Bild av Stephen Dawson från Unsplash

Knappt hade vi lärt oss att hantera digitala möten förrän vi skulle hantera hybridmöten med några på plats och andra på distans.

Men distans- och hybridarbete är ju inte bara en fråga om att hantera möten. Vi ska ju hantera medarbetare också – och deras prestationer.

Eller hur?

Återtåg eller uttåg?

För vad händer om de som arbetar helt eller delvis på distans börjar känna att deras kollegor som hovrar på kontoret verkar premieras vad gäller uppskattning, lön och befordran – utan att de åstadkommer ett dugg mer eller bättre? Det ”bästa” som då kan hända är att de också börjar hänga på kontoret… av fel anledning. Det sämsta är väl att de tappar motivationen eller ger sig av till andra som värderar deras prestationer högre, oavsett var de presterar?

(Det ”bästa” förresten. Vill vi ha en massa människor som hänger på kontoret för att synas och se upptagna ut fastän de egentligen hade kunnat prestera mycket bättre någon annanstans och dessutom sluppit slösa sin tid och belasta allas vår miljö för att motvilligt pendla i onödan till kontoret som egentligen inte behövs – för dem?)

Prestation eller närvaro?

Tsedal Neely, Professor vid Harvard Business School

Den dagen medarbetarna upplever att närvaro och/eller skenbar upptagenhet premieras över prestation och resultat, den dagen börjar utförsbacken för verksamheten. Detta var en av de aspekter av att få Hybridarbetet att fungera som Harvardprofessorn Tsedal Neeley nämnde i en HBR Ideacast som jag skrivit om tidigare: Få hybridarbetet att fungera. Hellre nu än senare.

Vad menar jag med ”premieras”?

”Premieras” kan betyda många saker. Till att börja med, de uppenbara som löneutveckling och befordran, men det finns ju mycket annat som vem som engageras i spännande eller stimulerande projekt, vem ledningen behandlar som experter på olika områden, urval till kurser och events etc. Du kan säkert komma på fler. Nämn gärna i en kommentar.

En bra start är att fokusera på outcome, inte input

Alla är vi väl överens om att det som är viktigt är vad vi åstadkommer, inte hur många timmar vi lägger ner på att åstadkomma det? Om vi når våra mål och får ”kontorstid” över är det väl bättre än om vi bara kan nå dem med en massa övertidstimmar? Förutsatt att de är förnuftigt definierade, förstås. Effektivitet och produktivitet brukar vara något vi eftersträvar, väl? Hur kommer det sig då att vi så ofta talar beundrande om de hårt arbetande? Är det inte bättre att arbeta smart?

Det mest idiotiska jag har hört inom ämnet under senare år är de organisationer som installerat program på medarbetarnas datorer som registrerar hur aktiva de är vid tangentbordet. Givetvis har smarta medarbetare skapat robotar som fejkar tangenttryckningar och därför ser extremt upptagna ut. Eller som den som använde mailens möjlighet att schemalägga utgående epost så att det såg ut som att hen jobbade och skickade epost nästan dygnet runt. Snacka om tecken på en felaktig kultur!

Nästa steg är att sätta mål som är platsoberoende

Från att fokusera på outcome borde steget inte vara långt att formulera mål som är oberoende av plats. Om en säljare når sin säljbudget och har bra kundrelationer borde det väl kvitta om hen gör det hemifrån, från kontoret eller från poolkanten? Huvudsaken är väl att målen nås? (så länge det sker på ett schysst sätt, så klart). Eller om någon annan arrangerar ett event vid köksbordet, cafébordet eller skrivbordet? Så länge eventet blir lyckat och håller budget, i alla fall.

Tredje steget blir att mäta resultat på ett platsneutralt sätt

När vi väl satt målen blir nästa uppgift att mäta resultaten. Även i det sammanhanget behöver vi göra det på sätt som är oberoende av var resultaten nås. Sätt som varierar med roll och mål, så klart. För att återgå till den där säljaren bör vi väl mäta försäljningssiffror och inte fysiska säljbesök, till exempel. Kanske kompletterat med något mått på kundnöjdhet. Att säga ”ok, vi mäter inte kundbesök, men antal kundkontakter” kanske låter bra men personligen betvivlar jag att det är en bra idé. Det skulle ju kräva att vi mätte kundkontakter i alla möjliga digitala kanaler (man vet ju inte alltid vilken kanal kunden föredrar att interagera via – WhatsApp kanske?) eller en befängd rapporteringsapparat som bara skapade extra jobb utan ökat värde.

Ett riktigt radikalt förslag

Prithwiraj Choudry, Associate Professor vid Harvard Business School

En annan Harvardprofessor, Prithwiraj Choudry, föreslog en radikal metod. ”Så länge högsta ledningen finns på kontoret kommer karriäristerna att flockas dit i förhoppningen att få lite ”facetime” med dem för att främja sin synlighet och karriär. Den enkla lösningen på det är att äv en högsta ledningen jobbar på distans. Då finns där ingen att flockas kring.”

 

Hur tänker du kring målstyrning, prestationer och befordringsgång i distans- och hybridorganisationer?

Skriv gärna en kommentar.

Vad är poängen med Spotlight och Pin i Zoom, egentligen?
Ja, den frågan kan man ju ställa sig – förutsatt att man först upptäckt att de finns.
Nästan aldrig har jag sett någon annan använda Spotlight. Inte har det blivit så ofta för egen del heller.
Det är ganska smart, faktiskt. Men man får tänka efter och ha lite fantasi.

Så här hanterar du Spotlight

Vi börjar med en förklaring:
Kanske Spotlight är som mest användbart vid större möten, men det är inte tvunget.
För att det ska fungera krävs minst tre deltagare med kameran på.

Henrik och Sara i spotlight

Du vet hur många mötesprogram ofta visar den som talar i större bild (beroende på inställningarna)? Vid stora möten kan det bli lite stökigt, särskilt om deltagarna har halvtaskig mikrofondisciplin. Det är illa nog med störande bakgrundsljud eller hostningar och harklingar. Om bilden dessutom växlar blir det ännu jobbigare.

Spotlight går ut på att värden eller en co-host kan välja en eller flera deltagare som visas på samma sätt – oavsett vem som talar för ögonblicket. Det blir lite mer stabilitet i vem som syns i rutan, utan växlingar för minsta harkling.
För deltagare finns Pin – som bara påverkar den egna skärmen – men fungerar likadant, i stort sett.
Spotlight hanterar du enklast genom att först öppna deltagarlistan.
Välj en deltagare, hovra med muspekaren över namnet så den lilla blå knappen dyker upp till höger
Klicka på den blå knappen vid namnet så menyn öppnas
  • plus Ulrika

    Välj Spotlight for Everyone för den första personen.

  • Add Spotlight om du vill lägga till personer i stor bild (upp till nio).
  • Eller Replace Spotlight om du vill ta bort spotlighten från någon.
Klart!
För att ta bort Spotlighten från någon deltagare gör du precis likadant men väljer Remove Spotlight
Du kan också starta genom att hovra med muspekaren över deltagarbilderna, men personligen föredrar jag från deltagarlistan.

Använd Spotlight till…

De uppenbara användningsområden för Spotlight är:

🟠Paneldiskussion

Sätt panelens deltagare i Spotlight så de syns tydligt och stabilt i bild.
Ungefär som att ha kameran riktad mot panelsoffan, fast deltagarna kan sitta var som helst i världen.
Välj själv om moderatorn också ska vara i Spotlight eller inte.

och Helen

🟠Frågestund

Sätt experten i fokus med Spotlight. Kanske även moderatorn.

🟠Förtydliga talarordningen

Kanske mest aktuellt ifall mötesdisciplinen brister eller diskussionen blir extra livlig.
Sätt den i Spotlight som har fått ordet. Även om andra kanske försöker avbryta så visar du visuellt vem som egentligen har ordet och det blir tydligt att den som avbryter gör just det. Avbryter alltså.

🟠Fler förslag?

Har du andra idéer om hur Spotlight kan komma till användning kan du gärna dela med dig i en kommentar.

För deltagare motsvaras Spotlight av Pin, men då bara för den egna skärmen

Men varför, kan man undra. Vad är poängen?
När jag höll stort webbinarium ”Bli vass på Zoom” januari 2021, i regi av He jEngagemang, nämnde jag att möjligheten fanns men också att jag inte kommit på vad det skulle vara bra för.
”Det kan vara ganska bra om den du Pinnar är teckenspråkstolken” kom det i chatten.
Så klart! Men så långt hade ju inte jag tänkt.
Säkert finns det andra fördelar med Pin, men ingen som jag kommit på ännu. Vet du?
Tack till Henrik Gustafsson, Sara Lawett, Ulrika Skoglund, Helen Gustavsson och Christer Järild för er hjälp att illustrera detta inlägg.

Ett bra tag har det talats om det nya normala som väntade när vi skulle kunna börja återvända till kontoren när vaccinationerna förhoppningsvis pressat tillbaka pandemin så att vi kan börja leva lite mer som vanligt igen. Men de flesta har varit försiktiga med att försöka definiera vad det där nya normala egentligen skulle innebära. Jag började prata våren 2021 om att framtiden skulle bli hybrid och jag tror att de flesta nu är överens om just det.

Den digitala mognaden (inte tekniken) har tagit ett stort kliv under pandemins hemarbete

Illustration: Anna Malmsten

Före pandemin var den gängse uppfattningen att det inte gick att arbeta på distans, än mindre att samarbete. Trots att vi redan var många som gjorde det. För min del sedan 2008 ungefär. En av mina första tankar när alla andra blev hemskickade från kontoren våren 2020 var kanske inte särskilt medmänsklig eller kärleksfull: ”Äntligen kanske det blir slut på det där ifrågasättande Jaså du ”jobbar” hemma?” gärna med luftcitat runt jobbar. Som att arbete hemma var mindre värt än arbete på kontor. Inte på riktigt liksom.

Många var tvivlarna, alltså. Men nu har de flesta insett att det absolut gick att arbeta hemma. Kanske inte som vanligt. Kanske med en del nya utmaningar. Kanske de sociala aspekterna av arbetet blev lidande. Men det gick.

För många har det till och med gått över förväntan. Livspusslet blev lättare att lägga, produktiviteten gick upp (det finns statistik som bevisar det), pressen minskade och resultaten blev bättre just därför, miljön fick en andhämtningspaus, vi slapp pendlingens vedermödor och kostnader, och många höll sig friskare än på länge (bortsett från de stackare som drabbades av COVID-19 förstås).

Och vi har lärt oss en massa! Att mötas på distans, att sköta och planera vårt arbete själva, att överbrygga avstånd, att samarbeta på distans, att se bortom geografi när vi söker arbete, medarbetare eller specialister, bland annat.

Den digitala mognaden har tagit ett stort skutt, på bred front i arbetslivet.

Tekniken fanns sedan länge och vi var en hel del som redan var bekväma med den och hade ett digitalt mindset. Men nu har den breda massan i arbetslivet också sett möjligheterna och lärt sig att tänka bättre digitalt.

Det nya normala = hybridarbete

Illustration: Anna Malmsten

Egentligen skulle jag hellre kalla det flexibelt arbete eller arbete i distribuerade team, men för enkelhets skull använder jag samma uttryck som de flesta andra: hybrid.

Men vad innebär det då? I praktiken. Och varför?

Helt enkelt att vi ska vänta oss att varken sitta 100% tillsammans på kontoret eller 100% arbeta hemifrån utan någon sorts blandning, förmodligen dessutom varierande över tid och med variation i vem som arbetar var.

Vissa har lärt sig och ser stora fördelar med att arbeta hemma (eller någon annanstans ifrån) åtminstone några dagar i veckan. Andra kanske planerar var de arbetar efter vilka veckor de har barnen hos sig. Några (gärna många) väljer att arbeta hemma när de känner sig lite krassliga i stället för att gå till kontoret och antagligen smitta några kollegor. Ytterligare andra har upptäckt att distansarbete gör det möjligt för dem att arbeta fullvärdigt trots eventuella begränsningar i den egna rörligheten.

Men vi har också lärt oss hur vi kan engagera specialister på distans, vars kunskaper och erfarenhet vi gärna vill använda oss av men som inte kan komma till oss på plats av en eller annan bra anledning. Eller vi har insett att vi kan hinna med flera möten på olika långväga orter på samma dag om vi tar dem på distans. Förmiddagsmöte med Göteborg, eftermiddagsmöte med Stockholm och Luleå med avbrott för lunch hemma i Malmö, ungefär. Utan att behöva lägga tid på miljöbelastande resor. Vi har lärt oss att bättre utnyttja tid, erfarenhet och resurser genom att arbeta på distans.

Hybridarbete innebär att vi inte kan jobba på som vanligt, förstås

Hur vi arbetar tillsammans på kontor sitter i ryggmärgen på de flesta.

Att arbeta med alla på distans har de flesta lärt sig någorlunda (även om jag ibland fått intrycket av att många undermedvetet tänkt att det här jäkla hemarbetet är bara tillfälligt så vi behöver inte lära oss på riktigt att hantera det.)

Att arbeta, mötas och samarbeta när några är på plats och några på distans… ja då får vi tänka till!

Annars blir det lätt att vi får ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans, där uppdelningen enbart beror av var man väljer/kan arbeta, inte hur bra man arbetar eller vad man åstadkommer.

Det övergripande svaret är egentligen busenkelt och finns i de två första raderna i det här stycket:

För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!

För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!

        • Arbetet på plats sitter ju i ryggmärgen, eller hur? Så det är ju inget vi behöver tänka så mycket på.
        • Om det fungerar på distans fungerar det även på kontoret
        • Ofta bättre till och med, eftersom mycket av det vi tvingas att göra för att det ska fungera på distans är att göra så som vi hade bort göra redan på kontoret men kunnat smita undan eftersom vi kunde släta över skönhetsfläckarna på plats.

Praktiska exempel inom olika områden

”Tänka distans & digitalt” låter ju enkelt, men kan tyckas lite ospecifikt så låt oss ta några exempel inom olika områden.

Ledarskap

Jobba på att odla medarbetarnas motivation, sätt tydliga, motiverande mål tillsammans och följ upp dem ofta, och ge dem utrymme, verktyg och möjlighet att göra sitt bästa jobb. Glöm Micromanagement! (fast det borde vi avskaffat för länge sedan redan). Självgående medarbetare är toppen både på distans och på kontoret.

Möten

Som mötesledare (en roll som blir viktigare än någonsin) ska du fokusera på distansdeltagarna. De som finns i konferensrummet hänger med i alla fall. Tydligt syfte, agenda och alla de där grejerna som vi borde gjort redan för länge sedan. Och presentera för det digitala mötet i första hand (och projicera på skärmen i konferensrummet. Och/eller på de egna skärmarna hos deltagarna i konferensrummet eftersom jag starkt rekommenderar att ALLA är med i det digitala mötet, även om man råkar vara på plats). Annars har vi ju två möten samtidigt, ett i rummet och ett på nätet. ALLA måste vara med i åtminstone det ena mötet och det enda möte som alla kan vara med i är det digitala, eller hur?

Kommunikation

Om all kommunikation sker online för alla, blir det också på lika villkor för alla. Ingen behöver känna sig på undantag. Ett bra intranät, med bra sök och ett fördelat redaktionellt ansvar mår nog alla organisationer bra av att ha. Ännu bättre med ett socialt intranät som gör det lätt för alla att kommunicera med och publicera för varandra.

Kultur

Upplevd brist på rättvisa och öppenhet är ett gift för organisationen. Bara misstanken om att kontorsnärvaro favoriseras kan skapa dålig stämning och destruktiva beteenden. Därför blir det otroligt viktigt att inte ge någon som helst näring till sådana känslor. (Det gäller så klart all annan sorts favorisering också, förstås.)

Även här kan ett socialt intranät göra underverk i kombination med tydliga signaler från ledningen. Den öppenhet och transparens som kan skapas kan göra underverk för medarbetarnas motivation. Och motivation är ju bara ett annat ord för frivillig ansträngning. Läs gärna Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM

Samarbete

Redan när man börjar arbeta med kontorslandskap utan fasta platser tappar man den naturliga samlingsplatsen för teamet, än mer när man arbetar aktivitetsbaserat (alltså långt före COVID19). För att samarbetet ska fungera smidigt behöver man en alternativ, digital, samlingsplats för teamet (även om alltför få verkar ha tagit det steget). Den enda skillnaden vid hybridarbete blir då att medarbetarna ansluter till denna digitala samlingsplats från någonstans utanför kontoret. Faktum är att hybridarbete lika gärna skulle kunna kallas aktivitetsbaserat arbete som inte begränsas av kontorets ytterväggar.

Alltså, om man nu tar tag i sådant som fillagring, team-chattar och andra verktyg – både vad gäller teknik och arbetssätt – blir även arbetet på kontoret bättre strukturerat och smidigare.

Processer

Många processer är fortfarande datoriserade kopior av gamla pappersprocesser. Många har länge behövts ses över. Nu blir det än viktigare att göra det. Och kanske att då börja med att utgå från syftet med processen och tänka ut hur man kan nå syftet med digitala medel, inte hur man kan digitalisera nuvarande flöden. Lika bra att försöka utgå från mobilanvändning när vi ändå är igång, eller hur? Dags att digitalisera på riktigt! Ingen nackdel för någon på kontoret här heller, eller hur?

System

Våra system har ju ofta skapats för att stödja våra processer, så resonemanget kring processer kan ju överföras hit. Som en spegling av resonemangen ovan kring ledarskap och kultur kan vi ju passa på att våra system förändras från att styra medarbetarna och sammanställa rapporter till att förenkla för medarbetarna att göra sitt arbete och utveckla sin förmåga att göra sitt bästa och följa med i utvecklingen. Eller?

 

Hur tänker du kring hybridarbete i allmänhet eller mina exempel ovan? Skriv gärna en kommentar.

 

Fler inlägg på temat hittar du här:

Hybridarbete
Sociala intranät

 

 

 

 

Schysst utsikt från ”kontoret” Avi Richards på Unsplash

Våren 2019 var ”frågan på allas läppar”* Kommer distansarbete att fungera? (underförstått ”för vi är ju speciella i vår organisation” vilket alla alltid verkar tro men vi konsulter vet sällan eller aldrig stämmer)

Snabbspola till 2020 och alla vet vi svaret: ”Jo tack, det fungerade hur bra som helst. Ofta bättre än på plats”.

Men sedan då? Hur blir det framöver?

Dags att ta ”Arbete är vad du gör men inte var du gör det” upp ytterligare en nivå

Vi med erfarenhet av fungerande distansarbete har länge sagt att arbete är vad du gör, inte var du gör det. Men detta ”världens största globala experiment med distansarbete” har visat att det finns ytterligare en nivå, eller kanske snarare en dimension, att justera: Arbete är inte bara vad vi producerar utan arbete är också att interagera och nätverka med kollegor, och att hjälpa varandra i vardagen. Arbete är inte bara produktion, utan också interaktion. Det är ju de sakerna som vi under hemarbetet insett värdet av, både för oss som person, som för resultat och teamet. Alltså: Arbete är vad du gör, hur du samverkar med andra, men inte var du gör det. Att vandra runt på kontoret, fika, snacka i toalettkön, ställa och svara på frågor, hänga över grannens skrivbord (ibland) – det är arbete det med! Det skapar värden, möjligheter och smidighet vi tidigare har undervärderat, uppenbarligen.

Det riktigt intressanta nu blir hur organisationer och medarbetare agerar framöver

Mitt svar är enkelt: När nu medarbetarna märkt att distansarbete fungerar hur bra som helst (fast inte utan undantag) går det inte att missa att distansarbetet har kommit för att stanna, åtminstone i någon omfattning. För samtidigt som det gick ”hur bra som helst” har produktiviteten till och med ökat (som Prithwiraj (Raj) Choudhury, en annan Harvardprofessor, visar i HBR), mångas livspussel förenklats, tid, pengar och bök med pendling undvikits och många medarbetare har upplevt en flexibilitet och autonomi som de längtat efter men som chefers micromanagement tidigare satt stopp för.

Varför ska de vilja komma tillbaka till kontoret bara för att göra arbetsuppgifter de lika väl hade kunnat göra hemma? Det är väl de där ”undantagen” som ska göras när man är på kontoret, de som inte gick så lätt att göra bra på distans?

”Building Successful Hybrid Teams”, med Tsedal Neeley

Tsedal Neely, Professor vid Harvard Business School

En hel del av detta berörs av Tsedal Neeley, professor vid Harvard Business School i poddden HBR IdeaCast från 27 juli 2021, Building Successful Hybrid Teams (25 minuter).

Hon har även en hel del annat tänkvärt att säga, som jag sammanfattar här, med en del av mina kommentarer och tolkningar.

Läs gärna också mitt tidigare inlägg baserat på Prithwiraj Choudrys arbete: “Work-from-Anywhere”, drömmen för millennials och avfolkningsbygd?

Börja nu men räkna inte med balans förrän om ett år, minst

Efter att krampaktigt ha hållit fast vid kontorsarbete för flertalet har vi nu upplevt en period av påtvingat distansarbete. Ännu vet vi inte var pendeln hittar någon sorts jämvikt, eller hur dynamiskt resultatet blir. Men några saker kan vi vänta oss:

  • Var och när vi utför arbete kan vara mycket mer dynamiskt och flexibelt än de flesta trodde för bara ett par år sedan
  • Var jämvikten blir (om den finns) och när den infaller kommer att variera mellan branscher, organisationer, roller och individer
  • Organisationer kommer att utveckla och anpassa strukturer, processer och teknik för att fungera mer dynamiskt och flexibelt. Om inte för att de vill så för att de blir tvingade till det.
  • Vissa kommer att gå före men ALLA organisationer kommer att behöva anpassa sig så småningom – om de vill kunna konkurrera om de medarbetare de efterfrågar.

Verktygen vi behöver finns redan (och har funnits länge). Det gäller att använda dem rätt.

  • Många av oss har sedan länge sett potentialen, haft verktygen och förstått att använda dem, men den överväldigande majoriteten av organisationer, ledare och medarbetare har varit alltför fast i gamla hjulspår eller stoppats av gammalmodiga (osäkra) ledare och strukturer.
  • Face-2-face är faktiskt inte alltid det bästa och mest effektiva sättet att få allting gjort
  • Nyckeln (som Prof Neeley nämner och som jag instämmer i) är att använda verktygen på rätt sätt och rätt verktyg till rätt uppgift:
    • Under pandemins hemarbete har vi fullkomligt överanvänt digitala möten och andra synkrona verktyg – alltså verktyg som visserligen låter oss arbeta på olika platser, men som tvingar oss att göra arbete tillsammans, samtidigt. Vilket leder till att våra kalendrar blir lika igenkorkade som Essingeleden sista eftermiddagen före en storhelg.
    • Vi underanvänder (och felanvänder – mitt tillägg) verktyg för asynkront digitalt arbete – alltså sådana som dessutom låter oss göra arbete när det passar oss själva bäst. Typ: Du frågar innan du går in i möte. Jag svarar när jag är färdig med det där viktiga jag håller på med)
    • Detta är en starkt bidragande orsak till den teknikstress och tekniktrötthet som många klagat över under pandemin. Till exempel ”Zoomtrötthet”
  • Om detta har jag delat massor av tips redan i inlägg här på bloggen och på LinkedIn. Bläddra på bara!

Revansch för mänskligheten i arbetet

Jag har ofta talat om att ”återinföra den mänskliga faktorn”. Tsedal Neely är inne på samma spår, men med andra ord.

När vi nu fått smak på att arbeta där det passar oss och sett att det fungerar blir lusten minimal att lägga tid, pengar och bekvämlighet på att pendla till ett kontor bara för att göra det vi lika väl hade kunna göra hemma. Att vara på kontoret måste ge oss något vi inte tycker vi kan få hemma:

  • Bygga och utveckla relationer
  • Arbete som görs bäst tillsammans, på samma plats – typiskt sådant som innebär mycket icke-verbal kommunikation, snabb och flödande dialog, idésprutande, gemensamma fysiska arbetsytor, handfasta övningar etc. (men även sådant arbete kommer att behöva utföras på ett sätt som gör det möjligt att delta även för personer som inte KAN vara med på plats.

Kloka chefer och företagsledningar kommer att anpassa organisationens processer, policies och strukturer som typiskt bygger på fysisk närvaro. Och dessutom skaffa lämplig teknik och hjälpa sina medarbetare att förstå och att använda den. Övriga chefer och företagsledningar kommer att få göra samma sak, men senare under hot av talangflykt. För varför ska medarbetarna pendla till kontoret för att göra vad de kunnat göra någonstans de själva valt?

Nyckeln ligger i ledarskapet

Naturligtvis är det ledarna i organisationer som sitter med nyckeln till att undvika att betraktas som en gammalmodig, stelbent och oattraktiv arbetsgivare. Men vad är det då som ni behöver göra och tänka på?

  • Se, vårda och arbeta med individernas kompetens, förmågor, möjligheter och välmående
  • Visa förtroende för medarbetarna, ge förtroende och autonomi under ansvar
  • Utveckla och stärka team, deras sammanhållning och arbetssätt
  • Ge förutsättningar att lyckas, oavsett varifrån
  • Undanröja varje grund för misstanke om att man favoriserar de som finns på nära håll och som visar sig ofta på kontoret
  • Odla inkluderande möten och konversationer, motarbeta FOMO (Fear of Missing Out)
  • Fokusera på vad man åstadkommer och inte hur man åstadkommer det (så länge det är i linje med värderingar och policies, så klart). Inte heller vad man gör, egentligen. Outcome, inte input)
  • Sök och skapa nya sätt att utvärdera resultat, som fungerar lika bra på distans som på plats och som härleds ur organisationens värderingar och övergripande mål (inte ”stuprörsmål”)
  • Bygg tillit och tillhörighet – särskilt emotionell tillit. Professor Neeley talar om hur enormt viktigt det är vid distansarbete (helt eller delvis) att medarbetarna känner sig trygga: i sig själva, i teamet och i organisationen, liksom hur viktiga cheferna och ledarskapet är i att skapa förutsättningar för sådan trygghet och tillhörighet, särskilt emotionell. Hon talar om två former av tillit:
    • Cognitive swift trust – Synbara indikatorer på att människor är kompetenta och pålitliga. Sådant som är mätbart och verifierbart. Titlar, roller, certifikat, CV…. (det brukar vi ha på plats)
    • Emotional trust – Att andra bryr sig, bryr sig om våra bekymmer, våra preferenser, intressen och utmaningar. Denna är ju den svårare att förtjäna av de båda. Den förtjänas främst genom:
      • Att vara öppen och dela med sig. Visa sårbarhet.
      • Visa empati och bevisa den i praktisk handling.
  • Se rättvisa och inkludering ur nya vinklar och arbeta aktivt med det:
    • Undvik roller som är 100% på plats och 100% på distans. Det blir så lätt att det upplevs som orättvist att aldrig alls få arbeta som de andra. Sök aktivt efter något som kan eller behöver göras på andra sättet
    • För personer ur en del minoriteter kan distansarbetet vara en välsignelse. Som ett ansikte på en skärm eller i en chatt är vi på mer lika villkor med kollegorna. De kanske gärna vill fortsätta så men helst undviker att förklara sig närmare.
    • För egen del kan jag tänka mig att personer med vissa funktionshinder upplever en liknande effekt. Framför skärmen tänker man mindre på rullstolen, kanske?
  • Givetvis är det lättare att veta VAD man behöver göra. Svårare är HUR man bäst gör det. Därför tänker jag skriva fler inlägg och diskussioner framöver om detta. Välkommen att prenumerera här intill eller följ mig på LinkedIn.

Vad är en lagom hybridmix?

Som tidigare sagts kommer det både att ge sig över tid och vara olika för olika branscher, roller och organisationer. Dessutom är det inte detsamma för oss alla. Trångbodda föräldrar kanske har svårt att arbeta ostört hemma och gärna kommer till kontoret medan andra föräldrar med krångliga livspussel ändå hellre gör det för att det fungerar bättre med hämtningar, lämningar och familjens olika aktiviteter – åtminstone de veckor då de har barnen. Alltså, att välja ett specifikt antal dagar i veckan kanske inte är idealet. Det kan variera över tid, i en rytm som för frånskilda med delad vårdnad eller med vad man arbetar med just nu, eller årstider eller vad tusan som helst. Ytterligare andra trivs bara bättre med att arbeta i kontorsmiljö än hemma. Anta inte utan fråga medarbetarna! Öppna för diskussion. Ge dem inte bara fem alternativ att välja från en gång för alla.

Som individ, välj strategi efter vad som passar och fungerar bäst för dig, inte efter hur det kanske uppfattas. Om alla skulle gå efter hur deras val kanske uppfattas är det troligt att de flesta tror att det är bäst att synas ofta på kontoret, vi får närvaroinflation och snart är alla på kontoret alltid och många tycker att det egentligen är pest.

Koordinera teamets närvaro

Det vore ju snopet att komma till kontoret för att samarbeta bara för att upptäcka att de man skulle samarbeta med inte är där. Eller hur?

För att få det att fungera med att de arbetsuppgifter görs på kontoret som passar där och inte de som lika gärna skulle kunnat göras hemma, vill det till att vi koordinerar så att de som ska arbeta tillsammans också befinner sig på kontoret samtidigt (eller någon annanstans, så klart).

Sedan, när ni väl är på kontoret, se då till att göra det som bäst görs där!

Kort och gott

Dags att sammanfatta mitt längsta inlägg (hittills):

  • Ingen väg tillbaka till 100% kontorsarbete – Medarbetarna har sett att distansarbete funkar i de flesta fall (fler än de flesta trodde) och märkt fördelarna på både det privata och professionella planet
  • Antagligen blir det inte lätt att hitta medarbetare som vill arbeta 100% på distans också. Vi kommer att hamna i någon sorts mix, olika för olika branscher, roller, organisationer och individer
  • Värdet av att interagera och socialisera med kollegor har blivit uppenbart för alla (eftersom det är det som de flesta har saknat mest) och vi har förhoppningsvis insett att det faktiskt är en del av att göra ett bra arbete och att skapa värde för organisationen.
  • Vi har insett att vissa uppgifter görs bäst tillsammans på samma plats medan andra uppgifter görs lika bra, eller bättre, i enskildhet – hemma, på kontoret eller någon annanstans. Vilket som passar vem avgörs av person och personliga förhållanden. Mixen är inte heller konstant utan kan variera med arbetsuppgifter, projekt, andra professionella parametrar eller privata, som t.ex. delad vårdnad.
  • När vi organiserar var arbete görs vill det till att vi koordinerar så att de som behöver arbeta tillsammans faktiskt finns på samma plats samtidigt, men att det fortfarande finns möjlighet att vara med på distans för de som bara inte kan annat.
  • Verktygen finns och fungerar. Det som oftast fallerar är att strukturer, processer, kultur och vanor fortfarande bygger på arbete på plats. För att få det att fungera på sikt måste de anpassas och göras ”platsneutrala”
  • Nyckeln för att få allt detta att fungera, i tid, ligger hos ledning och chefer. Förutseende ledare (som du säkert är eftersom du läst ända hit) kommer att aktivt driva på förändring och anpassning. De andra kommer att bli tvungna att göra detsamma, fast under press från missnöjda medarbetare och trög rekrytering.

Jag planerar att arbeta vidare med mer praktiska vinklingar på punkterna ovan för ledare och chefer, i inlägg här på bloggen liksom i inlägg och diskussioner på LinkedIn. Prenumerera gärna på bloggen (här intill) och följ mig på LinkedIn för att vara med på och bidra till den resan.

Håller du med? I allt eller bara delvis?

Vilka är dina tankar och kanske förslag på hur ledning och chefer kan göra i praktiken för att göra organisationer och arbetsmetoder platsneutrala?

 

Andra inlägg i angränsande ämnen:


Vid närmare eftertanke är hybridarbete inte så himla nytt, egentligen. Resande försäljare och montörer har arbetat så sedan länge, vissa team har varit utspridda över olika kontor, konsulter har arbetat hos uppdragsgivare och så vidare. Det nya är att det nu berör så många fler personer och så många fler roller. En stor förändring för många. Men det kanske kan vara en bra idé att lyssna och lära från de som arbetat med hybridteam även före pandemin skickade hem oss från kontoren.

*  ”Allas läppar”. Pyttsan! Jag var långt ifrån ensam om att veta att distansarbete funkar hur bra som helst, med rätt verktyg, rätt ledning, strukturer och kultur, och tränade, autonomt motiverade medarbetare.