Man i digitalt möte, i kavaj och slips...och kalsonger. Bättre digitala möten - Digitala möten ser olika ut för olika deltagare. Lär dig ta hänsyn till det som mötesledare eller presentatör.Getty Images via Unsplash+

Inget möte är det andra likt. Inte ens samma möte. Särskilt inte om det sker digitalt.

Att inget möte är det andra likt är knappast något nytt. Inte heller samma möte är likadant för alla. Olika förutsättningar, förkunskaper, agendor, motivation…..
Men vad gäller digitala möten tillkommer mer konkreta sätt för samma möte att vara olika för olika deltagare.
Det behöver du som mötesledare eller presentatör vara medveten om och ta hänsyn till.

 

Olika förutsättningar i digitala möten

I digitala möten deltar alla med hjälp av ett mötesverktyg och en digital enhet, kanske med olika stora skärmar. Uppenbart så klart, men tar vi hänsyn till konsekvenserna?
På datorn kan vi ofta delta antingen via en app eller via vår webbläsare. På mobiltelefoner och surfplattor krävs nästan alltid appar. Dessutom kan det skilja mellan Windows, Apple OS, Linux, Android och iOS.
Skärmarna på surfplattor och, i synnerhet, mobiltelefoner är mindre än datorernas (som varierar, de med). Det gör att apparna fungerar olika. Till exempel kan du ofta, på mobilen, inte läsa eller skriva i chatten och samtidigt se den som talar eller vad de presenterar. De som deltar via datorns webbläsare (istället för via installerad app) har ibland begränsad funktionalitet, särskilt för interaktion.
Var funktioner är placerade på skärmen varierar. Vilka funktioner som syns varierar också mellan olika enheter och storlek på skärmen eller mötesfönstret. Men symbolerna brukar vara desamma på alla olika enheter.
Detta gäller, mig veterligt, alla olika mötesverktyg i olika grad.

 

Konsekvenser för dig som leder eller presenterar i digitala möten

Som mötesledare eller presentatör i digitala möten behöver du vara medveten om detta, och ta hänsyn till det:
  • Undvik att referera till VAR något visas på skärmen. Hänvisa hellre till HUR något ser ut. Istället för att tala om ”chatten i övre högra hörnet”, till exempel, kan du nämna ”chatten som du hittar vid pratbubblan”. Och gärna sedan försäkra dig om att de hittat den.
  • Ännu bättre är att du, i förväg, bekantar dig med hur mötesverktyget du ska använda fungerar i sina olika varianter. Det är viktigare ju mer interaktivitet med deltagarna du siktar på eftersom det ofta är just interaktiviteten som varierar, och hanteringen av breakoutrum.
  • Om du behöver lotsa någon enskild deltagare, kanske med handhavandeproblem, BÖRJA med att reda ut vilken typ av enhet de deltar med och om de använder app eller webbläsare. Om det är ett arrangemang du är obekant med kan du alltid hoppas att någon annan deltagare vet och be dem förklara.
  • I förväg, om din presentation eller någon planerad aktivitet i mötet är beroende av någon särskild funktionalitet rekommenderar jag att du kollar att (och hur) den är tillgänglig på olika plattformar. Sedan kan du antingen avisera att mötet kräver deltagande via installerad app på dator, till exempel, inte via webbläsare eller mobil. Eller kan du förbereda bilder med screenshots för att visa var deltagarna hittar funktionen de ska använda. Eller överväger du att lösa uppgiften på något alternativt sätt som är mindre teknikberoende.
  • Vad gäller chatten är ett vanligt sätt att lägga upp en ”väntebild” före mötets egentliga start där du uppmanar tidiga deltagare att besvara en enkel fråga i chatten. Som var de deltar ifrån, hur vädret är eller något annat. Så de får anledning att använda chatten i lugn och ro innan den behövs i skarpt läge.

 

I hybridmöten varierar förutsättningarna ännu mer, givetvis

I möten där vissa deltagare sitter tillsammans och andra på distans blir förutsättningarna ännu mer varierande. Men det är underlag för en helt egen artikel…eller flera. Men här är några saker att tänka på:
  • Är alla deltagare enskilt inloggade i det digitala mötet? (min starka rekommendation)
  • Är du, som ledare eller presentatör, själv med på distans eller i konferensrummet?
  • Hur är fördelningen mellan distansdeltagare och deltagare i rummet?
  • Försök använda interaktivitet där ALLA deltagare kan delta på lika villkor. T.ex. handuppräckning i mötesverktyget för alla, inte bara för distansdeltagarna medan de andra sitter och viftar med armarna i rummet. (En av anledningarna till att jag så starkt rekommenderar att alla är inloggade på det digitala mötet).
Vill du ha regelbundna praktiska tips för bättre distans- och hybridarbete? Prenumerera på mitt Kunskapsbrev här. Kommer en gång varje månad.