Inlägg

Not the right mood for a great presentation.
Image by Usman Yousaf on Unsplash

Learn from my mistake. Don’t commit harakiri by Keynote.

You might well have watched “Death by PowerPoint, the TEDX talk by JD Phillips, on how to avoid boring your audience to death with uninspiring presentations presentations.

This post is different. It’s not for your audience. It’s for you, the presenter. It’s about how to avoid committing harakiri in public in your next online meeting, be it Zoom or MS Teams.

Or, in other words, it’s about avoiding making the same mistake I did in the spring of 2020.

Checking three simple settings in Keynote will save you from public humiliation.

An hour I will always remember, but want to forget

Spring 2020. Loads of people get sent home from their offices, most of them utterly unprepared. Well, I thought, I have worked remotely for over a decade and trained innumerable users in the why’s and how’s of remote collaboration. I have knowledge and experience that others desperately need. So I started doing webinars and sharing tips and tricks. Then came the day when I was due to deliver my first webinar for UP, where I had recently become a member.

UP is the World’s first cloud agency and has worked remotely from the start ten years ago. UP being in advertising, the presentation template was in Apple Keynote of course. So I transferred my slides to Keynote from PowerPoint which I had used before.

As soon as I went into slideshow mode, my nightmare began. When I needed to shift back to Zoom (as you do a lot when presenting online), I couldn’t use Command + Tab to shift between running applications. Then, I suddenly realised that my mouse pointer didn’t show either. It was like navigating blindfolded! I’m rarely struck with tech panic, but this pushed me over the edge and my presentation turned into my worst performance ever. I write this to save you from the same embarrassment.

Blame the sleek style perfectionists at Apple

Apple design is all about less is more. Sleek is just the first name. So, when the designers at Apple made a presentation software years ago, they obviously had in mind that presenting should be sleek and minimalistic. But they designed for presenting on stage, with a beamer. Not for presenting online where you constantly need to shift between your slides and the meeting service. To keep an eye on audience feedback, comments, the chat or shift between showing slides and presenting with you in focus, or participants.

So, they created settings to minimise disturbances on screen. Like “Show the mouse pointer only on slides with links” and set it ON as default. So, Unless you have a link on your slide, you hav no chance of seeing where your mouse is! Navigating blindfolded in other words.

The next setting was probably intended to avoid mistakenly shift tasks while presenting. They disabled task shifting using the short keys “Command + Tab” (on Mac) or “Alt + Tab” (in Windows). That completed my harakiri. Not only could I not see my where my mouse was on the screen. I couldn’t shift back and forth between my presentation and Zoom (or any other meeting software for that sake).

Check your settings, or be doomed

So, before you use Keynote in Slideshow mode for an online presentation, go to the Settings, select Slideshow and make sure to have them as in the second image. NOT as in the first.

Avoid these three settings for any online presentations.

Make sure to have these three settings like this.

Skugg-IT (shadow IT) har i flera år varit ett av IT-chefernas stora orosmoln. (alltså att medarbetarna tankar hem program från nätet som de använder i stället för eller som komplement till de som arbetsgivaren tillhandahåller)

 

Lika gott åt dem!

 

 

Vad är skugg-IT egentligen ett tecken på?

Jo, att de befintliga verktygen inte duger för att medarbetarna ska kunna göra sitt arbete ordentligt! Att de verktyg arbetsgivarna sätter i medarbetarnas händer (eller snarare i deras apparater) antingen inte gör jobbet ordentligt, är för svåranvända, inte anpassade efter användningsssituationen eller på annat inte räcker till.

Shadow-IT är inte ett problem. Det är ett symtom på ett problem – otillräckliga verktyg och trögrörliga IT-avdelningar. Givetvis skapar användningen av oauktoriserade mjukvaror problem för arbetsgivare:

  • Risk för att programmen innehåller skadlig kod
  • Risk för att företagshemligheter läcker eller lagras bortom organisationens kontroll
  • Fragmentering av den samlade kunskapen och erfarenheten (som de flesta organisationer ändå underutnyttjar, men ändå)
  • Svårt till omöjligt att efterleva GDPR som ju är organisationernas ansvar (med risk för dryga böter)

Men de som använder oauktoriserade lösningar är ju driftiga, engagerade men frustrerade medarbetare som ser att det finns så mycket bättre, effektivare, enklare eller effektskapande sätt för dem att få sitt arbete gjort, och gjort bra, än de sätt som deras arbetsgivare erbjuder. Och som tar tag i problemet. Alltså precis sådana medarbetare vi egentligen vill ha: Engagerade, målinriktade och med driv. Synd bara att de måste runda organisationens IT för att kunna leva ut sitt engagemang, nå sina mål och få utlopp för sitt driv.

 

Alltså, brutalt formulerat: Skugg-IT är ett symtom på att organisationen inte bryr sig tillräckligt mycket om sina medarbetare för att ge dem bästa möjliga förutsättningar att lyckas i arbetet

 

Därför (bland annat) har vi på Brightsider valt att inkludera Effektskapande Medel som en del av vår portfölj av tjänster. Att hjälpa företag att se till att de verktyg de erbjuder medarbetarna verkligen är till hjälp och är anpassade till arbetssituationen hos de olika medarbetarna.

 

Hur ser du på skugg-IT? Eller på hur lämpade arbetsredskapen i din dator, platta eller smartphone är för att du ska kunna utföra ditt arbete på bästa sätt?

 

Under mina mer än tio år inom internt onlinesamarbete har jag gång på gång förundrats över hur många som faktiskt verkar tro att bara man introducerar något standardverktyg så börjar medarbetarna samarbeta kors och tvärs.

Få, om någon, har lyckats med den metoden. “Pay and pray” som vi brukade kalla den.

Vilken större organisation har inte beklagat sig över bristande kommunikation och samarbete medarbetarna emellan? Särskilt över gränser, både geografiska och organisatoriska. Brist på samarbete som leder till dubbelarbete, samordningsproblem, annan ineffektivitet och motstridiga tolkningar av både mål och strategi.

Men att då bara skaffa ett verktyg och implementera det utan anpassning och utan att arbeta med organisationen är som att sätta plåster på en bruten arm.

Är medarbetarna bara tillräckligt motiverade och företagskulturen uppmuntrande kommer de att samarbeta om de så bara har penna och papper. De får visserligen anstränga sig mycket mer, men de kommer i alla fall att försöka.

Ju vidare krets och ju transparentare samarbete, desto större betydelse får kulturen och ledarskapet för om det ska hända eller ej. Att samarbeta inom befintliga team och avdelningar är basnivån (även om inte ens det alltid fungerar). Samarbete inom team brukar vara fokuserat på effektivitet. Att inte slösa tid och resurser. Medan samarbete bortom teamet ger helt andra effekter i form av inspiration, innovation, tydlighet, förståelse för den egna rollen och bättre reaktionsförmåga. Detta har jag redan behandlat i Samarbete är inte samma sak

Hjälp! Har någon mött samma utmaning tidigare?

Ett av paradexemplen för öppet samarbete över hela organisationen är möjligheten att be om hjälp när man kört fast. Tänk att kunna fråga, precis som på Facebook eller Twitter, “Jag har kört fast på en utmaning och undrar om någon annan har något bra knep att dela med sig av?”. Med rätt verktyg skulle ju vem som helst kunna höja armen och dela med sig av sin erfarenhet så att du får hjälp att lösa ditt problem mycket snabbare och bättre än om du skulle prova dig fram eller “ringa en vän”. Eller – ännu bättre – så har den där okända kollegan redan delat med sig av sin erfarenhet online på ett sätt som gör det lätt för dig att söka och hitta erfarenheten utan att ens behöva besvära dem, t.ex. i en blogg, ett forum, en sökbar konversation eller på en webbsida.

Men, tänk en gång till. Tänk på vad som krävs för att exemplet ska fungera, förutom en bra teknisk lösning:

  1. En förstående kultur där du inte behöver bekymras av att visa att du behöver hjälp
  2. En hjälpsam kultur där kolleger är beredda att dela med sig av både kunskap och tid för att hjälpa en okänd kollega i knipa
  3. Att inte de eller deras chef påverkas negativt av att de hjälper till bortom avdelningen
  4. Och att ni båda förstår att möjligheten finns och klarar av att använda verktygen som hjälper er att samarbeta

Organisationskultur

1 & 2 är båda frågor om organisationskultur. De speglar ledningens attityd och agerande, nu och tidigare. För att dessa båda ska förändras krävs att ledningen både kommunicerar värderingarna men, än viktigare, visar i handling vad de går ut på.

Målstyrning

Punkt 3 beror av hur organisationen sätter, distribuerar och mäter mål. Alltför många distribuerar bara resultatmål neråt i organisationen, men inte mer “mjuka” övergripande mål, som att förbättra kommunikation, samarbete eller erfarenhetsdelning. Eller andra bevis för att talet om medarbetarna som organisationens viktigaste resurs var just bara det – tal, men inget mer. Ofta talar man om tjusiga mål, men mäter bara försäljningssiffror, kostnader, resultat och liknande. Dessutom nedbrutet per avdelning och kvartal. I en sådan situation blir det ju uppenbart vilka mål man arbetar för, de man mäts på. Särskilt om man har variabel lön. De som talas om men inte mäts, de faller snabbt bort. Så att hjälpa kolleger utanför avdelningen blir ett slöseri med tid och energi, hur mycket det än hjälper organisationen. Det hjälper ju inte avdelningen att nå sina mål (och därmed inte chefen att nå sina).

Anpassning till användarnas behov

Den sista punkten är dels en fråga om förändringsledning i allmänhet och utbildning i synnerhet, men ännu mer en fråga om att anpassa verktygen så att de passar medarbetarnas vardag, digitala mognad och de sammanhang de behövs. De måste göras till en del av “hur jobbet görs”, inte något utöver “det egentliga arbetet”.

Hur är dina erfarenheter av samarbete online? Av samarbetskultur och av målstyrning som stödjer samarbete och hjälpsamhet?

Bild av Justin Baeder på FlickR under licens CC BY 2.0 https://bit.ly/2so62ld

ROI, Return on Investment – kanske ett av näringslivets två heligaste uttryck. (det andra är väl “värdestegring på aktiekapitalet”). Investerade pengar ska ge mer tillbaka i lönsamhet än de skulle gjort på börsen eller på banken. Visst låter det enkelt och lätt att räkna ut?

Ibland är det kanske enkelt, men ofta inte i min erfarenhet – som ligger mest inom områden där människor spelar en stor roll i kalkylen, ofta företagsinternt. Gäller det applikationer och webblösningar för extern användning brukar man oftast kunna titta på försäljning, reklamintäkter eller andra saker som kan mätas i pengar. Så långt ganska ok.

Men när vi börjar tala om applikationer och webblösningar för internt bruk, hur ofta kan vi då mäta intäkter? Snarare är det fråga om att mäta besparingar, ofta i sparad tid för medarbetare eller i att kunna spara bort medarbetare (vilket jag gärna inte vill bidra till). Och, vad många missar, värdet för företaget av medarbetarnas sparade tid avgörs av vad den används till i stället. Om den används till rökpauser eller Facebookande blir det inte mycket ROI. (Ännu ett bra argument för att arbeta med medarbetarengagemang förresten, eftersom mer engagerade medarbetare är mer benägna att använda tiden till något värdefullt).

 

Värdet ligger i förändrat beteende, inte i programvaran

När vi talar om användarintensiva IT-system är det nästan alltid så att vi människor gör arbetet medan systemen ska hjälpa oss eller styra vårt sätt att utföra arbetet i någon önskad riktning. Det är inte systemen som ska generera avkastning på investeringen, det är i vårt ändrade arbetssätt som avkastningen uppkommer….förhoppningsvis.

 

Användarintensiva IT-system ger inte ROI, de ger ROU, Return on Usage.

 

Är det inte då märkligt att så många system och gränssnitt utvecklas med löjligt lite hänsyn till dem som är tänkta att använda dem? Hur ofta känner du att de arbetsverktyg du får i jobbdatorn är enkla att använda? Är anpassade till dina förhållanden och arbetsuppgifter? Eller du kanske skulle vara mycket mer hjälpt av att ha dem i din smartphone istället för i din jobbdator för den delen? Att det känns som att de verktyg din arbetsgivare förser dig med verkligen visar att ni medarbetare är företagets viktigaste resurs? Att de återspeglar det engagemang och den arbetsinsats som förväntas av dig? Nej, Out-of-the-Box blir ofta “Get it out of my way!

Så länge de redskap vi får att använda upplevs som att de snarare stjälper oss än hjälper oss, att de är påtvingade inte eftertraktade….så kommer vi att försöka runda dem eller använda dem så lite vi bara kan. Tji ROI.

Detta är bakgrunden till att vi i Brightsider valt att arbeta med Effektskapande Medel, som vi kallar det, och Den Personliga Arbetsplatsen. Vår mission är att styra upphandlingsunderlag efter behoven och verkligheten för dem som kommer att använda dem och hela tiden med det önskade beteendet som målet för ögonen. Vi talar hellre om behovsanalys än om kravanalys. Om användarkontext och digital mognad, och om hur verktygen ska hjälpa medarbetarna att göra bästa möjliga arbete med minsta möjliga ansträngning. Och tycka det är kul och engagerande dessutom. Om t.ex. ledningen vill ha prydliga och jämförbara rapporter från ERP-systemet, får den faktiskt se till att det blir enkelt för medarbetarna att mata in uppgifterna. Att anpassa systemet efter arbetssituationen och användarna. Dessutom balanseras investeringen i anpassning av minskade investeringar i utbildning, kommunikation och annat förändringsarbete.

 

Det är dags att anpassa systemen efter människorna som använder dem, inte tvärt om. Inte bara för användarnas skull, utan för företagets och lönsamhetens.