”OK, det går väl an att ha möten via skärmen, men det går aaaaaldrig att vara kreativ annat än om man får träffas i ett rum”

Har du hört den förut?

Så fel man kan ha.

Snarare är det mycket som blir lättare om man håller workshops digitalt i stället för i lokal.

Visserligen måste vi som leder workshops tänka om en del, se möjligheterna som det digitala formatet ger och hantera de utmaningar som det också ger. Men, varför skulle vi kunna jobba vidare på samma sätt som vanligt medan alla andra har fått lära om, tänka om och ställa om?

Jag skulle snarare vilja säga att det digitala formatet sänker tröskeln för att kunna ha bra och kreativa möten.

Alltså: Fler workshops till folket!

Mindre logistikstrul, lägre kostnader, fler potentiella deltagare

Hur var det nu när ni skulle hålla workshop förr? Leta lämplig lokal med gott om whiteboards, massor av blädderblock eller plats att smälla upp en massa post-itlappar. Synka kalendrar med hänsyn till restider och redan inplanerade resor. Ordna hotell, måltider och budgetgodkännande för dem.

Glöm allt det utom biten med att synka kalendrar. Snacka om att det blir både enklare och kostnadseffektivare att workshoppa digitalt!

Eftersom ingen behöver förflytta sig ökar ju chanserna att du kan få med precis de deltagare du hoppas på. Kanske också den där jätteupptagna experten långt borta som tidigare alltid varit utom räckhåll. Hörde jag någon gnälla om teknikstrul? Vad är väl lite anslutningsproblem till det digitala mötet mot att alla övriga behöver sitta och vänta på någon vars tåg eller flyg blev försenat en timme eller två? Eller den extra kostnaden för övernattningarna som egentligen var en försäkring mot försenade transporter.

Jag påstår inte att digitala workshops är utan utmaningar och risker. Men som vanligt när något är nytt, glömmer vi lätt bort de gamla utmaningarna och riskerna just för att vi är vana vid dem och vid att hantera dem. Även om de kanske är både större och kostsammare!

Bättre möjligheter att balansera de pratglada och de eftertänksamma

En ständig utmaning för oss workshopledare är att se till att de som vill eller behöver tänka efter en stund inte blir överkörda av de pratglada. Därmed inget sagt om vems bidrag som är värdefullast. Men workshops går ofta ut på att få fram så många inspel och synpunkter som möjligt från början för att sedan diskutera, sålla och prioritera bland dem. Då gäller det att se till att även de eftertänksammas bidrag kommer med.

Det är ju därför som vi brukar tjata om att alla först ska skriva sina egna post-itlappar på egen hand, inte börja med att diskutera.

Kör man digitalt är det ju bara för var och en att stänga av kamera och mikrofon och fundera på egen hand tills workshopledaren kallar på uppmärksamhet från alla. Då får man ro att tänka själv.

När väl alla fått tänka, kan alla komma till tals

Nästa typiska utmaning i traditionella workshops är att grupperna brukar utse en talesperson att framföra vad gruppen kommit fram till. Hur många gånger har du tyckt, om det inte varit du som haft den rollen så klart, att talespersonen framfört sina egna synpunkter (mest i alla fall) snarare än gruppens i allmänhet och dina egna i synnerhet. Även det är jätteenkelt att övervinna i digitala workshops.

EFTER workshopen: dokumentationen!

För de flesta deltagarna kanske workshopen tar slut när de gått ut, men för oss som leder brukar det vara mycket kvar. Hur länge brukar du workshopledare spara blädderblocken i någon skrubb ifall någon skulle ifrågasätta din redovisning av workshopresultaten? Tills klistret torkat och lapparna börjar falla av?

Efter workshopen återstår det att fotografera alla grejer på väggarna innan man, med andan i halsen, river ner, röjer och rengör rummet till nästa gäng som står och stampar utanför, balanserande kaffekoppar på sina laptops och pappershögar.

Sedan……ska man försöka tolka vad folk har skrivit! Det är vanligtvis en gigantisk utmaning för ingen brukar lägga någon större vikt vid att skriva läsligt när de skriver post-itlappar, brainstormar på whiteboard eller blädderblock, eller sammanfattar i punktform.

Alla de där bekymren blir ett minne blott vid digitala workshops. Bortsett från att göra själva sammanfattningen kanske. Texten är läslig. Inga rum behöver röjas. Och ingen stampar utanför dörren till konferensrummet.

Dessutom, om du jobbar med något digitalt verktyg utöver själva mötet får du en extra möjlighet som man annars bara kunnat drömma om, oftast. Ni kan ha en uppföljande workshop och jobba vidare där ni slutade. Komplettera. Bygga vidare. Ta nästa steg. Som att komma tillbaka till konferensrummet – orört – och ta vid där ni slutade. Hur många gånger har du varit med om det? 0, är mitt svar.

Kan vara lättare att hålla diskussionen ordnad och aktiv

Att klargöra mål och syfte med workshopen från början är lika viktigt i digitala workshops som i lokal. Liksom att etablera ”spelregler” för workshopen.

Men, det kan vara lättare att se till att de efterlevs.

  • Glöm det där med att skriva namnlappar. Ditt namn syns vid din bild.
  • Man kan komma överens om hur man – tydligt – skiljer ”jag vill bygga vidare på det som diskuteras nu” från ”jag vill ta in en helt ny synvinkel i diskussionen”.
  • I traditionella workshops brukar talarordningen vara tydlig för deltagarna; vänster till höger, en rad i taget eller ett bord i taget. Risken är då att deltagare långt bort i talarordningen slappnar av och tänker på annat. I en digital workshop kan ledaren lättare gå efter sin egen ordning och därmed hålla deltagarna mer alerta. Kanske i den ordning som deltagarnas bilder råkar visas på ledarens skärm?
  • Don’t fool yourself. Det syns om du försöker göra något annat vid sidan om.
  • Ledaren kan stänga av ljudet för deltagare som stör

Grupper kan lätt skapas och hanteras med breakout rooms

I båda de stora verktygen för digitala möten finns numera möjlighet till att dela upp deltagare i breakout rooms. Slumpvis och snabbt. Eller planerat och strukturerat – men mer tidskrävande. I Zoom finns dessutom en inbyggd möjlighet att låta deltagarna själva välja rum efter eget intresse, och mingla runt. Med MS Teams får man vara lite mer listig för att lyckas med samma sak. Läs mer om det här.

Inga avancerade verktyg behövs. Men de finns!

Alla punkterna ovan bygger på användande av vanliga, enkla verktyg: Zoom, MS Teams, och onlinedokument (Google eller MS Office). Plus gärna något av de fristående whiteboardverktygen som Miro, Mural eller deras likar. Alla dessa ha ni redan eller kan skaffa för en mycket rimlig kostnad. En bråkdel av vad det skulle kostat att frakta en endaste deltagare till en konventionell workshop!  Därtill finns det mer dedicerade och specialiserade verktyg som ger betydligt större och mer avancerade möjligheter. Men med bara detta kommer du långt. Mycket långt.

Givetvis finns det utmaningar också, men de kan hanteras

Att arrangera och driva digitala workshops kräver förstås eftertanke och kan ha sina utmaningar. Men jämfört med bara logistiken bakom att hålla konventionell workshop bleknar de ganska snabbt. Men, så klart, det är ju fråga om att lära om lite grand, och det kan så klart ta emot. Här nämner jag några. I kommande inlägg (det här börjar redan bli alldeles för långt) kommer jag att presentera tips om hur man kan hantera dessa och utnyttja de nya möjligheterna som digitala workshops ger.

  • Inte lika lätt att scanna av rummet och grupperna. Det är inte lika lätt att snabbt få en känsla för hur det går i de olika grupperna eller för vilka deltagare som kanske tappar koncentrationen. Men det går även om man får jobba på annat sätt. Grundregeln är, så klart, kamera på!
  • Eftersom det är nytt och kanske ovant kräver digitala workshopar, åtminstone än så länge, att vi som ska leda dem tänker efter mer före än vi varit vana vid. Vår gamla invanda verktygslåda funkar inte längre, så vi måste samla ihop en ny uppsättning verktyg, inte bara välja vilka vi vill använda av de gamla vanliga.
  • Som vanligt är det väldigt viktigt att se till att alla deltagare har förstått uppgifter och frågeställningar innan de börjar arbetet i gruppen. Där är det ingen skillnad. Men det är nytt och kanske ovant att ”cirkla runt” mellan grupprummen för att kolla om de förstått och håller sig på rätt spår. Men det är fullt möjligt för workshopledaren (host) eller en assistent (co-host i Zoom) att besöka grupprummen för att stämma av. Åtminstone i Zoom kan man dessutom ge deltagare möjlighet att lämna sina grupprum i förtid om de vill ställa frågor.
  • Det kan upplevas som stressande eller distraherande att se övriga deltagare skriva på samma skärm i ett delat dokument eller på en digital whiteboard. På det har jag ingen jättebra lösning ännu. På en digital whiteboard kan man ibland zooma in så man inte ser så mycket av vad övriga gör och sedan zooma ut för att få översikt, men i digitala dokument kan det kännas lite kaotiskt.
  • Det är lätt att få för sig att man kan hinna med mer i en digital workshop eller att grupparbetena kan kortas ner, men låt er inte luras av det. Låt det ta tid, precis som i en konventionell workshop. Fokusera och låt dig inte lockas att försöka ”koka oceanen” som de säger på engelska.

Vilka är dina erfarenheter av digitala workshops?

Har du fler fördelar att lägga till eller fler utmaningar du vill att jag ska ta upp?

Skriv en kommentar vetja!

 

 

 

Att vara så här nära kameran är sällan en bra idé i digitala möten. Antagligen sällan annars heller. Men varför?

Att vara så här nära kameran är sällan en bra idé i digitala möten. Antagligen sällan annars heller. Men varför?

Att vi ska försöka se in i kameran i våra digitala möten har vi väl lärt oss vid det här laget?

Men inte stirra in i den oavbrutet som Anna Malmsten lärt oss i sitt inlägg på LinkedIn

Blicken är en sak, men avståndet är också viktigt. Men varför?

Tre skäl att hålla avstånd till kameran i digitala möten

  1. Det blir mindre tydligt om du glömmer att se in i kameran
  2. Med lite avstånd kan ditt kroppsspråk, dina gester, bli en del av en mer levande, rikare kommunikation
  3. Det blir mindre tröttande för dig och de andra deltagarna. Vårt undermedvetna har inte lärt sig att de där personerna på skärmen är långt borta. Ser de för nära ut signalerar vårt undermedvetna att de invaderar vår personliga sfär, kommer för nära. Stress uppstår med de uråldriga reflexerna för att ”slåss eller fly”.

Du har allt att vinna på att flytta dig en bit bakåt från datorn. Börja med ett avstånd så att du bara precis når fram till tangentbordet och justera sedan.

Och ett fjärde skäl, kanske

4. Fåfänga. Vi är sällan till vår fördel på bara ett par decimeters avstånd, vilket jag tror bilden bevisar.

Har du några andra tips på kameravett i digitala möten? Dela gärna med dig i kommentarerna.

Handelshögskolan i Stockholm, från Sveavägen

112 år gammal och digital föregångare. Nej, det gäller inte seniorbloggaren Dagny Carlsson. Riktigt så gammal är hon inte. Men fortfarande beundransvärd.

Jag skriver om Handelshögskolan i Stockholm, grundad 1909. Närmare bestämt dess kamratförening som startade 1982, under den tid då jag gick där. Numera drivs verksamheten av skolan själv i SSE Alumni Club.

I drygt ett sekel har Handelshögskolan försett svenskt näringsliv och förvaltning med ledare. Många har, efter examen, stannat i Stockholmsregionen, många har tagit utlandsjobb och en del har, som jag, flyttat eller återvänt till andra delar av Sverige.

Handelshögskolan och studenterna är rättmätigt stolta över undervisningen där. Jag tror att den fortfarande har störst andel professorer i förhållande till antal elever bland alla Sveriges ekonomutbildningar. En annan, otroligt viktig fördel med skolan är det nätverk som studenterna bygger under sin tid där. Det går väl knappast en dag utan att någon tidigare student figurerar i Dagens Industri och skolan är (var?) tillräckligt liten för att de flesta i årskullarna skulle kunna bli bekanta med varandra.

Men det är en sak att bli bekant och en annan att förbli bekant. Särskilt i tiden före sociala medier som en del av oss fortfarande minns. 😉

Kamratföreningen – för att hålla relationerna vid liv

Därför grundades Kamratföreningen i början av åttiotalet. Ett sätt för tidigare studenter att hålla kontakten med varandra och med sin gamla läroanstalt. I snart fyra decennier har Kamratföreningen arrangerat återträffar vid årskursjubileum, studiebesök, föreläsningar…och den årliga Homecoming Day. En dag för återförening, uppdatering från skolan, intressanta föreläsningar, rundvandring och fest…men alltid på plats på Sveavägen i Stockholm.

Sedan jag gick med i Kamratföreningen har jag bott ett (1) år i Stockholm och resten antingen utomlands eller i Malmö. Antalet arrangemang jag deltagit i kan räknas på ena handens fingrar. Trist, men jag har inte prioriterat återföreningarna med gamla kursare tillräckligt högt för att det tycka att det rättfärdigade tiden och kostnaden att resa fram och tillbaka från Malmö till Stockholm.

Sedan slog COVID-19 till och inga live-arrangemang kunde hållas. Men Kamratföreningen har varit riktigt duktig på att digitalisera sina evenemang.

Digital Homecoming Day: Dubbelt antal deltagare, nu från hela världen

Den siste mars 2021 var det dags för Homecoming igen – digitalt och välordnat. Visserligen med många förinspelade inslag, men väl arrangerat, med paneldiskussion….och deltagarprofiler plus chatt. Kanonbra! I chatten hittade jag flera gamla kursare och andra bekanta från förr. Jättekul!

Inte nog med att det var väl arrangerat; det var cirka dubbelt så många deltagare digitalt som en vanlig Homecoming day. Dessutom från över hela världen! Jag undrar hur många av oss som var med skulle kunnat eller velat komma om det fortfarande var uteslutande ett evenemang på plats?

Jag hoppas och räknar med att framtida Homecoming days, och kanske även andra arrangemang, kommer att göras tillgängliga för distansdeltagande. Det skulle både visa tydligt att Handelshögskolan fortsätter att hålla sig väl i takt med tiden och, dessutom, verkligen stödja Kamratföreningens syfte att främja relationerna mellan Handelshögskolans många tidigare elever – oavsett var i Sverige eller världen vi befinner oss.

https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/

Kanske digitalt mingel inte blir riktigt samma sak som live, men fler kan vara med i alla fall

Hur skulle det vara att ordna digitalt mingel?

Kanske för ett AW eller med talarna efter ett större möte där flera personer presenterat? Många är ju mer bekväma med att ställa frågor i mindre grupper än inför alla kollegorna.

 

Zoom-meny för att välja fördelning av deltagarna till breakout rooms. Välj bara "Let participants choose rooms". Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.

Välj bara ”Let participants choose room”.
Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.

Zoom har gjort det busenkelt!

Numera kan du göra det! Dessutom busenkelt med breakout rooms i Zoom, som lanserat ett nytt alternativ för fördelning av deltagare till rummen. Att deltagarna kan välja vilket rum de vill ansluta till. Och dessutom själva växla rum om de vill ”vandra runt”. Namnge bara rummen efter ämnen, talarna eller något annat förnuftigt så kan deltagarna själva sköta resten.

 

Du kan göra samma sak utan Zoom

Ge inte upp om du inte har Zoom. De andra följer säkert efter så småningom. Men det behöver du inte vänta på.

Skapa bara flera möten som du namnger på samma sätt som jag nyss beskrev. Gör en lista med namnen och länkarna (klickbara), och sätt den i händerna på deltagarna på något sätt du själv väljer.

Sedan kan de ansluta och byta möten som de vill. Kanske att det kan vara en bra idé att inaktivera lobbyn eller väntrummet (eller vad just ditt mötesverktyg kallar det. Så ni slipper ha någon som ska hantera att släppa in deltagare.

Förresten, I många mötesverktyg kan man göra så att det går att ansluta till möten vid andra tider än den schemalagda. Alltså skulle du kunna – tekniskt sett – planera in de där mötena vid olika tider om det ger bättre översiktlighet i kalendern. Många möten vid samma tid kan ju bli ganska svårt att manövrera i kalendern.

 

Med start i april 2021 publicerar jag ett tips för att jobba bättre digitalt varje måndag här och på LinkedIn – Måndagstipset.

Om du har något du undrar över eller tycker jag ska tipsa om är du hjärtligt välkommen att höra av dig. Antingen med en kommentar här eller genom att kontakta mig här: Kontakt

 

 

Astrid Lindgren

Astrid Lindgren

Robyn

Robyn

Malala Yousafzai

Malala Yousafzai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

”Great minds think alike”, denna verbala klapp på axeln vi brukar ge varandra när två personer haft ungefär samma idé. Hur fel är inte den?!

För det är ju just det som ”great minds” INTE gör – tänker likadant som andra.

De tänker annorlunda. Det är det som gör dem ”great”.

De ser saker ur andra perspektiv.

De ser samband som vi andra inte ser. Lösningar vi andra inte ser.

De överför kunnande från ett område till ett annat – och skapar nya lösningar där andra kört fast.

De lyssnar bortom vad folk säger till vad de verkligen menar.

De lyssnar på och inspireras av andra än de uppenbara, vanliga auktoriteterna.

 

”Closed minds think alike” är närmre sanningen.

Hur det kan gå om man bara lyssnar på ”sina egna” har vi sett skrämmande exempel på inom politiken under det senaste decenniet, kanske tydligast i USA och UK, med deras skenande polarisering.

Det saknas inte exempel på hemmaplan, om än inte lika extrema eller katastrofala.

I grupper som sluter sig, bara lyssnar till varandra och bara kommunicerar med varandra tenderar man att utveckla group think – avsaknad av innovation och övertygelse om den egna förträffligheten.

Det är inte ”Great minds” som ”think alike”. Det är snarare ”Closed minds think alike” som gäller.

Man behöver inte zooma in på så extrema exempel som Trumpismen eller Brexit. Det räcker att titta på vilken organisation som helst som stänger ute externa influenser och insyn. De tenderar att stelna, tappa förmågan att se sig själv som andra ser dem liksom förmågan till innovation, inspiration och engagemang.

Det är illa nog i vanliga fall, men när omvärlden, tekniken, affärslogiken och marknadens preferenser förändras i så rasande takt som nu är det ett recept för undergång.

 

Entré på scenen för Mark Granovetter

Det är i detta sammanhang som det är dags att introducera Mark Granovetter. Egentligen gjorde han entré redan 1973 med sin doktorsuppsats ”The Strength of Weak Ties”, fortfarande det tongivande verket i nätverkssociologi.

Inför sin avhandling intervjuade han personer som nyligen hade fått nytt arbete. Han frågade bland annat ”Hur fick du höra om det lediga jobbet? Var det genom en vän?”. En överväldigande majoritet svarade ungefär ”Nej, faktiskt inte genom en vän. Snarare av en bekant”.

Granovetters tes blev alltså att det är genom våra ”svaga kontakter” som vi exponeras för nyheter, inspiration och gör upptäckter. Våra starka kontakter är alltför lika oss med alltför stort överlapp av intressen och referenser.

Det är alltså inte vid middagsbordet eller med de vanliga kontorskollegorna som de stora nyheterna skapas. Det är i mötet med folk som tänker annorlunda än vi själva, med annan erfarenhet eller annan kontext som vi hittar inspirationen till den nästa stora grejen.

 

Group think i team-mötet eller gruppchatten?

Slår vi samman Granovetters tes, ”Closed minds think alike” och den VUCA-värld vi lever i finns det anledning till oro.

Världen förändras i rasande takt runtom oss. Tio års digitalisering på tio veckor under 2020 säger vissa. Men vårt mindset och våra samarbetsmodeller har inte förändrats tio år, bara tekniken vi använder. Många nöjer sig med att förgäves försöka kopiera gamla sätt att jobba fast med nya verktyg. Som att kryssa i motvind med en motorbår bara för att ”det var ju så man lärde sig i seglarskolan”. Eller som att  ”spara på filmen” med digitalkameran.

Fortfarande fokuserar vi våra ansträngningar till digitalt samarbete på dem vi redan känner. I gruppchatt, i digitala möten med inbjudna deltagare.

Samma gamla människor, vid samma gamla kaffemaskin – om än den digitaliserats. Var hittar vi de nya idéerna? Knappast vid skrivbordet intill. Eller vid kaffemaskinen intill, för den delen.

Vi kanske blir effektivare, snabbare, med lägre felprocent och färre missförstånd på vägen. Men bara på att producera samma vaddetnuärförnågot som vi redan gjort, inte på att bryta ny mark, kläcka nya idéer, möta en förändrad omvärld.

 

Öppenhet och konversation göder innovation

Vi måste våga kommunicera utanför boxen. Samarbeta bortom våra förstahandskontakter. Där inspirationen och olikheterna finns.

Är man soloflygare som jag eller del av en mindre organisation innebär det samarbetspartners och mycket hängande i nätverk, för närvarande mest online i t.ex. LinkedIn, kanske på Twitter eller numera på Clubhouse.

Men klart, då får man ju vara försiktig att inte sprida sådant som borde stannat inom den egna organisationen. Är man en större organisation, eller kanske inte fullt så stor men decentraliserad eller distribuerad, finns det stor potential i att kommunicera och samarbeta öppet inom organisationen, med kollegor som arbetar inom liknande område eller har liknande intressen – men som man inte känner sedan tidigare. Tekniskt är det lätt att göra med hjälp av ett socialt intranät, ett Enterprise Social Network, med profiler, inlägg, grupper och nätverk som på LinkedIn, plus bloggar, forum, onlinedokument och fildelning.

Utmaningen ligger mer i våra tankemodeller: Att vända sitt standardtänk från att spara allt på egna hårddisken och bara dela på begäran, till att spara allt i molnet och bara begränsa tillgång vid behov. Från att bara bara samarbeta och hjälpas åt mellan kollegor man redan känner till att fråga andra om hjälp och att glatt dela med sig av den egna expertisen till främmande kollegor som behöver den. Och att ges tid och kanske till och med erkännande för sina ansträngningar att hjälpa kollegor ”bortom horisonten” – för hela organisationens bästa. Att skapa en kultur som bygger på att ingen förväntas kunna allt men att alla har värdefull expertis på något, om än aldrig så litet. Och att det är ok att fråga och att dela med sig av arbete under utveckling – just för att locka kunniga kollegor att bidra med sin expertis i att förfina resultatet.

 

Öppenhet och konversation göder också medarbetarnas engagemang

Engagemang kan ju översättas till frivillig ansträngning. Vilken ledare önskar inte det från sin organisation. Ytterligare ett starkt skäl att ändra sitt sätt att tänka. Med öppen kommunikation och kunskapsdelning göder vi autonomin, den vanligtvis försummade faktorn bakom vår motivation (enligt Self Determination Theory). Vilken ledare vill inte ha medarbetare som är motiverade, engagerade, innovativa och som hjälper varandra till att lösa problem, med nöjdare kunder, och större produktivitet som resultat?

Inte förrän jag lämnat IBM insåg jag hur mycket Connections, det interna nätverket betytt för mitt stora engagemang under de åren. Att det varit motorn i min professionella utveckling visste jag redan, däremot. Det har jag berättat om i Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM

Andra inlägg som beskriver hur det kan fungera och vilka fördelarna är – både för medarbetarna och organisationen:

Håller du med?

Hur föreslår du att vi kan arbeta för större öppenhet för inspiration och nya idéer i vårt nya distribuerade, digitala arbetssätt?

 

Bra möten börjar redan med inbjudan.

Den ska vara inbjudande, lätt att förstå och lätt att följa. De digitala mötestjänsterna ger inte särskilt mycket hjälp på vägen. Zoom är inget undantag. Här kommer, därför, mina tips på hur du skapar inbjudningar som ger ditt möte en flygande start!

I sammanhanget behandlar jag tre olika typer av möten, alla med fokus på Zoom (i denna bloggpost i alla fall*):

  • Möten med det vanliga gänget
  • Möten med personer du inte brukar ha möten med, t.ex. kunder eller leverantörer
  • Öppna möten med registrering, där du t.ex. bjuder in på LinkedIn eller Facebook

Möte med vanliga gänget

Det vanliga gänget är – förhoppningsvis – redan vana vid att använda och ansluta till Zoom-möten. Alltså behöver du inte lägga så mycket tid på att göra inbjudan inbjudande. Däremot kan du bädda för ett bra möte, med lite vanlig vettig ”möteshygien”. Så när du omvandlar Zooms automatiska inbjudan till en kalenderinbjudan för mötet se då till att:

  • Var tydlig med syfte/mål för mötet. Vad är det ni ska uppnå?
  • Agenda! Punkterna, inte tiderna – förutom om vissa inte behöver vara med på alla punkter så klart. De kanske har annat, bättre, att göra i stället för att sitta fångna i mötet eller distrahera/irritera övriga genom att uppenbart göra något annat medan de väntar
  • Signalera gärna karaktären för mötet – arbetsmöte, problemhantering, återkommande möte, diskutera avvikelser från planerad status?
  • Vad ska förberedas inför mötet? Av vem?
  • Har du material för genomläsning före mötet? Lägg det då inte som en bilaga till mötesinbjudan utan ladda upp det på er överenskomna plats för fildelning och skriv länken i inbjudan i stället! På det viset kan du justera materialet även efter att inbjudan gått iväg. När deltagarna klickar på länken i kalenderinbjudan kommer de alltid till senaste versionen. och du slipper att besvära dem med att behandla återkommande uppdateringar av inbjudan. Dessutom är ofta de digitala kalendrarna sämre på att hantera bilagor än eposten.
  • Vill du vara riktigt avancerad kan du förbereda en länk till det kommande mötesminnet, så deltagarna lätt kan hitta det i efterhand via sin kalender!

Möten med personer du inte brukar ha möten med, kanske kunder, partners eller möjliga kunder

Nu kan du inte längre vara lika säker på att de är vana vid att hantera Zoom och inbjudningar till Zoom-möten. Alltså gäller det att göra inbjudan lätt att förstå och följa. Särskilt vill du undvika att de får problem att ansluta till mötet, kommer för sent eller stör dig i dina sista förberedelser. Du kan kanske inte ens vara säker på att deras arbetsgivare tillåter dem att ansluta till Zoom eller installera Zoom-appen på sin enhet! Tyvärr alltför vanligt inom offentlig sektor och andra som hellre stänger access än anstränger sig att göra accessen säker. Ännu har jag inte hittat någon annan lösning än att de kanske kan ansluta via en privat enhet.

Zooms automatiska inbjudningstext är på engelska och innehåller mer information än de flesta behöver. Och det är just detta som brukar följa med till kalenderinbjudan

 

Bara genom att redigera texten på tre ställen och lägga till en tomrad blir det genast lite mer inbjudande och lättare att förstå.

Beroende på mötets mål och karaktär kan det ju vara på sin plats att fundera på punkterna jag nämnde för ”Möten med vanliga gänget” också. Det kanske inte skadar med både syfte, agenda och länkar till instuderingsmaterial inför andra möten också?

 

TILLÄGG 12 april 2021:

Många användare verkar inte uppdatera sina klienter lika ofta som tillverkarna. Och en del funktioner är beroende av uppdaterade klienter. Därför har jag börjat lägga till följande text i mina inbjudningar, högt upp.

Kolla gärna att du har uppgraderat din Zoomklient.
I Zoom, klicka på zoom.us längst till vänster i huvudmenyn högst upp på skärmen. I menyn som då dyker upp, klicka på Check for updates. Om Zoom säger att det finns en nyare version, klicka då på Update och följ datorns instruktioner.

Vissa verkar inte uppdatera för att de inte har koll på HUR man gör. Därför tycker jag det är idé att ha med det också.

Öppna möten med registrering

Du kanske vill ha ett öppet möte för att sprida kunskap om vad du/ni har att erbjuda? Eller bara dela med dig av något du tror att andra kan ha nytta av? Då kan du arrangera ett öppet möte med registrering. Zoom hanterar det suveränt!

Som exempel kan vi ta registreringssidan till webbinariet Bli vass på Zoom från 20 januari 2021:

 

 

Att göra en sådan här registreringssida är faktiskt busenkelt!

 

1. Börja med att klicka i Required vid Registration. Då dyker det upp flera nya saker att hantera.

 

2. Den text du skriver i Description visas som beskrivning av mötet, alltså den stora texten i inbjudan ovan. Kanske bäst att skriva först i ett vanligt dokument och sedan klistra in i rutan.

3. Den här sortens automatiska mail fastnar ofta i skräppost-filtret. Därför kan det vara bra att uppmana de som registrerar sig att kolla i sin skräppost. Bekräftelsen – med den viktiga, individuella länken – skickas på direkten. Så om de inte har fått den inom bara några minuter är det något skumt. Jag missade att göra detta vid exemplet ovan och fick ett antal mail från deltagare som undrade när länken skulle komma. I något fall hade den redan hunnit raderas ur skräpposten och de fick registrera om sig.

 

4. Om du klickar på Branding kan du ladda upp en banner och en logotyp. I exemplet ovan nöjde jag mig med att ladda upp Hej Engagemangs logotyp. (En banner måste någon ju tillverka också och det hade jag inte tålamod med)

 

5. De som registrerar sig för mötet får ju ett bekräftelsemail som du bör ägna dig åt en stund. Klicka på Edit längst nere till höger

 

6. Bekräftelsen som skickas ut är ju ganska lik en vanlig inbjudan till Zoom-möten med kan tyvärr inte redigeras i samma utsträckning. Man kan bara lägga till egen text i rutorna du ser i bilden ovan. Du kan skicka ett testmail som går till kontohavaren och ingen annan. Om du saknar tillgång till den mailadressen kan du ju prova att registrera dig och se vad du får.

 

7. Här ser du hur texten jag matade in i rutorna kan se ut i bekräftelsemailet.

8. Om du vill se vilka som anmält sig kan du (eller någon med administratörsaccess) se det under: ADMIN => Account Management => Reports. Den listan låter sig inte lätt arbetas med, tyvärr.

9. Vill du, som jag gjorde vid webbinariet i exemplet, maila alla med en kompletterande instruktion eller en mer personlig påminnelse än Zooms automatiska måste du exportera en CSV-fil från Reports och sedan knepa och knåpa med den i Excel eller Numbers för att kunna få ut epostadresserna i ett användbart format.

 

Svårare är det inte att göra inbjudande inbjudningar till Zoom!

Kommentarer och förslag till förbättringar eller andra metoder är hjärtligt välkomna. Frågor också, så klart.

Hur gör du för att få färre, kortare och mer produktiva möten? Börja kanske med att inte slentirianmässigt boka möten på 30 eller 60 minuter och på hela eller halva klockslag! Utan 20 eller 40 minuter, kvart över eller kvart i.

Möten utgör ofta en stor del av vår arbetstid. Ändå är vi ofta kassa på det. Är det inte dags att ändra på det? Både för digitala möten och möten på plats.

Parkinsons lag säger att arbete tar så lång tid som man ger det. Resultatet varierar däremot, så klart.

Men det är ju likadant med möten, nästan. Vad gäller möten får man nog lägga till ett ”…minst…”.

Om man sätter av en timme till mötet, tar mötet en timme och kanske lite till.

Likadant om man sätter av en halvtimme.

Varför envisas vi då med att planera in möten på hela timmar, eller halva – undantagsvis?

Dessutom på jämna hela eller halva klockslag?!

Resultatet blir ju ofta att nästa möte börjar direkt efter när det förra skulle slutat. Utan tid för förflyttning emellan, vare sig fysiskt eller mentalt. Utan tid för efterarbete eller förarbete.

Dagen fylls av möte på möte på möte på möte. När mötena sedan tagit slut sitter man – kanske – och försöker sammanfatta för sig själv vilka uppgifter man fick sig tilldelat och vad viktigt eller intressant som sades på mötet. Eller är man bara för trött för att göra det och hoppas att det kommer i mötesminnet som någon skulle skriva – så småningom.

Inte har det blivit ett dugg bättre under 2020 av att de flesta mötena blivit digitala. Kanske till och med värre eftersom det är så lätt att glömma den mentala ställtiden som behövs mellan möten och därför travat mötena ännu tätare.

Jag misstänker att en stor del av grunden till problemet är vanlig lättja:

  • Standardinställningen för möten i våra digitala kalendrar är ofta 60 minuter, eller möjligtvis 30
  • Vi har inte lärt oss kalenderprogrammen tillräckligt väl för att upptäcka att den går att förändra
  • ”Alla” är vana vid att möten börjar på hela eller halva timmar, så det blir enklast så

Alltså är det busenkelt att ta ett första steg för att bryta den onda cirkeln:

  1. Bestäm dig för vad som ska vara din standardtid för möten. Mitt förslag är 20 eller 40 minuter.
  2. Ändra sedan standardinställningen i ditt kalenderprogram.
    • Om man fortsätter att starta möten på hela eller halva timmar får man då 10 eller 20 minuter luft mellan möten. För kaffe, vatten, biobreaks, ett snabbt samtal eller meddelande, för att förbereda eller efterarbeta. För lite frisk luft eller en kort ”kontorsstretch” för ryggen och axlarna, kanske? Eller för att minska effekten av att mötet drar över.
  3. Om du är djärv börjar du planera in möten på udda tider. Kanske kvart över eller kvart i?
    • Var beredd på att folk i början kommer för tidigt eller för sent. De har inte läst inbjudan ordentligt utan bara antagit att det var som vanligt. Det har hänt mig mer än en gång.
  4. När du gör din inbjudan kan du ju dessutom ”skruva” på inställningarna för påminnelser, så att de kommer vid strategiska tider för att fånga deltagarnas uppmärksamhet.
  5. Om du är riktigt ambitiös skickar du dessutom en manuell påminnelse i god tid där du poängterar tiden och syftet med mötet, och om några särskilda förberedelser förväntas.

Nästa steg kräver mer ansträngning. Dem har du säkert läst tidigare dessutom:

  1. Agenda och syfte redan i inbjudan (som repeteras i början av mötet och i eventuella påminnelser)
  2. Fila extra noga på rubriken för mötet och på inbjudan för att maximera deltagarnas engagemang och förberedelser
  3. Bifoga länkar till material för förberedande genomläsning och poängtera vikten av att det görs i förväg
  4. Kanske ”flippa mötet” alldeles? Min favorit! Att dela alla presentationer, rapporter och andra underlag i förväg och tydligt deklarera att mötestiden BARA ska användas till att diskutera och fatta beslut, inte till att presentera.
  5. Sist, men först, fundera på om mötet behövs över huvud taget. Om det är ett rent statusmöte, till exempel, borde ni kunna rapportera status i ett delat dokument eller online på annat sätt, så kan alla rapportera när det passar dem (före deadline, så klart) och sedan använda mötestiden till att förbättra status i stället för att rapportera. Eller till ett av de där spontana mötena som är så mycket mer energigivande!

Har du några egna tips för mer produktiva möten som öppnar för mer produktiv tid bortom mötena, och mindre stress? Kommentera gärna.

En chefs resultat beror på medarbetarnas.Vad är en chef utan medarbetare? Utan någon att chefa över? Kan man verkligen kallas chef om man inte har någon att chefa över?

Det viktiga för chefen för ett lag grävare är inte att själv vara bäst på att gräva. Utan att få laget att gräva bäst, orka längst, se till att de har bäst spadar, att de underhåller spadarna så att de håller länge och att de lär sig ny teknik så att de hänger med utvecklingen.

För grävarna är det spadarna som är arbetsredskapen.

För chefen är det grävarna.

Jag vet att detta är löjligt förenklat, men det gör det också tydligare att chefens viktigaste kvaliteter inte är att kunna göra medarbetarnas jobb, fast bättre, utan att få medarbetarna att vara bäst på sitt jobb. Och att chefens framgång beror på medarbetarnas.

Visserligen är det möjligt att med maktmedel få medarbetarna att prestera extra, fast inte i längden. Antingen sliter man ut dem eller kommer de att göra revolt på ett eller annat sätt.

För varaktig framgång måste chefen arbeta med arbetarna. Det ligger liksom i själva ordet. Om chefen missbrukar sitt chefskap byts första stavelsen i ordet från ”med” till ”mot” och det vore ju inte så bra, eller hur?

Hur är det i verkligheten i våra organisationer?

  • Väljs chefer ut för sin förmåga att motivera och rikta energin hos medarbetarna? Eller sätter vi fortfarande den bästa grävaren till att bli chef över de övriga?
  • Får våra chefer de förutsättningar de behöver för att lyckas?
    • Får de tillräcklig utbildning i att motivera medarbetare? Löpande?
    • Får de utbildning i att sätta och följa upp mål? Mål som är relevanta, motiverande och stödjer organisationen som helhet?
    • Ges de utrymme att faktiskt ta hand om medarbetarna eller tvingar vi dem att lägga orimligt mycket av sin tid på administrativa uppgifter och på att rapportera kors och tvärs?
    • Får de möjlighet att arbeta hållbart och inte bara att jaga kortsiktiga segrar; att vinna slaget men på ett sådant sätt att kriget går förlorat?
    • Ger vi dem auktoritet och budget att ta de beslut som behövs för att kunna ta hand om sina medarbetare och se till att de utvecklas i takt med världen runt om dem?
    • Erbjuder vi dem någon att fråga om råd när de kör fast?
  • Ges våra chefer en rättvis chans att nå resultat?

Jag är rädd att svaret på de flesta frågorna, alldeles för ofta är nej.

Vad tror du?

Det blir lättare att acceptera ett Nej till att ta på sig en uppgift när man inser att det gör det möjligt att klara de uppgifter man redan tagit på sig i tid och med rätt kvalitet

Photo by Isaiah Rustad on Unsplash

För många år sedan fick jag anledning att fundera över vilka kollegor jag helst arbetade med på projekt. Det var så länge sedan att jag faktiskt glömt vad anledningen var.

Det gick ganska snabbt att skriva ner en lista.

Men sedan kom jag att fundera över varför jag helst arbetade med just dem. Det tog lite längre tid att besvara, men efter en stund stod svaret klart för mig: Det var de som jag kunde lita på levererade i tid och vad vi kommit överens om, eller åtminstone ringde i larmklockan i god tid om de insåg att de skulle få problem. Med andra ord, de som var självgående. De som jag inte behövde kolla och stämma av med, så att jag lugnt kunde ägna mig åt något annat som krävde min insats och uppmärksamhet. De som jag kunde vara säker på inte skulle komma efter deadline, utan leverans för att ”de inte haft tid”.

Plötsligt slog det mig!

De som levererade i tid utan att man behövde oroas var samma personer som oftast svarade nej när man bad dem om att göra något!

AHA! Kunde det finnas ett samband? Kunde det vara så att de sade nej till vissa saker så att de kunde vara säkra på att kunna leverera de saker de redan lovat?

Den dagen fick jag en helt annan respekt för när någon säger nej till att ta på sig en uppgift. Den respekten håller i sig än idag.

 

Jag började den här serien inlägg med att konstatera att när hjulen snurrar snabbare blir människan viktigare än någonsin. Då vill det till att människorna i fråga är mer engagerade än souvenirförsäljerskan på bilden. En person som bara utför sina ålagda arbetsuppgifter själlöst, utan engagemang, utan glädje och vars tankar är överallt annars än på arbetet och uppgiften, gör inte mycket skillnad. Och utan engagemang blir det inte mycket innovation.

”Medarbetarna är vår viktigaste resurs”. Kanske gäller det vissa mer än andra?

Jag inledde den här serien inlägg med att konstatera att Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Då vill det till att människorna i fråga är mer engagerade än souvenirförsäljerskan på bilden. En person som bara utför sina ålagda arbetsuppgifter själlöst, utan engagemang, utan glädje och vars tankar är överallt annars än på arbetet och uppgiften, gör inte mycket skillnad. Och utan engagemang blir det inte mycket innovation heller. Dessutom ligger kanske även hälsan risigt till.

Detta är det sista inlägget av sex på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:

Där människor och idéer möts frodas innovation och engagemang

Fundera en stund över denna video om var bra idéer kommer ifrån, av Steven Johnson (som säkert blir glad om ni köper hans bok)

Är det inte just sådana miljöer vi vill och behöver skapa och stödja i våra organisationer? Miljöer där idéer och människor möts, både planerat och slumpvis och där man kan hitta både likasinnade att samarbeta med och oliksinnade att inspireras av. Sedan länge har framsynta arkitekter skapat kontorsmiljöer som uppmuntrar till slumpvisa möten, men hur gör vi när medarbetarna sitter åtskilda? Oavsett om det är hemma, på olika kontor eller kontinenter, eller på olika platser i det aktivitetsbaserade kontoret? Hur gör vi för att involvera både kunder, partners och leverantörer?

Mitt svar är givet: Med hjälp av en öppen företagskultur och digitala samarbetsverktyg.

I onlinegrupper, diskussioner och genom att följa kollegors uppdateringar, kanske särskilt de som inte är allra närmast, ökar förståelsen för både företagets och kollegornas verksamhet, liksom för din egen betydelse för resultaten. Chanserna för slumpvisa möten med idéer, kunskap och intressanta personer mångdubblas. Dessutom sträcker den sig långt bortom kontorets kaffemaskin och de vanliga lunchkompisarna. Jordmånen för både engagemang och innovation blir en helt annan.

Om du har specialintressen du vill utveckla eller idéer du vill testa, men saknar resurser eller nödvändig kunskap, blir det oändligt mycket lättare att hitta likasinnade att odla intressena med eller att sätta samman ett virtuellt team av volontärer med kompletterande kunskaper för att utveckla idéerna vidare. Ett paradis för intraprenörer.

Hur inspirerande blir det inte att plötsligt få en Like från någon avlägsen kollega som du kanske känner, men inte nödvändigtvis, på den där presentationen du nyss delade eller på ditt blogginlägg? Eller när du ser vem och hur många som laddat ner din Exelsnurra? Eller ett förbättringsförslag från någon med erfarenhet av vad du precis arbetar med? Hur mycket mer motiverande blir det inte att utveckla och sprida ditt kunnande?

Image by Memed_Nurrohmad from Pixabay

Feedback – ju oftare och spontanare desto bättre

Tänk bara på en så enkel sak som feedback. I vanliga fall är feedback något som medarbetare får sällan, oftast från chefer i utvecklingssamtalets regisserade trandans. Hur inspirerande blir det inte då att plötsligt få en Like från någon avlägsen kollega som du kanske känner, men inte nödvändigtvis, på den där presentationen du nyss delade eller på ditt blogginlägg? Eller när du ser vem och hur många som laddat ner din Excelsnurra? Eller ett förbättringsförslag från någon med erfarenhet av precis det du arbetar med? Hur mycket mer motiverande blir de inte då att utveckla och sprida ditt kunnande?

De flesta företag som öppnar digitala samarbetsplattformar gör det med effektivitet i sikte, som jag beskrev i mitt tidigare inlägg Effektivitet- Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter. Min övertygelse, och den viktigaste skillnaden från gruppchattar och liknande verktyg som innebär samarbete bara med namngivna kollegor, är att på sikt är boosten för innovation och medarbetarnas engagemang och inspiration långt viktigare.

Samarbete kring dokument i all ära. Samarbete och band mellan människor är oändligt mycket mer inspirerande.

Hur ser du på värdet av medarbetarengagemang och innovation, och vad företagen kan göra för att stödja det?

Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.