Inlägg

Ett bra tag har det talats om det nya normala som väntade när vi skulle kunna börja återvända till kontoren när vaccinationerna förhoppningsvis pressat tillbaka pandemin så att vi kan börja leva lite mer som vanligt igen. Men de flesta har varit försiktiga med att försöka definiera vad det där nya normala egentligen skulle innebära. Jag började prata våren 2021 om att framtiden skulle bli hybrid och jag tror att de flesta nu är överens om just det.

Den digitala mognaden (inte tekniken) har tagit ett stort kliv under pandemins hemarbete

Illustration: Anna Malmsten

Före pandemin var den gängse uppfattningen att det inte gick att arbeta på distans, än mindre att samarbete. Trots att vi redan var många som gjorde det. För min del sedan 2008 ungefär. En av mina första tankar när alla andra blev hemskickade från kontoren våren 2020 var kanske inte särskilt medmänsklig eller kärleksfull: ”Äntligen kanske det blir slut på det där ifrågasättande Jaså du ”jobbar” hemma?” gärna med luftcitat runt jobbar. Som att arbete hemma var mindre värt än arbete på kontor. Inte på riktigt liksom.

Många var tvivlarna, alltså. Men nu har de flesta insett att det absolut gick att arbeta hemma. Kanske inte som vanligt. Kanske med en del nya utmaningar. Kanske de sociala aspekterna av arbetet blev lidande. Men det gick.

För många har det till och med gått över förväntan. Livspusslet blev lättare att lägga, produktiviteten gick upp (det finns statistik som bevisar det), pressen minskade och resultaten blev bättre just därför, miljön fick en andhämtningspaus, vi slapp pendlingens vedermödor och kostnader, och många höll sig friskare än på länge (bortsett från de stackare som drabbades av COVID-19 förstås).

Och vi har lärt oss en massa! Att mötas på distans, att sköta och planera vårt arbete själva, att överbrygga avstånd, att samarbeta på distans, att se bortom geografi när vi söker arbete, medarbetare eller specialister, bland annat.

Den digitala mognaden har tagit ett stort skutt, på bred front i arbetslivet.

Tekniken fanns sedan länge och vi var en hel del som redan var bekväma med den och hade ett digitalt mindset. Men nu har den breda massan i arbetslivet också sett möjligheterna och lärt sig att tänka bättre digitalt.

Det nya normala = hybridarbete

Illustration: Anna Malmsten

Egentligen skulle jag hellre kalla det flexibelt arbete eller arbete i distribuerade team, men för enkelhets skull använder jag samma uttryck som de flesta andra: hybrid.

Men vad innebär det då? I praktiken. Och varför?

Helt enkelt att vi ska vänta oss att varken sitta 100% tillsammans på kontoret eller 100% arbeta hemifrån utan någon sorts blandning, förmodligen dessutom varierande över tid och med variation i vem som arbetar var.

Vissa har lärt sig och ser stora fördelar med att arbeta hemma (eller någon annanstans ifrån) åtminstone några dagar i veckan. Andra kanske planerar var de arbetar efter vilka veckor de har barnen hos sig. Några (gärna många) väljer att arbeta hemma när de känner sig lite krassliga i stället för att gå till kontoret och antagligen smitta några kollegor. Ytterligare andra har upptäckt att distansarbete gör det möjligt för dem att arbeta fullvärdigt trots eventuella begränsningar i den egna rörligheten.

Men vi har också lärt oss hur vi kan engagera specialister på distans, vars kunskaper och erfarenhet vi gärna vill använda oss av men som inte kan komma till oss på plats av en eller annan bra anledning. Eller vi har insett att vi kan hinna med flera möten på olika långväga orter på samma dag om vi tar dem på distans. Förmiddagsmöte med Göteborg, eftermiddagsmöte med Stockholm och Luleå med avbrott för lunch hemma i Malmö, ungefär. Utan att behöva lägga tid på miljöbelastande resor. Vi har lärt oss att bättre utnyttja tid, erfarenhet och resurser genom att arbeta på distans.

Hybridarbete innebär att vi inte kan jobba på som vanligt, förstås

Hur vi arbetar tillsammans på kontor sitter i ryggmärgen på de flesta.

Att arbeta med alla på distans har de flesta lärt sig någorlunda (även om jag ibland fått intrycket av att många undermedvetet tänkt att det här jäkla hemarbetet är bara tillfälligt så vi behöver inte lära oss på riktigt att hantera det.)

Att arbeta, mötas och samarbeta när några är på plats och några på distans… ja då får vi tänka till!

Annars blir det lätt att vi får ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans, där uppdelningen enbart beror av var man väljer/kan arbeta, inte hur bra man arbetar eller vad man åstadkommer.

Det övergripande svaret är egentligen busenkelt och finns i de två första raderna i det här stycket:

För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!

För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!

        • Arbetet på plats sitter ju i ryggmärgen, eller hur? Så det är ju inget vi behöver tänka så mycket på.
        • Om det fungerar på distans fungerar det även på kontoret
        • Ofta bättre till och med, eftersom mycket av det vi tvingas att göra för att det ska fungera på distans är att göra så som vi hade bort göra redan på kontoret men kunnat smita undan eftersom vi kunde släta över skönhetsfläckarna på plats.

Praktiska exempel inom olika områden

”Tänka distans & digitalt” låter ju enkelt, men kan tyckas lite ospecifikt så låt oss ta några exempel inom olika områden.

Ledarskap

Jobba på att odla medarbetarnas motivation, sätt tydliga, motiverande mål tillsammans och följ upp dem ofta, och ge dem utrymme, verktyg och möjlighet att göra sitt bästa jobb. Glöm Micromanagement! (fast det borde vi avskaffat för länge sedan redan). Självgående medarbetare är toppen både på distans och på kontoret.

Möten

Som mötesledare (en roll som blir viktigare än någonsin) ska du fokusera på distansdeltagarna. De som finns i konferensrummet hänger med i alla fall. Tydligt syfte, agenda och alla de där grejerna som vi borde gjort redan för länge sedan. Och presentera för det digitala mötet i första hand (och projicera på skärmen i konferensrummet. Och/eller på de egna skärmarna hos deltagarna i konferensrummet eftersom jag starkt rekommenderar att ALLA är med i det digitala mötet, även om man råkar vara på plats). Annars har vi ju två möten samtidigt, ett i rummet och ett på nätet. ALLA måste vara med i åtminstone det ena mötet och det enda möte som alla kan vara med i är det digitala, eller hur?

Kommunikation

Om all kommunikation sker online för alla, blir det också på lika villkor för alla. Ingen behöver känna sig på undantag. Ett bra intranät, med bra sök och ett fördelat redaktionellt ansvar mår nog alla organisationer bra av att ha. Ännu bättre med ett socialt intranät som gör det lätt för alla att kommunicera med och publicera för varandra.

Kultur

Upplevd brist på rättvisa och öppenhet är ett gift för organisationen. Bara misstanken om att kontorsnärvaro favoriseras kan skapa dålig stämning och destruktiva beteenden. Därför blir det otroligt viktigt att inte ge någon som helst näring till sådana känslor. (Det gäller så klart all annan sorts favorisering också, förstås.)

Även här kan ett socialt intranät göra underverk i kombination med tydliga signaler från ledningen. Den öppenhet och transparens som kan skapas kan göra underverk för medarbetarnas motivation. Och motivation är ju bara ett annat ord för frivillig ansträngning. Läs gärna Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM

Samarbete

Redan när man börjar arbeta med kontorslandskap utan fasta platser tappar man den naturliga samlingsplatsen för teamet, än mer när man arbetar aktivitetsbaserat (alltså långt före COVID19). För att samarbetet ska fungera smidigt behöver man en alternativ, digital, samlingsplats för teamet (även om alltför få verkar ha tagit det steget). Den enda skillnaden vid hybridarbete blir då att medarbetarna ansluter till denna digitala samlingsplats från någonstans utanför kontoret. Faktum är att hybridarbete lika gärna skulle kunna kallas aktivitetsbaserat arbete som inte begränsas av kontorets ytterväggar.

Alltså, om man nu tar tag i sådant som fillagring, team-chattar och andra verktyg – både vad gäller teknik och arbetssätt – blir även arbetet på kontoret bättre strukturerat och smidigare.

Processer

Många processer är fortfarande datoriserade kopior av gamla pappersprocesser. Många har länge behövts ses över. Nu blir det än viktigare att göra det. Och kanske att då börja med att utgå från syftet med processen och tänka ut hur man kan nå syftet med digitala medel, inte hur man kan digitalisera nuvarande flöden. Lika bra att försöka utgå från mobilanvändning när vi ändå är igång, eller hur? Dags att digitalisera på riktigt! Ingen nackdel för någon på kontoret här heller, eller hur?

System

Våra system har ju ofta skapats för att stödja våra processer, så resonemanget kring processer kan ju överföras hit. Som en spegling av resonemangen ovan kring ledarskap och kultur kan vi ju passa på att våra system förändras från att styra medarbetarna och sammanställa rapporter till att förenkla för medarbetarna att göra sitt arbete och utveckla sin förmåga att göra sitt bästa och följa med i utvecklingen. Eller?

 

Hur tänker du kring hybridarbete i allmänhet eller mina exempel ovan? Skriv gärna en kommentar.

 

Fler inlägg på temat hittar du här:

Hybridarbete
Sociala intranät

 

 

 

 

Vem vill stå i skamvrån för sen ankomst?

Problemet med sen ankomst till möten har alltid funnits. Orsakerna verkar variera från otur och plötsliga förhinder, via att andra fyller våra kalendrar med dåligt planerade möten till ren nonchalans och ”Jag, MITT och MIN TID är viktigare än du, ditt och din tid”.

På senare tid verkar det ha blivit ännu vanligare genom de digitala mötena, särskilt som vi tenderar att planera nästa möte att starta vid exakt samma klockslag som det förra planeras sluta. Som om vi inte behövde tid att ställa om hjärnan mellan möten och att allting alltid skulle fungera smidigt med tekniken. Bara att öppna kalendern/mailet och börja leta efter länken vid starttiden för mötet kommer automatiskt att göra så att du kommer några minuter sent.

Tips för dig som deltagare

Här kommer några enkla tips för dig som deltagare. Har du andra tips är du välkommen att dela med dig av dem i en kommentar.

  1. Logga in några minuter tidigt. Du kanske får vänta på värden någon minut, eller i väntrummet/lobbyn, men då kan du ju göra något annat så länge eller tänka igenom dina eventuella punkter i mötet medan du väntar. Det kan också vara så att värden låter er deltagare komma in en stund i förväg för att småsnacka med varandra. Du vet det där som så många sagt att de saknat med digitala möten och längtat efter i möten på plats? Det är fullt möjligt att göra även online.
  2. Lämna föregående möte i tid för att hinna ansluta till nästa. Avisera det gärna i början av mötet. ”Jag måste lämna fem minuter tidigt för att hinna i tid till nästa möte.”
  3. Se till – i god tid – att din mötesapp är uppdaterad. Zoom, t.ex. uppdaterar nästan varje måndag. Om din app är gammal kan du antingen sakna funktioner som värden tänkt använda eller bli försenad när den automatiskt börjar uppdatera precis när mötet börjar.
  4. Läs igenom inbjudan redan när du får den.
    • Kolla vilken mötesapp som ska användas, kolla att du har den (om det behövs) och vet hur den funkar
    • Är där något du behöver förbereda, läsa eller ta till dig i förväg?
    • Behöver du verkligen vara med på HELA mötet? Kolla gärna med värden i förväg ifall bara några delar är relevanta för dig. Du kanske kan skippa resten för att använda din tid till något bättre. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  5. Efter 18 månader av pandemihemarbete behöver jag väl inte längre påminna om att ha tillräckligt med batteri (även i headsetet) eller kabel och att ha letat upp en lämplig miljö vad gäller uppkoppling, integritet, ljus, ljud och bakgrund. För många möten jag har varit med i har inletts med att någon deltagare visserligen har anslutit i tid, men sedan slösat fem minuter av övrigas tid på att leta efter en bättre plats att vara på under mötet, ibland med kameran på som i bästa fall visar omgivningen, i sämre fall deltagaren själv ur alla möjliga konstiga vinklar som man ibland helst hade sluppit se.

Tips för dig som leder möten

För dig som värd varierar metoderna från diskreta till drastiska. Anpassa efter omständigheterna.

  1. Starta inte mötet .00 eller .30. Kanske kvart över eller kvart i? Eftersom alla andra envisas med att planera sina möten på jämna hela eller halva timmar får dina deltagare en kvarts buffert.
  2. Planera så mötet tar slut fem eller tio minuter före .00 eller.30 så deltagarna får lite ställtid till nästa möte. Gissa om du kommer att bli poppis! Och förhoppningsvis sätta ett bra exempel för de andra som planerar möten för dig och deltagarna i dina möten.
  3. Alla behöver kanske inte vara med från början eller ända till slutet? Någon kanske kan ansluta senare, vänta i väntrummet/lobbyn tills det är dags? Så kan de göra något produktivt så länge och slipper irriteras och demotiveras av att slösa tid på sådant som inte angår dem. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  4. Inled mötet med ärenden som inte kräver att alla är med. Så blir ditt möte lite mindre känsligt för om någon kommer sent. Incheckning kanske? Veckans hissning eller liknande.
  5. Börja inte om för eftersläntrare. Det slösar bara bort tid för dem som faktiskt var med från början.
  6. Var tydlig i inbjudan om det är extra viktigt att komma i tid.
  7. Man kan ju vara mer drastisk: Låt eftersläntrarna hänga i väntrummet/lobbyn till det blir en lämplig paus i mötet då du kan släppa in dem alla på en gång, i stället för att distrahera med varje enskild person.

Har du några egna, andra favoriter att dela med dig av?

Vi talar ofta om digitala möten som om de alla var i samma format. Men precis som möten på plats är av olika storlek och karaktär, och därför behöver olika stora konferensrum och utrustning, är digitala möten olika och ställer olika krav på teknik och på mötesledare.

Zooms verkliga styrka är de lite större mötena, de där det ska presenteras och där deltagarna är så pass många, så pass viktiga eller stökiga att det krävs att man kan hantera deltagarna löpande, och styra vad de får göra och inte. Där slår Zoom allt annat jag sett på fingrarna, åtminstone bland de bredare och billigare tjänsterna. Vill man dessutom använda breakout rooms för smågrupper, blir skillnaden ännu större. Givetvis finns det specialtjänster som fokuserar på visa typer av möten, t.ex. webbinarier och konferenser, som är bättre på just det, men bland de vanliga mötesleverantörerna är Zoom i särklass för den här typen av möten. För vanliga videosamtal kan du använda nästan vad som helst.

Redan i inbjudan kan du lägga grunden för att styra upp ditt möte.

Redan när du skapar möten kan du bestämma en massa praktiska saker:

  1. Zooms meny att ställa in deltagarnas möjligheter redan när du skapar mötetOm deltagarna ska komma in direkt i mötet eller få vänta tills du släpper in dem – Med väntrummet på kan du ju verifiera att det är rätt personer som ansluter till mötet. Annars kan ju vem som helst dyka upp som lyckats få tag i länken. Samtidigt kan det bli överdrivet formellt för enklare möten.
  2. Om det ska krävas att vara inloggad på ett Zoom-konto för att kunna vara med – ifall alla i din organisation har Zoom-konton kan du ju använda detta för att hindra utomstående deltagare (men det är nog sällan aktuellt)​
  3. Om deltagarna ska komma in med kamera på eller av – Eftersom de kontroller jag beskriver här gör att du faktiskt kan köra nästan som ett webbinarium med bara ett vanligt konto, kan det ju vara så att du inte vill att deltagarna ska ha kameran på. Bättre då att de kommer in med den av än att ni ska behöva stänga av den åt dem.
  4. Om de ska komma in i mötet med mikrofonen på eller av – Samma sak med mikrofonen av. Då slipper man många störande bakgrundsljud från nytillkomna.
  5. Om de ska kunna komma in i mötet några minuter i förväg – En av de saker som folk ofta säger att de saknar är småsnacket före mötet. Men låt dem småsnacka en stund före mötet då!
  6. Om du bara ska tillåta deltagare från vissa länder eller regioner – har jag aldrig behövt använda själv, men möjligheten finns väl av en anledning
  • De tre sista gömmer sig under ”Advanced Options”
  • Även om du skickat inbjudan, kan du justera dessa inställningar, så länge du inte redan öppnat mötet.

När du öppnat mötet, men före deltagarna ansluter kan (och bör) du finputsa

I säkerhetsmenyn kan du bestämma en massa andra saker. Det är bra att styra upp dem innan deltagarna kommer in i mötet.

  1. Ska de kunna dela skärm, presentera eller inte? Om du vill att bara vissa ska kunna dela skärm eller presentera är det enklaste att klicka på de blå prickarna bredvid deras namn och göra dem till Co-host (Jag älskar co-hosts förresten!)
  2. Ska de kunna chatta över huvud taget? Du kan finjustera hur de kan chatta, i inställningarna i själva chatten, se nedan.
  3. Ska de kunna ändra hur deras namn syns i mötet? Ofta bra att kunna göra det eftersom en del kommer in med obegripliga epostadresser och andra kanske vill kunna vara anonyma men ändå vara med i mötet för att det är viktigt för dem. Då kan de ju bara byta namn till ”Kalle Kula”, stänga av sin kamera och ligga lågt.
  4. Ska de kunna sätta på sin mikrofon? Beroende på mötets karaktär kanske du vill att de inte ska kunna prata alls, eller när som helst som de själva vill, eller bara när du explicit ger dem lov?
  5. Ska de kunna sätta på kameran alls? Kanske mest aktuellt om det är väldigt många deltagare

Som du kanske märker kan du använda dessa inställningar för att göra ditt möte väldigt likt ett webbinarium, utan att behöva en webbinarielicens!

Mycket av detta, och mer därtill, kan du också styra i deltagarlistan

I botten av deltagarlistan kan du stänga av allas mikrofoner med en enda knapp.

Under ”More” där intill gömmer sig en massa möjligheter. En del saker återkommer från de andra menyerna.​

  1. Där kan du be alla att sätta på sina mikrofoner
  2. Här kan du också se till att deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av – om du glömde att göra det när du skapade mötet
  3. Det är här du styr om det ska plinga när deltagare ansluter. – Ett diskretare alternativ till väntrum, men kanske ingen bra idé vid ett långt möte där du vill att deltagare ska komma och gå för att bara vara med på vissa delar av agendan.
  4. Här kan du låsa mötet så att inga fler kan ansluta – om ni ska snacka hemliga grejer.
  5. Och du kan koppla på väntrummet även efter att mötet startat – om du glömde göra det när du skapade mötet.
  6. Även här kan du styra ifall deltagarna ska kunna sätta på mikrofonen, ändra sina namn eller starta videon

I listan över deltagare, till höger om deltagares namn dyker en blå meny upp om du pekar med musen. Där kan du styra mycket på deltagarnivå. Det viktigaste är nog:

  1. I Zooms deltagarlista kan du välja att skicka en deltagare i "skamvrån" (väntrummet alltså) eller kicka ut dem helt ifrån mötet!Chatta med just den personen – Likadant kan alla deltagare göra om du givit dem tillåtelse att chatta med varandra
  2. Stänga av deras kamera
  3. Göra dem till ”Host” (brukar jag inte göra) eller till ”Co-host”. Co-host rekommenderar jag varmt att man använder. En co-host kan presentera och dela skärm även om övriga deltagare inte kan. De kan också hjälpa dig att hålla styr på deltagare.
  4. Du kan ta ner deras uppsträckta hand – om de har räckt upp en digitala hand i Zoom, men glömmer ta ner den, kan du eller din co-host fixa det här (men det syns inte i bilden eftersom där inte fanns några uppsträckta händer. Kvarglömda uppräckta händer kan ju bli förvirrande för dig som mötesledare men det är också så att uppsträckta digitala händer automatiskt hoppar upp till vänster i Gallery View (för att hjälpa dig som värd att uppmärksamma dem och hålla ordning på turordningen) och låser därmed alla deltagarbilder i vyn.
  5. Du kan byta namn på dem – om de inte klarar av det själva. Typiskt något som en co-host kan hjälpa dig med
  6. Du kan också skicka ut dem i väntrummet eller kasta ut dem ur mötet helt och hållet – och sedan är det kanske en bra idé att låsa mötet eller koppla på väntrummet.

Du kan till och med styra hur de kan chatta!

Längst ner i chattfönstret, till höger, hittar du tre små prickar. De öppnar ännu en meny där du kan styra upp hur deltagarna får använda chatten:

  • Inte alls
  • Bara med värden
  • Bara så det syns för alla
  • Med ”alla” och enskilt med varandra

Visst är det en hel del att hålla reda på, men fundera en stund på vilka fantastiska möjligheter det ger! Du kan anpassa ditt möte PRECIS efter mötets karaktär, dina behov och och preferenser. Med alla dessa möjligheter kan du ju faktiskt arrangera något som upplevs nästan precis som ett webbinarium men utan att behöva betala extra för en webbinarielicens och med bibehållen möjlighet att använda breakout rooms!

Inte att undra på att Zoom är min favorit, eller hur?

OBS! Verktygen för digitala möten utvecklas ständigt och i olika takt. Det som står här gäller vid inläggets publicering. Givetvis uppdaterar jag efter hand, men inte löpande, så möjligheterna och hur du hanterar dem kan förändras – förmodligen till det bättre. Tydligen har MS Teams kraftigt förbättrat motsvarande funktioner de senaste månaderna, så det ska jag kolla snarast.

Så här blir det alldeles för ofta innan vi kommer ihåg att sätta på mikrofonen

  • Oskar, Oskar, OSKAR! Stäng av din mikrofon!
  • Oj, jag snackade visst på mute.
  • [väntan medan talaren letar efter var hen kopplar på mikrofonen]
  • VAD var det för ljud? Och från VEM?!

Hur många pinsamma tillfällen har vi inte varit med om under det gångna året och lite till? Oftast för att deltagarna i digitala möten inte haft koll på eller vett att hantera mikrofonen ordentligt.

 

Enkelt att hålla koll på mikrofonen med mellanslagstangenten

Det är ju BUSENKELT, åtminstone i Zoom och MS Teams (fast olika)! (På dator alltså. Jag känner inte till motsvarande knep på mobil/platta)

Använd bara MELLANSLAGSTANGENTEN!

  • ZoomHåll ner mellanslagstangenten medan du pratar (för att avmjuta mikrofonen). När du släpper blir du mjutad igen.
  • Microsoft TeamsKlicka på mellanslagstangenten för att byta mellan mikrofon på och av

Alltså kan du lämna mikrofonen överkryssad och avstängd under resten av mötet. Zooms lösning känns en aning säkrare eftersom den eliminerar risken att du glömmer stänga av mikrofonen (vem fortsätter att hålla nere en tangent under mötet, liksom?) medan det ju fortfarande är möjligt i MS Teams att glömma det där andra klicket för att stänga av igen.

 

Din dator är inte mer tankeläsare än du och jag. Faktiskt ännu mindre.

Funkar det inte? Antagligen är det för att du gjort något på datorn – i något annat fönster – och din dator naturligtvis då tror att det är där mellanslaget (mellanslagen?) hör hemma.

Klicka bara i fönstret för Zoom/MS Teams så ska det nog lösa sig.

Datorer är ju inte tankeläsare så de vet inte att din uppmärksamhet hoppat från vad det nu var du höll på med till att plötsligt vilja snacka. Den tror ju att du vill fortsätta där du var.

Jag har själv fyllt ett antal chattar med mellanslag innan jag insett vad som hände.

Ytterligare en anledning att inte falla för frestelsen att försöka multitaska.

 

Enkelt eller hur?

 

Känner du till motsvarande knep för andra mötestjänster? Tipsa gärna i kommentarerna!

Eller andra bra knep oavsett mötestjänst? Dela gärna med dig i en kommentar.

 

Start your online presentation like a pro. NOT like this.

Usually, we aren’t very photogenic when trying to navigate our computers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

”How many ways are there really to shift to slideshow-mode?” I found myself wondering recently as one presenter after the other displayed yet a different way of going to slideshow in PowerPoint and Keynote during a three-day series of sessions with multiple speakers/presenters.

”But why on earth do they waste time, momentum and audience attention by not having done it beforehand?” was my next thought.

Because that is what happens. We lose pace, momentum …and authority by starting our presentations like that.

The all too common way online presentations start

The host builds expectations ahead of your presentation….”And now, here is…..drumroll…the session we all have been waiting for!!!”

Next:

  • ”I’m just gonna share my screen”
  • (How the heck do I do that?)
  • ”Hello, Host, can you please give me permission to share my screen?”
  • (Hmmm, should I share my entire screen or just PowerPoint/Keynote?)
  • (Oh, yeah, I need to push that darned share-button too) – in Zoom, that is
  • (Where’s my presentation now) – searching for all to see
  • Sure, show your slides to all of us while you search for how to go into slideshow mode – the know-it-alls in the audience think
  • Then shift into slideshow-mode in yet another way
  • ”Do you see my screen now?”

= a sure way to lose momentum and audience enthusiasm, and to have to start by recapturing participant attention and focus.

We all know the importance of the first seconds of a presentation. Of capturing and engaging the audience. This way is everything but that.

Follow these simple steps instead

Instead, just use these dead simple steps. They work in Zoom, MS Teams and most other meeting services.

  1. Remind the host to give you permission to present – ahead of your session
  2. Bring your presentation into slideshow-mode AHEAD of your turn
  3. Then use clicking TAB while pressing Alt on your PC to move between your slideshow and the meeting software (or any other open applications on your computer, for that sake). Command + Tab on Macs. (When first publishing these tips in Swedish on LinkedIn, I quickly realised that this shortcut was unknown to surprisingly many people. Personally, I don’t know how I would have coped for the latest decennia without it.)
  4. Then share:
    • ONLY your presentation if you’re only going to show slides (then you minimise the risk of showing off your irrelevant notifications to your audience)
    • YOUR ENTIRE SCREEN if your going to demo or show more than slides only (but then you should put you computer in night mode or turn off as many other software and notifications as possible or be ready to show them off to the world)
  5. Do NOT ask ”Do you see my screen now?”. Follow my simple advice here instead: No more “Do you see my screen now?”
  6. Practice ahead of time. Not just the running of your presentation, but the actual handling of the meeting service and the sharing of your screen/deck.

Because, what’s the point in investing time and effort in a great and convincing presentation if you’re prepared to erode that investment by the way you start it all.

Do you have any presentation hacks to share as well? Please do so in the comments.

 

Vill du ändra ditt namn? I Zoom-mötet alltså?Har du hittat funktionen i Zoom som heter ”Rename”?

Med den kan du ändra hur ditt namn visas för övriga deltagare i Zoom-mötet. Om värden har tillåtit det, alltså.

Om du inte har ett eget Zoomkonto kan det ofta bli så att det som visas är bara ditt förnamn eller kanske din epostadress, kanske som du matat in dem vid något tidigare Zoom-möte i ett annat sammanhang.

VARFÖR ändra sitt namn i Zoom?

  • Många stora organisationer har kryptiska e-postadresser. Initialer och några siffror, till exempel. Om den visas kan det bli lite svårt för övriga deltagare att hålla reda på vem du är.
  • Du kanske har registrerat dig med din privata e-postadress tidigare och den följer med till jobbmöten. Eller tvärt om.
  • Ditt namn kanske är svårt för andra eller stavas på ett ovanligt sätt?
  • Du kanske är egenföretagare, som jag, och vill att ditt  företagsnamn ska synas tydligt – eller till och med dina kontaktuppgifter
  • Det kanske kan vara intressant att betona på vilken ort du befinner dig.

Eller

  • Det finns kanske en bra anledning för dig att vilja vara anonym? I synnerhet om mötet spelas in. Ofta säger ju då mötesledaren att om deltagarna inte vill vara med på inspelningen blir de tvungna att lämna mötet. Icke! Byt i stället till ett fantasinamn och stäng kameran så kan du fortsätta vara med. (Du kanske vill förklara för värden i chatten)

HUR ändrar man då sitt namn i Zoom?

Förutsatt att inte mötesvärden stängt av möjligheten för deltagare att byta namn är det ganska enkelt.

Du kan göra det på TVÅ olika ställen:

  • Deltagarlistan
    1. För muspekaren till höger om ditt eget namn i listan
    2. Två blå knappar dyker upp: Mute och More. Klicka på More, så öppnar sig en meny i stil med denna
    3. Välj Rename och ändra ditt namn.
    4. Klart!
  • Deltagarbilderna
    1. Uppe till höger finns en grupp små rutor där du kan ställa in hur bilderna av deltagare och presentatörer visas för dig
    2. Välj Gallery View, alltså att alla deltagare visas i lite stora rutor
    3. Leta upp din egen bild eller dina initialer (om du inte laddat upp en bild av dig själv)
    4. Om du för muspekaren till övre högra hörnet av din ruta dyker en liknande blå knapp upp, med tre små prickar i
    5. Klickar du på den öppnas en liknande meny där Rename finns med.
    6. Välj Rename och ändra ditt namn
    7. Klart!

Som deltagare behöver du inte vara orolig för att råka ändra någon annans namn av misstag. Det kan bara värdar och co-hosts göra. På ungefär samma sätt.

Än så länge har jag inte hittat samma möjlighet i MS Teams. Men det kommer säkert så småningom.

”Min dörr är alltid öppen. Ni kan komma och tala med mig när som helst” har man ju hört chefer säga.

En bra ambition för de i teamet som är på kontoret! Men för de som inte är där, då?

De som är på resande fot? De som är baserade på något annat kontor? Eller de som arbetar hemifrån?

Risken är stor att teamet delas upp i ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans.

Och att ha två team i ett lag fungerar nog bara i amerikansk fotboll där man ju har ett offensivt team och ett defensivt. Men inte annars. Inte i arbetslivet.

 

 

Det gäller att hålla kontakten med HELA teamet. Då finns det två enkla och bra metoder.

Ring dem!

Inget nytt, jag vet. Men det fungerar fantastiskt bra särskilt om du gör det ofta. Och när du ringer har jag två bra tips som båda kommer från Johan Book:

  • 50/50-regeln – En chef som Johan arbetade med träffade medlemmarna i sitt team högst en gång i månaden men fick ändå fantastiska resultat, både i medarbetarundersökningen och vad gäller lönsamheten. Han ringde sina medarbetare VARJE DAG och pratade 50% bull och 50% business.
  • Tre frågor – Johan har också berättat om sin första chef, hans bästa. Nästan varje dag ställde han samma frågor: 1) Hur går det idag? 2) Hur mår du? och 3) Är det något jag kan göra för att ditt jobb ska bli enklare och roligare?

Tänk så enkelt det kan vara.

Någon som känner sig nostalgisk?

Digital öppen dörr

Om du vill ha öppen dörr, öppna den för alla genom att göra den digital. Det här tipset fick jag av Malin Holm. Stort tack för det.

Bjud in medarbetarna till ett återkommande digitalt möte med frivillig närvaro. I det digitala mötet, se till att aktivera väntrummet (Lobby i MS Teams och Waiting Room i Zoom. Då kan du lätt låta någon vänta i väntrummet medan du talar med kollegan som kom först. Ungefär som i gamla tider när lampan lyste röd eller gul utanför chefens stängda dörr. Med den skillnaden att medan man väntar i det digitala väntrummet kan man ju faktiskt göra något produktivt.

Dessutom kan du, åtminstone i Zoom, skicka meddelanden till de som väntar i Waiting Room via chatten, till exempel med en gissning på hur länge till de kommer att behöva vänta eller be att få återkomma till dem senare.. Du ser ju vem som väntar.

 

Har du andra förslag till hur man som chef kan hålla öppen dörr och bra kontakt med hela sitt team, oavsett var de befinner sig? Skriv gärna en kommentar.

 

29 maj, min första dos. Ibland kan det vara en fördel att vara ”mycket vuxen”

ÄNTLIGEN! Med full fart framåt på vaccinationerna mot COVID-19 börjar vi – förhoppningsvis – se början på slutet av den här förbannade pandemin. Eller åtminstone att se den klinga av.

Men, baserat på uttalanden jag hört och läst, verkar en hel del tänka att ”snart kan vi alla ta oss tillbaka till kontoret och allt blir som förr. Inga mer digitala möten”. GLÖM DET!

 

De digitala mötena är här för att stanna.

Förmågan att kunna mötas och samarbeta digitalt kommer att bli lika förväntad på arbetsmarknaden som att kunna hantera officepaketet, om den inte redan är det.

Förmågan att mötas digitalt – eller avsaknaden av den – blir dessutom mer uppenbar för din omgivning än dina office-skills, till exempel på jobbintervjun. För vem tror att förstaintervjuerna kommer att göras på plats framöver, annat än i specialfall? Hur mycket av den tidiga säljprocessen kommer att ske på plats i stället för på skärm? Åtminstone för business-to-business?

När 14 svenska myndigheter sparade 860 miljoner under 2020 på minskade kostnader för resor till möten och konferenser betvivlar jag att de längtar efter att återgå till gamla resmönster, eller vad tror du?

 

Så trevligt de verkar ha i konferensrummet. Synd att de verkar glömma bort oss andra.

Fler möten på plats, men inte alla

Efter hand som medarbetare börjar komma tillbaka till kontoren kommer säkert mötena på plats att återkomma, men långt ifrån alla möten kommer att vara live, på plats. Vem tror på allvar att alla medarbetare kommer att vara på kontoret alltid?

Vissa kommer att jobba på distans även framöver:

  • De kanske är på resa?
  • De kan ha insett hur mycket tid de sparar på att inte pendla till kontoret? Eller hur mycket de besparar miljön genom att inte pendla?
  • De kanske hinner med två möten hemifrån istället för ett på plats?
  • Ni kanske har upptäckt att ni kan få med fler och vassare experter i mötet om de kan vara med på distans?
  • De kanske har insett hur livspusslet blir lättare att lösa med hemarbete?
  • De kanske inte kan eller vågar vaccinera sig eller har insett hur mycket friskare de var under pandemin för att de inte utsattes för diverse smittor på kontor eller i kollektivtrafiken?
  • De kanske VOBBAR?
  • Eller…..

 

Så tysta och passiva de andra är. Undras vad de håller på med egentligen? Facebook eller Insta?

Men mötena kommer att bli annorlunda. med deltagande både på plats och på distans

Med största sannlikhet kommer vi att ha en massa möten med blandat deltagande, hybridmöten. Några på plats, några på distans.

Om du redan varit med om hybridmöten har du antagligen märkt att de snarare är svårare än lättare än rent digitala möten. Det är lätt hänt att man förlorar fördelarna både från digitala möten och från möten på plats.

  • Det trevliga spontana snacket i konferensrummet involverar inte alla deltagare utan bara de på plats
  • Det närmaste distansdeltagarna har är chatten, men där är oftast deltagarna på plats inte med
  • Det blir väldigt lätt ett ”vi och dem” som kan sabotera de bästa intentioner.

 

Tycka vad vi tycka vill, vi måste se till att få styr på hur vi hanterar hybridmöten!

Därför arrangerar vi en öppen workshop 25 maj 2021, klockan 13-15 för alla som arrangerar eller deltar i digitala möten eller som ansvarar för att medarbetarna är rustade för att kunna arbeta produktivt och behålla sitt engagemang även vid arbete i distribuerade team. Kostnad: Din epostadress och tillåtelse att kontakta dig med tips eller om nya events och erbjudanden som hjälper dig att jobba bättre digitalt. 0 SEK.

Workshopledare

         Anna Malmsten och Peter Bjellerup

Anmäl dig här till workshoppen

Knappast en bra lösning på sikt

Stå upp framför kameran är en generell rekommendation från mig och de flesta andra som är engagerade i digitala möten. Viktigast när du presenterar förstås, men bra även för deltagare. Att stå upp gör att du blir mer energisk i mötet, du rör dig mer, får ett livligare och mer engagerande kroppsspråk och ofta ett lite längre avstånd till kameran – vilket också är bra. Dessutom är det bättre ergonomiskt.

 

Bästa nödlösningen. Sitt längst fram på stolskanten.

Men, det går kanske inte alltid. De flesta av oss har kanske inte ståbord hemma, även om vi nog blivit många fler under det senaste året. Att stapla böcker och annat på strykbrädan är annars en klassiker, men kan bli lite vingligt. Dessutom fungerar det väl knappast i längden, varken praktiskt eller estetiskt. Kolla bilden till höger till exempel.

Vad kan vi då göra?

 

Sitt ner. Men sitt allra längst fram på stolen. Sitt så långt fram att du nästan känner hur du måste jobba för att inte glida av.

Plötsligt sitter du aktivt, med bättre hållning och med bättre dynamik. Kan gestikulera och ge ett bättre intryck.

”OK, det går väl an att ha möten via skärmen, men det går aaaaaldrig att vara kreativ annat än om man får träffas i ett rum”

Har du hört den förut?

Så fel man kan ha.

Snarare är det mycket som blir lättare om man håller workshops digitalt i stället för i lokal.

Visserligen måste vi som leder workshops tänka om en del, se möjligheterna som det digitala formatet ger och hantera de utmaningar som det också ger. Men, varför skulle vi kunna jobba vidare på samma sätt som vanligt medan alla andra har fått lära om, tänka om och ställa om?

Jag skulle snarare vilja säga att det digitala formatet sänker tröskeln för att kunna ha bra och kreativa möten.

Alltså: Fler workshops till folket!

Mindre logistikstrul, lägre kostnader, fler potentiella deltagare

Hur var det nu när ni skulle hålla workshop förr? Leta lämplig lokal med gott om whiteboards, massor av blädderblock eller plats att smälla upp en massa post-itlappar. Synka kalendrar med hänsyn till restider och redan inplanerade resor. Ordna hotell, måltider och budgetgodkännande för dem.

Glöm allt det utom biten med att synka kalendrar. Snacka om att det blir både enklare och kostnadseffektivare att workshoppa digitalt!

Eftersom ingen behöver förflytta sig ökar ju chanserna att du kan få med precis de deltagare du hoppas på. Kanske också den där jätteupptagna experten långt borta som tidigare alltid varit utom räckhåll. Hörde jag någon gnälla om teknikstrul? Vad är väl lite anslutningsproblem till det digitala mötet mot att alla övriga behöver sitta och vänta på någon vars tåg eller flyg blev försenat en timme eller två? Eller den extra kostnaden för övernattningarna som egentligen var en försäkring mot försenade transporter.

Jag påstår inte att digitala workshops är utan utmaningar och risker. Men som vanligt när något är nytt, glömmer vi lätt bort de gamla utmaningarna och riskerna just för att vi är vana vid dem och vid att hantera dem. Även om de kanske är både större och kostsammare!

Bättre möjligheter att balansera de pratglada och de eftertänksamma

En ständig utmaning för oss workshopledare är att se till att de som vill eller behöver tänka efter en stund inte blir överkörda av de pratglada. Därmed inget sagt om vems bidrag som är värdefullast. Men workshops går ofta ut på att få fram så många inspel och synpunkter som möjligt från början för att sedan diskutera, sålla och prioritera bland dem. Då gäller det att se till att även de eftertänksammas bidrag kommer med.

Det är ju därför som vi brukar tjata om att alla först ska skriva sina egna post-itlappar på egen hand, inte börja med att diskutera.

Kör man digitalt är det ju bara för var och en att stänga av kamera och mikrofon och fundera på egen hand tills workshopledaren kallar på uppmärksamhet från alla. Då får man ro att tänka själv.

När väl alla fått tänka, kan alla komma till tals

Nästa typiska utmaning i traditionella workshops är att grupperna brukar utse en talesperson att framföra vad gruppen kommit fram till. Hur många gånger har du tyckt, om det inte varit du som haft den rollen så klart, att talespersonen framfört sina egna synpunkter (mest i alla fall) snarare än gruppens i allmänhet och dina egna i synnerhet. Även det är jätteenkelt att övervinna i digitala workshops.

EFTER workshopen: dokumentationen!

För de flesta deltagarna kanske workshopen tar slut när de gått ut, men för oss som leder brukar det vara mycket kvar. Hur länge brukar du workshopledare spara blädderblocken i någon skrubb ifall någon skulle ifrågasätta din redovisning av workshopresultaten? Tills klistret torkat och lapparna börjar falla av?

Efter workshopen återstår det att fotografera alla grejer på väggarna innan man, med andan i halsen, river ner, röjer och rengör rummet till nästa gäng som står och stampar utanför, balanserande kaffekoppar på sina laptops och pappershögar.

Sedan……ska man försöka tolka vad folk har skrivit! Det är vanligtvis en gigantisk utmaning för ingen brukar lägga någon större vikt vid att skriva läsligt när de skriver post-itlappar, brainstormar på whiteboard eller blädderblock, eller sammanfattar i punktform.

Alla de där bekymren blir ett minne blott vid digitala workshops. Bortsett från att göra själva sammanfattningen kanske. Texten är läslig. Inga rum behöver röjas. Och ingen stampar utanför dörren till konferensrummet.

Dessutom, om du jobbar med något digitalt verktyg utöver själva mötet får du en extra möjlighet som man annars bara kunnat drömma om, oftast. Ni kan ha en uppföljande workshop och jobba vidare där ni slutade. Komplettera. Bygga vidare. Ta nästa steg. Som att komma tillbaka till konferensrummet – orört – och ta vid där ni slutade. Hur många gånger har du varit med om det? 0, är mitt svar.

Kan vara lättare att hålla diskussionen ordnad och aktiv

Att klargöra mål och syfte med workshopen från början är lika viktigt i digitala workshops som i lokal. Liksom att etablera ”spelregler” för workshopen.

Men, det kan vara lättare att se till att de efterlevs.

  • Glöm det där med att skriva namnlappar. Ditt namn syns vid din bild.
  • Man kan komma överens om hur man – tydligt – skiljer ”jag vill bygga vidare på det som diskuteras nu” från ”jag vill ta in en helt ny synvinkel i diskussionen”.
  • I traditionella workshops brukar talarordningen vara tydlig för deltagarna; vänster till höger, en rad i taget eller ett bord i taget. Risken är då att deltagare långt bort i talarordningen slappnar av och tänker på annat. I en digital workshop kan ledaren lättare gå efter sin egen ordning och därmed hålla deltagarna mer alerta. Kanske i den ordning som deltagarnas bilder råkar visas på ledarens skärm?
  • Don’t fool yourself. Det syns om du försöker göra något annat vid sidan om.
  • Ledaren kan stänga av ljudet för deltagare som stör

Grupper kan lätt skapas och hanteras med breakout rooms

I båda de stora verktygen för digitala möten finns numera möjlighet till att dela upp deltagare i breakout rooms. Slumpvis och snabbt. Eller planerat och strukturerat – men mer tidskrävande. I Zoom finns dessutom en inbyggd möjlighet att låta deltagarna själva välja rum efter eget intresse, och mingla runt. Med MS Teams får man vara lite mer listig för att lyckas med samma sak. Läs mer om det här.

Inga avancerade verktyg behövs. Men de finns!

Alla punkterna ovan bygger på användande av vanliga, enkla verktyg: Zoom, MS Teams, och onlinedokument (Google eller MS Office). Plus gärna något av de fristående whiteboardverktygen som Miro, Mural eller deras likar. Alla dessa ha ni redan eller kan skaffa för en mycket rimlig kostnad. En bråkdel av vad det skulle kostat att frakta en endaste deltagare till en konventionell workshop!  Därtill finns det mer dedicerade och specialiserade verktyg som ger betydligt större och mer avancerade möjligheter. Men med bara detta kommer du långt. Mycket långt.

Givetvis finns det utmaningar också, men de kan hanteras

Att arrangera och driva digitala workshops kräver förstås eftertanke och kan ha sina utmaningar. Men jämfört med bara logistiken bakom att hålla konventionell workshop bleknar de ganska snabbt. Men, så klart, det är ju fråga om att lära om lite grand, och det kan så klart ta emot. Här nämner jag några. I kommande inlägg (det här börjar redan bli alldeles för långt) kommer jag att presentera tips om hur man kan hantera dessa och utnyttja de nya möjligheterna som digitala workshops ger.

  • Inte lika lätt att scanna av rummet och grupperna. Det är inte lika lätt att snabbt få en känsla för hur det går i de olika grupperna eller för vilka deltagare som kanske tappar koncentrationen. Men det går även om man får jobba på annat sätt. Grundregeln är, så klart, kamera på!
  • Eftersom det är nytt och kanske ovant kräver digitala workshopar, åtminstone än så länge, att vi som ska leda dem tänker efter mer före än vi varit vana vid. Vår gamla invanda verktygslåda funkar inte längre, så vi måste samla ihop en ny uppsättning verktyg, inte bara välja vilka vi vill använda av de gamla vanliga.
  • Som vanligt är det väldigt viktigt att se till att alla deltagare har förstått uppgifter och frågeställningar innan de börjar arbetet i gruppen. Där är det ingen skillnad. Men det är nytt och kanske ovant att ”cirkla runt” mellan grupprummen för att kolla om de förstått och håller sig på rätt spår. Men det är fullt möjligt för workshopledaren (host) eller en assistent (co-host i Zoom) att besöka grupprummen för att stämma av. Åtminstone i Zoom kan man dessutom ge deltagare möjlighet att lämna sina grupprum i förtid om de vill ställa frågor.
  • Det kan upplevas som stressande eller distraherande att se övriga deltagare skriva på samma skärm i ett delat dokument eller på en digital whiteboard. På det har jag ingen jättebra lösning ännu. På en digital whiteboard kan man ibland zooma in så man inte ser så mycket av vad övriga gör och sedan zooma ut för att få översikt, men i digitala dokument kan det kännas lite kaotiskt.
  • Det är lätt att få för sig att man kan hinna med mer i en digital workshop eller att grupparbetena kan kortas ner, men låt er inte luras av det. Låt det ta tid, precis som i en konventionell workshop. Fokusera och låt dig inte lockas att försöka ”koka oceanen” som de säger på engelska.

Vilka är dina erfarenheter av digitala workshops?

Har du fler fördelar att lägga till eller fler utmaningar du vill att jag ska ta upp?

Skriv en kommentar vetja!