Produktivitet är inte detsamma som kvantitet!

Har du varit duktig och skrivit många mail idag, lilla vän?
Skrivit många rader i rapporter?
Gjort massor av PowerPointbilder?
Skickat jättemånga standardofferter?
Sprungit på många möten?
Blir något bättre av det eller blir du bara utmattad?

Ett feltänk som vi dras med i arbetslivet är att vi likställer produktivitet med att producera många saker per tidsenhet, fortfarande.

En kvarleva från förr-förra seklet, baserad på enkelt, repetitivt grovarbete.

Knappast relevant för modernt kontors- och kunskapsarbete där det som verkligen gör skillnad är:
  • Vilken effekten blir av alla de där mailen?
  • Att rapporten kommer till rätt slutsatser
  • Att budskapet i presentationen går fram till åhörarna
  • Att offerterna leder till affärer och
  • Att vi bidragit till att mötena givit resultat

 

För många moderna arbetsuppgifter är produktivitet snarare en fråga om kvalitet

Forskare får inte Nobelpris för antalet vetenskapliga artiklar de skrivit, utan för sina banbrytande upptäckter

Nobelpristagarna hamnar i yttersta högerkanten av mitt diagram här nedanför. Dikesgrävande och liknande manuella och repetitiva arbetsuppgifter längst till vänster.

Resten av vad vi gör på jobbet hamnar någonstans där emellan. Notera: jag talar om arbetsuppgifter, inte kompletta jobb. Även Nobelpristagare har vissa manuella, repetitiva uppgifter att göra. Säkert delar av sin forskning, kanske kvittohantering, reseräkningar eller liknande.

Andra, vars huvudsakliga jobb hamnar långt till vänster kan ha arbetsuppgifter som befinner sig längre till höger – kanske att planera sträckningen av det där diket de ska gräva?

Sedan slutet av 1700-talet har vi ägnat oss åt att rationalisera, mekanisera och automatisera arbetsuppgifter – från vänster mot höger (grovt räknat). Ofta bra för arbetsmiljö och hälsa. Ibland jobbigt för dem vars jobb påverkats och allra jobbigast för dem som haft svårt att ”flytta sig åt höger” i diagrammet. Allt mindre andel av befolkningen har sysslat med att producera – mat och prylar – medan allt fler jobbat med service och tjänster.

Var hamnar dina arbetsuppgifter?

 

Vårt produktivitetstänkande har inte hängt med

Men vårt produktivitetstänkande har inte hängt med.
Vi fortsätter dyrka mätbarhet och kvantitativa mått även långt ut på högerkanten i diagrammet fastän det ofta är helt irrelevant för resultatet.

Om inte tekniskt sett, men väl i vårt mindset och i vår attityd.

Vi envisas med att skapa pseudokvantitativa mått och ideal för att beräkna produktivitet:
  • Antal hanterade helpdeskärenden, istället för lösningar, nöjda kunder och kanske merförsäljning
  • Närvaro på kontoret istället för åstadkomna resultat
  • Antal säljsamtal istället för resultatet av dem
  • Upptagenhet istället för leverans

 

Vi skapar stress genom att envist tänka kvantitet istället för kvalitet

 

Resultatet blir att vi stressar och multitaskar för att göra många saker istället för att fokusera på att göra de saker vi gör riktigt bra.

Helt andra egenskaper skapar framgång till höger i diagrammet än till vänster: kreativitet, fokus, associationsförmåga, slutledningsförmåga, nyfikenhet, inlärningsförmåga och sådant.

Inte fysisk förmåga. Inte multitasking. Däremot hjälper nog uthållighet och envishet både till vänster och höger, liksom att återhämtning behövs överallt, fysisk, mental.

 

Distansarbete hittar vi till höger i diagrammet

De arbetsuppgifter som fungerar bäst att göra på distans hittar vi till höger i diagrammet. Det är himla svårt att gräva diken på distans, eller hur? Förutom med en fjärrstyrd maskin…vilket automatiskt placerar operatören längre åt höger.

Detta leder till två konsekvenser:

  • Det är tveksamt att använda produktivitet som argument för eller mot distansarbete. Först måste vi mäta produktivitet på rätt sätt
  • Många jobb som till största delen hamnar till vänster kan ha arbetsuppgifter som hamnar till höger

 

Produktivitet och distansarbete

Så länge vi envisas att använda kvantitativa mått för att mäta produktivitet blir det som att beundra Picasso för hur fort han målade sina tavlor eller Shakespeare för hans svada.

Vi måste fokusera på kvalitet och vilka resultat som åstadkoms…och på hur medarbetare mår och trivs, på sjunkande personalomsättning, stress, sjukfrånvaro och andra besparingar.

Ännu väntar jag på att se någon endaste kontorsförespråkare visa siffror på hur distansarbete påverkat företagets faktiska ekonomiska resultat negativt.

 

Distansarbete för alla?

Som jag påpekade tidigare är det egentligen inte jobben som hamnar till höger eller vänster i diagrammet ovan, utan arbetsuppgifterna.

Det innebär att det för många ”jobb till vänster” går att hitta arbetsuppgifter ”mer till höger” som skulle kunna gå att lösa på distans.

Hur vore det om vi motarbetade risken att skapa ännu en klyfta i arbetslivet genom att aktivt söka efter arbetsuppgifter som går att göra på distans för dem som har ”jobb till vänster”? Planering av dikesgrävningen? Utbildning? Planering? Rapportering?….

En uppgift att ta tag i för chefer och fackföreningar, tycker jag.

 

Fler dimensioner

Givetvis finns det fler dimensioner i arbetslivet, till exempel att vara serviceminded, emotionell förmåga eller social kompetens. De dimensionerna har jag utelämnat i resonemanget för att inte göra det onödigt komplext.

Men även i serviceyrken, till exempel, blir det fel att fokusera på kvantitet. Du kan bara servera X hamburgare i timmen, men du kan göra det på ett sätt som ger nöjda kunder som återkommer. Samtidigt kan du inte servera hamburgare till en tom kö. Även i serviceyrken, som kan vara repetitiva, är ofta kvalitet viktigare än kvantitet. Kanske oftaST, snarare.

 

P.S Om AI i sammanhanget

Det är svårt att titta på diagrammet och inte komma att fundera på hur AI passar in i bilden. Jag skrev i början att ”Sedan slutet av 1700-talet har vi ägnat oss åt att rationalisera, mekanisera och automatisera arbetsuppgifter – från vänster mot höger (grovt räknat)”.

AI ser jag som den logiska förlängningen av den processen genom att föra rationaliseringen och automatiseringen allt längre åt höger. Ännu är många av fördelarna med AI en fråga om kvantitet och hastighet, särskilt vad gäller att inhämta och processa information och att producera underlag.

Det påverkar nya grupper på arbetsmarknaden. Grupper som hittills inte berörts i samma utsträckning av rationalisering och automatisering, som därför är mindre luttrade och reagerar starkare på detta nya.

Som jag ser det, gäller det för oss med jobb på högersidan av diagrammet att lära oss att utnyttja AI för att öka vår egen kapacitet och kunna ägna mer tid åt uppgifter långt åt höger i bilden, liksom åt att fördjupa och använda oss av vår sociala och emotionella förmåga.

Bild av Fair95 från Wikimedia commons

Slipp skamvrå och dålig stämning i mötet – undvik sen ankomst

, , ,

Problemet med sen ankomst till möten har alltid funnits. Orsakerna verkar variera från otur och plötsliga förhinder, via att andra fyller våra kalendrar med dåligt planerade möten till ren nonchalans och ”Jag, MITT och MIN TID är viktigare än du, ditt och din tid”.

På senare tid verkar det ha blivit ännu vanligare genom de digitala mötena, särskilt som vi tenderar att planera nästa möte att starta vid exakt samma klockslag som det förra planeras sluta. Som om vi inte behövde tid att ställa om hjärnan mellan möten och att allting alltid skulle fungera smidigt med tekniken. Bara att öppna kalendern/mailet och börja leta efter länken vid starttiden för mötet kommer automatiskt att göra så att du kommer några minuter sent.

Tips för dig som deltagare

Här kommer några enkla tips för dig som deltagare. Har du andra tips är du välkommen att dela med dig av dem i en kommentar.

  1. Logga in några minuter tidigt. Du kanske får vänta på värden någon minut, eller i väntrummet/lobbyn, men då kan du ju göra något annat så länge eller tänka igenom dina eventuella punkter i mötet medan du väntar. Det kan också vara så att värden låter er deltagare komma in en stund i förväg för att småsnacka med varandra. Du vet det där som så många sagt att de saknat med digitala möten och längtat efter i möten på plats? Det är fullt möjligt att göra även online.
  2. Lämna föregående möte i tid för att hinna ansluta till nästa. Avisera det gärna i början av mötet. ”Jag måste lämna fem minuter tidigt för att hinna i tid till nästa möte.”
  3. Se till – i god tid – att din mötesapp är uppdaterad. Zoom, t.ex. uppdaterar nästan varje måndag. Om din app är gammal kan du antingen sakna funktioner som värden tänkt använda eller bli försenad när den automatiskt börjar uppdatera precis när mötet börjar.
  4. Läs igenom inbjudan redan när du får den.
    • Kolla vilken mötesapp som ska användas, kolla att du har den (om det behövs) och vet hur den funkar
    • Är där något du behöver förbereda, läsa eller ta till dig i förväg?
    • Behöver du verkligen vara med på HELA mötet? Kolla gärna med värden i förväg ifall bara några delar är relevanta för dig. Du kanske kan skippa resten för att använda din tid till något bättre. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  5. Efter 18 månader av pandemihemarbete behöver jag väl inte längre påminna om att ha tillräckligt med batteri (även i headsetet) eller kabel och att ha letat upp en lämplig miljö vad gäller uppkoppling, integritet, ljus, ljud och bakgrund. För många möten jag har varit med i har inletts med att någon deltagare visserligen har anslutit i tid, men sedan slösat fem minuter av övrigas tid på att leta efter en bättre plats att vara på under mötet, ibland med kameran på som i bästa fall visar omgivningen, i sämre fall deltagaren själv ur alla möjliga konstiga vinklar som man ibland helst hade sluppit se.

Tips för dig som leder möten

För dig som värd varierar metoderna från diskreta till drastiska. Anpassa efter omständigheterna.

  1. Starta inte mötet .00 eller .30. Kanske kvart över eller kvart i? Eftersom alla andra envisas med att planera sina möten på jämna hela eller halva timmar får dina deltagare en kvarts buffert.
  2. Planera så mötet tar slut fem eller tio minuter före .00 eller.30 så deltagarna får lite ställtid till nästa möte. Gissa om du kommer att bli poppis! Och förhoppningsvis sätta ett bra exempel för de andra som planerar möten för dig och deltagarna i dina möten.
  3. Alla behöver kanske inte vara med från början eller ända till slutet? Någon kanske kan ansluta senare, vänta i väntrummet/lobbyn tills det är dags? Så kan de göra något produktivt så länge och slipper irriteras och demotiveras av att slösa tid på sådant som inte angår dem. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  4. Inled mötet med ärenden som inte kräver att alla är med. Så blir ditt möte lite mindre känsligt för om någon kommer sent. Incheckning kanske? Veckans hissning eller liknande.
  5. Börja inte om för eftersläntrare. Det slösar bara bort tid för dem som faktiskt var med från början.
  6. Var tydlig i inbjudan om det är extra viktigt att komma i tid.
  7. Man kan ju vara mer drastisk: Låt eftersläntrarna hänga i väntrummet/lobbyn till det blir en lämplig paus i mötet då du kan släppa in dem alla på en gång, i stället för att distrahera med varje enskild person.

Har du några egna, andra favoriter att dela med dig av?

Det finns inget universalverktyg för digitalt samarbete, ingen schweizisk arméknivPhoto by Patrick on Unsplash

Det finns inga universalverktyg för digitalt samarbete

,

Vi människor verkar omöjliga med att upprepa våra gamla misstag. Samma tabbar – ny design.

Tidigare felanvände vi eposten till all sorts kommunikationen. Resultatet blev att epost blev ett av favoritobjekten för kontorsgnället, vid sidan av kaffet, alla möten och cheferna.

Numera tävlar de digitala mötena och gruppchattverktygen om samma tveksamma ledarroll. Så går det när vi ständigt söker efter enkla lösningar. De kanske verkar enkla i början, men när vi försöker använda dem till allt, blir det snabbt som att banka  skruvar med en hammare, bara för att vi råkar ha en hammare i handen och veta hur man använder den.

Låt mig säga en gång för alla: Det finns inga universalverktyg för digitalt samarbete.

Det finns en anledning till att flera av gruppchattverktygen heter något med ”Teams” och att man talar om kanaler och grupper. Rätt använda kan de vara kanonbra för att samarbete i team, med en definierad grupp av människor, ofta med en rad olika smarta verktyg integrerade.

Men de är kass när det gäller att kommunicera med alla medarbetarna i organisationen. Försök inte ens. Ni kommer bara att skapa en kakafoni, en fors av inlägg som ingen hinner fiska upp förrän strömmen fört bort dem med rasande hastighet. Eller kommer medarbetarna att slösa massor av tid på att försöka hänga med eller leta upp grejer som forsat förbi.

Kommunikation med alla hör hemma på intranätet, gärna på ett socialt intranät om jag får bestämma. I artiklar, i bloggar, kanske i videoformat. Och med möjlighet för kommentarer, frågor, diskussion och förtydliganden. Där de går att hitta. Så man slipper fiska inlägg i en fors.

När vi ändå är inne på ämnet har många av de där verktygen en möjlighet att avisera alla i en kanal genom att skriva ett @-tecken och sedan ”all” eller något i den stilen. Använd den möjligheten med största återhållsamhet för att inte skapa en orientalisk bazaar där alla försöker överrösta varandra med att skrika ut att ”nu har jag postat något som jag tycker är jätteviktigt att alla läser”.

I grunden är ju gruppchattarna bara en väldigt förbättrad version av epostens ”Svara alla”. Och det uppskattar vi väl när någon gör? Eller inte, kanske?

En sak som epost och gruppchattar har gemensamt är att ingetdera är byggt för att fungera bra som arkiv för dokument eller andra filer. Det är upplagt för förvirring om vilken version som är den senaste, i vilken grupp eller mailtråd som den bifogade filen fanns. Nej, kom överens om var ni ska spara filerna och dela dem därifrån med länkar i mail och chattar! Då finns den senaste versionen alltid vid slutet av länken. Om stället ni sparar filerna på heter Dropbox, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Box är sekundärt, bara ni sparar dem på ett ställe och delar dem därifrån. Allt annat är en fråga om pengar, policies och om filerna bara ska delas internt eller även externt.

Hur gör du för att få färre, kortare och mer produktiva möten? Börja kanske med att inte slentirianmässigt boka möten på 30 eller 60 minuter och på hela eller halva klockslag! Utan 20 eller 40 minuter, kvart över eller kvart i.BIld av Sasin Tipchai från Pixabay

”Arbete tenderar att ta så lång tid som står till dess förfogande” sägs det. Det gäller för möten också.

,

Parkinsons lag säger att arbete tar så lång tid som man ger det. Resultatet varierar däremot, så klart.

Men det är ju likadant med möten, nästan. Vad gäller möten får man nog lägga till ett ”…minst…”.

Om man sätter av en timme till mötet, tar mötet en timme och kanske lite till.

Likadant om man sätter av en halvtimme.

Varför envisas vi då med att planera in möten på hela timmar, eller halva – undantagsvis?

Dessutom på jämna hela eller halva klockslag?!

Resultatet blir ju ofta att nästa möte börjar direkt efter när det förra skulle slutat. Utan tid för förflyttning emellan, vare sig fysiskt eller mentalt. Utan tid för efterarbete eller förarbete.

Dagen fylls av möte på möte på möte på möte. När mötena sedan tagit slut sitter man – kanske – och försöker sammanfatta för sig själv vilka uppgifter man fick sig tilldelat och vad viktigt eller intressant som sades på mötet. Eller är man bara för trött för att göra det och hoppas att det kommer i mötesminnet som någon skulle skriva – så småningom.

Inte har det blivit ett dugg bättre under 2020 av att de flesta mötena blivit digitala. Kanske till och med värre eftersom det är så lätt att glömma den mentala ställtiden som behövs mellan möten och därför travat mötena ännu tätare.

Jag misstänker att en stor del av grunden till problemet är vanlig lättja:

  • Standardinställningen för möten i våra digitala kalendrar är ofta 60 minuter, eller möjligtvis 30
  • Vi har inte lärt oss kalenderprogrammen tillräckligt väl för att upptäcka att den går att förändra
  • ”Alla” är vana vid att möten börjar på hela eller halva timmar, så det blir enklast så

Alltså är det busenkelt att ta ett första steg för att bryta den onda cirkeln:

  1. Bestäm dig för vad som ska vara din standardtid för möten. Mitt förslag är 20 eller 40 minuter.
  2. Ändra sedan standardinställningen i ditt kalenderprogram.
    • Om man fortsätter att starta möten på hela eller halva timmar får man då 10 eller 20 minuter luft mellan möten. För kaffe, vatten, biobreaks, ett snabbt samtal eller meddelande, för att förbereda eller efterarbeta. För lite frisk luft eller en kort ”kontorsstretch” för ryggen och axlarna, kanske? Eller för att minska effekten av att mötet drar över.
  3. Om du är djärv börjar du planera in möten på udda tider. Kanske kvart över eller kvart i?
    • Var beredd på att folk i början kommer för tidigt eller för sent. De har inte läst inbjudan ordentligt utan bara antagit att det var som vanligt. Det har hänt mig mer än en gång.
  4. När du gör din inbjudan kan du ju dessutom ”skruva” på inställningarna för påminnelser, så att de kommer vid strategiska tider för att fånga deltagarnas uppmärksamhet.
  5. Om du är riktigt ambitiös skickar du dessutom en manuell påminnelse i god tid där du poängterar tiden och syftet med mötet, och om några särskilda förberedelser förväntas.

Nästa steg kräver mer ansträngning. Dem har du säkert läst tidigare dessutom:

  1. Agenda och syfte redan i inbjudan (som repeteras i början av mötet och i eventuella påminnelser)
  2. Fila extra noga på rubriken för mötet och på inbjudan för att maximera deltagarnas engagemang och förberedelser
  3. Bifoga länkar till material för förberedande genomläsning och poängtera vikten av att det görs i förväg
  4. Kanske ”flippa mötet” alldeles? Min favorit! Att dela alla presentationer, rapporter och andra underlag i förväg och tydligt deklarera att mötestiden BARA ska användas till att diskutera och fatta beslut, inte till att presentera.
  5. Sist, men först, fundera på om mötet behövs över huvud taget. Om det är ett rent statusmöte, till exempel, borde ni kunna rapportera status i ett delat dokument eller online på annat sätt, så kan alla rapportera när det passar dem (före deadline, så klart) och sedan använda mötestiden till att förbättra status i stället för att rapportera. Eller till ett av de där spontana mötena som är så mycket mer energigivande!

Har du några egna tips för mer produktiva möten som öppnar för mer produktiv tid bortom mötena, och mindre stress? Kommentera gärna.