Gruppchatt – för löpande konversationer med en eller flera

,

 

Gruppchattarna som blivit väldigt populära sedan några år är, i princip, en väsentligt förbättrad version av e-postens ”Svara alla”. I decennier har de flesta av oss missbrukat e-posten på samma sätt som ett barn med en hammare använder den som om hela världen vore fylld av spik. E-posten har blivit en slasktratt för meddelanden och uppgifter som andra tvingar på oss, en att-göralista som prioriteras av andra. Som genererar merarbete, stress och dåligt samvete för oss, och som dessutom saboterar vårt fokus med alla pling och aviseringar.

Gruppchattarna är ett sätt att separera och organisera snabb dialog med dem vi samarbetar mest med, individuellt eller i grupp. Många chattverktyg ger också möjlighet att dela filer och hålla videomöten. Vissa kan dessutom integreras med andra applikationer i det oändliga – nästan.

Men, även gruppchattarna behöver användas rätt för att komma till sin rätt, fullt ut. Och till rätt saker.

 

Rätt konversation på rätt plats, med kontinuitet

Den sorts konversation som fungerar bäst i chattar är kort, frekvent dialog med personer du samarbetar eller konverserar med löpande.

Om det är frågan om längre texter med nya eller glesa kontakter passar ofta eposten bättre, särskilt om budskapet är komplext eller kräver struktur, som mellanrubriker t.ex.

I dagens enorma informationsflöde händer det lätt att man blir vilse om vilken konversation man hade i vilken kanal. Det är därför viktigt att försöka hålla sig kvar i den kanal där konversationen började. Möjligtvis för att en konversation börjar som epost, men blir så intensiv att den passar bättre i chatt. Men låt den då stanna där.

Om en du helt plötsligt skulle behöva förmedla något mer komplicerat i en chattkonversation, skriv då ett dokument som du skickar via chatten. Eller ännu hellre, som du delar i en fildelningstjänst och länkar till via chatten. Då kan ni samarbeta om dokumentets utformning i fildelningstjänsten och länken i chatten leder alltid till den senaste, aktuella, versionen. Varje verktyg används då till det som det är bäst lämpat för.

 

Att hålla ordning och fokus i chatten

Gruppchattar kan lätt bli både överväldigande och oöverskådliga. Ett himla tjatter, helt enkelt. Utan struktur kan det bli nästan omöjligt att hitta tillbaka till vad som skrivits i ett ämne tidigare, och diskussionstrådarna kan vävas samman till ett snårigt nystan. Några tips för att minska den risken:

  • Ha en (eller flera) chattkanaler för socialt småsnack, så övriga kanaler hålls fria
  • Tänk kanaler (per ämne/projekt) snarare än grupper (av personer). Spontant känns det naturligt att organisera chattgrupperna efter vem man chattar med. Men om samma grupp av personer behandlar många ämnen i en chatt kan det lätt bli som att plocka ut nytvättade strumpbyxor ur tvättmaskinen (om man inte varit klok nog att använda tvättpåse, alltså). Kanske lättare då att starta separata kanaler för projekt eller mer omfattande ämnen. Efter hand som de blir allt mindre intensiva kommer de naturligt att falla allt längre ner i listan, ur sikte, eller kan arkiveras så de inte skymmer sikten.
  • En underanvänd typ av funktion som finns i allt fler chattverktyg som hjälper ”hålla isär strumbyxorna i tvättmaskinen” är möjligheter att förtydliga just vilket meddelande man svarar på. I vissa görs det genom att ”svara” eller ”citera” ett meddelande. Meddelandet man svarar på visas då i direkt anslutning till svaret, så det blir lättare att koppla samman de båda. Andra verktyg använder trådar, ”underkonversationer”. Oavsett metod är detta något som många fortfarande inte fått kläm på men som kan hjälpa till att nysta ut sammanflätade konversationer.
  • Många chattverktyg ger möjlighet att bifoga filer, en del även att strukturera delade filer. Tänk efter noga innan ni börjar använda den möjligheten. Ni kan lätt hamna i ungefär samma härke som med bifogade filer i e-posten. En massa dubbletter, versioner och förvirring om vilken som är aktuell. Precis det som fildelningstjänsterna är designade för att hantera. Använd dem i stället, samarbeta i fildelningstjänsten om innehållet i filerna och dela länkar i chatten istället. Använd grejer till det de är gjorda för.
  • Använd möjligheten att peka på vissa personer i ditt meddelande, något som nog alla chattar har numera. Det brukar bara vara att börja skriva @[namn] så får du en lista av valbara personer som då aviseras speciellt om att någon skrivit något som de behöver ta tag i.
  • Det brukar ofta finnas en möjlighet att även peka ut @alla (eller något liknande). Använd den möjligheten med största urskiljning. Annars har ni snart en digital bazaar med försäljare som gapar och skriker för att överösta varandra. Precis det ni ville undvika.
  • Om det finns en möjlighet att styra hur du blir aviserad från gruppchatten, gör det. Skruva på inställningarna så du inte blir stirrig, stressad och distraherad av allt plingande som det annars kan bli tal om.

 

Vilken gruppchatt-tjänst är bäst, då?

Mitt svar är enkelt. Den där du hittar dina kolleger. Gruppchattar kan vara hur snygga som helst med hur många coola funktioner som helst. Men hittar du inte kollegerna där är de ändå värdelösa. Alltså måste de vara enkla att installera, starta, logga in i och förstå sig på. Vanan är viktigare än verktygen.

Om ni inte redan har gruppchattverktyg finns det några saker att överväga, förutom enkelhet:

  • Det är kanske inte en bra idé att använda samma chatttjänst med familjen som med kollegerna. Det blir annars lätt så att arbetet tränger sig på dygnet runt.
  • Dessutom är tjänsten familjen använder antagligen inte tillräckligt säker för yrkesbruk. I professionell användning måste man tänka längre än enkelhet: Var lagras datat? (GDPR), hur administreras användare? (folk som kommer och som slutar t.ex.), samordning av verktyg över hela organisationen (ingen är väl i bara ett team? Då blir det inte bra om olika team i samma organisation använder olika verktyg) och hantering och säkerhet i samband med externa användare.
  • Användarhantering. Vissa tjänster är enkla att lägga till och ta bort användare, särskilt externa. Vissa är bra på att separera vad externa och interna användare får göra och se. Andra inte. Vissa är jättekrångliga.
  • Integration, både mellan samarbetsverktyg och andra verktyg. Slack var pionjärer på att tillåta integration av allehanda appar, men det kan du numera göra i de flesta stora chattverktyg, fast i olika omfattning och olika enkelt. Vissa tjänster kan du också integrera ”på andra hållet”, så att du kan nå chatttjänsten från andra verktyg.
  • Översiktlighet. I de flesta chattverktyg visas nya uppdateringar i respektive kanal med en indikation med text i fetstil för att ”här finns något nytt”, ofta i kombination med en siffra som indikerar antalet meddelanden. Sedan måste du skutta omkring mellan kanalerna för att läsa allt nytt. Andra, men få, verktyg har en samlingsvy där allt nytt presenteras, blandat från olika kanaler. Mycket enklare att gå igenom allt nytt. (Detta kanske är en personlig hang-up, men jag tycker det är dödsjobbigt att skutta runt bara för att inse att det där nya var alldeles ointressant. Ungefär som att leta i mapp efter mapp utan napp.)

Just det, en sak till. På kontoret ser du ganska enkelt om någon är upptagen eller djupt koncentrerad och väljer ofta att återkomma senare. Kollegorna kan vara lika upptagna och koncentrerade också när de arbetar hemma. Ofta kan du få snabba svar via chatten, men inte alltid. Tänk på det. Ha lite tålamod. Och om det är du som är upptagen eller i flow, tänk på att du kan ändra status i många chattverktyg: tillgänglig, upptagen, tillfälligt borta, i möte… Använd möjligheten.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Lagra, dela och redigera filer i molnet

Att kunna lagra, dela och – helst – redigera filer i molnet, enkelt och säkert, är en av grundpelarna i distanssamarbete.

För att det ska fungera smidigt, även över tid, behöver man verktyg med vissa karaktäristika som inte alltid är uppenbara från början.

Men man behöver också skaffa sig nya vanor och tillämpa dem. Konsekvent över tid och över hela teamet. Om en ”bryter kedjan” förlorar alla i effektivitet.

Bara fördelar jämfört med att ha alla filer lokalt

  • Alla har tillgång till senaste versionen! Den finns i andra änden av länken. Slut på förvirringen om senaste versionen var den som bifogade det ena eller andra mailet. Följ länken till den aktuella versionen.
  • Bli oberoende av din dator. Med alla filer lagrade i molnet kan du komma åt dem från mobilen, plattan eller en annan dator ifall din egen skulle lägga av. Dessutom slipper du flytta dem när det blir dags för en ny dator.
  • Behåll kontroll över filerna. När du skickat iväg ett mail med filer bifogade har du också släppt kontrollen över filerna. Mottagaren kan göra vad hen vill med dem. Delar du en länk kan du alltid göra den oanvändbar eller kanske till och med sätta en begränsad giltighetstid på den.
  • Redigera och kommentera tillsammans i stället för att en stackare ska behöva sammanställa motstridiga ändringar från olika håll, kanter och format.
  • Spar minnesutrymme på dina enheter. Lagra allt i molnet och synkronisera bara det du vill ha till din dator, platta eller telefon. (beroende på molntjänst). Vissa är till och med så avancerade att du kan se på en enhet vad du valt att synkronisera till en annan. Förenklar att hitta vad du behöver.

 

Goda vanor gynnar produktivt samarbete

  • Spara i molnet som standard. Välj vad du vill spara lokalt. Om du sparar allt i molnet blir du oberoende av din dator. Om den kraschar eller du får en ny. Bara logga in i din molntjänst och allt finns där. Dessutom enkelt att dela och samarbeta. Välj helt enkelt att spara till en mapp som synkroniseras. Du kan sedan välja att flytta i molnet till andra mappar som inte synkroniseras.
  • Undvik versionskonflikter, alltså att flera redigerar lokalt samtidigt och sedan laddar upp olika versioner. Ni kan välja lite olika metoder, eller kombinera:
    • Redigera endast i molnet. De flesta formatteringsmöjligheter brukar finnas även för onlineredigering, men kanske inte alla avancerade – om någon nu använder dem.
    • Lås filer medan ni redigerar lokalt, om det går. Eller skriv en kommentar om att: NU REDIGERAR JAG!
    • Innan ni redigerar kan ni diskutera och komma överens med hjälp av att kommentera online.
    • I sammanhanget kan det vara värdefullt att ha möjlighet att kunna backa till tidigare versioner. I synnerhet om ni skulle ha oturen att råka ut för att någon kapar datorerna och kräver lösensumma för att låsa upp dem igen.
  • Håll alla inom kanalen! Om ni kommit överens om en av metoderna ovan, se till att alla håller sig till den, vänligt men bestämt! Även chefer (som ibland kan vara de värsta syndarna). Acceptera inte att någon börjar skicka bifogade filer via epost om ni kommit överens om att dela och samarbeta i molnet.
  • Arbeta så transparent som möjligt. Med gammalmodigt tänkande tror många att ”tjuvhållen kunskap är makt” men numera gäller snarare ”delad kunskap ger inflytande”. Använd därför gärna delade lagringsytor där alla kan lära av varandra och enkelt kan hjälpa till och bidra med förbättringsförslag.
  • En ordning passar inte alla. Vi är alla vana vid att sortera i mappar, men alla strukturerar sina mappar olika. Det kan lätt bli att ”mappar är där värdefull kunskap gömmer sig”. Fundera över att göra tvärt om. I stället för att tvinga alla att leta i en och samma mappstruktur kanske ni kan använda etiketter istället och filtrera fram det ni söker.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Bild av Burgess Milner via Unsplash

Vanor viktigare än verktyg

Var inte som Heather, aldrig är inloggad på gruppchatten

Det bästa verktyget för gruppchatt är det som kollegorna loggar in på dagligen. Inte nödvändigtvis det med de coolaste funktionerna.

Det bästa verktyget för att dela och samredigera filer är det som kollegorna håller sig till och förstår att använda. Inte nödvändigtvis det där enkla som handbollskompisarna brukar använda.

Snygg design och fancy funktioner i all ära, det viktigaste är att HELA teamet använder verktygen för distanssamarbete, och att verktygen inte blir för många att hålla reda på. Snarare får de gärna hänga ihop: Man vet aldrig vilka nya former för samarbete som kan uppstå. Om alla redan är inloggade blir det enklare.

 

Förenkla att göra det ni behöver oftast

Det viktigaste med samarbetsverktyg just att de förenklar samarbete. Och det, i sin tur, innebär att alla inblandade ska vilja och klara av att arbeta med verktyget. Och, för att vilja arbeta med något brukar det krävas att man ser värdet för en själv av att använda det. Att det är till hjälp, inte till besvär.

Det bekanta är enkelt. De konsumentverktyg vi har i våra mobiltelefoner blir måttstocken som allt annat tvingas att mäta sig mot. Men, det fungerar inte alltid att bara börja använda de personliga verktygen i arbetet. Då blir det desto viktigare att de alternativ som erbjuds är enkla och ändamålsenliga. Ändamålsenligt är inte nödvändigtvis spännande eller coolt, men det får jobbet gjort och det är ju ändå poängen, eller?

När väl alla fått in rutinerna och förstått hur distanssamarbete fungerar och görs smidigt kan man byta till mer avancerade verktyg. Det finns en anledning till att de flesta av oss lär oss att krypa innan vi börjar gå, går innan vi cyklar och cyklar innan vi lär oss att köra bil.

Tänk längre. Bortom teamet och ögonblicket.

När coronakarantänen plötsligt splittrar teamet till att arbeta från sina respektive hem är det lätt hänt att man, spontant, börjar använda samma gratisverktyg för distanssamarbete med kollegorna som man redan använder privat. Tänk en gång till. Och ytterligare några gånger till. Prata med både IT-avdelning och jurister, för det fler faktorer att ta hänsyn till än de direkta och uppenbara.

Till exempel:

  • Var lagras informationen, hos vem och hur säker är den? Det finns bra skäl varför myndigheter och stora företag ofta strävar efter att hålla sina data inom EU. Och, har du också ibland irriterats av och undrat över att du helt plötsligt får se annonser i en kanal för något som du sökt, läst om eller bara chattat om i en annan kanal? Känns det tryggt även för jobbkommunikationen?
  • Vilken sorts information hanterar ni? Är det värdefullt intellektuellt kapital? Eller kanske känslig personlig information som berörs av GDPR? Hur bra är det då att lagra den på ditt privata gratiskonto? Eller på ett sätt så att din arbetsgivare inte kan bevisa att man följer GDPR?
  • Vem är med i bara ETT team? Tänk om alla dina team väljer olika samarbetsverktyg? Hur lätt blir det då att hålla isär vad du sparat vad och var den där informationen fanns som du desperat behöver just nu? Kanske det vore en bra idé att samarbeta inom organisationen? (För externt samarbete får man oftast vara beredd att anpassa sig till andra, däremot. Tyvärr)

Vad är bra verktyg för distanssamarbete?

Exakt vilka verktyg som är bäst för dina team beror på er situation och jag drar mig därför att rekommendera specifika leverantörer. I stället vill jag peka på egenskaper som jag uppskattar och som ni kan ta med i era avvägningar av vilka verktyg ni vill använda.

  • Generellt sett är enkelhet alltid en dygd: enkelt att ladda ner och installera (eller inte ens behöva installera över huvud taget), enkelt att logga in (eller slippa logga in varenda gång), och enkelt att använda för de vanligaste behoven.
  • Integration brukar också hjälpa. Att t.ex. kunna integrera fildelningen i både epost och gruppchatt, så att man inte behöver lämna chatten eller eposten för att kunna dela ett dokument eller presentation
  • Eller att samarbetsverktygen är integrerade med varandra. Flera verktyg integrerar flera funktioner som gruppchatt, videomöten och fildelning. Förutom att allt då hänger samman, blir det bara ett ställe att logga in på. Praktiskt. Det finns ett fåtal verktyg som är ännu mer heltäckande och öppnar möjlighet till mängder av former för samarbete, som forum, gemenskaper, bloggar, idéhantering, uppgiftshantering mm. Plötsligt öppnas då möjligheter till samarbete långt bortom teamet, över hela organisationen, och en oanad potential för inspiration, engagemang, agilitet, transparent kommunikation och ”rivandet av silos”. Kanske inte de omedelbara prioriteterna hos nyblivna distanssamarbetare, men värt att fundera över på sikt.
  • Hantering av användare och kanaler, särskilt av externa. Antagligen ligger det hänsyn till säkerhet bakom, men i vissa verktyg är det jättejobbigt att lägga till och hantera användare, särskilt användare utanför den egna organisationen. Eller att lägga till eller växla mellan nya grupper i ett chattverktyg. Tyvärr gäller detta några av de vanligaste verktygen som – annars föredömligt – integrerar flera olika typer av distanssamarbete. Detta kan tvinga fram att man använder onödigt många verktyg eller att man fortsätter samarbeta ”på kryckor” med vissa personer, antagligen externa. Knappast enkelt eller uppmuntrande till att fortsätta med sina nya vanor när väl hemmakarantänen är över.

Läs mer om funktioner och karaktäristika som man lär sig att uppskatta med tiden i verktyg för olika aspekter av distanssamarbete:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Bild av Jaime Spaniol via Unsplash

Ett nej kan också tillföra värde

Under mina år på IBM har jag nog utbildat något tusental konsulter.

Det råd för deras nystartade arbetsliv som jag mest envist givit under alla dessa år är att alltid försöka tillföra värde. I alla sammanhang, i alla former och alltid

 

Då menar jag inte bara det mest grundläggande, så klart, att leverera det värde som vi faktiskt får betalt för – utan det där extra, utöver förväntningarna. Att bidra med ett nytt perspektiv, en erfarenhet från tidigare, kanske från en helt annan bransch men där man ser paralleller som andra kanske inte ser.

Detta gäller inte bara i arbetet, men även i umgänget, såväl live som online. Den som kan bidra med värde i konversationen lägger man märke till och uppskattar (så länge man inte tar över, så klart).

 

 

Värdet av ett ”nej”

Men, ibland tror folk att ”tillföra värde” innebär att alltid säga ja och att instämma. Men ibland kan det största värdet ligga i ett vänligt och välformulerat ”nej, men….” eller ”nej, för att…”. Om du ser att någon är på väg åt fel håll, i handling eller i resonemang, är det bästa sättet att tillföra värde att ge dem en knuff i rätt riktning. Men för att knuffen ska tas väl emot behöver man förstås vara diplomatisk och pedagogisk.

 

 

Frågar uppdragsgivarna verkligen efter vad de behöver?

Därför menar jag att det första tillfället att visa sitt värde som konsult när man får en förfrågan (eller någon som säljer konsulttjänster) är FÖRE man lämnar offert. Redan när man läser uppdragsbeskrivningen bör man fundera på om det uppdragsgivaren frågar efter verkligen är bästa sättet att ta sig an det problem de vill lösa. Och om det inte är så, eller man är tveksam, bör man försöka att känna uppdragsgivaren på pulsen (försiktigt, så klart) hur det kommer sig att de beslutat sig för att just detta är lösningen på deras utmaning. Alternativt (hellre?) kan man lämna offert på vad de frågar efter, men lägga upp förslaget på ett sådant sätt att det ingår någon sorts utvärdering av lösningens lämplighet i början av projektet.

Vad är din erfarenhet eller åsikt? Har du, som konsult, talat om för uppdragsgivare att de är på fel spår? Hur gick det? Har du, som uppdragsgivare, råkat ut för att konsulter rått dig att byta riktning? Hur upplevde du då det?

Ditt anseende – Din sysselsättningstrygghet

Anseende.

Kanske ordet känns lite gammaldags? Men det säger precis vad jag är ut efter. Precis vad som är så viktigt för att kunna arbeta som konsult, föredragshållare eller många andra roller.. Anseendet är det viktigaste du har i dessa typer av arbete. Anseende är hårdvaluta.

Men är inte anseende samma sak som rykte? Inte i min bok.

Ryktet går före dig.

Anseendet följer efter dig.

För mig finns det en enkel formel.

Anseende är att:

  • Vara känd för
  • Att vara riktigt bra
  • På något som efterfrågas

 

  • Att bara vara riktigt bra på något tar dig ingen vart så länge ingen känner till det
  • Att vara känd för något men inte kunna backa upp det med att vara bra på riktigt kanske hjälper dig en gång, men sedan tar det slut.
  • Och att vara känd för något som man är riktigt bra på, men som ingen är beredd att betala för fixar ingen mat till bordet.

Alla tre är nödvändiga.

Självklart är det inte en alldeles enkel ekvation. Jag skulle tro att man börjar i mitten, på att identifiera något man är eller kan bli riktigt bra på. Nästa steg borde bli att sondera efterfrågan, nu och framöver. Räcker den? Behöver jag modifiera eller utveckla det där jag är riktigt bra på för att matcha vad som efterfrågas? Slutligen måste man jobba med personal branding, se till att rätt personer känner till och förstår vad det är man är stjärna på. Som jag resonerat i mitt tidigare inlägg Arbetsgivaren; din distributionskanal måste man arbeta på två fronter. Att både nå ut till slutkunder och till de kolleger deller samarbetspartners som frontar potentiella uppdragsgivare. Om inte de känner till din expertis kommer de kanske inte ens att försöka sälja tjänsten, än mindre att bemanna den med dig.

Vad tycker du? Hur arbetar du på ditt anseende? Hur håller du din expertis aktuell och på topp? Hur bygger du ditt personliga varumärke?

För att gå en mil i någon annans skor måste du först ta av dina egna

 

Lyssna till kunden!

 

Förstå användarna!

 

Känn din motståndare!

 

Vi har alla hört uppmaningarna. För att bättre kunna sälja vad kunderna verkligen vill ha och uppskattar, för att designa saker som folk vill och förstår att använda, uppskatta och rekommendera sina vänner och bekanta – eller för att besegra dina motståndare – måste du först känna och förstå dem. Ganska självklart egentligen (även om det glöms bort alldeles för ofta i alla fall).

Men mycket enklare att säga än att göra. Åtminstone att göra bra.

 

Höra för att svara eller lyssna för att förstå?

Det är så lätt hänt att man bara skrapar på ytan, skapar en chimär av förståelse, men utan djup eller riktig insikt. Du mäter och etiketterar diverse dimensioner, fokuserar allt mer på individer eller personas istället för anonymiserande marknadssegment. Bra så. Men tillräckligt? Alltför ofta är vi alltför upptagna med att tänka på vårt nästa drag. Ungefär som att sitta när någon talar, nicka instämmande men vara helt fokuserad på hur man ska svara eller nästa fråga man ska ställa – istället för att lyssna för att verkligen förstå och få insikt. Höra men inte lyssna aktivt, och absolut inte lyssna empatiskt.

 

Kontext, historia, drivkrafter!

Utöver denna brådska att använda det du hör för att nå ditt mål istället för att lyssna för att verkligen förstå, gör vi ofta ett annat stort misstag: att vi betraktar dem, men från vår egen horisont, vår egen kontext, och alltså totalt missar ”deras Varför”. Vad är deras historia, bakgrund, erfarenhet? Vad är kulturen och vanorna i deras företag, geografi eller religion? Eller kanske deras erfarenheter som gjort dem känsliga för företeelser och uttryck som är fullkomligt oskyldiga för dig.

Detta är ett typiskt fall där personer som jag behöver vara medvetna om sitt ”white privilege” (finns det något bra uttryck på svenska för det egentligen?). Låt oss ta bilden ovan (inte min, men utan copyright). Det är nog ganska annorlunda för en vit, medelålders, heterosexuell familjefar från en svensk stad att springa ett välgörenhetslopp i högklackat jämfört med vad det skulle vara för en tonårsgrabb i en homofobisk landsort i Ryssland eller något annat land där man dyrkar ”rediga, starka män” eller där man har stark homofobi av religiösa eller andra skäl.

Eller som jag insåg en dag på kontoret när jag talade med en favoritkollega om xenofobi och religiösa fördomar. För mig var han en värderad, kunnig och trevlig kollega. En jämlik – minst. Men för xenofoberna var han bara ännu en muslimsk invandrare från Nordafrika. Även om han och jag skulle säga eller skriva exakt samma saker skulle svaren bli helt annorlunda, baserat på hur de andra såg på oss.

Så nästa gång du försöker lära känna din kund/användare/motståndare, gräv lite djupare. Försök förstå var de kommer ifrån, vad är deras kontext, deras erfarenheter och drivkrafter. Och ta av dig dina egna skor. Lämna din kontext, dina erfarenheter och drivkrafter utanför – även om det kan vara nog så knepigt.. Jag är säker på att slutresultatet blir bättre (även om det kanske tar lite längre tid att komma fram till det).

Har du egna erfarenheter eller reflektioner på ämnet? Kommentera gärna!

Detta är en ompublicering på svenska av ett tidigare blogginlägg från thesocialswede.com

Skugg-IT är inget problem. Det är ett symtom.

Skugg-IT (shadow IT) har i flera år varit ett av IT-chefernas stora orosmoln. (alltså att medarbetarna tankar hem program från nätet som de använder i stället för eller som komplement till de som arbetsgivaren tillhandahåller)

 

Lika gott åt dem!

 

 

Vad är skugg-IT egentligen ett tecken på?

Jo, att de befintliga verktygen inte duger för att medarbetarna ska kunna göra sitt arbete ordentligt! Att de verktyg arbetsgivarna sätter i medarbetarnas händer (eller snarare i deras apparater) antingen inte gör jobbet ordentligt, är för svåranvända, inte anpassade efter användningsssituationen eller på annat inte räcker till.

Shadow-IT är inte ett problem. Det är ett symtom på ett problem – otillräckliga verktyg och trögrörliga IT-avdelningar. Givetvis skapar användningen av oauktoriserade mjukvaror problem för arbetsgivare:

  • Risk för att programmen innehåller skadlig kod
  • Risk för att företagshemligheter läcker eller lagras bortom organisationens kontroll
  • Fragmentering av den samlade kunskapen och erfarenheten (som de flesta organisationer ändå underutnyttjar, men ändå)
  • Svårt till omöjligt att efterleva GDPR som ju är organisationernas ansvar (med risk för dryga böter)

Men de som använder oauktoriserade lösningar är ju driftiga, engagerade men frustrerade medarbetare som ser att det finns så mycket bättre, effektivare, enklare eller effektskapande sätt för dem att få sitt arbete gjort, och gjort bra, än de sätt som deras arbetsgivare erbjuder. Och som tar tag i problemet. Alltså precis sådana medarbetare vi egentligen vill ha: Engagerade, målinriktade och med driv. Synd bara att de måste runda organisationens IT för att kunna leva ut sitt engagemang, nå sina mål och få utlopp för sitt driv.

 

Alltså, brutalt formulerat: Skugg-IT är ett symtom på att organisationen inte bryr sig tillräckligt mycket om sina medarbetare för att ge dem bästa möjliga förutsättningar att lyckas i arbetet

 

Därför (bland annat) har vi på Brightsider valt att inkludera Effektskapande Medel som en del av vår portfölj av tjänster. Att hjälpa företag att se till att de verktyg de erbjuder medarbetarna verkligen är till hjälp och är anpassade till arbetssituationen hos de olika medarbetarna.

 

Hur ser du på skugg-IT? Eller på hur lämpade arbetsredskapen i din dator, platta eller smartphone är för att du ska kunna utföra ditt arbete på bästa sätt?

 

Samarbete är en fråga om kultur och ledarskap, inte teknik

, ,

Under mina mer än tio år inom internt onlinesamarbete har jag gång på gång förundrats över hur många som faktiskt verkar tro att bara man introducerar något standardverktyg så börjar medarbetarna samarbeta kors och tvärs.

Få, om någon, har lyckats med den metoden. ”Pay and pray” som vi brukade kalla den.

Vilken större organisation har inte beklagat sig över bristande kommunikation och samarbete medarbetarna emellan? Särskilt över gränser, både geografiska och organisatoriska. Brist på samarbete som leder till dubbelarbete, samordningsproblem, annan ineffektivitet och motstridiga tolkningar av både mål och strategi.

Men att då bara skaffa ett verktyg och implementera det utan anpassning och utan att arbeta med organisationen är som att sätta plåster på en bruten arm.

Är medarbetarna bara tillräckligt motiverade och företagskulturen uppmuntrande kommer de att samarbeta om de så bara har penna och papper. De får visserligen anstränga sig mycket mer, men de kommer i alla fall att försöka.

Ju vidare krets och ju transparentare samarbete, desto större betydelse får kulturen och ledarskapet för om det ska hända eller ej. Att samarbeta inom befintliga team och avdelningar är basnivån (även om inte ens det alltid fungerar). Samarbete inom team brukar vara fokuserat på effektivitet. Att inte slösa tid och resurser. Medan samarbete bortom teamet ger helt andra effekter i form av inspiration, innovation, tydlighet, förståelse för den egna rollen och bättre reaktionsförmåga. Detta har jag redan behandlat i Samarbete är inte samma sak

 

Hjälp! Har någon mött samma utmaning tidigare?

Ett av paradexemplen för öppet samarbete över hela organisationen är möjligheten att be om hjälp när man kört fast. Tänk att kunna fråga, precis som på Facebook eller Twitter, ”Jag har kört fast på en utmaning och undrar om någon annan har något bra knep att dela med sig av?”. Med rätt verktyg skulle ju vem som helst kunna höja armen och dela med sig av sin erfarenhet så att du får hjälp att lösa ditt problem mycket snabbare och bättre än om du skulle prova dig fram eller ”ringa en vän”. Eller – ännu bättre – så har den där okända kollegan redan delat med sig av sin erfarenhet online på ett sätt som gör det lätt för dig att söka och hitta erfarenheten utan att ens behöva besvära dem, t.ex. i en blogg, ett forum, en sökbar konversation eller på en webbsida.

Men, tänk en gång till. Tänk på vad som krävs för att exemplet ska fungera, förutom en bra teknisk lösning:

  1. En förstående kultur där du inte behöver bekymras av att visa att du behöver hjälp
  2. En hjälpsam kultur där kolleger är beredda att dela med sig av både kunskap och tid för att hjälpa en okänd kollega i knipa
  3. Att inte de eller deras chef påverkas negativt av att de hjälper till bortom avdelningen
  4. Och att ni båda förstår att möjligheten finns och klarar av att använda verktygen som hjälper er att samarbeta

 

Organisationskultur

1 & 2 är båda frågor om organisationskultur. De speglar ledningens attityd och agerande, nu och tidigare. För att dessa båda ska förändras krävs att ledningen både kommunicerar värderingarna men, än viktigare, visar i handling vad de går ut på.

 

Målstyrning

Punkt 3 beror av hur organisationen sätter, distribuerar och mäter mål. Alltför många distribuerar bara resultatmål neråt i organisationen, men inte mer ”mjuka” övergripande mål, som att förbättra kommunikation, samarbete eller erfarenhetsdelning. Eller andra bevis för att talet om medarbetarna som organisationens viktigaste resurs var just bara det – tal, men inget mer. Ofta talar man om tjusiga mål, men mäter bara försäljningssiffror, kostnader, resultat och liknande. Dessutom nedbrutet per avdelning och kvartal. I en sådan situation blir det ju uppenbart vilka mål man arbetar för, de man mäts på. Särskilt om man har variabel lön. De som talas om men inte mäts, de faller snabbt bort. Så att hjälpa kolleger utanför avdelningen blir ett slöseri med tid och energi, hur mycket det än hjälper organisationen. Det hjälper ju inte avdelningen att nå sina mål (och därmed inte chefen att nå sina).

 

Anpassning till användarnas behov

Den sista punkten är dels en fråga om förändringsledning i allmänhet och utbildning i synnerhet, men ännu mer en fråga om att anpassa verktygen så att de passar medarbetarnas vardag, digitala mognad och de sammanhang de behövs. De måste göras till en del av ”hur jobbet görs”, inte något utöver ”det egentliga arbetet”.

Hur är dina erfarenheter av samarbete online? Av samarbetskultur och av målstyrning som stödjer samarbete och hjälpsamhet?

Än är jag inte färdig. Härliga tanke!

Vuxen Utveckling, om Kristian Stålne i Sydsvenska Dagbladet 2019-10-15

Sydsvenska Dagbladet idag hade ett hoppingivande uppslag. (tyvärr bakom prenumerantvägg)

Länge har det talats om livslångt lärande, och det borde ju vara ganska uppenbart att med allt fler som lever allt längre kommer även våra arbetsliv att bli allt längre. I kombination med den allt snabbare utvecklingen av teknik och samhälle, och all kunskap som skapas i allt snabbare tempo så blir det där med livslångt lärande en självklarhet. Eller borde vara för de flesta av oss, i alla fall.

Men med ny kunskap blir vi tyvärr inte nödvändigtvis varken visare eller mognare. Därför blev jag väldigt glad när artikeln om Kristian Stålne talade om hur vi kan utvecklas långt efter att vi blivit vuxna, ja faktiskt hela livet. Visserligen citerar inte artikeln vetenskapliga rön, men de finns förhoppningsvis i boken han skrivit. Fram tills dess får jag väl tycka att det vore kul om det stämmer, för jag har svårt att förlikas vid tanken att behöva stagnera.

Tyvärr är det ofta jobbiga tider som utlöser och kännetecknar övergångar mellan stadier. ”Främsta källan till personlig utveckling är när det inte går som man tänkt sig.” ”Kriser som separation och sjukdom får oss också att växa…” Men vi kan också hjälpa mognaden på traven: ”Vill du uppgradera dig mentalt är Kristian Strålnes råd att utbilda dig, byta miljö, ha många informationskällor och ta dig an utmaningar.” Ja tack, gärna.

Vilket stadium känner du dig som?

  1. Opportunist – ser livet som en strid där det gäller att slå först
  2. Konformist – värnar om den sociala gemenskapen och ordningen
  3. Expertorienterad – värderar expertis och att ha rätt högre än gemenskapen
  4. Självbestämmande – utvecklar individen i samklang med samhället
  5. Självgranskande – kliver ur och granskar system och sig själv
  6. Strateg – stöder människor, system och kulturer i transformation

De flesta av oss vuxna sägs befinna oss på nivå 3 eller 4. Kan du identifiera någon vuxen på nivå 1? I artikeln nämns ett exempel.

Seth Godin at The 99 Percent ConferenceFoto Jared Goralnick https://bit.ly/2MAqsP6 under licens CC BY-ND 2.0

Jakten på medelmåttig förutsägbarhet

 

Dagens blogginlägg av Seth Godin var lite extra tänkvärt ”This is mediocre”.

Om hur de stora företagen, de stora butiks- och restaurangkedjornas strävan efter att leverera konsekvent, förutsägbar och ekonomiskt ”optimal” (billig alltså) kvalitet på sina produkter och tjänster lyckas göra dem ospännande, medelmåttiga.

Som han skriver ”Ordet exceptionell består till största delen av exception=undantag”

Vill vi ha varor och tjänster som är över medelmåttan får vi också vara beredda att betala för dem och ta risken att kanske gå på en och annan mina.

Om det är värt att göra, är det värt att göras bra.