SMART att spara filerna i molnet

Det finns flera anledningar att inte spara filerna på sin hårddisk och distribuera dem genom att skicka som bifogade filer – som ”på den gamla goda tiden”. Här tar jag upp varför det är SMART att spara filerna i molnet.

Du kan också läsa mer om varför det är TRYGGT att spara filerna i molnet och hur du gör det busenkelt att hantera dina filer som du sparat i molnet.

Jag skulle bli förvånad om du inte redan har kläm på flera, eller de flesta, av fördelarna här. Men kanske någon är ny för dig? Eller för någon du behöver övertyga?

SMART för dig, som avsändare

Slut på att sammanställa ändringar. Kom snabbare i mål.

De som fortfarande envisas med att skicka bilagor för synpunkter dömer automatiskt sig själva (eller någon annan stackare) till att behöva slösa tid på att sammanställa, ofta motstridiga, kommentarer till nya versioner som skickas ut igen för nya synpunkter.

Online kan alla kommentera och/eller redigera (beroende på vilka befogenheter du givit) – samtidigt eller när det passar dem. Eller bara läsa, om du så vill.

Särskilt bra är det om du slagit på ”Spåra ändringar” under Verktyg i Menyraden. Då kan ju alla se vem som ändrat vad och hur det sett ut tidigare. Dessutom kan du byta tillbaka till tidigare versioner, vid behov.

Snabbare går det också. Det sparar inte bara arbetstid för dig själv utan hjälper er alla att bli klara snabbare just för att samarbetet blir mer transparent och effektivt.

EN aktuell version, alltid dit länken leder

Utöver att det förenklar att kunna samarbeta online medan dokumentet tas fram blir det också enkelt att hantera dokument som omarbetas med jämna mellanrum och delas med många läsare. Kanske policydokument, instruktioner och liknande.

När ni, i en mindre grupp, samarbetat online för att ta fram en revidering, byter du bara ut den version du senast delade (med inställning ”Visa”) med ”allmänheten” och…vips…har alla läsare tillgång till den aktuella versionen!

Slipp storleksbegränsningar

Många organisationer har begränsningar på hur stora filer man får bifoga. Det behöver du inte bry dig om när du delar länkar istället.

SMART för dem du samarbetar med

Den aktuella versionen finns ALLTID dit länken leder dem

Slut för dem att behöva leta efter den senaste versionen bland bilagor i mailkonversationerna, eller kanske i chatten?

Hur mycket tid sparar de inte på det?

Minskar förvirring

Ingen mer förvirring eller extraarbete när någon råkat göra ändringar eller kommentarer baserat på en gammal version.

Ofta lätt att hitta filer andra delat med dig

Detta skiljer sig mellan olika verktyg och plattformar, men oftast behöver de du delat med inte ens leta efter hur/var du delat länken. Om du har använt den inbyggda funktionen för att dela dokument samlas sådana delningar oftast under ett ”Shared with me/Delat med mig” i, till exempel MS Word eller Excel, eller i Utforskaren/Finder.