6+ Goda vanor för din produktivitet

Utöver livet, är tid det värdefullaste vi har. Tiden att leva livet.

Det är också den resurs som är mest jämlikt fördelad. Alla har vi lika många timmar, minuter och sekunder varje dag.

Men använder du den rätt? Får du gjort det du vill och behöver?

Här kommer 6+ tips för att få saker gjorda, rätt saker, må bättre och själv hålla i längden.

(Flera har sitt ursprung i den viktigaste bok jag läst, Stephen Coveys ”7 Goda vanor”, The Seven Habits of Highly Effective People i original). Notera att engelskan gör skillnad på Effective och Efficient, en skillnad vi ofta missar i svenskan.

  • Effective går ut på att skapa bättre resultat med de resurser du har
  • Efficient går ut på att åstadkomma detsamma som nu men med mindre resursåtgång

Jag uppfattar det som att vi, när vi talar om effektivitet, oftast menar det senare. Mitt fokus ligger snarare på det första.

1. Var proaktiv

Vänta inte tills något blir nödvändigt eller andra tvingar dig. Se framåt och ta själv initiativ.

Tar du själv initiativet kan du göra uppgiften när det passar bäst för dig och dina övriga uppgifter, dessutom på Ditt sätt. Chansen är stor att resultatet då blir bättre och ansträngningen liksom stressen mindre.

Förutsättningen är, så klart, att du har koll på vad du har att göra framför dig och en uppfattning om hur det ska gå till och vad resultatet ska bli. Alltså framförhållning och ”förtanke”. (Varför har vi bara ordet EFTERtanke i svenska språket? Engelskan har ju ”forethought”.

Visst känns det bakvänt att säga att man ska ”tänka efter före”?)
(från Covey)

2. Planera fokustid på 90 minuter till 2 timmar

Om tid upplevs som en bristvara för många av oss, är det nog ofta ännu sämre ställt med tid att fokusera. Både arbetslivet och livet i stort har blivit ohyggligt upphackat och snuttifierat. Evinnerliga avbrott av aviseringar i mobilen, epost och chattar, kollegor som tjattrar och suget efter att slösurfa och kolla ”vad som hänt sedan sist” (vilket alltför ofta bara var några minuter sedan).

Forskning har visat att det tar oss 20 minuter att hitta fokus igen efter att vi blivit avbrutna!! Alla dessa avbrott är gift för vår produktivitet.

För att få saker gjorda är det därför grundläggande att reservera fokustid i kalendern. Tid då vi stänger av aviseringar, mobiler och disciplinerar oss att inte låta oss distraheras (kanske det svåraste för många av oss).

Boka möten i din digitala kalender, sätt dig som upptagen, sätt på Fokusassistenten (Windows) eller Fokusläge (Apple), men bjud inte in någon annan än dig själv. Leta upp någonstans där du minimerar externa distraktioner och kötta igång!

90 minuter till två timmar är lagom. Vi behöver ett rejält block av tid för att fokusera. Inget fjutt.

BRASKLAPP: De flesta av oss tappar fokus efter cirka 25 minuter. Praktisera därför gärna Pomodorometoden som går ut på att ta 5 minuters paus efter 25 minuter. MEN ge då tusan i mobilen eller mailen de fem minuterna! Använd pausen till återhämtning, inte distraktion. Lite stretch, något att dricka eller en ”biobreak”, men inget scrollande! Det finns många pomodoroappar som kan hjälpa dig att hålla takten.

Kanske stirra ut genom fönstret? Ögonen behöver också vila från skärmen (om du, som jag, stirrar in i den mest hela arbetsdagen). Det finns en 20-20-20 metod som kan passas in i pomodororytmen. I original går den ut på att: Var tjugonde minut, i tjugo sekunder fästa blicken 20 fot bort (ja, den kommer från USA och de klarar ju inte decimalsystemet). Kanske du kan slippa att behöva skaffa skärmglasögon om några år? Vem vet?

Samla likartade uppgifter

En aspekt av detta med fokustid, som jag snubblade över nyligen och tyckte verkade vettig, är att samla likartade uppgifter tillsammans.

Tanken är att minska den mentala ställtiden än mer. När hjärnan är inställd på att vara kreativ efter en kreativ uppgift passar man på med en annan kreativ uppgift. På samma vis kan det vara bra att gruppera analytiska uppgifter tillsammans, eller planering och så vidare.

Jag har inte testat det själv, men visst verkar det vettigt.

Sätt mål för varje fokusblock

Visserligen föregriper jag vad som kommer strax i texten, men det är bra att sätta ett mål för varje sådant block av fokuserat arbete. I sin enklaste form att inte bara skriva en artikel utan att skriva KLART en artikel.

3. Börja med slutet i sikte

Påbörja saker med siktet inställt på vad slutresultatet ska bli. Ett tydligt definierat mål, alltså. Om du inte vet vad det ska bli av det du gör, hur lönt är det egentligen då att påbörja det?

Med målet i sikte blir det så mycket tydligare vad som behöver göras, i vilken ordning och med anpassade prioriteringar. Erfarna projektledare ”planerar baklänges” från slutresultatet till början, tänker vad behöver vara klart för att vi ska komma hit. Planerna upplevs kanske som extremt detaljerade, men allt kommer med, i rätt ordning och med rätt beroenden.

Det blir också mycket mer motiverande att göra uppgifter om du ser framför dig vad de ska resultera i, eller hur?
(från Covey)

4. Gör det viktigaste först

Prioritera och planera baserat på slutresultaten du har i sikte från förra punkten. I sammanhanget kan Eisenhowermatrisen komma väl till pass.

Eisenhowers och Coveys logik är helt i synk. Poängen i matrisen är att fokusera på det som är viktigt INNAN det blir brått, alltså uppe i övre högra hörnet. Genom att vara proaktiv och ta tag i det viktiga innan det blivit brått tvingas du till färre brandkårsutryckningar.

I originalet står det ”Delegera” i nedre vänstra hörnet, men den möjligheten har vi ju inte alla. Som soloföretagare kan jag däremot anlita experter till att göra sådant som behöver göras men som jag har svårt att hantera som viktiga eller som andra helt enkelt gör bättre. Vad kan du be om hjälp med?
Däremot har vi alla möjlighet att skippa distraktioner som varken är brått eller viktiga.
(från Covey)

Personlig planering i praktiken

Att göra det viktigaste först blir lättare med hjälp av vettiga verktyg. För mig är bra digitala ”Att-göra listor” superviktigt. Det finns många verktyg och vi fungerar olika men jag tycker följande saker är viktiga vid val av sådana verktyg:

  1. De ska fungera på både mobil och dator så att du ALLTID kan ha din att-göralista med dig
  2. Du ska kunna prioritera uppgifter så de inte bara blir ett sammelsurium av småuppgifter utan översikt eller sammanhang
  3. Det är kanonbra, om än inte nödvändigt, om verktyget integrerar med kalendern så att man kan se sina att-görauppgifter även i kalendern. Gärna skapa dem där också.
  4. Att kunna jobba med underuppgifter är väldigt bra. En nivå räcker.
  5. Jag gillar skarpt att kunna etikettera uppgifter också, så att jag enkelt kan filtrera dem. Till exempel på vilka uppgifter jag ska göra var, så jag kan se ”vad mer kan jag passa på att göra här när jag ändå är här?”
  6. Det är superbra att kunna strukturera uppgifter i någon sorts kanban-verktyg. Läs mer här.
  7. Däremot är där en sak jag saknar i alla verktyg jag hittills har tittat på. Trots alla punkter ovan tycker jag att att-göralistor ofta blir plottriga och inte tillåter att lägga tillräckligt stor prioritet på det viktigaste. Jag skulle vilja kunna komplettera dem med ett eller ett par viktigaste mål för veckan, liksom för dagen. Inte uppgifter alltså, utan mål. Förslag emottages tacksamt.

Eftersom jag har både epost, kalender och molnlagring hos Google blir det naturligt och enkelt för mig att använda Google Tasks. Då täcker jag in punkterna 1-3 ovan. Till det har jag lagt till Taskboard, en Chrome-plugin som löser punkterna 4-6. Punkt 7 letar jag fortfarande efter.

2-minutersregeln rensar bort plottret

Tvåminutersregeln (som jag beskriver här) kan kanske ses som ett undantag från att göra det viktigaste först, men den hjälper till att rensa i gyttret av uppgifter genom att du blir av med sådant som tar max två minuter att fixa. Det tycker i alla fall jag är värt att göra ett avsteg från Coveys princip om att göra det viktigaste först. Det avlastar både huvudet och att-göralistan från att hålla reda på en massa småsaker.

En ”Bevakalista” är bra att ha

Däremot tycker jag det är fantastiskt bra att ha en lista för saker som ligger på andra men som du kan behöva följa upp och hålla reda på. I min Taskboard flyttar jag helt uppgifter från Att-göralistan till Bevakalistan när jag t.ex. har skickat en fråga med epost.

5. Planera, reflektera och premiera (dig själv)

”Planer är ingenting, planering är allting” ska samme General Eisenhower ha sagt och jag håller fullständigt med honom.

För det första, mycket av värdet med att ha en plan uppstår när man gör den. Man tänker efter (före?), strukturerar och prioriterar. Man skapar överblick och insikt.

För det andra, planer blir sällan 100% verklighet. Saker händer. Planer måste alltid ses över, modifieras och omarbetas. Planera in tid även för att göra det, helst dagligen.

När du gör det, reflektera över varför vissa saker blev gjorda och andra inte. Det hjälper dig att planera mer genomförbart framöver. Ofta ligger det en hel del önsketänkande och ”villhöver” i våra planer. Åtminstone i mina.

I det sammanhanget, titta inte bara på vad som blivit över, utan också på vad du fått gjort och vad som gått bra. Ge dig själv en klapp på axeln och tillåt dig att vara nöjd med vad du åstadkommit. Då blir det roligare att planera.

6. Slipa sågen

Slipa sågen är den sista av Coveys sju vanor. Nummer 4-6 gäller att få effekt i sina interaktioner med andra så dem hoppar jag över här.

Slipa sågen är Coveys sätt att uttrycka att vi ska ta hand om oss och ständigt vidareutveckla oss. Som den klassiska historien om de två skogshuggarna (på den gamla tiden). De började samtidigt varje morgon och slutade samtidigt varje kväll. Men den ene försvann en stund mitt på dagen varje dag. En dag frågade den andre honom ”Vi kommer och går samtidigt varje dag, hugger träd varje dag. Du är försvunnen en stund varje dag men ändå hugger du fler träd än jag. Vad gör du egentligen den där halvtimmen?” Den andre svarade ”Jag slipar yxan”.

Vi kan ”slipa sågen” på olika sätt. Alla är bra. Alla behöver vi och värderar dem olika:

  • Mentalt
  • Fysiskt
  • Socialt / Emotionellt
  • Spirituellt / Filosofiskt
  • Kunskap / Förmågor / Förkovran

Vad gäller de första två vill jag gärna betona att det gäller både att träna/utvecklas och återhämtning. Just återhämtning försummar vi ofta, men tänk på att elitidrottare är noga med att återhämta sig mellan träningspass och tävlingar. Återhämtning är en förutsättning för prestation, inte en svaghet.Min femte punkt nämner inte Covey, men i den värld vi lever i, en värld i otroligt snabb och oförutsägbar förändring, är det otroligt viktigt för oss alla att ständigt lära, ompröva och utveckla oss.