Hur gör du för att få färre, kortare och mer produktiva möten? Börja kanske med att inte slentirianmässigt boka möten på 30 eller 60 minuter och på hela eller halva klockslag! Utan 20 eller 40 minuter, kvart över eller kvart i.

Möten utgör ofta en stor del av vår arbetstid. Ändå är vi ofta kassa på det. Är det inte dags att ändra på det? Både för digitala möten och möten på plats.

Parkinsons lag säger att arbete tar så lång tid som man ger det. Resultatet varierar däremot, så klart.

Men det är ju likadant med möten, nästan. Vad gäller möten får man nog lägga till ett ”…minst…”.

Om man sätter av en timme till mötet, tar mötet en timme och kanske lite till.

Likadant om man sätter av en halvtimme.

Varför envisas vi då med att planera in möten på hela timmar, eller halva – undantagsvis?

Dessutom på jämna hela eller halva klockslag?!

Resultatet blir ju ofta att nästa möte börjar direkt efter när det förra skulle slutat. Utan tid för förflyttning emellan, vare sig fysiskt eller mentalt. Utan tid för efterarbete eller förarbete.

Dagen fylls av möte på möte på möte på möte. När mötena sedan tagit slut sitter man – kanske – och försöker sammanfatta för sig själv vilka uppgifter man fick sig tilldelat och vad viktigt eller intressant som sades på mötet. Eller är man bara för trött för att göra det och hoppas att det kommer i mötesminnet som någon skulle skriva – så småningom.

Inte har det blivit ett dugg bättre under 2020 av att de flesta mötena blivit digitala. Kanske till och med värre eftersom det är så lätt att glömma den mentala ställtiden som behövs mellan möten och därför travat mötena ännu tätare.

Jag misstänker att en stor del av grunden till problemet är vanlig lättja:

  • Standardinställningen för möten i våra digitala kalendrar är ofta 60 minuter, eller möjligtvis 30
  • Vi har inte lärt oss kalenderprogrammen tillräckligt väl för att upptäcka att den går att förändra
  • ”Alla” är vana vid att möten börjar på hela eller halva timmar, så det blir enklast så

Alltså är det busenkelt att ta ett första steg för att bryta den onda cirkeln:

  1. Bestäm dig för vad som ska vara din standardtid för möten. Mitt förslag är 20 eller 40 minuter.
  2. Ändra sedan standardinställningen i ditt kalenderprogram.
    • Om man fortsätter att starta möten på hela eller halva timmar får man då 10 eller 20 minuter luft mellan möten. För kaffe, vatten, biobreaks, ett snabbt samtal eller meddelande, för att förbereda eller efterarbeta. För lite frisk luft eller en kort ”kontorsstretch” för ryggen och axlarna, kanske? Eller för att minska effekten av att mötet drar över.
  3. Om du är djärv börjar du planera in möten på udda tider. Kanske kvart över eller kvart i?
    • Var beredd på att folk i början kommer för tidigt eller för sent. De har inte läst inbjudan ordentligt utan bara antagit att det var som vanligt. Det har hänt mig mer än en gång.
  4. När du gör din inbjudan kan du ju dessutom ”skruva” på inställningarna för påminnelser, så att de kommer vid strategiska tider för att fånga deltagarnas uppmärksamhet.
  5. Om du är riktigt ambitiös skickar du dessutom en manuell påminnelse i god tid där du poängterar tiden och syftet med mötet, och om några särskilda förberedelser förväntas.

Nästa steg kräver mer ansträngning. Dem har du säkert läst tidigare dessutom:

  1. Agenda och syfte redan i inbjudan (som repeteras i början av mötet och i eventuella påminnelser)
  2. Fila extra noga på rubriken för mötet och på inbjudan för att maximera deltagarnas engagemang och förberedelser
  3. Bifoga länkar till material för förberedande genomläsning och poängtera vikten av att det görs i förväg
  4. Kanske ”flippa mötet” alldeles? Min favorit! Att dela alla presentationer, rapporter och andra underlag i förväg och tydligt deklarera att mötestiden BARA ska användas till att diskutera och fatta beslut, inte till att presentera.
  5. Sist, men först, fundera på om mötet behövs över huvud taget. Om det är ett rent statusmöte, till exempel, borde ni kunna rapportera status i ett delat dokument eller online på annat sätt, så kan alla rapportera när det passar dem (före deadline, så klart) och sedan använda mötestiden till att förbättra status i stället för att rapportera. Eller till ett av de där spontana mötena som är så mycket mer energigivande!

Har du några egna tips för mer produktiva möten som öppnar för mer produktiv tid bortom mötena, och mindre stress? Kommentera gärna.

En chefs resultat beror på medarbetarnas.Vad är en chef utan medarbetare? Utan någon att chefa över? Kan man verkligen kallas chef om man inte har någon att chefa över?

Det viktiga för chefen för ett lag grävare är inte att själv vara bäst på att gräva. Utan att få laget att gräva bäst, orka längst, se till att de har bäst spadar, att de underhåller spadarna så att de håller länge och att de lär sig ny teknik så att de hänger med utvecklingen.

För grävarna är det spadarna som är arbetsredskapen.

För chefen är det grävarna.

Jag vet att detta är löjligt förenklat, men det gör det också tydligare att chefens viktigaste kvaliteter inte är att kunna göra medarbetarnas jobb, fast bättre, utan att få medarbetarna att vara bäst på sitt jobb. Och att chefens framgång beror på medarbetarnas.

Visserligen är det möjligt att med maktmedel få medarbetarna att prestera extra, fast inte i längden. Antingen sliter man ut dem eller kommer de att göra revolt på ett eller annat sätt.

För varaktig framgång måste chefen arbeta med arbetarna. Det ligger liksom i själva ordet. Om chefen missbrukar sitt chefskap byts första stavelsen i ordet från ”med” till ”mot” och det vore ju inte så bra, eller hur?

Hur är det i verkligheten i våra organisationer?

  • Väljs chefer ut för sin förmåga att motivera och rikta energin hos medarbetarna? Eller sätter vi fortfarande den bästa grävaren till att bli chef över de övriga?
  • Får våra chefer de förutsättningar de behöver för att lyckas?
    • Får de tillräcklig utbildning i att motivera medarbetare? Löpande?
    • Får de utbildning i att sätta och följa upp mål? Mål som är relevanta, motiverande och stödjer organisationen som helhet?
    • Ges de utrymme att faktiskt ta hand om medarbetarna eller tvingar vi dem att lägga orimligt mycket av sin tid på administrativa uppgifter och på att rapportera kors och tvärs?
    • Får de möjlighet att arbeta hållbart och inte bara att jaga kortsiktiga segrar; att vinna slaget men på ett sådant sätt att kriget går förlorat?
    • Ger vi dem auktoritet och budget att ta de beslut som behövs för att kunna ta hand om sina medarbetare och se till att de utvecklas i takt med världen runt om dem?
    • Erbjuder vi dem någon att fråga om råd när de kör fast?
  • Ges våra chefer en rättvis chans att nå resultat?

Jag är rädd att svaret på de flesta frågorna, alldeles för ofta är nej.

Vad tror du?

Det blir lättare att acceptera ett Nej till att ta på sig en uppgift när man inser att det gör det möjligt att klara de uppgifter man redan tagit på sig i tid och med rätt kvalitet

Photo by Isaiah Rustad on Unsplash

För många år sedan fick jag anledning att fundera över vilka kollegor jag helst arbetade med på projekt. Det var så länge sedan att jag faktiskt glömt vad anledningen var.

Det gick ganska snabbt att skriva ner en lista.

Men sedan kom jag att fundera över varför jag helst arbetade med just dem. Det tog lite längre tid att besvara, men efter en stund stod svaret klart för mig: Det var de som jag kunde lita på levererade i tid och vad vi kommit överens om, eller åtminstone ringde i larmklockan i god tid om de insåg att de skulle få problem. Med andra ord, de som var självgående. De som jag inte behövde kolla och stämma av med, så att jag lugnt kunde ägna mig åt något annat som krävde min insats och uppmärksamhet. De som jag kunde vara säker på inte skulle komma efter deadline, utan leverans för att ”de inte haft tid”.

Plötsligt slog det mig!

De som levererade i tid utan att man behövde oroas var samma personer som oftast svarade nej när man bad dem om att göra något!

AHA! Kunde det finnas ett samband? Kunde det vara så att de sade nej till vissa saker så att de kunde vara säkra på att kunna leverera de saker de redan lovat?

Den dagen fick jag en helt annan respekt för när någon säger nej till att ta på sig en uppgift. Den respekten håller i sig än idag.