Inlägg

Så här blir det alldeles för ofta innan vi kommer ihåg att sätta på mikrofonen

  • Oskar, Oskar, OSKAR! Stäng av din mikrofon!
  • Oj, jag snackade visst på mute.
  • [väntan medan talaren letar efter var hen kopplar på mikrofonen]
  • VAD var det för ljud? Och från VEM?!

Hur många pinsamma tillfällen har vi inte varit med om under det gångna året och lite till? Oftast för att deltagarna i digitala möten inte haft koll på eller vett att hantera mikrofonen ordentligt.

 

Enkelt att hålla koll på mikrofonen med mellanslagstangenten

Det är ju BUSENKELT, åtminstone i Zoom och MS Teams (fast olika)! (På dator alltså. Jag känner inte till motsvarande knep på mobil/platta)

Använd bara MELLANSLAGSTANGENTEN!

  • ZoomHåll ner mellanslagstangenten medan du pratar (för att avmjuta mikrofonen). När du släpper blir du mjutad igen.
  • Microsoft TeamsKlicka på mellanslagstangenten för att byta mellan mikrofon på och av

Alltså kan du lämna mikrofonen överkryssad och avstängd under resten av mötet. Zooms lösning känns en aning säkrare eftersom den eliminerar risken att du glömmer stänga av mikrofonen (vem fortsätter att hålla nere en tangent under mötet, liksom?) medan det ju fortfarande är möjligt i MS Teams att glömma det där andra klicket för att stänga av igen.

 

Din dator är inte mer tankeläsare än du och jag. Faktiskt ännu mindre.

Funkar det inte? Antagligen är det för att du gjort något på datorn – i något annat fönster – och din dator naturligtvis då tror att det är där mellanslaget (mellanslagen?) hör hemma.

Klicka bara i fönstret för Zoom/MS Teams så ska det nog lösa sig.

Datorer är ju inte tankeläsare så de vet inte att din uppmärksamhet hoppat från vad det nu var du höll på med till att plötsligt vilja snacka. Den tror ju att du vill fortsätta där du var.

Jag har själv fyllt ett antal chattar med mellanslag innan jag insett vad som hände.

Ytterligare en anledning att inte falla för frestelsen att försöka multitaska.

 

Enkelt eller hur?

 

Känner du till motsvarande knep för andra mötestjänster? Tipsa gärna i kommentarerna!

Eller andra bra knep oavsett mötestjänst? Dela gärna med dig i en kommentar.

 

Start your online presentation like a pro. NOT like this.

Usually, we aren’t very photogenic when trying to navigate our computers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“How many ways are there really to shift to slideshow-mode?” I found myself wondering recently as one presenter after the other displayed yet a different way of going to slideshow in PowerPoint and Keynote during a three-day series of sessions with multiple speakers/presenters.

“But why on earth do they waste time, momentum and audience attention by not having done it beforehand?” was my next thought.

Because that is what happens. We lose pace, momentum …and authority by starting our presentations like that.

The all too common way online presentations start

The host builds expectations ahead of your presentation….”And now, here is…..drumroll…the session we all have been waiting for!!!”

Next:

  • “I’m just gonna share my screen”
  • (How the heck do I do that?)
  • “Hello, Host, can you please give me permission to share my screen?”
  • (Hmmm, should I share my entire screen or just PowerPoint/Keynote?)
  • (Oh, yeah, I need to push that darned share-button too) – in Zoom, that is
  • (Where’s my presentation now) – searching for all to see
  • Sure, show your slides to all of us while you search for how to go into slideshow mode – the know-it-alls in the audience think
  • Then shift into slideshow-mode in yet another way
  • “Do you see my screen now?”

= a sure way to lose momentum and audience enthusiasm, and to have to start by recapturing participant attention and focus.

We all know the importance of the first seconds of a presentation. Of capturing and engaging the audience. This way is everything but that.

Follow these simple steps instead

Instead, just use these dead simple steps. They work in Zoom, MS Teams and most other meeting services.

  1. Remind the host to give you permission to present – ahead of your session
  2. Bring your presentation into slideshow-mode AHEAD of your turn
  3. Then use clicking TAB while pressing Alt on your PC to move between your slideshow and the meeting software (or any other open applications on your computer, for that sake). Command + Tab on Macs. (When first publishing these tips in Swedish on LinkedIn, I quickly realised that this shortcut was unknown to surprisingly many people. Personally, I don’t know how I would have coped for the latest decennia without it.)
  4. Then share:
    • ONLY your presentation if you’re only going to show slides (then you minimise the risk of showing off your irrelevant notifications to your audience)
    • YOUR ENTIRE SCREEN if your going to demo or show more than slides only (but then you should put you computer in night mode or turn off as many other software and notifications as possible or be ready to show them off to the world)
  5. Do NOT ask “Do you see my screen now?”. Follow my simple advice here instead: No more “Do you see my screen now?”
  6. Practice ahead of time. Not just the running of your presentation, but the actual handling of the meeting service and the sharing of your screen/deck.

Because, what’s the point in investing time and effort in a great and convincing presentation if you’re prepared to erode that investment by the way you start it all.

Do you have any presentation hacks to share as well? Please do so in the comments.

 

Do you see my screen now?

How many times haven’t we heard this question in digital meetings since the spring of 2020.

Completely unnecessarily!

No more “Do you see my screen?”

Instead of asking this superfluous question, revealing your insecurity at handling modern meetings, find out yourself what they see! Simply join the meeting on a second device – as participant. Use your mobile phone or your iPad as in did for the picture. Or on a PC if you usually use a Mac or the other way around.*

Just make sure to avoid joining the audio part of the meeting, to avoid disturbing sound feedback.

 

You actually get two extra benefits:

  • *You get a better understanding of the meetings looking different on different devices (especially between mobile units and computers, but also between PC and Mac)
  • If you use breakout rooms, your “participant device” will get assigned to one of the rooms which will give you a visual indication of how things are going in there. Do they look comfortable or confused?

You might want to rename your extra device to indicate that it is a passive participant. I sometimes rename mine “Peter’s ghost participant”.

Not the right mood for a great presentation.
Image by Usman Yousaf on Unsplash

Learn from my mistake. Don’t commit harakiri by Keynote.

You might well have watched “Death by PowerPoint, the TEDX talk by JD Phillips, on how to avoid boring your audience to death with uninspiring presentations presentations.

This post is different. It’s not for your audience. It’s for you, the presenter. It’s about how to avoid committing harakiri in public in your next online meeting, be it Zoom or MS Teams.

Or, in other words, it’s about avoiding making the same mistake I did in the spring of 2020.

Checking three simple settings in Keynote will save you from public humiliation.

An hour I will always remember, but want to forget

Spring 2020. Loads of people get sent home from their offices, most of them utterly unprepared. Well, I thought, I have worked remotely for over a decade and trained innumerable users in the why’s and how’s of remote collaboration. I have knowledge and experience that others desperately need. So I started doing webinars and sharing tips and tricks. Then came the day when I was due to deliver my first webinar for UP, where I had recently become a member.

UP is the World’s first cloud agency and has worked remotely from the start ten years ago. UP being in advertising, the presentation template was in Apple Keynote of course. So I transferred my slides to Keynote from PowerPoint which I had used before.

As soon as I went into slideshow mode, my nightmare began. When I needed to shift back to Zoom (as you do a lot when presenting online), I couldn’t use Command + Tab to shift between running applications. Then, I suddenly realised that my mouse pointer didn’t show either. It was like navigating blindfolded! I’m rarely struck with tech panic, but this pushed me over the edge and my presentation turned into my worst performance ever. I write this to save you from the same embarrassment.

Blame the sleek style perfectionists at Apple

Apple design is all about less is more. Sleek is just the first name. So, when the designers at Apple made a presentation software years ago, they obviously had in mind that presenting should be sleek and minimalistic. But they designed for presenting on stage, with a beamer. Not for presenting online where you constantly need to shift between your slides and the meeting service. To keep an eye on audience feedback, comments, the chat or shift between showing slides and presenting with you in focus, or participants.

So, they created settings to minimise disturbances on screen. Like “Show the mouse pointer only on slides with links” and set it ON as default. So, Unless you have a link on your slide, you hav no chance of seeing where your mouse is! Navigating blindfolded in other words.

The next setting was probably intended to avoid mistakenly shift tasks while presenting. They disabled task shifting using the short keys “Command + Tab” (on Mac) or “Alt + Tab” (in Windows). That completed my harakiri. Not only could I not see my where my mouse was on the screen. I couldn’t shift back and forth between my presentation and Zoom (or any other meeting software for that sake).

Check your settings, or be doomed

So, before you use Keynote in Slideshow mode for an online presentation, go to the Settings, select Slideshow and make sure to have them as in the second image. NOT as in the first.

Avoid these three settings for any online presentations.

Make sure to have these three settings like this.

Vill du ändra ditt namn? I Zoom-mötet alltså?Har du hittat funktionen i Zoom som heter “Rename”?

Med den kan du ändra hur ditt namn visas för övriga deltagare i Zoom-mötet. Om värden har tillåtit det, alltså.

Om du inte har ett eget Zoomkonto kan det ofta bli så att det som visas är bara ditt förnamn eller kanske din epostadress, kanske som du matat in dem vid något tidigare Zoom-möte i ett annat sammanhang.

VARFÖR ändra sitt namn i Zoom?

  • Många stora organisationer har kryptiska e-postadresser. Initialer och några siffror, till exempel. Om den visas kan det bli lite svårt för övriga deltagare att hålla reda på vem du är.
  • Du kanske har registrerat dig med din privata e-postadress tidigare och den följer med till jobbmöten. Eller tvärt om.
  • Ditt namn kanske är svårt för andra eller stavas på ett ovanligt sätt?
  • Du kanske är egenföretagare, som jag, och vill att ditt  företagsnamn ska synas tydligt – eller till och med dina kontaktuppgifter
  • Det kanske kan vara intressant att betona på vilken ort du befinner dig.

Eller

  • Det finns kanske en bra anledning för dig att vilja vara anonym? I synnerhet om mötet spelas in. Ofta säger ju då mötesledaren att om deltagarna inte vill vara med på inspelningen blir de tvungna att lämna mötet. Icke! Byt i stället till ett fantasinamn och stäng kameran så kan du fortsätta vara med. (Du kanske vill förklara för värden i chatten)

HUR ändrar man då sitt namn i Zoom?

Förutsatt att inte mötesvärden stängt av möjligheten för deltagare att byta namn är det ganska enkelt.

Du kan göra det på TVÅ olika ställen:

  • Deltagarlistan
    1. För muspekaren till höger om ditt eget namn i listan
    2. Två blå knappar dyker upp: Mute och More. Klicka på More, så öppnar sig en meny i stil med denna
    3. Välj Rename och ändra ditt namn.
    4. Klart!
  • Deltagarbilderna
    1. Uppe till höger finns en grupp små rutor där du kan ställa in hur bilderna av deltagare och presentatörer visas för dig
    2. Välj Gallery View, alltså att alla deltagare visas i lite stora rutor
    3. Leta upp din egen bild eller dina initialer (om du inte laddat upp en bild av dig själv)
    4. Om du för muspekaren till övre högra hörnet av din ruta dyker en liknande blå knapp upp, med tre små prickar i
    5. Klickar du på den öppnas en liknande meny där Rename finns med.
    6. Välj Rename och ändra ditt namn
    7. Klart!

Som deltagare behöver du inte vara orolig för att råka ändra någon annans namn av misstag. Det kan bara värdar och co-hosts göra. På ungefär samma sätt.

Än så länge har jag inte hittat samma möjlighet i MS Teams. Men det kommer säkert så småningom.

“Min dörr är alltid öppen. Ni kan komma och tala med mig när som helst” har man ju hört chefer säga.

En bra ambition för de i teamet som är på kontoret! Men för de som inte är där, då?

De som är på resande fot? De som är baserade på något annat kontor? Eller de som arbetar hemifrån?

Risken är stor att teamet delas upp i ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans.

Och att ha två team i ett lag fungerar nog bara i amerikansk fotboll där man ju har ett offensivt team och ett defensivt. Men inte annars. Inte i arbetslivet.

 

 

Det gäller att hålla kontakten med HELA teamet. Då finns det två enkla och bra metoder.

Ring dem!

Inget nytt, jag vet. Men det fungerar fantastiskt bra särskilt om du gör det ofta. Och när du ringer har jag två bra tips som båda kommer från Johan Book:

  • 50/50-regeln – En chef som Johan arbetade med träffade medlemmarna i sitt team högst en gång i månaden men fick ändå fantastiska resultat, både i medarbetarundersökningen och vad gäller lönsamheten. Han ringde sina medarbetare VARJE DAG och pratade 50% bull och 50% business.
  • Tre frågor – Johan har också berättat om sin första chef, hans bästa. Nästan varje dag ställde han samma frågor: 1) Hur går det idag? 2) Hur mår du? och 3) Är det något jag kan göra för att ditt jobb ska bli enklare och roligare?

Tänk så enkelt det kan vara.

Någon som känner sig nostalgisk?

Digital öppen dörr

Om du vill ha öppen dörr, öppna den för alla genom att göra den digital. Det här tipset fick jag av Malin Holm. Stort tack för det.

Bjud in medarbetarna till ett återkommande digitalt möte med frivillig närvaro. I det digitala mötet, se till att aktivera väntrummet (Lobby i MS Teams och Waiting Room i Zoom. Då kan du lätt låta någon vänta i väntrummet medan du talar med kollegan som kom först. Ungefär som i gamla tider när lampan lyste röd eller gul utanför chefens stängda dörr. Med den skillnaden att medan man väntar i det digitala väntrummet kan man ju faktiskt göra något produktivt.

Dessutom kan du, åtminstone i Zoom, skicka meddelanden till de som väntar i Waiting Room via chatten, till exempel med en gissning på hur länge till de kommer att behöva vänta eller be att få återkomma till dem senare.. Du ser ju vem som väntar.

 

Har du andra förslag till hur man som chef kan hålla öppen dörr och bra kontakt med hela sitt team, oavsett var de befinner sig? Skriv gärna en kommentar.

 

29 maj, min första dos. Ibland kan det vara en fördel att vara “mycket vuxen”

ÄNTLIGEN! Med full fart framåt på vaccinationerna mot COVID-19 börjar vi – förhoppningsvis – se början på slutet av den här förbannade pandemin. Eller åtminstone att se den klinga av.

Men, baserat på uttalanden jag hört och läst, verkar en hel del tänka att “snart kan vi alla ta oss tillbaka till kontoret och allt blir som förr. Inga mer digitala möten”. GLÖM DET!

 

De digitala mötena är här för att stanna.

Förmågan att kunna mötas och samarbeta digitalt kommer att bli lika förväntad på arbetsmarknaden som att kunna hantera officepaketet, om den inte redan är det.

Förmågan att mötas digitalt – eller avsaknaden av den – blir dessutom mer uppenbar för din omgivning än dina office-skills, till exempel på jobbintervjun. För vem tror att förstaintervjuerna kommer att göras på plats framöver, annat än i specialfall? Hur mycket av den tidiga säljprocessen kommer att ske på plats i stället för på skärm? Åtminstone för business-to-business?

När 14 svenska myndigheter sparade 860 miljoner under 2020 på minskade kostnader för resor till möten och konferenser betvivlar jag att de längtar efter att återgå till gamla resmönster, eller vad tror du?

 

Så trevligt de verkar ha i konferensrummet. Synd att de verkar glömma bort oss andra.

Fler möten på plats, men inte alla

Efter hand som medarbetare börjar komma tillbaka till kontoren kommer säkert mötena på plats att återkomma, men långt ifrån alla möten kommer att vara live, på plats. Vem tror på allvar att alla medarbetare kommer att vara på kontoret alltid?

Vissa kommer att jobba på distans även framöver:

  • De kanske är på resa?
  • De kan ha insett hur mycket tid de sparar på att inte pendla till kontoret? Eller hur mycket de besparar miljön genom att inte pendla?
  • De kanske hinner med två möten hemifrån istället för ett på plats?
  • Ni kanske har upptäckt att ni kan få med fler och vassare experter i mötet om de kan vara med på distans?
  • De kanske har insett hur livspusslet blir lättare att lösa med hemarbete?
  • De kanske inte kan eller vågar vaccinera sig eller har insett hur mycket friskare de var under pandemin för att de inte utsattes för diverse smittor på kontor eller i kollektivtrafiken?
  • De kanske VOBBAR?
  • Eller…..

 

Så tysta och passiva de andra är. Undras vad de håller på med egentligen? Facebook eller Insta?

Men mötena kommer att bli annorlunda. med deltagande både på plats och på distans

Med största sannlikhet kommer vi att ha en massa möten med blandat deltagande, hybridmöten. Några på plats, några på distans.

Om du redan varit med om hybridmöten har du antagligen märkt att de snarare är svårare än lättare än rent digitala möten. Det är lätt hänt att man förlorar fördelarna både från digitala möten och från möten på plats.

  • Det trevliga spontana snacket i konferensrummet involverar inte alla deltagare utan bara de på plats
  • Det närmaste distansdeltagarna har är chatten, men där är oftast deltagarna på plats inte med
  • Det blir väldigt lätt ett “vi och dem” som kan sabotera de bästa intentioner.

 

Tycka vad vi tycka vill, vi måste se till att få styr på hur vi hanterar hybridmöten!

Därför arrangerar vi en öppen workshop 25 maj 2021, klockan 13-15 för alla som arrangerar eller deltar i digitala möten eller som ansvarar för att medarbetarna är rustade för att kunna arbeta produktivt och behålla sitt engagemang även vid arbete i distribuerade team. Kostnad: Din epostadress och tillåtelse att kontakta dig med tips eller om nya events och erbjudanden som hjälper dig att jobba bättre digitalt. 0 SEK.

Workshopledare

         Anna Malmsten och Peter Bjellerup

Anmäl dig här till workshoppen

Knappast en bra lösning på sikt

Stå upp framför kameran är en generell rekommendation från mig och de flesta andra som är engagerade i digitala möten. Viktigast när du presenterar förstås, men bra även för deltagare. Att stå upp gör att du blir mer energisk i mötet, du rör dig mer, får ett livligare och mer engagerande kroppsspråk och ofta ett lite längre avstånd till kameran – vilket också är bra. Dessutom är det bättre ergonomiskt.

 

Bästa nödlösningen. Sitt längst fram på stolskanten.

Men, det går kanske inte alltid. De flesta av oss har kanske inte ståbord hemma, även om vi nog blivit många fler under det senaste året. Att stapla böcker och annat på strykbrädan är annars en klassiker, men kan bli lite vingligt. Dessutom fungerar det väl knappast i längden, varken praktiskt eller estetiskt. Kolla bilden till höger till exempel.

Vad kan vi då göra?

 

Sitt ner. Men sitt allra längst fram på stolen. Sitt så långt fram att du nästan känner hur du måste jobba för att inte glida av.

Plötsligt sitter du aktivt, med bättre hållning och med bättre dynamik. Kan gestikulera och ge ett bättre intryck.

https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/

Kanske digitalt mingel inte blir riktigt samma sak som live, men fler kan vara med i alla fall

Hur skulle det vara att ordna digitalt mingel?

Kanske för ett AW eller med talarna efter ett större möte där flera personer presenterat? Många är ju mer bekväma med att ställa frågor i mindre grupper än inför alla kollegorna.

 

Zoom-meny för att välja fördelning av deltagarna till breakout rooms. Välj bara "Let participants choose rooms". Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.

Välj bara “Let participants choose room”.
Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.

Zoom har gjort det busenkelt!

Numera kan du göra det! Dessutom busenkelt med breakout rooms i Zoom, som lanserat ett nytt alternativ för fördelning av deltagare till rummen. Att deltagarna kan välja vilket rum de vill ansluta till. Och dessutom själva växla rum om de vill “vandra runt”. Namnge bara rummen efter ämnen, talarna eller något annat förnuftigt så kan deltagarna själva sköta resten.

 

Du kan göra samma sak utan Zoom

Ge inte upp om du inte har Zoom. De andra följer säkert efter så småningom. Men det behöver du inte vänta på.

Skapa bara flera möten som du namnger på samma sätt som jag nyss beskrev. Gör en lista med namnen och länkarna (klickbara), och sätt den i händerna på deltagarna på något sätt du själv väljer.

Sedan kan de ansluta och byta möten som de vill. Kanske att det kan vara en bra idé att inaktivera lobbyn eller väntrummet (eller vad just ditt mötesverktyg kallar det. Så ni slipper ha någon som ska hantera att släppa in deltagare.

Förresten, I många mötesverktyg kan man göra så att det går att ansluta till möten vid andra tider än den schemalagda. Alltså skulle du kunna – tekniskt sett – planera in de där mötena vid olika tider om det ger bättre översiktlighet i kalendern. Många möten vid samma tid kan ju bli ganska svårt att manövrera i kalendern.

 

Med start i april 2021 publicerar jag ett tips för att jobba bättre digitalt varje måndag här och på LinkedIn – Måndagstipset.

Om du har något du undrar över eller tycker jag ska tipsa om är du hjärtligt välkommen att höra av dig. Antingen med en kommentar här eller genom att kontakta mig här: Kontakt

 

 

Bra möten börjar redan med inbjudan.

Den ska vara inbjudande, lätt att förstå och lätt att följa. De digitala mötestjänsterna ger inte särskilt mycket hjälp på vägen. Zoom är inget undantag. Här kommer, därför, mina tips på hur du skapar inbjudningar som ger ditt möte en flygande start!

I sammanhanget behandlar jag tre olika typer av möten, alla med fokus på Zoom (i denna bloggpost i alla fall*):

  • Möten med det vanliga gänget
  • Möten med personer du inte brukar ha möten med, t.ex. kunder eller leverantörer
  • Öppna möten med registrering, där du t.ex. bjuder in på LinkedIn eller Facebook

Möte med vanliga gänget

Det vanliga gänget är – förhoppningsvis – redan vana vid att använda och ansluta till Zoom-möten. Alltså behöver du inte lägga så mycket tid på att göra inbjudan inbjudande. Däremot kan du bädda för ett bra möte, med lite vanlig vettig “möteshygien”. Så när du omvandlar Zooms automatiska inbjudan till en kalenderinbjudan för mötet se då till att:

  • Var tydlig med syfte/mål för mötet. Vad är det ni ska uppnå?
  • Agenda! Punkterna, inte tiderna – förutom om vissa inte behöver vara med på alla punkter så klart. De kanske har annat, bättre, att göra i stället för att sitta fångna i mötet eller distrahera/irritera övriga genom att uppenbart göra något annat medan de väntar
  • Signalera gärna karaktären för mötet – arbetsmöte, problemhantering, återkommande möte, diskutera avvikelser från planerad status?
  • Vad ska förberedas inför mötet? Av vem?
  • Har du material för genomläsning före mötet? Lägg det då inte som en bilaga till mötesinbjudan utan ladda upp det på er överenskomna plats för fildelning och skriv länken i inbjudan i stället! På det viset kan du justera materialet även efter att inbjudan gått iväg. När deltagarna klickar på länken i kalenderinbjudan kommer de alltid till senaste versionen. och du slipper att besvära dem med att behandla återkommande uppdateringar av inbjudan. Dessutom är ofta de digitala kalendrarna sämre på att hantera bilagor än eposten.
  • Vill du vara riktigt avancerad kan du förbereda en länk till det kommande mötesminnet, så deltagarna lätt kan hitta det i efterhand via sin kalender!

Möten med personer du inte brukar ha möten med, kanske kunder, partners eller möjliga kunder

Nu kan du inte längre vara lika säker på att de är vana vid att hantera Zoom och inbjudningar till Zoom-möten. Alltså gäller det att göra inbjudan lätt att förstå och följa. Särskilt vill du undvika att de får problem att ansluta till mötet, kommer för sent eller stör dig i dina sista förberedelser. Du kan kanske inte ens vara säker på att deras arbetsgivare tillåter dem att ansluta till Zoom eller installera Zoom-appen på sin enhet! Tyvärr alltför vanligt inom offentlig sektor och andra som hellre stänger access än anstränger sig att göra accessen säker. Ännu har jag inte hittat någon annan lösning än att de kanske kan ansluta via en privat enhet.

Zooms automatiska inbjudningstext är på engelska och innehåller mer information än de flesta behöver. Och det är just detta som brukar följa med till kalenderinbjudan

 

Bara genom att redigera texten på tre ställen och lägga till en tomrad blir det genast lite mer inbjudande och lättare att förstå.

Beroende på mötets mål och karaktär kan det ju vara på sin plats att fundera på punkterna jag nämnde för “Möten med vanliga gänget” också. Det kanske inte skadar med både syfte, agenda och länkar till instuderingsmaterial inför andra möten också?

 

TILLÄGG 12 april 2021:

Många användare verkar inte uppdatera sina klienter lika ofta som tillverkarna. Och en del funktioner är beroende av uppdaterade klienter. Därför har jag börjat lägga till följande text i mina inbjudningar, högt upp.

Kolla gärna att du har uppgraderat din Zoomklient.
I Zoom, klicka på zoom.us längst till vänster i huvudmenyn högst upp på skärmen. I menyn som då dyker upp, klicka på Check for updates. Om Zoom säger att det finns en nyare version, klicka då på Update och följ datorns instruktioner.

Vissa verkar inte uppdatera för att de inte har koll på HUR man gör. Därför tycker jag det är idé att ha med det också.

Öppna möten med registrering

Du kanske vill ha ett öppet möte för att sprida kunskap om vad du/ni har att erbjuda? Eller bara dela med dig av något du tror att andra kan ha nytta av? Då kan du arrangera ett öppet möte med registrering. Zoom hanterar det suveränt!

Som exempel kan vi ta registreringssidan till webbinariet Bli vass på Zoom från 20 januari 2021:

 

 

Att göra en sådan här registreringssida är faktiskt busenkelt!

 

1. Börja med att klicka i Required vid Registration. Då dyker det upp flera nya saker att hantera.

 

2. Den text du skriver i Description visas som beskrivning av mötet, alltså den stora texten i inbjudan ovan. Kanske bäst att skriva först i ett vanligt dokument och sedan klistra in i rutan.

3. Den här sortens automatiska mail fastnar ofta i skräppost-filtret. Därför kan det vara bra att uppmana de som registrerar sig att kolla i sin skräppost. Bekräftelsen – med den viktiga, individuella länken – skickas på direkten. Så om de inte har fått den inom bara några minuter är det något skumt. Jag missade att göra detta vid exemplet ovan och fick ett antal mail från deltagare som undrade när länken skulle komma. I något fall hade den redan hunnit raderas ur skräpposten och de fick registrera om sig.

 

4. Om du klickar på Branding kan du ladda upp en banner och en logotyp. I exemplet ovan nöjde jag mig med att ladda upp Hej Engagemangs logotyp. (En banner måste någon ju tillverka också och det hade jag inte tålamod med)

 

5. De som registrerar sig för mötet får ju ett bekräftelsemail som du bör ägna dig åt en stund. Klicka på Edit längst nere till höger

 

6. Bekräftelsen som skickas ut är ju ganska lik en vanlig inbjudan till Zoom-möten med kan tyvärr inte redigeras i samma utsträckning. Man kan bara lägga till egen text i rutorna du ser i bilden ovan. Du kan skicka ett testmail som går till kontohavaren och ingen annan. Om du saknar tillgång till den mailadressen kan du ju prova att registrera dig och se vad du får.

 

7. Här ser du hur texten jag matade in i rutorna kan se ut i bekräftelsemailet.

8. Om du vill se vilka som anmält sig kan du (eller någon med administratörsaccess) se det under: ADMIN => Account Management => Reports. Den listan låter sig inte lätt arbetas med, tyvärr.

9. Vill du, som jag gjorde vid webbinariet i exemplet, maila alla med en kompletterande instruktion eller en mer personlig påminnelse än Zooms automatiska måste du exportera en CSV-fil från Reports och sedan knepa och knåpa med den i Excel eller Numbers för att kunna få ut epostadresserna i ett användbart format.

 

Svårare är det inte att göra inbjudande inbjudningar till Zoom!

Kommentarer och förslag till förbättringar eller andra metoder är hjärtligt välkomna. Frågor också, så klart.