Inlägg

Gruppchattarna som blivit väldigt populära sedan några år är, i princip, en väsentligt förbättrad version av e-postens “Svara alla”. I decennier har de flesta av oss missbrukat e-posten på samma sätt som ett barn med en hammare använder den som om hela världen vore fylld av spik. E-posten har blivit en slasktratt för meddelanden och uppgifter som andra tvingar på oss, en att-göralista som prioriteras av andra. Som genererar merarbete, stress och dåligt samvete för oss, och som dessutom saboterar vårt fokus med alla pling och aviseringar.

Gruppchattarna är ett sätt att separera och organisera snabb dialog med dem vi samarbetar mest med, individuellt eller i grupp. Många chattverktyg ger också möjlighet att dela filer och hålla videomöten. Vissa kan dessutom integreras med andra applikationer i det oändliga – nästan.

Men, även gruppchattarna behöver användas rätt för att komma till sin rätt, fullt ut. Och till rätt saker.

 

Rätt konversation på rätt plats, med kontinuitet

Den sorts konversation som fungerar bäst i chattar är kort, frekvent dialog med personer du samarbetar eller konverserar med löpande.

Om det är frågan om längre texter med nya eller glesa kontakter passar ofta eposten bättre, särskilt om budskapet är komplext eller kräver struktur, som mellanrubriker t.ex.

I dagens enorma informationsflöde händer det lätt att man blir vilse om vilken konversation man hade i vilken kanal. Det är därför viktigt att försöka hålla sig kvar i den kanal där konversationen började. Möjligtvis för att en konversation börjar som epost, men blir så intensiv att den passar bättre i chatt. Men låt den då stanna där.

Om en du helt plötsligt skulle behöva förmedla något mer komplicerat i en chattkonversation, skriv då ett dokument som du skickar via chatten. Eller ännu hellre, som du delar i en fildelningstjänst och länkar till via chatten. Då kan ni samarbeta om dokumentets utformning i fildelningstjänsten och länken i chatten leder alltid till den senaste, aktuella, versionen. Varje verktyg används då till det som det är bäst lämpat för.

 

Att hålla ordning och fokus i chatten

Gruppchattar kan lätt bli både överväldigande och oöverskådliga. Ett himla tjatter, helt enkelt. Utan struktur kan det bli nästan omöjligt att hitta tillbaka till vad som skrivits i ett ämne tidigare, och diskussionstrådarna kan vävas samman till ett snårigt nystan. Några tips för att minska den risken:

  • Ha en (eller flera) chattkanaler för socialt småsnack, så övriga kanaler hålls fria
  • Tänk kanaler (per ämne/projekt) snarare än grupper (av personer). Spontant känns det naturligt att organisera chattgrupperna efter vem man chattar med. Men om samma grupp av personer behandlar många ämnen i en chatt kan det lätt bli som att plocka ut nytvättade strumpbyxor ur tvättmaskinen (om man inte varit klok nog att använda tvättpåse, alltså). Kanske lättare då att starta separata kanaler för projekt eller mer omfattande ämnen. Efter hand som de blir allt mindre intensiva kommer de naturligt att falla allt längre ner i listan, ur sikte, eller kan arkiveras så de inte skymmer sikten.
  • En underanvänd typ av funktion som finns i allt fler chattverktyg som hjälper “hålla isär strumbyxorna i tvättmaskinen” är möjligheter att förtydliga just vilket meddelande man svarar på. I vissa görs det genom att “svara” eller “citera” ett meddelande. Meddelandet man svarar på visas då i direkt anslutning till svaret, så det blir lättare att koppla samman de båda. Andra verktyg använder trådar, “underkonversationer”. Oavsett metod är detta något som många fortfarande inte fått kläm på men som kan hjälpa till att nysta ut sammanflätade konversationer.
  • Många chattverktyg ger möjlighet att bifoga filer, en del även att strukturera delade filer. Tänk efter noga innan ni börjar använda den möjligheten. Ni kan lätt hamna i ungefär samma härke som med bifogade filer i e-posten. En massa dubbletter, versioner och förvirring om vilken som är aktuell. Precis det som fildelningstjänsterna är designade för att hantera. Använd dem i stället, samarbeta i fildelningstjänsten om innehållet i filerna och dela länkar i chatten istället. Använd grejer till det de är gjorda för.
  • Använd möjligheten att peka på vissa personer i ditt meddelande, något som nog alla chattar har numera. Det brukar bara vara att börja skriva @[namn] så får du en lista av valbara personer som då aviseras speciellt om att någon skrivit något som de behöver ta tag i.
  • Det brukar ofta finnas en möjlighet att även peka ut @alla (eller något liknande). Använd den möjligheten med största urskiljning. Annars har ni snart en digital bazaar med försäljare som gapar och skriker för att överösta varandra. Precis det ni ville undvika.
  • Om det finns en möjlighet att styra hur du blir aviserad från gruppchatten, gör det. Skruva på inställningarna så du inte blir stirrig, stressad och distraherad av allt plingande som det annars kan bli tal om.

 

Vilken gruppchatt-tjänst är bäst, då?

Mitt svar är enkelt. Den där du hittar dina kolleger. Gruppchattar kan vara hur snygga som helst med hur många coola funktioner som helst. Men hittar du inte kollegerna där är de ändå värdelösa. Alltså måste de vara enkla att installera, starta, logga in i och förstå sig på. Vanan är viktigare än verktygen.

Om ni inte redan har gruppchattverktyg finns det några saker att överväga, förutom enkelhet:

  • Det är kanske inte en bra idé att använda samma chatttjänst med familjen som med kollegerna. Det blir annars lätt så att arbetet tränger sig på dygnet runt.
  • Dessutom är tjänsten familjen använder antagligen inte tillräckligt säker för yrkesbruk. I professionell användning måste man tänka längre än enkelhet: Var lagras datat? (GDPR), hur administreras användare? (folk som kommer och som slutar t.ex.), samordning av verktyg över hela organisationen (ingen är väl i bara ett team? Då blir det inte bra om olika team i samma organisation använder olika verktyg) och hantering och säkerhet i samband med externa användare.
  • Användarhantering. Vissa tjänster är enkla att lägga till och ta bort användare, särskilt externa. Vissa är bra på att separera vad externa och interna användare får göra och se. Andra inte. Vissa är jättekrångliga.
  • Integration, både mellan samarbetsverktyg och andra verktyg. Slack var pionjärer på att tillåta integration av allehanda appar, men det kan du numera göra i de flesta stora chattverktyg, fast i olika omfattning och olika enkelt. Vissa tjänster kan du också integrera “på andra hållet”, så att du kan nå chatttjänsten från andra verktyg.
  • Översiktlighet. I de flesta chattverktyg visas nya uppdateringar i respektive kanal med en indikation med text i fetstil för att “här finns något nytt”, ofta i kombination med en siffra som indikerar antalet meddelanden. Sedan måste du skutta omkring mellan kanalerna för att läsa allt nytt. Andra, men få, verktyg har en samlingsvy där allt nytt presenteras, blandat från olika kanaler. Mycket enklare att gå igenom allt nytt. (Detta kanske är en personlig hang-up, men jag tycker det är dödsjobbigt att skutta runt bara för att inse att det där nya var alldeles ointressant. Ungefär som att leta i mapp efter mapp utan napp.)

Just det, en sak till. På kontoret ser du ganska enkelt om någon är upptagen eller djupt koncentrerad och väljer ofta att återkomma senare. Kollegorna kan vara lika upptagna och koncentrerade också när de arbetar hemma. Ofta kan du få snabba svar via chatten, men inte alltid. Tänk på det. Ha lite tålamod. Och om det är du som är upptagen eller i flow, tänk på att du kan ändra status i många chattverktyg: tillgänglig, upptagen, tillfälligt borta, i möte… Använd möjligheten.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Var inte som Heather, aldrig är inloggad på gruppchatten

Det bästa verktyget för gruppchatt är det som kollegorna loggar in på dagligen. Inte nödvändigtvis det med de coolaste funktionerna.

Det bästa verktyget för att dela och samredigera filer är det som kollegorna håller sig till och förstår att använda. Inte nödvändigtvis det där enkla som handbollskompisarna brukar använda.

Snygg design och fancy funktioner i all ära, det viktigaste är att HELA teamet använder verktygen för distanssamarbete, och att verktygen inte blir för många att hålla reda på. Snarare får de gärna hänga ihop: Man vet aldrig vilka nya former för samarbete som kan uppstå. Om alla redan är inloggade blir det enklare.

 

Förenkla att göra det ni behöver oftast

Det viktigaste med samarbetsverktyg just att de förenklar samarbete. Och det, i sin tur, innebär att alla inblandade ska vilja och klara av att arbeta med verktyget. Och, för att vilja arbeta med något brukar det krävas att man ser värdet för en själv av att använda det. Att det är till hjälp, inte till besvär.

Det bekanta är enkelt. De konsumentverktyg vi har i våra mobiltelefoner blir måttstocken som allt annat tvingas att mäta sig mot. Men, det fungerar inte alltid att bara börja använda de personliga verktygen i arbetet. Då blir det desto viktigare att de alternativ som erbjuds är enkla och ändamålsenliga. Ändamålsenligt är inte nödvändigtvis spännande eller coolt, men det får jobbet gjort och det är ju ändå poängen, eller?

När väl alla fått in rutinerna och förstått hur distanssamarbete fungerar och görs smidigt kan man byta till mer avancerade verktyg. Det finns en anledning till att de flesta av oss lär oss att krypa innan vi börjar gå, går innan vi cyklar och cyklar innan vi lär oss att köra bil.

Tänk längre. Bortom teamet och ögonblicket.

När coronakarantänen plötsligt splittrar teamet till att arbeta från sina respektive hem är det lätt hänt att man, spontant, börjar använda samma gratisverktyg för distanssamarbete med kollegorna som man redan använder privat. Tänk en gång till. Och ytterligare några gånger till. Prata med både IT-avdelning och jurister, för det fler faktorer att ta hänsyn till än de direkta och uppenbara.

Till exempel:

  • Var lagras informationen, hos vem och hur säker är den? Det finns bra skäl varför myndigheter och stora företag ofta strävar efter att hålla sina data inom EU. Och, har du också ibland irriterats av och undrat över att du helt plötsligt får se annonser i en kanal för något som du sökt, läst om eller bara chattat om i en annan kanal? Känns det tryggt även för jobbkommunikationen?
  • Vilken sorts information hanterar ni? Är det värdefullt intellektuellt kapital? Eller kanske känslig personlig information som berörs av GDPR? Hur bra är det då att lagra den på ditt privata gratiskonto? Eller på ett sätt så att din arbetsgivare inte kan bevisa att man följer GDPR?
  • Vem är med i bara ETT team? Tänk om alla dina team väljer olika samarbetsverktyg? Hur lätt blir det då att hålla isär vad du sparat vad och var den där informationen fanns som du desperat behöver just nu? Kanske det vore en bra idé att samarbeta inom organisationen? (För externt samarbete får man oftast vara beredd att anpassa sig till andra, däremot. Tyvärr)

Vad är bra verktyg för distanssamarbete?

Exakt vilka verktyg som är bäst för dina team beror på er situation och jag drar mig därför att rekommendera specifika leverantörer. I stället vill jag peka på egenskaper som jag uppskattar och som ni kan ta med i era avvägningar av vilka verktyg ni vill använda.

  • Generellt sett är enkelhet alltid en dygd: enkelt att ladda ner och installera (eller inte ens behöva installera över huvud taget), enkelt att logga in (eller slippa logga in varenda gång), och enkelt att använda för de vanligaste behoven.
  • Integration brukar också hjälpa. Att t.ex. kunna integrera fildelningen i både epost och gruppchatt, så att man inte behöver lämna chatten eller eposten för att kunna dela ett dokument eller presentation
  • Eller att samarbetsverktygen är integrerade med varandra. Flera verktyg integrerar flera funktioner som gruppchatt, videomöten och fildelning. Förutom att allt då hänger samman, blir det bara ett ställe att logga in på. Praktiskt. Det finns ett fåtal verktyg som är ännu mer heltäckande och öppnar möjlighet till mängder av former för samarbete, som forum, gemenskaper, bloggar, idéhantering, uppgiftshantering mm. Plötsligt öppnas då möjligheter till samarbete långt bortom teamet, över hela organisationen, och en oanad potential för inspiration, engagemang, agilitet, transparent kommunikation och “rivandet av silos”. Kanske inte de omedelbara prioriteterna hos nyblivna distanssamarbetare, men värt att fundera över på sikt.
  • Hantering av användare och kanaler, särskilt av externa. Antagligen ligger det hänsyn till säkerhet bakom, men i vissa verktyg är det jättejobbigt att lägga till och hantera användare, särskilt användare utanför den egna organisationen. Eller att lägga till eller växla mellan nya grupper i ett chattverktyg. Tyvärr gäller detta några av de vanligaste verktygen som – annars föredömligt – integrerar flera olika typer av distanssamarbete. Detta kan tvinga fram att man använder onödigt många verktyg eller att man fortsätter samarbeta “på kryckor” med vissa personer, antagligen externa. Knappast enkelt eller uppmuntrande till att fortsätta med sina nya vanor när väl hemmakarantänen är över.

Läs mer om funktioner och karaktäristika som man lär sig att uppskatta med tiden i verktyg för olika aspekter av distanssamarbete:

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

Bild av i. yunmai på Unsplash

“Organisationers resultat förbättras lika mycket av att vi mäter dem som vi går ner i vikt av att bara ställa oss på vågen”, som en smart bekant till min vän Johan Book har sagt, ungefär.

Visst är det superviktigt att vi vet var vi är så vi kan mäta om vi närmar oss målet och hur fort det går. Men fortfarande är det det faktum att vi går, springer, cyklar eller vad vi nu gör som för oss närmare målet, inte mätandet i sig.

Hur mycket är det då värt att företag trycker resultatmål neråt i organisationspyramiden, gärna urskiljningslöst? Hur motiverande är det att få som mål att öka försäljningen med x%, marginalen med y%, lageromsättningen med z%, minska personalomsättningen med t%, öka kompetensen (med vadå för mått?), kundnöjdheten, medarbetarengagemanget? Det viktiga är ju hur detta ska åstadkommas! Hur ofta diskuteras det på avdelnings- eller individnivå? Anpassat till vad avdelningen eller individen sysslar med och har för förutsättningar?

För att målstyrningen ska bli meningsfull och motiverande behöver det tillkomma ett antal faktorer:

  1. Börja med att anpassa resultatmålen till den aktuella delen av verksamheten. På vilket sett kan du eller avdelningen bidra till att nå de övergripande målen?
  2. Komplettera resultatmålen med prestations-/processmål – Just hur ska du/ni göra för att uppnå dem?
  3. Komplettera sedan med läromål – Hur behöver du/ni utvecklas för att kunna nå målen
  4. Inte för många mål! Det bara distraherar.
  5. Följ upp! Ofta. Konstruktivt, inte dömande. Utvärdera/omvärdera “HUR:et”.
  6. Formulera mål som stödjer medarbetarnas motivation. Mål som stärker deras känsla av kompetens, av tillhörighet och av autonomi. (en stor del av känslan av autonomi ligger nog just i delaktigheten i målformuleringen)
  7. Historiskt sett har man ofta inkluderat vissa lite mer “fluffiga” mål på översta nivån som att “samarbeta bättre”, “arbeta mer agilt”, “kompetensutveckla” men bara fördelat de mer lättmätta resultatmålen neråt i organisationen. Då reduceras automatiskt de icke distribuerade målen till interna marknadsföringskampanjer utan förankring i den dagliga verksamheten.
  8. Och, kanske det mest revolutionerande, frikoppla helst målen från lön och befordran. Det viktiga med målen är att de nås. Detta sätt att arbeta leder i sig själv till så mycket bättre kännedom om medarbetarna att chefer får bra underlag för både lönesättning och befordran bara därigenom.

Om ni arbetar med OKR-metodik kan man mycket väl tänka att #1 kan vara O’et och #2 och #3 kan vara ett eller flera KR.

En oväntad referens i sammanhanget är Scott Adams, skaparen av Dilbert. Jag hörde honom tala vid en konferens för flera år sedan, om vikten av att i vissa sammanhang inte sätta mål utan i stället fokusera på att ändra beteenden. Vissa mål, som att gå ner till x kilo, springa ett lopp på en viss tid och liknande, lämnar gärna ett tomrum efter sig när man väl uppnått dem. Då blir det lätt att kilona börjar komma tillbaka eller att man återgår till att vara en soffpotatis. Nej, sade Scott Adams, då är det bättre att ändra sina vanor. I stället för att sikta på en idealvikt så ta en potatis mindre på tallriken, skippa godiset eller läsken (hellre “och läsken” förresten). I stället för att sikta på det där loppet, byt hissen mot trapporna, bilen mot cykeln eller kvällsbiran framför skärmen mot en kvällspromenad. Då får du resultat som varar.

Hur översätter vi det till arbetslivet? Vilka resultatmål borde omvandlas till prestationsmål eller processmål? (för det är ju så vi kan översätta Scott Adams “ändrade vanor” till arbetslivet.)