Vi talar ofta om digitala möten som om de alla var i samma format. Men precis som möten på plats är av olika storlek och karaktär, och därför behöver olika stora konferensrum och utrustning, är digitala möten olika och ställer olika krav på teknik och på mötesledare.

Zooms verkliga styrka är de lite större mötena, de där det ska presenteras och där deltagarna är så pass många, så pass viktiga eller stökiga att det krävs att man kan hantera deltagarna löpande, och styra vad de får göra och inte. Där slår Zoom allt annat jag sett på fingrarna, åtminstone bland de bredare och billigare tjänsterna. Vill man dessutom använda breakout rooms för smågrupper, blir skillnaden ännu större. Givetvis finns det specialtjänster som fokuserar på visa typer av möten, t.ex. webbinarier och konferenser, som är bättre på just det, men bland de vanliga mötesleverantörerna är Zoom i särklass för den här typen av möten. För vanliga videosamtal kan du använda nästan vad som helst.

Redan i inbjudan kan du lägga grunden för att styra upp ditt möte.

Redan när du skapar möten kan du bestämma en massa praktiska saker:

  1. Zooms meny att ställa in deltagarnas möjligheter redan när du skapar mötetOm deltagarna ska komma in direkt i mötet eller få vänta tills du släpper in dem – Med väntrummet på kan du ju verifiera att det är rätt personer som ansluter till mötet. Annars kan ju vem som helst dyka upp som lyckats få tag i länken. Samtidigt kan det bli överdrivet formellt för enklare möten.
  2. Om det ska krävas att vara inloggad på ett Zoom-konto för att kunna vara med – ifall alla i din organisation har Zoom-konton kan du ju använda detta för att hindra utomstående deltagare (men det är nog sällan aktuellt)​
  3. Om deltagarna ska komma in med kamera på eller av – Eftersom de kontroller jag beskriver här gör att du faktiskt kan köra nästan som ett webbinarium med bara ett vanligt konto, kan det ju vara så att du inte vill att deltagarna ska ha kameran på. Bättre då att de kommer in med den av än att ni ska behöva stänga av den åt dem.
  4. Om de ska komma in i mötet med mikrofonen på eller av – Samma sak med mikrofonen av. Då slipper man många störande bakgrundsljud från nytillkomna.
  5. Om de ska kunna komma in i mötet några minuter i förväg – En av de saker som folk ofta säger att de saknar är småsnacket före mötet. Men låt dem småsnacka en stund före mötet då!
  6. Om du bara ska tillåta deltagare från vissa länder eller regioner – har jag aldrig behövt använda själv, men möjligheten finns väl av en anledning
  • De tre sista gömmer sig under ”Advanced Options”
  • Även om du skickat inbjudan, kan du justera dessa inställningar, så länge du inte redan öppnat mötet.

När du öppnat mötet, men före deltagarna ansluter kan (och bör) du finputsa

I säkerhetsmenyn kan du bestämma en massa andra saker. Det är bra att styra upp dem innan deltagarna kommer in i mötet.

  1. Ska de kunna dela skärm, presentera eller inte? Om du vill att bara vissa ska kunna dela skärm eller presentera är det enklaste att klicka på de blå prickarna bredvid deras namn och göra dem till Co-host (Jag älskar co-hosts förresten!)
  2. Ska de kunna chatta över huvud taget? Du kan finjustera hur de kan chatta, i inställningarna i själva chatten, se nedan.
  3. Ska de kunna ändra hur deras namn syns i mötet? Ofta bra att kunna göra det eftersom en del kommer in med obegripliga epostadresser och andra kanske vill kunna vara anonyma men ändå vara med i mötet för att det är viktigt för dem. Då kan de ju bara byta namn till ”Kalle Kula”, stänga av sin kamera och ligga lågt.
  4. Ska de kunna sätta på sin mikrofon? Beroende på mötets karaktär kanske du vill att de inte ska kunna prata alls, eller när som helst som de själva vill, eller bara när du explicit ger dem lov?
  5. Ska de kunna sätta på kameran alls? Kanske mest aktuellt om det är väldigt många deltagare

Som du kanske märker kan du använda dessa inställningar för att göra ditt möte väldigt likt ett webbinarium, utan att behöva en webbinarielicens!

Mycket av detta, och mer därtill, kan du också styra i deltagarlistan

I botten av deltagarlistan kan du stänga av allas mikrofoner med en enda knapp.

Under ”More” där intill gömmer sig en massa möjligheter. En del saker återkommer från de andra menyerna.​

  1. Där kan du be alla att sätta på sina mikrofoner
  2. Här kan du också se till att deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av – om du glömde att göra det när du skapade mötet
  3. Det är här du styr om det ska plinga när deltagare ansluter. – Ett diskretare alternativ till väntrum, men kanske ingen bra idé vid ett långt möte där du vill att deltagare ska komma och gå för att bara vara med på vissa delar av agendan.
  4. Här kan du låsa mötet så att inga fler kan ansluta – om ni ska snacka hemliga grejer.
  5. Och du kan koppla på väntrummet även efter att mötet startat – om du glömde göra det när du skapade mötet.
  6. Även här kan du styra ifall deltagarna ska kunna sätta på mikrofonen, ändra sina namn eller starta videon

I listan över deltagare, till höger om deltagares namn dyker en blå meny upp om du pekar med musen. Där kan du styra mycket på deltagarnivå. Det viktigaste är nog:

  1. I Zooms deltagarlista kan du välja att skicka en deltagare i "skamvrån" (väntrummet alltså) eller kicka ut dem helt ifrån mötet!Chatta med just den personen – Likadant kan alla deltagare göra om du givit dem tillåtelse att chatta med varandra
  2. Stänga av deras kamera
  3. Göra dem till ”Host” (brukar jag inte göra) eller till ”Co-host”. Co-host rekommenderar jag varmt att man använder. En co-host kan presentera och dela skärm även om övriga deltagare inte kan. De kan också hjälpa dig att hålla styr på deltagare.
  4. Du kan ta ner deras uppsträckta hand – om de har räckt upp en digitala hand i Zoom, men glömmer ta ner den, kan du eller din co-host fixa det här (men det syns inte i bilden eftersom där inte fanns några uppsträckta händer. Kvarglömda uppräckta händer kan ju bli förvirrande för dig som mötesledare men det är också så att uppsträckta digitala händer automatiskt hoppar upp till vänster i Gallery View (för att hjälpa dig som värd att uppmärksamma dem och hålla ordning på turordningen) och låser därmed alla deltagarbilder i vyn.
  5. Du kan byta namn på dem – om de inte klarar av det själva. Typiskt något som en co-host kan hjälpa dig med
  6. Du kan också skicka ut dem i väntrummet eller kasta ut dem ur mötet helt och hållet – och sedan är det kanske en bra idé att låsa mötet eller koppla på väntrummet.

Du kan till och med styra hur de kan chatta!

Längst ner i chattfönstret, till höger, hittar du tre små prickar. De öppnar ännu en meny där du kan styra upp hur deltagarna får använda chatten:

  • Inte alls
  • Bara med värden
  • Bara så det syns för alla
  • Med ”alla” och enskilt med varandra

Visst är det en hel del att hålla reda på, men fundera en stund på vilka fantastiska möjligheter det ger! Du kan anpassa ditt möte PRECIS efter mötets karaktär, dina behov och och preferenser. Med alla dessa möjligheter kan du ju faktiskt arrangera något som upplevs nästan precis som ett webbinarium men utan att behöva betala extra för en webbinarielicens och med bibehållen möjlighet att använda breakout rooms!

Inte att undra på att Zoom är min favorit, eller hur?

OBS! Verktygen för digitala möten utvecklas ständigt och i olika takt. Det som står här gäller vid inläggets publicering. Givetvis uppdaterar jag efter hand, men inte löpande, så möjligheterna och hur du hanterar dem kan förändras – förmodligen till det bättre. Tydligen har MS Teams kraftigt förbättrat motsvarande funktioner de senaste månaderna, så det ska jag kolla snarast.

Att hjälpa andra - inför andra - är bästa sättet att bygga sitt varumärke i proffessionella onlinenätverk

Kan jag hjälpa dig, kompis?

Min filosofi om att bygga sitt brand online kan sammanfattas i fyra enkla teser. Det gäller att:

  1. Bli KÄND för att 
  2. Vara BRA på något
  3. som EFTERFRÅGAS och dessutom
  4. att vara TREVLIG att samarbeta med

Svårare är det inte.

Eller kanske det är som det stod på Othellospelet när jag var liten ”En minut att lära, en livstid att bemästra”.

Och två saker till:

  • God Karma kommer tillbaka, men kanske inte från samma håll
  • Att hjälpa andra som behöver hjälp, inför andra, SLÅR ALLT ANNAT, åtminstone i längden

Femton år av personlig online branding – men inte bara på LinkedIn

Även om jag varit på LinkedIn sedan 2005 är det först sedan 2019 som jag växlat upp min närvaro där. Men mina teser och min erfarenhet gäller inte bara på LinkedIn. Snarare bygger de på drygt tio år av intern online branding under min tid på IBM. Där hade vi ett socialt intranät, Connections, med en dynamik som var väldigt lik LinkedIn, men med en massa mer funktionalitet. Som att lägga till Google Workspace, Dropbox, WordPress, wikiverktyg, Trello och Zoom ungefär. Och dessutom mycket bättre fungerande Grupper än på LinkedIn. Allt innanför brandväggen så att man inte behövde oroa sig för varken troll eller läckande intellektuellt kapital. I sammanhanget bör nämnas att IBM hade 350-450 000 anställda under min tid där, så det blev en ganska rejäl plattform liksom en rejäl intern arbetsmarknad.

Genom att vara aktiv i Connections byggde jag mitt nätverk, samlade erfarenheter och hjälpte kollegor med hur de bäst kunde dra nytta av Connections för att kunna göra sitt arbete enklare och bättre, och hitta kollegor eller kunskap till hjälp för att lösa utmaningar och problem. Till att börja med på lediga stunder men efter ett tag blev det mitt arbete. Jag blev konsult i att samarbeta digitalt i öppna nätverk. Både internt och mot kunder som köpte Connections och då behövde lära sina medarbetare detta nya sätt att samarbeta och kommunicera – och tänka. Flera gånger råkade jag ut för att kollegor runt om i världen gick över ån efter vatten, sökte upp mig för hjälp fastän det fanns lika kunniga kollegor i deras hemland – men som inte byggt ett lika starkt personligt varumärke. Connections tog mig över hela världen: till de flesta länder i Europa, till Brasilien, USA, Kina, Taiwan, Thailand och till många fler länder – men på distans.

Jag byggde min professionella utveckling under ett decennium ungefär på att vara hjälpsam online. Denna artikel sammanfattar vad jag lärde mig.

Innan vi går vidare ska vi ta en närmare titt på de fyra punkterna i början:

  1. Bli KÄND – om ingen vet vad du kan, hur tusan ska de då komma på att fråga just dig efter det?!
  2. Vara BRA på något – Om du inte är bra på riktigt på det där du lyckats bli känd för kanske det kan vara dig till hjälp En gång, men sedan går luften snabbt ur ballongen. Det gäller att ha substans bakom sitt rykte
  3. som EFTERFRÅGAS – Om ingen är intresserad av det du är bra på lär det bli svårt att göra sig ett leverne på det, eller hur?
  4. att vara TREVLIG att samarbeta med – Vem jobbar du helst med, någon du trivs med eller en skitstövel? Precis. Finns det två personer som kan bocka av 1-3 men den ene är en skitstövel är det den andre som man vänder sig till. Simpelt, eller hur?

Men vi fortsätter att utveckla resonemangen….

Fimpa Jante!

Ingen är expert på allt. Alla har expertis på något.

Vi måste vara realistiska och ödmjuka nog att inse att ingen av oss kan vara expert på allt. Världen är alltför komplex och förändrar sig för snabbt för att vi en ska kunna vara experter på allt i vår egen yrkesroll – över tid. Kloka ledare inser att detta gäller dem själva och även deras medarbetare. Jag har ofta mött en rädsla för att fråga andra om hjälp. ”De kanske inte tror att jag kan mitt jobb om jag ber om hjälp!” Snarare gäller ”Jag är inte mer än människa och kan inte allt, men genom att fråga visar jag mig samtidigt ödmjuk och angelägen om att utveckla mig.”

Å andra sidan har vi alla expertis eller värdefull erfarenhet av något, kanske inte ett helt officiellt expertområde, men kanske en specialitet, något nytt eller har vi kanske en särskild egenskap – som att ställa smarta frågor. Varför hymla med att vi är bra på något? Någonstans finns någon som behöver just det du är bra på. Och ju större dammen är som du fiskar i, desto större är chansen att de hittar dig. IBM var en ganska stor damm. LinkedIn är många gånger större.

Hjälpsam, inte skrytsam.

Men det gäller som sagt att verkligen kunna leverera. Annars blir lyckan kortvarig. Tomma ord fixar inte mat på bordet, inte i längden.

Hur visar du enklast vilket värde du kan tillföra? Genom att hjälpa andra som behöver din hjälp, förstås. Då uppfattas du som hjälpsam, inte skrytsam. Du kan bocka av både punkterna 1 & 2 på en gång

Det där med värde är också viktigt. Att hela tiden bidra med värde. Inte bara en tumme upp, utan substans och värde.

Och… att någon ber om hjälp är en god bit på väg på punkt 3, ”…som efterfrågas”

Dessutom…känns det ganska gött att kunna hjälpa sin medmänniskor, även i det lilla.

Öppenhet äger! Den som delar sin kunskap, visar sin kunskap.

Tillbaka till punkt 1. Du kan vara hur kunnig och hjälpsam som helst. Om ingen vet om det tar det dig inte långt. Förr sade man att ”[tjuvhållen] kunskap är makt”. Numera gäller snarare att ”Delad kunskap är inflytande”. Se till att du hjälper andra INFÖR andra. Släpp ”skicka DM så hjälper jag dig” eller ”vi kan ta ett möte om det”. Nej, hjälp till – öppet, inför alla andra.

Det är här som den goda Karman kommer in. Släpp tanken på individuella tjänster och gentjänster. Det är inte hjälp. Det är byteshandel. Om du hjälper dem som behöver så att andra ser det, visar du på ett enkelt och snyggt sätt för världen vad du kan (2) och att du är en trevlig och hjälpsam typ (4). Så småningom kommer någon som behöver din expertis – och är beredd att betala för det, eller anställa någon som kan det – att minnas att du ju var vass på det och dessutom en trevlig typ. Hej, hej karma!

Dessutom gör du det möjligt för andra att hitta svaret själva framöver – utan att du ska behöva lägga tid på att svara en gång till. Eller gör du som jag, skriver blogginlägg som andra kan hitta och puffar för dem i det sociala nätverket.

Det kan ju också hända att någon plötsligt kompletterar din kunskap med något nytt och – vips – har du själv blivit lite klokare till nästa gång.

Människor är människor, även online

Online är bara en annan kanal för samma gamla vanliga dynamik och känslor mellan människor. Lika lite som vi uppskattar påträngande typer som bara pratar om sig själva på mingelpartyt uppskattar vi dem knappast online heller. Tänk efter hur vi brukar bete oss vid mingel. Vi går fram till en grupp eller person, vi lyssnar en stund, snackar gruppen om något intressant där vi kan bidra gör vi ett inpass när tiden är rätt och sedan kommer förhoppningsvis diskussionen igång. Mot slutet möts vi kanske av ett ”du verkar ju vara en trevlig och kunnig filur, har du ett visitkort eller kan jag skriva in din epost i min kontaktbok”.

Vi stormar inte fram med visitkort eller slänger en broschyr i ansiktet på de andra, avbryter eller tar över konversationen alldeles, eller hur?

Lyssna in – bidra – konversera – kontakt gäller lika mycket online som på plats.

Därför skickar jag sällan kontaktförfrågningar på LinkedIn. (och när jag ändå gör det skickar jag ALLTID med några rader introduktion om vem jag är och varför jag söker kontakt, så klart).

Istället väljer jag att följa intressanta personer, så deras inlägg börjar dyka upp i mitt flöde, bidrar med en kommentar om jag har något vettigt att komma med och så småningom kan utvecklas till en konversation som ofta leder till ett ”Va, har inte vi kontakt Peter? Här kommer en inbjudan!”.

Gissa om jag då hamnat ”på en annan hylla” i minnet än om jag var ”någon snubbe som bjöd in mig någon gång”. I min värld är det som att vara en bekant mot att vara ett visitkort i pärmen.

Det för oss vidare till nästa viktiga bit:

Nätverkets värde = Personer x Relationer

Ett bra nätverk kan vara otroligt värdefullt. Mitt nätverk på IBM gav mig både professionell utveckling, spännande uppdrag och vänner för lång tid framöver. Men vad avgör värdet?

Nätverkets värde = Personer x Relationer! Observera att det är multiplikation. Om värdet på ena eller andra sidan är mindre än 1 blir det en MINSKNING av nätverkets värde!

Vad är värdet av att ”ha en massa visitkort i pärmen”? Vad vet du egentligen om personerna bakom visitkorten? Det enda positiva med att ha en massa kontakter är att det kanske gör att dina inlägg visas några gånger extra innan de sjunker undan i glömskan. För om du inte betyder något för dina kontakter minskar chansen drastiskt för att de faktiskt läser dina inlägg.

Men vad bygger relationer online? Interaktion, uppskattning och att bidra med värde. I ärlighetens namn, vad uppskattar du mest: att läsa ytterligare ett inlägg eller att få respons på ditt eget? Kalla det fåfänga om du vill, men alla blir vi glada över att det vi lagt tid och ansträngning på väcker intresse och uppskattas, än mer om det blir till den grad att någon lägger tid på att göra en ordentlig kommentar. Nog minns vi vem det var som kommenterade! och när det hänt några gånger, byggs relationen upp. ”Aha, en ny kommentar från Peter. Jag undrar vad han bidrar med idag?”. BINGO!

Alltså, i praktiken kan du översätta det till att lägga stort fokus på att läsa och kommentera andras inlägg, åtminstone om du gör det konstruktivt och värdeskapande. Dessutom behöver du då inte fundera så mycket på vad du själv ska skriva om! Praktiskt va?! Alltså är det ett kanonbra sätt att komma igång på, att kommentera andras inlägg i stället för att skapa egna.

Men, om du själv gjort inlägg, försök att ge respons på de kommentarer du får! De som lägger ner tid och ansträngning på att kommentera dina inlägg uppskattar också att få respons.

Se gärna mitt tidigare inlägg om detta (och diskussionen som följde).

Men algoritmen då? Och när ska jag publicera?

Inte vet jag! Men det finns det många andra som gör, som gör det kanonbra och som byggt fina personliga varumärken på det viset. Fråga dem, t.ex. om:

  • Hur du bäst identifierar och beskriver just din expertis
  • Hur du definierar din målgrupp
  • Vilka kanaler och format som funkar bäst till vad och mot vem
  • Din kommunikativa stil och förmåga
  • Teknik och hjälpmedel
  • Och mycket mer

Det jag skrivit ovan gäller inte bara för LinkedIn eller HCL Connections (som det heter numera) utan jag vill påstå att det är allmängiltiga principer för framgång i professionella nätverk online.

Håller du med eller har du invändningar? Eller kanske kompletteringar? Berätta gärna i en kommentar.