Stöp om statusmötet!

Otroligt spännande möte. Eller? Bild av Mark Hillary på Flickr.

Du som läst mina tidigare inlägg har haft många chanser att notera att statusmöten är min favorittyp av möten att racka ner på. Men varför då?

1. De är vanligtvis ett förbannat slöseri med tid
2. De är demotiverande (även om vissa chefer kanske tror tvärt om)

Innan jag går in på de båda punkterna ska jag bara förtydliga förloppet på det typiska statusmöte som jag rackar ned på, för att undvika missförstånd. De statusmöten (ibland kallade avstämningsmöten) som jag vänder mig mot brukar karaktäriseras av:

• De brukar befolkas av ett team och en chef. Typiskt ett säljteam, en projektgrupp, avdelningschefer eller kanske en grupp utvecklare.
• Alla deltagare är med hela tiden, oavsett om mötet är digitalt eller på plats.
• Alla turas om att rapportera till chefen hur ”det” går inom deras ansvarsområde och chefen kommenterar rapporterna medan övriga lyssnar
• Tanken är kanske att detta ska leda till någon sorts synkronisering och lärande från diskussionen, men det sker alltför sällan
• I stället sitter åhörarna och antingen våndas i väntan på att de ska behöva rapportera (för att något inte gått som väntat) eller är uttråkade medan övriga grillas
• Ofta har man någon sorts visuellt underlag, kanske ett Excelark som chefen visar (och kanske uppdaterar live) på skärmen/duken eller presentationsbilder som deltagarna uppdaterar inför varje möte (förhoppningsvis efter någon sorts likadan mall för alla)
• ungefär….

Känner du igen dig?

Statusmötet som slöseri med tid

Den ende som statusmötet möjligen är effektivt för är chefen – kanske. Hela teamet samlat vid samma tillfälle och en möjlighet att kommunicera med alla samtidigt. Men behövs ett statusmöte för det? Det kan man väl göra utan att behöva rapportera status, en i taget?

För alla andra är statusmötet ett gigantiskt slöseri med tid! Hur ofta uppstår det där lärandet eller den där synkroniseringen egentligen? Sällan, eller hur? Men när det väl händer skiftar mötet helt karaktär och blir intressant, eller hur?

Du sitter där och lyssnar på hur någon rapporterar något till chefen, något som är fullkomligt irrelevant för din del av verksamheten. I stället för att vara produktiv och åstadkomma något. Vad hade alla ni deltagare kunnat göra för nytta istället under samma tid?

En timme per deltagare (gissar jag), en gång per vecka. Det blir många timmar.

Dessutom, eftersom statusmötena är utspridda över tid, måste alla deltagare förbereda sig, fräscha upp minnet kring vad som åstadkommits sedan sist och sammanställa det – vilket tar tid, förstås. Tid som kunnat användas till något produktivt.

Det demotiverande statusmötet

Förmodligen är det tänkt att rapporterande inför övriga ska bidra till att medarbetarna ska prestera bättre, antingen för att få glänsa inför övriga eller för att slippa skämmas. Morot eller piska, alltså. = stenåldersmotivation, alltså. Den som inte redan gör sitt bästa i teamet, för de uppsatta målens skull och för teamets bästa, tror någon på allvar att de anstränger sig extra för att slippa schavottera i statusmötet? Och de som ligger bra till, är det ett resultat av ansträngningar att få glänsa på statusmötet? Jag tillåter mig att betvivla det.

Snarare blir det så att de som har negativa avvikelser att rapportera bara mår dåligt och bryts ner efter hand ifall det fortsätter och de som har positiva avvikelser blir uttråkade av att sitta och slölyssna på alla ”losers” i väntan på sin tur och dessutom lätt kan bli nonchalanta för att allt går deras väg.

Lösningen: Separera själva rapporterandet från mötet – som kan kortas eller användas till något bättre

Min lösning är enkel:

• Rapportera separat och löpande
• Använd mötestiden till att diskutera åtgärder mot avvikelserna och eventuella koordineringsbehov/-möjligheter

HUR man gör det finns det mängder av lösningar för som jag inte tänker gå in på i detalj. Det kan variera från ett gemensamt Excelark alla kan uppdatera online, via någon sorts kanban-plattform, eller bloggande och kommenterande till någon sorts dedicerat projektstyrningssystem. Men principerna är enkla:

1. Alla rapporterar löpande online
   • Vinst 1: Statusen är alltid aktuell, inte bara inför statusmötet. Chefen kan gå in när som helst och få en uppfattning om läget (och därmed reagera snabbare, vid behov)
   • Vinst 2: Deltagarna slipper slösa tid på att utforska minnet för att kunna sammanställa sin rapport inför mötet
2. Man har en deadline med marginal inför mötet så att chefen (och övriga) har en rimlig chans att studera och reflektera över statusen inför mötet
3. I det sammanhanget finns möjlighet för alla att lyfta om de behöver hjälp med något – ett dilemma eller att klara av eller hinna med någon uppgift, om de ser någon möjlighet till eller behov av koordination eller om de har några förslag
4. Sedan ägnas mötet till att diskutera sådant som lyfts av deltagarna (i punkt 3) eller liknande saker som chefen eller övriga observerat vid genomläsning i förväg
5. Naturligtvis ska tillfället tas att fira milstolpar eller exceptionella prestationer!
6. Givetvis anpassas mötets längd och kanske även deltagandet efter vad som ska diskuteras

Tror du också att ett sådant möte blir mer givande, mer engagerande och mer utvecklande att vara med på?

Hur har ni lyckats göra något bättre än det traditionella, tråkiga, destruktiva statusmötet?