Vill du hålla webbinarium men inte är pigg på att ta extrakostnaden på toppen av Zoomlicensen? (Ja, sorry, detta tipset är bara möjligt i Zoom för närvarande.) Alltså en föreläsning med begränsade möjligheter för deltagarna att ställa frågor till dig eller interagera med varandra. Eller, helt enkelt, minskad risk för dem att störa din föreläsning.

Eller du kanske vill kombinera webbinarium med breakout rooms? (som av någon outgrundlig anledning inte ingår i Zooms vanliga webbinarietjänst)

Då är detta för dig!

Detta är också för dig som vill minska risken för att deltagare råkar störa dina möten. Eller att de kanske gör det med avsikt.

Använd Zooms stora möjligheter att kontrollera deltagarnas möjligheter till att hålla “Allemanswebbinarium” OCH ha breakout rooms, om du vill!

Zooms ger väldigt stora möjligheter att kontrollera deltagarnas rättigheter i mötet. Dessa kan du använda dig av för att skapa något som liknar webbinariernas envägskommunikation.

Nycklarna till detta hittar du i Säkerhetsmenyn, Deltagarlistan och i Chatten (och faktiskt även när du satte upp mötet från början, åtminstone delvis.) Flera av dessa inställningar, men inte alla, blir kvar till nästa möte. Därför är det klokt att gå igenom dem före VARJE möte!

Säkerhetsmenyn

I säkerhetsmenyn kan du styra mycket av vad deltagarna kan göra i mötet.

Som du ser i bilden kommer mina deltagare att kunna chatta och ändra hur deras namn visas för övriga deltagare och för dig, värden så som jag beskrivit tidigare.

Men jag har stängt av deras möjlighet att dela sin skärm och att starta både mikrofon och kamera.

Om du delar skärm bör du kolla ifall de har möjlighet att Annotate. Den möjligheten vill du nog oftast stänga av. Åtminstone om du inte vill att de ska kunna rita på det material du delar på skärmen, som på en whiteboard. Vill du köra workshop kan det däremot vara bra att använda. Tyvärr kan du inte stänga av den möjligheten förrän du verkligen delar skärm, och behöver göra det varje gång du delar skärm, om du inte stoppat den i Settings för ditt konto på Zoom.us.

Deltagarlistan

I deltagarlistan kan du se till att alla deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av, som jag gjort här till höger. Knappen Mute All som du ser överst i mitten av bilden har många hittat, men den tystar bara de deltagare som är i mötet när du trycker på den. Om du inte har valt Mute All Upon Entry kan eftersläntrare komma in i mötet med mikrofonen på och störa mötet ändå. Så att du för köra Mute All flera gånger om. Jag har varit med på sådana möten flera gånger – som deltagare. Skitjobbigt!

Zoom ber dig att bekräfta ditt val ==>

Chatten

I chatten kan du numera styra vem deltagarna kan chatta med. Hur du vill göra är din sak och påverkas så klart av antalet deltagare och ämnets natur, men du har möjlighet att låta dem:

  • Inte chatta alls, bara lyssna. Kanske extra relevant med väldigt många deltagare.
  • Chatta bara med dig som värd och med co-hosts.
  • Chatta med alla, men bara med alla.
  • Även chatta med varandra enskilt.

Min personliga preferens är att öppenhet alltid är bäst, men det kan ju ibland bli så att chatten får eget liv och distraherar från det budskap som du eller andra för fram i presentationer och diskussioner. Då skulle även jag kunna tänka mig att jag själv eller en co-host begränsar möjligheterna för deltagarna att chatta publikt eller enskilt med varandra.

MED möjlighet till Breakout rooms!

En extra fin fördel med att använda Zooms vanliga möten till webbinarium på det här viset är att möjligheten till breakout rooms blir oförändrad. Zooms regelrätta webbinarietjänst har ju inga breakout rooms.

Då kan man ju tänka sig att man inleder med mer enkelriktad kommunikation i webbinarieform och sedan delar upp deltagarna i grupprum där de kan diskutera vidare och sedan återsamlas. Eller att ha en serie webbinarier som följs av breakout rooms där deltagarna kan ställa följdfrågor till olika föreläsare i olika rum!

Se även Mingel i det digitala mötet!

Har du fler tips eller funderingar kring att styra upp deltagarna i Zoom-möten? Skriv gärna en kommentar!

 

 

 

Vill du ändra ditt namn? I Zoom-mötet alltså?Har du hittat funktionen i Zoom som heter “Rename”?

Med den kan du ändra hur ditt namn visas för övriga deltagare i Zoom-mötet. Om värden har tillåtit det, alltså.

Om du inte har ett eget Zoomkonto kan det ofta bli så att det som visas är bara ditt förnamn eller kanske din epostadress, kanske som du matat in dem vid något tidigare Zoom-möte i ett annat sammanhang.

VARFÖR ändra sitt namn i Zoom?

  • Många stora organisationer har kryptiska e-postadresser. Initialer och några siffror, till exempel. Om den visas kan det bli lite svårt för övriga deltagare att hålla reda på vem du är.
  • Du kanske har registrerat dig med din privata e-postadress tidigare och den följer med till jobbmöten. Eller tvärt om.
  • Ditt namn kanske är svårt för andra eller stavas på ett ovanligt sätt?
  • Du kanske är egenföretagare, som jag, och vill att ditt  företagsnamn ska synas tydligt – eller till och med dina kontaktuppgifter
  • Det kanske kan vara intressant att betona på vilken ort du befinner dig.

Eller

  • Det finns kanske en bra anledning för dig att vilja vara anonym? I synnerhet om mötet spelas in. Ofta säger ju då mötesledaren att om deltagarna inte vill vara med på inspelningen blir de tvungna att lämna mötet. Icke! Byt i stället till ett fantasinamn och stäng kameran så kan du fortsätta vara med. (Du kanske vill förklara för värden i chatten)

HUR ändrar man då sitt namn i Zoom?

Förutsatt att inte mötesvärden stängt av möjligheten för deltagare att byta namn är det ganska enkelt.

Du kan göra det på TVÅ olika ställen:

  • Deltagarlistan
    1. För muspekaren till höger om ditt eget namn i listan
    2. Två blå knappar dyker upp: Mute och More. Klicka på More, så öppnar sig en meny i stil med denna
    3. Välj Rename och ändra ditt namn.
    4. Klart!
  • Deltagarbilderna
    1. Uppe till höger finns en grupp små rutor där du kan ställa in hur bilderna av deltagare och presentatörer visas för dig
    2. Välj Gallery View, alltså att alla deltagare visas i lite stora rutor
    3. Leta upp din egen bild eller dina initialer (om du inte laddat upp en bild av dig själv)
    4. Om du för muspekaren till övre högra hörnet av din ruta dyker en liknande blå knapp upp, med tre små prickar i
    5. Klickar du på den öppnas en liknande meny där Rename finns med.
    6. Välj Rename och ändra ditt namn
    7. Klart!

Som deltagare behöver du inte vara orolig för att råka ändra någon annans namn av misstag. Det kan bara värdar och co-hosts göra. På ungefär samma sätt.

Än så länge har jag inte hittat samma möjlighet i MS Teams. Men det kommer säkert så småningom.

“Min dörr är alltid öppen. Ni kan komma och tala med mig när som helst” har man ju hört chefer säga.

En bra ambition för de i teamet som är på kontoret! Men för de som inte är där, då?

De som är på resande fot? De som är baserade på något annat kontor? Eller de som arbetar hemifrån?

Risken är stor att teamet delas upp i ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans.

Och att ha två team i ett lag fungerar nog bara i amerikansk fotboll där man ju har ett offensivt team och ett defensivt. Men inte annars. Inte i arbetslivet.

 

 

Det gäller att hålla kontakten med HELA teamet. Då finns det två enkla och bra metoder.

Ring dem!

Inget nytt, jag vet. Men det fungerar fantastiskt bra särskilt om du gör det ofta. Och när du ringer har jag två bra tips som båda kommer från Johan Book:

  • 50/50-regeln – En chef som Johan arbetade med träffade medlemmarna i sitt team högst en gång i månaden men fick ändå fantastiska resultat, både i medarbetarundersökningen och vad gäller lönsamheten. Han ringde sina medarbetare VARJE DAG och pratade 50% bull och 50% business.
  • Tre frågor – Johan har också berättat om sin första chef, hans bästa. Nästan varje dag ställde han samma frågor: 1) Hur går det idag? 2) Hur mår du? och 3) Är det något jag kan göra för att ditt jobb ska bli enklare och roligare?

Tänk så enkelt det kan vara.

Någon som känner sig nostalgisk?

Digital öppen dörr

Om du vill ha öppen dörr, öppna den för alla genom att göra den digital. Det här tipset fick jag av Malin Holm. Stort tack för det.

Bjud in medarbetarna till ett återkommande digitalt möte med frivillig närvaro. I det digitala mötet, se till att aktivera väntrummet (Lobby i MS Teams och Waiting Room i Zoom. Då kan du lätt låta någon vänta i väntrummet medan du talar med kollegan som kom först. Ungefär som i gamla tider när lampan lyste röd eller gul utanför chefens stängda dörr. Med den skillnaden att medan man väntar i det digitala väntrummet kan man ju faktiskt göra något produktivt.

Dessutom kan du, åtminstone i Zoom, skicka meddelanden till de som väntar i Waiting Room via chatten, till exempel med en gissning på hur länge till de kommer att behöva vänta eller be att få återkomma till dem senare.. Du ser ju vem som väntar.

 

Har du andra förslag till hur man som chef kan hålla öppen dörr och bra kontakt med hela sitt team, oavsett var de befinner sig? Skriv gärna en kommentar.

 

29 maj, min första dos. Ibland kan det vara en fördel att vara “mycket vuxen”

ÄNTLIGEN! Med full fart framåt på vaccinationerna mot COVID-19 börjar vi – förhoppningsvis – se början på slutet av den här förbannade pandemin. Eller åtminstone att se den klinga av.

Men, baserat på uttalanden jag hört och läst, verkar en hel del tänka att “snart kan vi alla ta oss tillbaka till kontoret och allt blir som förr. Inga mer digitala möten”. GLÖM DET!

 

De digitala mötena är här för att stanna.

Förmågan att kunna mötas och samarbeta digitalt kommer att bli lika förväntad på arbetsmarknaden som att kunna hantera officepaketet, om den inte redan är det.

Förmågan att mötas digitalt – eller avsaknaden av den – blir dessutom mer uppenbar för din omgivning än dina office-skills, till exempel på jobbintervjun. För vem tror att förstaintervjuerna kommer att göras på plats framöver, annat än i specialfall? Hur mycket av den tidiga säljprocessen kommer att ske på plats i stället för på skärm? Åtminstone för business-to-business?

När 14 svenska myndigheter sparade 860 miljoner under 2020 på minskade kostnader för resor till möten och konferenser betvivlar jag att de längtar efter att återgå till gamla resmönster, eller vad tror du?

 

Så trevligt de verkar ha i konferensrummet. Synd att de verkar glömma bort oss andra.

Fler möten på plats, men inte alla

Efter hand som medarbetare börjar komma tillbaka till kontoren kommer säkert mötena på plats att återkomma, men långt ifrån alla möten kommer att vara live, på plats. Vem tror på allvar att alla medarbetare kommer att vara på kontoret alltid?

Vissa kommer att jobba på distans även framöver:

  • De kanske är på resa?
  • De kan ha insett hur mycket tid de sparar på att inte pendla till kontoret? Eller hur mycket de besparar miljön genom att inte pendla?
  • De kanske hinner med två möten hemifrån istället för ett på plats?
  • Ni kanske har upptäckt att ni kan få med fler och vassare experter i mötet om de kan vara med på distans?
  • De kanske har insett hur livspusslet blir lättare att lösa med hemarbete?
  • De kanske inte kan eller vågar vaccinera sig eller har insett hur mycket friskare de var under pandemin för att de inte utsattes för diverse smittor på kontor eller i kollektivtrafiken?
  • De kanske VOBBAR?
  • Eller…..

 

Så tysta och passiva de andra är. Undras vad de håller på med egentligen? Facebook eller Insta?

Men mötena kommer att bli annorlunda. med deltagande både på plats och på distans

Med största sannlikhet kommer vi att ha en massa möten med blandat deltagande, hybridmöten. Några på plats, några på distans.

Om du redan varit med om hybridmöten har du antagligen märkt att de snarare är svårare än lättare än rent digitala möten. Det är lätt hänt att man förlorar fördelarna både från digitala möten och från möten på plats.

  • Det trevliga spontana snacket i konferensrummet involverar inte alla deltagare utan bara de på plats
  • Det närmaste distansdeltagarna har är chatten, men där är oftast deltagarna på plats inte med
  • Det blir väldigt lätt ett “vi och dem” som kan sabotera de bästa intentioner.

 

Tycka vad vi tycka vill, vi måste se till att få styr på hur vi hanterar hybridmöten!

Därför arrangerar vi en öppen workshop 25 maj 2021, klockan 13-15 för alla som arrangerar eller deltar i digitala möten eller som ansvarar för att medarbetarna är rustade för att kunna arbeta produktivt och behålla sitt engagemang även vid arbete i distribuerade team. Kostnad: Din epostadress och tillåtelse att kontakta dig med tips eller om nya events och erbjudanden som hjälper dig att jobba bättre digitalt. 0 SEK.

Workshopledare

         Anna Malmsten och Peter Bjellerup

Anmäl dig här till workshoppen

Knappast en bra lösning på sikt

Stå upp framför kameran är en generell rekommendation från mig och de flesta andra som är engagerade i digitala möten. Viktigast när du presenterar förstås, men bra även för deltagare. Att stå upp gör att du blir mer energisk i mötet, du rör dig mer, får ett livligare och mer engagerande kroppsspråk och ofta ett lite längre avstånd till kameran – vilket också är bra. Dessutom är det bättre ergonomiskt.

 

Bästa nödlösningen. Sitt längst fram på stolskanten.

Men, det går kanske inte alltid. De flesta av oss har kanske inte ståbord hemma, även om vi nog blivit många fler under det senaste året. Att stapla böcker och annat på strykbrädan är annars en klassiker, men kan bli lite vingligt. Dessutom fungerar det väl knappast i längden, varken praktiskt eller estetiskt. Kolla bilden till höger till exempel.

Vad kan vi då göra?

 

Sitt ner. Men sitt allra längst fram på stolen. Sitt så långt fram att du nästan känner hur du måste jobba för att inte glida av.

Plötsligt sitter du aktivt, med bättre hållning och med bättre dynamik. Kan gestikulera och ge ett bättre intryck.