till 100% kontorsarbete. Generellt verkar de flesta vilja arbeta hemifrån (eller någon annanstans man föredrar, annat än på kontoret) åtminstone någon eller några dagar i veckan. Varför lägga tid och pengar på pendling för att göra något som vi lika gärna hade kunnat göra hemma?

Det är inte till kontoret vi längtar. Det är till kollegorna.

När jag läser och lyssnar till varför folk vill tillbaka till kontoret är det ett tema som alltid kommer igen. Det är inte till själva kontoret vi längtar. Det är till människorna där, kollegorna, till den sociala interaktionen, de spontana mötena. Det snackas mycket om den legendariska kaffemaskinen, men det är inte till det välsmakande kaffet vi längtar, utan till snacket i kön och över koppen.

Visst arbete görs bäst på kontoret, annat görs lika bra någon annanstans

Förutom den sociala interaktionen verkar många vara överens om att vissa arbetsuppgifter görs bättre på kontoret. Personligen hävdar jag att nästan alla går att göra lika bra på distans men att vi då behöver tänka om, lära nytt och kanske anstränga oss lite till. Typiskt uppgifter som görs tillsammans med andra, som kräver spontan, intensiv dialog och mycket icke-verbal kommunikation. Om ni hellre lägger ansträngningen på att fortsätta pendla till kontoret än på att lära om och lära nytt är valet fritt så klart. Annars hjälper jag gärna till att lära om .

Samma resonemang, men även bortom kontoret

Alltså är grundresonemanget för att mixa kontor- och hemarbete EXAKT detsamma som för aktivitetsbaserat arbete! Arbetsuppgifter görs bäst i en miljö som passar uppgiften. Vi låter oss bara inte begränsas av kontorets väggar. Till kontoret tar vi oss för spontanmöten, social interaktion och intensivt samordnande. Det mesta annat kan vi lika väl göra hemma. I grova drag i alla fall.

Vad betyder det för kontoren framöver?

Färre skrivbord, fler mötesbord är vad jag förväntar mig. Jag tror att betoningen för kontorsmiljöerna kommer att bli att stödja interaktion, spontanmöten, ”slumpträffar” och möten (men då med förbättrade möjligheter för deltagande på distans för de som inte kan/vill komma till kontoret).

Mer umgängesytor, mer småbord/ståbord, mer grupparbetsytor och bord för arbete i par, fler anledningar att förflytta sig inom kontoret.

Färre enkelskrivbord och kontorslandskap, färre fokusrum för enskilt arbete

Och, därtill, en allmän acceptans för att det är en del av arbetet att vandra omkring och snacka med de andra som råkar vara på kontoret. Att arbete inte bara är att hänga över tangentbordet framför skärmen.

 

Vad tror du? Håller du med om mitt resonemang och min prognos?

 

Bara för att man tar ut kursen kommer man inte fram till målet. Det är genom att ständigt styra och justera som man tar sig mot målet.

Hur många vällovliga förändringar och strategier har inte fått pyspunka snart efter att att kampanjen ”varit klar”?

Riv stuprören! Öka samarbetet! (är kampanjbudskap som jag hört många gånger där man senare fallit tillbaka i de gamla inkörda hjulspåren).

Engagemang! Agilitet! Innovation! Kundfokus! You name it.

Massor av fina ord som inte omsatts i handling, åtminstone inte långsiktigt.

Varför inte? För att man inte har förändrat målstyrningen till stöd för det önskade beteendet!

Snacka går ju

Ett tänkvärt inlägg på LinkedIn av Linus Jonkman igår (3 augusti 2021) om ”organisatorisk skuld” och en spännande diskussion med Anna Nordengren kring mitt eget inlägg om en artikel kring varför många ledare fruktar distansarbete fick mig att tänka till extra kring ämnet.

Det är inget nytt att ”What you measure gets done”. Tydligen ursprungligen ett citat från W.E. Deming. Men innebörden och konsekvenserna verkar ofta glömmas bort.

Ur ett perspektiv kan det ju ses som en översättning till businesslingo av ”Snacka går ju”. Tre ord som nog viskats av mången åhörare vid tjusiga presentationer fulla av vackra ord från företagsledare och konsulter.

Ur ett annat perspektiv, det som jag tänkte fokusera på här, kan man också se det som en recept för framgång: Om du vill förändra eller påverka beteenden i arbetet vill det till att du sätter passande mål eller ändrar hur du mäter så att det styr åt det håll du vill.

COVID-hemarbetet har ändrat ”vad arbete är”

När pandemin tvingade ut oss till improviserade hemmakontor var det många som undrade hur tusan det här skulle gå. (utom de av oss som redan arbetat distribuerat under många år, som visste att det går alldeles utmärkt).

Nu, drygt ett år senare kan nog de flesta konstatera att ”det gick riktigt bra”. Kanske inte perfekt. Kanske inte alltid. Inte utan ansträngning eller en del hinder att komma över. Men det gick. Över förväntan för de flesta. Vi börjar också få kläm på vilka arbetsuppgifter som passar att göra iväg från kontoret och tror oss veta vilka som fungerar bättre på kontoret, tillsammans. Om några månader, antagligen, börjar vi kunna se hur rätt vi haft.

Revansch för samarbete och ”den mänskliga faktorn”

Om något har gjorts tydligt av COVID-hemarbetet är det väl hur stort värde vi sätter på kollegorna, på samarbetet och på interaktionen med dem. Det vi har saknat är inte att plöja pivot-tabeller i Excel (för det kan vi göra på egen hand). Det vi saknat är den där kollegan som vi brukar kunna få hjälp av när vi får problem med Excel. Presentationerna har vi kunnat jobba med, men vi har saknat att fråga våra mer estetiskt sinnade kollegor vad de tycker om färgerna i diagrammen. Och så vidare…

Man saknar inte kon förrän båset är tomt.

De där mänskliga egenskaperna och interaktionerna som vi knappt tänkte på tidigare har visat sig vara en väsentlig del av vad arbete är. Av vad som skapar värde och framgång. Liksom snacket vid kaffemaskinen, småpratet vid fika och lunch, de spontana mötena, de slumpmässiga konversationerna. Nätverkandet, det sociala, småpratet, hjälpsamhet och samarbete. Allt det där mänskliga som vi tidigare har ansträngt oss så för att rationalisera bort i definierade processer och programmerade IT-lösningar. Kittet som håller samman det hela är lika viktigt som resten av konstruktionen, alltså. Vem kunde ha anat det?

Hemarbetet har satt bristande ledarskap i blixtbelysning

Tydligen har en del chefer funnit det extra utmanande att inte ha sina medarbetare inom syn- och hörhåll. Eller ska vi kalla det ”micromanagement-avstånd”? När du inte litar på dina medarbetare, när du inte klarar av att bygga deras kompetens, motivation och självständighet, när du inte ger tillräckligt tydliga, relevant och motiverande mål – och följer upp dem på ett bra sätt – då blir det lätt att man faller tillbaka på micromanagement. Alltså, att medarbetarna reduceras till ett par extra händer, men huvudet som styr är ditt. I varje ögonblick.Snacka om att demotivera medarbetarna och hämma all personlig utveckling! Och beröva organisationen potentialen hos ambitiösa medarbetare. Som Ed Zitron skriver i The Atlantic, Dåliga chefer är rädda för distansarbete (för det visar hur kassa de är).

Alltså kan vi nog vänta oss förändringar i hierarkierna och ett uppsving för ledarskapsutveckling.

Ändrade förutsättningar => Ändrade mål

Så, spelplanen har ritats om av COVID eller snarare av att så många lärt sig att distansarbete visst fungerar och dessutom har fått någorlunda kläm på hur man får det att fungera (även om det fortfarande finns mycket som kan bli bättre. Hör av dig så hjälper jag gärna till).

  • Med lättade restriktioner och öppnade kontor kommer vi att ta oss tillbaka till kontoren för att vi vill eller för att vi måste.
  • Vi har alla blivit medvetna om värdet av kontakten och interaktionen med kollegorna.
  • De organisationer som kräver 100% närvaro på kontoret, oavsett vilka arbetsuppgifter som ska göras (tror verkligen någon att det ska fungera?) kommer att tappa medarbetare. Kanske inte direkt, men över tid. Förmodligen precis just de som de helst vill behålla.

Förutsättningarna är helt annorlunda, alltså. Då är det läge att ändra hur vi arbetar med målstyrning och karriärkriterier.

  • Att premiera närvaro kommer inte att fungera, nu när vi alla lärt oss att resultat kan levereras på distans.
  • Att bara premiera individuella resultat när värdet av samarbete blivit så tydligt för oss, kommer inte att fungera.
  • Att bara mäta bidrag till resultat inom det egna stupröret på bekostnad av bidrag till helheten likaså.
  • Vi måste undvika att ”synlighet på kontoret” bidrar till befordran – annars kommer alla att komma dit även om det är kontraproduktivt. Inte för att utföra värdeskapande arbete utan för att öka chansen att springa på chefer och andra lämpliga personer.
  • Att verkligen låta organisationens värderingar och policies genomsyra målstyrningen.
  • Och, naturligtvis, att sätta mål som fokuserar på resultat, inte på var arbetet utförs.

Vad tror du? Hur kan vi anpassa målstyrningen till att återupprätta värdet av den mänskliga faktorn, nu när värdet av den blivit tydliggjord?

 

Start your online presentation like a pro. NOT like this.

Usually, we aren’t very photogenic when trying to navigate our computers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

”How many ways are there really to shift to slideshow-mode?” I found myself wondering recently as one presenter after the other displayed yet a different way of going to slideshow in PowerPoint and Keynote during a three-day series of sessions with multiple speakers/presenters.

”But why on earth do they waste time, momentum and audience attention by not having done it beforehand?” was my next thought.

Because that is what happens. We lose pace, momentum …and authority by starting our presentations like that.

The all too common way online presentations start

The host builds expectations ahead of your presentation….”And now, here is…..drumroll…the session we all have been waiting for!!!”

Next:

  • ”I’m just gonna share my screen”
  • (How the heck do I do that?)
  • ”Hello, Host, can you please give me permission to share my screen?”
  • (Hmmm, should I share my entire screen or just PowerPoint/Keynote?)
  • (Oh, yeah, I need to push that darned share-button too) – in Zoom, that is
  • (Where’s my presentation now) – searching for all to see
  • Sure, show your slides to all of us while you search for how to go into slideshow mode – the know-it-alls in the audience think
  • Then shift into slideshow-mode in yet another way
  • ”Do you see my screen now?”

= a sure way to lose momentum and audience enthusiasm, and to have to start by recapturing participant attention and focus.

We all know the importance of the first seconds of a presentation. Of capturing and engaging the audience. This way is everything but that.

Follow these simple steps instead

Instead, just use these dead simple steps. They work in Zoom, MS Teams and most other meeting services.

  1. Remind the host to give you permission to present – ahead of your session
  2. Bring your presentation into slideshow-mode AHEAD of your turn
  3. Then use clicking TAB while pressing Alt on your PC to move between your slideshow and the meeting software (or any other open applications on your computer, for that sake). Command + Tab on Macs. (When first publishing these tips in Swedish on LinkedIn, I quickly realised that this shortcut was unknown to surprisingly many people. Personally, I don’t know how I would have coped for the latest decennia without it.)
  4. Then share:
    • ONLY your presentation if you’re only going to show slides (then you minimise the risk of showing off your irrelevant notifications to your audience)
    • YOUR ENTIRE SCREEN if your going to demo or show more than slides only (but then you should put you computer in night mode or turn off as many other software and notifications as possible or be ready to show them off to the world)
  5. Do NOT ask ”Do you see my screen now?”. Follow my simple advice here instead: No more “Do you see my screen now?”
  6. Practice ahead of time. Not just the running of your presentation, but the actual handling of the meeting service and the sharing of your screen/deck.

Because, what’s the point in investing time and effort in a great and convincing presentation if you’re prepared to erode that investment by the way you start it all.

Do you have any presentation hacks to share as well? Please do so in the comments.