Vill du hålla webbinarium men inte är pigg på att ta extrakostnaden på toppen av Zoomlicensen? (Ja, sorry, detta tipset är bara möjligt i Zoom för närvarande.) Alltså en föreläsning med begränsade möjligheter för deltagarna att ställa frågor till dig eller interagera med varandra. Eller, helt enkelt, minskad risk för dem att störa din föreläsning.

Eller du kanske vill kombinera webbinarium med breakout rooms? (som av någon outgrundlig anledning inte ingår i Zooms vanliga webbinarietjänst)

Då är detta för dig!

Detta är också för dig som vill minska risken för att deltagare råkar störa dina möten. Eller att de kanske gör det med avsikt.

Använd Zooms stora möjligheter att kontrollera deltagarnas möjligheter till att hålla “Allemanswebbinarium” OCH ha breakout rooms, om du vill!

Zooms ger väldigt stora möjligheter att kontrollera deltagarnas rättigheter i mötet. Dessa kan du använda dig av för att skapa något som liknar webbinariernas envägskommunikation.

Nycklarna till detta hittar du i Säkerhetsmenyn, Deltagarlistan och i Chatten (och faktiskt även när du satte upp mötet från början, åtminstone delvis.) Flera av dessa inställningar, men inte alla, blir kvar till nästa möte. Därför är det klokt att gå igenom dem före VARJE möte!

Säkerhetsmenyn

I säkerhetsmenyn kan du styra mycket av vad deltagarna kan göra i mötet.

Som du ser i bilden kommer mina deltagare att kunna chatta och ändra hur deras namn visas för övriga deltagare och för dig, värden så som jag beskrivit tidigare.

Men jag har stängt av deras möjlighet att dela sin skärm och att starta både mikrofon och kamera.

Om du delar skärm bör du kolla ifall de har möjlighet att Annotate. Den möjligheten vill du nog oftast stänga av. Åtminstone om du inte vill att de ska kunna rita på det material du delar på skärmen, som på en whiteboard. Vill du köra workshop kan det däremot vara bra att använda. Tyvärr kan du inte stänga av den möjligheten förrän du verkligen delar skärm, och behöver göra det varje gång du delar skärm, om du inte stoppat den i Settings för ditt konto på Zoom.us.

Deltagarlistan

I deltagarlistan kan du se till att alla deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av, som jag gjort här till höger. Knappen Mute All som du ser överst i mitten av bilden har många hittat, men den tystar bara de deltagare som är i mötet när du trycker på den. Om du inte har valt Mute All Upon Entry kan eftersläntrare komma in i mötet med mikrofonen på och störa mötet ändå. Så att du för köra Mute All flera gånger om. Jag har varit med på sådana möten flera gånger – som deltagare. Skitjobbigt!

Zoom ber dig att bekräfta ditt val ==>

Chatten

I chatten kan du numera styra vem deltagarna kan chatta med. Hur du vill göra är din sak och påverkas så klart av antalet deltagare och ämnets natur, men du har möjlighet att låta dem:

  • Inte chatta alls, bara lyssna. Kanske extra relevant med väldigt många deltagare.
  • Chatta bara med dig som värd och med co-hosts.
  • Chatta med alla, men bara med alla.
  • Även chatta med varandra enskilt.

Min personliga preferens är att öppenhet alltid är bäst, men det kan ju ibland bli så att chatten får eget liv och distraherar från det budskap som du eller andra för fram i presentationer och diskussioner. Då skulle även jag kunna tänka mig att jag själv eller en co-host begränsar möjligheterna för deltagarna att chatta publikt eller enskilt med varandra.

MED möjlighet till Breakout rooms!

En extra fin fördel med att använda Zooms vanliga möten till webbinarium på det här viset är att möjligheten till breakout rooms blir oförändrad. Zooms regelrätta webbinarietjänst har ju inga breakout rooms.

Då kan man ju tänka sig att man inleder med mer enkelriktad kommunikation i webbinarieform och sedan delar upp deltagarna i grupprum där de kan diskutera vidare och sedan återsamlas. Eller att ha en serie webbinarier som följs av breakout rooms där deltagarna kan ställa följdfrågor till olika föreläsare i olika rum!

Se även Mingel i det digitala mötet!

Har du fler tips eller funderingar kring att styra upp deltagarna i Zoom-möten? Skriv gärna en kommentar!

 

 

 

Vill du ändra ditt namn? I Zoom-mötet alltså?Har du hittat funktionen i Zoom som heter “Rename”?

Med den kan du ändra hur ditt namn visas för övriga deltagare i Zoom-mötet. Om värden har tillåtit det, alltså.

Om du inte har ett eget Zoomkonto kan det ofta bli så att det som visas är bara ditt förnamn eller kanske din epostadress, kanske som du matat in dem vid något tidigare Zoom-möte i ett annat sammanhang.

VARFÖR ändra sitt namn i Zoom?

  • Många stora organisationer har kryptiska e-postadresser. Initialer och några siffror, till exempel. Om den visas kan det bli lite svårt för övriga deltagare att hålla reda på vem du är.
  • Du kanske har registrerat dig med din privata e-postadress tidigare och den följer med till jobbmöten. Eller tvärt om.
  • Ditt namn kanske är svårt för andra eller stavas på ett ovanligt sätt?
  • Du kanske är egenföretagare, som jag, och vill att ditt  företagsnamn ska synas tydligt – eller till och med dina kontaktuppgifter
  • Det kanske kan vara intressant att betona på vilken ort du befinner dig.

Eller

  • Det finns kanske en bra anledning för dig att vilja vara anonym? I synnerhet om mötet spelas in. Ofta säger ju då mötesledaren att om deltagarna inte vill vara med på inspelningen blir de tvungna att lämna mötet. Icke! Byt i stället till ett fantasinamn och stäng kameran så kan du fortsätta vara med. (Du kanske vill förklara för värden i chatten)

HUR ändrar man då sitt namn i Zoom?

Förutsatt att inte mötesvärden stängt av möjligheten för deltagare att byta namn är det ganska enkelt.

Du kan göra det på TVÅ olika ställen:

  • Deltagarlistan
    1. För muspekaren till höger om ditt eget namn i listan
    2. Två blå knappar dyker upp: Mute och More. Klicka på More, så öppnar sig en meny i stil med denna
    3. Välj Rename och ändra ditt namn.
    4. Klart!
  • Deltagarbilderna
    1. Uppe till höger finns en grupp små rutor där du kan ställa in hur bilderna av deltagare och presentatörer visas för dig
    2. Välj Gallery View, alltså att alla deltagare visas i lite stora rutor
    3. Leta upp din egen bild eller dina initialer (om du inte laddat upp en bild av dig själv)
    4. Om du för muspekaren till övre högra hörnet av din ruta dyker en liknande blå knapp upp, med tre små prickar i
    5. Klickar du på den öppnas en liknande meny där Rename finns med.
    6. Välj Rename och ändra ditt namn
    7. Klart!

Som deltagare behöver du inte vara orolig för att råka ändra någon annans namn av misstag. Det kan bara värdar och co-hosts göra. På ungefär samma sätt.

Än så länge har jag inte hittat samma möjlighet i MS Teams. Men det kommer säkert så småningom.

“Min dörr är alltid öppen. Ni kan komma och tala med mig när som helst” har man ju hört chefer säga.

En bra ambition för de i teamet som är på kontoret! Men för de som inte är där, då?

De som är på resande fot? De som är baserade på något annat kontor? Eller de som arbetar hemifrån?

Risken är stor att teamet delas upp i ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans.

Och att ha två team i ett lag fungerar nog bara i amerikansk fotboll där man ju har ett offensivt team och ett defensivt. Men inte annars. Inte i arbetslivet.

 

 

Det gäller att hålla kontakten med HELA teamet. Då finns det två enkla och bra metoder.

Ring dem!

Inget nytt, jag vet. Men det fungerar fantastiskt bra särskilt om du gör det ofta. Och när du ringer har jag två bra tips som båda kommer från Johan Book:

  • 50/50-regeln – En chef som Johan arbetade med träffade medlemmarna i sitt team högst en gång i månaden men fick ändå fantastiska resultat, både i medarbetarundersökningen och vad gäller lönsamheten. Han ringde sina medarbetare VARJE DAG och pratade 50% bull och 50% business.
  • Tre frågor – Johan har också berättat om sin första chef, hans bästa. Nästan varje dag ställde han samma frågor: 1) Hur går det idag? 2) Hur mår du? och 3) Är det något jag kan göra för att ditt jobb ska bli enklare och roligare?

Tänk så enkelt det kan vara.

Någon som känner sig nostalgisk?

Digital öppen dörr

Om du vill ha öppen dörr, öppna den för alla genom att göra den digital. Det här tipset fick jag av Malin Holm. Stort tack för det.

Bjud in medarbetarna till ett återkommande digitalt möte med frivillig närvaro. I det digitala mötet, se till att aktivera väntrummet (Lobby i MS Teams och Waiting Room i Zoom. Då kan du lätt låta någon vänta i väntrummet medan du talar med kollegan som kom först. Ungefär som i gamla tider när lampan lyste röd eller gul utanför chefens stängda dörr. Med den skillnaden att medan man väntar i det digitala väntrummet kan man ju faktiskt göra något produktivt.

Dessutom kan du, åtminstone i Zoom, skicka meddelanden till de som väntar i Waiting Room via chatten, till exempel med en gissning på hur länge till de kommer att behöva vänta eller be att få återkomma till dem senare.. Du ser ju vem som väntar.

 

Har du andra förslag till hur man som chef kan hålla öppen dörr och bra kontakt med hela sitt team, oavsett var de befinner sig? Skriv gärna en kommentar.

 

29 maj, min första dos. Ibland kan det vara en fördel att vara “mycket vuxen”

ÄNTLIGEN! Med full fart framåt på vaccinationerna mot COVID-19 börjar vi – förhoppningsvis – se början på slutet av den här förbannade pandemin. Eller åtminstone att se den klinga av.

Men, baserat på uttalanden jag hört och läst, verkar en hel del tänka att “snart kan vi alla ta oss tillbaka till kontoret och allt blir som förr. Inga mer digitala möten”. GLÖM DET!

 

De digitala mötena är här för att stanna.

Förmågan att kunna mötas och samarbeta digitalt kommer att bli lika förväntad på arbetsmarknaden som att kunna hantera officepaketet, om den inte redan är det.

Förmågan att mötas digitalt – eller avsaknaden av den – blir dessutom mer uppenbar för din omgivning än dina office-skills, till exempel på jobbintervjun. För vem tror att förstaintervjuerna kommer att göras på plats framöver, annat än i specialfall? Hur mycket av den tidiga säljprocessen kommer att ske på plats i stället för på skärm? Åtminstone för business-to-business?

När 14 svenska myndigheter sparade 860 miljoner under 2020 på minskade kostnader för resor till möten och konferenser betvivlar jag att de längtar efter att återgå till gamla resmönster, eller vad tror du?

 

Så trevligt de verkar ha i konferensrummet. Synd att de verkar glömma bort oss andra.

Fler möten på plats, men inte alla

Efter hand som medarbetare börjar komma tillbaka till kontoren kommer säkert mötena på plats att återkomma, men långt ifrån alla möten kommer att vara live, på plats. Vem tror på allvar att alla medarbetare kommer att vara på kontoret alltid?

Vissa kommer att jobba på distans även framöver:

  • De kanske är på resa?
  • De kan ha insett hur mycket tid de sparar på att inte pendla till kontoret? Eller hur mycket de besparar miljön genom att inte pendla?
  • De kanske hinner med två möten hemifrån istället för ett på plats?
  • Ni kanske har upptäckt att ni kan få med fler och vassare experter i mötet om de kan vara med på distans?
  • De kanske har insett hur livspusslet blir lättare att lösa med hemarbete?
  • De kanske inte kan eller vågar vaccinera sig eller har insett hur mycket friskare de var under pandemin för att de inte utsattes för diverse smittor på kontor eller i kollektivtrafiken?
  • De kanske VOBBAR?
  • Eller…..

 

Så tysta och passiva de andra är. Undras vad de håller på med egentligen? Facebook eller Insta?

Men mötena kommer att bli annorlunda. med deltagande både på plats och på distans

Med största sannlikhet kommer vi att ha en massa möten med blandat deltagande, hybridmöten. Några på plats, några på distans.

Om du redan varit med om hybridmöten har du antagligen märkt att de snarare är svårare än lättare än rent digitala möten. Det är lätt hänt att man förlorar fördelarna både från digitala möten och från möten på plats.

  • Det trevliga spontana snacket i konferensrummet involverar inte alla deltagare utan bara de på plats
  • Det närmaste distansdeltagarna har är chatten, men där är oftast deltagarna på plats inte med
  • Det blir väldigt lätt ett “vi och dem” som kan sabotera de bästa intentioner.

 

Tycka vad vi tycka vill, vi måste se till att få styr på hur vi hanterar hybridmöten!

Därför arrangerar vi en öppen workshop 25 maj 2021, klockan 13-15 för alla som arrangerar eller deltar i digitala möten eller som ansvarar för att medarbetarna är rustade för att kunna arbeta produktivt och behålla sitt engagemang även vid arbete i distribuerade team. Kostnad: Din epostadress och tillåtelse att kontakta dig med tips eller om nya events och erbjudanden som hjälper dig att jobba bättre digitalt. 0 SEK.

Workshopledare

         Anna Malmsten och Peter Bjellerup

Anmäl dig här till workshoppen

Knappast en bra lösning på sikt

Stå upp framför kameran är en generell rekommendation från mig och de flesta andra som är engagerade i digitala möten. Viktigast när du presenterar förstås, men bra även för deltagare. Att stå upp gör att du blir mer energisk i mötet, du rör dig mer, får ett livligare och mer engagerande kroppsspråk och ofta ett lite längre avstånd till kameran – vilket också är bra. Dessutom är det bättre ergonomiskt.

 

Bästa nödlösningen. Sitt längst fram på stolskanten.

Men, det går kanske inte alltid. De flesta av oss har kanske inte ståbord hemma, även om vi nog blivit många fler under det senaste året. Att stapla böcker och annat på strykbrädan är annars en klassiker, men kan bli lite vingligt. Dessutom fungerar det väl knappast i längden, varken praktiskt eller estetiskt. Kolla bilden till höger till exempel.

Vad kan vi då göra?

 

Sitt ner. Men sitt allra längst fram på stolen. Sitt så långt fram att du nästan känner hur du måste jobba för att inte glida av.

Plötsligt sitter du aktivt, med bättre hållning och med bättre dynamik. Kan gestikulera och ge ett bättre intryck.

Det finns inget universalverktyg för digitalt samarbete, ingen schweizisk armékniv

Schweiziska arméknivar i all ära, men de funkar inte att hugga ved med. Lika lite som att epost och chatt är rätt plats att lagra filer.

Vi människor verkar omöjliga med att upprepa våra gamla misstag. Samma tabbar – ny design.

Tidigare felanvände vi eposten till all sorts kommunikationen. Resultatet blev att epost blev ett av favoritobjekten för kontorsgnället, vid sidan av kaffet, alla möten och cheferna.

Numera tävlar de digitala mötena och gruppchattverktygen om samma tveksamma ledarroll. Så går det när vi ständigt söker efter enkla lösningar. De kanske verkar enkla i början, men när vi försöker använda dem till allt, blir det snabbt som att banka  skruvar med en hammare, bara för att vi råkar ha en hammare i handen och veta hur man använder den.

Låt mig säga en gång för alla: Det finns inga universalverktyg för digitalt samarbete.

Det finns en anledning till att flera av gruppchattverktygen heter något med “Teams” och att man talar om kanaler och grupper. Rätt använda kan de vara kanonbra för att samarbete i team, med en definierad grupp av människor, ofta med en rad olika smarta verktyg integrerade.

Men de är kass när det gäller att kommunicera med alla medarbetarna i organisationen. Försök inte ens. Ni kommer bara att skapa en kakafoni, en fors av inlägg som ingen hinner fiska upp förrän strömmen fört bort dem med rasande hastighet. Eller kommer medarbetarna att slösa massor av tid på att försöka hänga med eller leta upp grejer som forsat förbi.

Kommunikation med alla hör hemma på intranätet, gärna på ett socialt intranät om jag får bestämma. I artiklar, i bloggar, kanske i videoformat. Och med möjlighet för kommentarer, frågor, diskussion och förtydliganden. Där de går att hitta. Så man slipper fiska inlägg i en fors.

När vi ändå är inne på ämnet har många av de där verktygen en möjlighet att avisera alla i en kanal genom att skriva ett @-tecken och sedan “all” eller något i den stilen. Använd den möjligheten med största återhållsamhet för att inte skapa en orientalisk bazaar där alla försöker överrösta varandra med att skrika ut att “nu har jag postat något som jag tycker är jätteviktigt att alla läser”.

I grunden är ju gruppchattarna bara en väldigt förbättrad version av epostens “Svara alla”. Och det uppskattar vi väl när någon gör? Eller inte, kanske?

En sak som epost och gruppchattar har gemensamt är att ingetdera är byggt för att fungera bra som arkiv för dokument eller andra filer. Det är upplagt för förvirring om vilken version som är den senaste, i vilken grupp eller mailtråd som den bifogade filen fanns. Nej, kom överens om var ni ska spara filerna och dela dem därifrån med länkar i mail och chattar! Då finns den senaste versionen alltid vid slutet av länken. Om stället ni sparar filerna på heter Dropbox, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Box är sekundärt, bara ni sparar dem på ett ställe och delar dem därifrån. Allt annat är en fråga om pengar, policies och om filerna bara ska delas internt eller även externt.

“OK, det går väl an att ha möten via skärmen, men det går aaaaaldrig att vara kreativ annat än om man får träffas i ett rum”

Har du hört den förut?

Så fel man kan ha.

Snarare är det mycket som blir lättare om man håller workshops digitalt i stället för i lokal.

Visserligen måste vi som leder workshops tänka om en del, se möjligheterna som det digitala formatet ger och hantera de utmaningar som det också ger. Men, varför skulle vi kunna jobba vidare på samma sätt som vanligt medan alla andra har fått lära om, tänka om och ställa om?

Jag skulle snarare vilja säga att det digitala formatet sänker tröskeln för att kunna ha bra och kreativa möten.

Alltså: Fler workshops till folket!

Mindre logistikstrul, lägre kostnader, fler potentiella deltagare

Hur var det nu när ni skulle hålla workshop förr? Leta lämplig lokal med gott om whiteboards, massor av blädderblock eller plats att smälla upp en massa post-itlappar. Synka kalendrar med hänsyn till restider och redan inplanerade resor. Ordna hotell, måltider och budgetgodkännande för dem.

Glöm allt det utom biten med att synka kalendrar. Snacka om att det blir både enklare och kostnadseffektivare att workshoppa digitalt!

Eftersom ingen behöver förflytta sig ökar ju chanserna att du kan få med precis de deltagare du hoppas på. Kanske också den där jätteupptagna experten långt borta som tidigare alltid varit utom räckhåll. Hörde jag någon gnälla om teknikstrul? Vad är väl lite anslutningsproblem till det digitala mötet mot att alla övriga behöver sitta och vänta på någon vars tåg eller flyg blev försenat en timme eller två? Eller den extra kostnaden för övernattningarna som egentligen var en försäkring mot försenade transporter.

Jag påstår inte att digitala workshops är utan utmaningar och risker. Men som vanligt när något är nytt, glömmer vi lätt bort de gamla utmaningarna och riskerna just för att vi är vana vid dem och vid att hantera dem. Även om de kanske är både större och kostsammare!

Bättre möjligheter att balansera de pratglada och de eftertänksamma

En ständig utmaning för oss workshopledare är att se till att de som vill eller behöver tänka efter en stund inte blir överkörda av de pratglada. Därmed inget sagt om vems bidrag som är värdefullast. Men workshops går ofta ut på att få fram så många inspel och synpunkter som möjligt från början för att sedan diskutera, sålla och prioritera bland dem. Då gäller det att se till att även de eftertänksammas bidrag kommer med.

Det är ju därför som vi brukar tjata om att alla först ska skriva sina egna post-itlappar på egen hand, inte börja med att diskutera.

Kör man digitalt är det ju bara för var och en att stänga av kamera och mikrofon och fundera på egen hand tills workshopledaren kallar på uppmärksamhet från alla. Då får man ro att tänka själv.

När väl alla fått tänka, kan alla komma till tals

Nästa typiska utmaning i traditionella workshops är att grupperna brukar utse en talesperson att framföra vad gruppen kommit fram till. Hur många gånger har du tyckt, om det inte varit du som haft den rollen så klart, att talespersonen framfört sina egna synpunkter (mest i alla fall) snarare än gruppens i allmänhet och dina egna i synnerhet. Även det är jätteenkelt att övervinna i digitala workshops.

EFTER workshopen: dokumentationen!

För de flesta deltagarna kanske workshopen tar slut när de gått ut, men för oss som leder brukar det vara mycket kvar. Hur länge brukar du workshopledare spara blädderblocken i någon skrubb ifall någon skulle ifrågasätta din redovisning av workshopresultaten? Tills klistret torkat och lapparna börjar falla av?

Efter workshopen återstår det att fotografera alla grejer på väggarna innan man, med andan i halsen, river ner, röjer och rengör rummet till nästa gäng som står och stampar utanför, balanserande kaffekoppar på sina laptops och pappershögar.

Sedan……ska man försöka tolka vad folk har skrivit! Det är vanligtvis en gigantisk utmaning för ingen brukar lägga någon större vikt vid att skriva läsligt när de skriver post-itlappar, brainstormar på whiteboard eller blädderblock, eller sammanfattar i punktform.

Alla de där bekymren blir ett minne blott vid digitala workshops. Bortsett från att göra själva sammanfattningen kanske. Texten är läslig. Inga rum behöver röjas. Och ingen stampar utanför dörren till konferensrummet.

Dessutom, om du jobbar med något digitalt verktyg utöver själva mötet får du en extra möjlighet som man annars bara kunnat drömma om, oftast. Ni kan ha en uppföljande workshop och jobba vidare där ni slutade. Komplettera. Bygga vidare. Ta nästa steg. Som att komma tillbaka till konferensrummet – orört – och ta vid där ni slutade. Hur många gånger har du varit med om det? 0, är mitt svar.

Kan vara lättare att hålla diskussionen ordnad och aktiv

Att klargöra mål och syfte med workshopen från början är lika viktigt i digitala workshops som i lokal. Liksom att etablera “spelregler” för workshopen.

Men, det kan vara lättare att se till att de efterlevs.

  • Glöm det där med att skriva namnlappar. Ditt namn syns vid din bild.
  • Man kan komma överens om hur man – tydligt – skiljer “jag vill bygga vidare på det som diskuteras nu” från “jag vill ta in en helt ny synvinkel i diskussionen”.
  • I traditionella workshops brukar talarordningen vara tydlig för deltagarna; vänster till höger, en rad i taget eller ett bord i taget. Risken är då att deltagare långt bort i talarordningen slappnar av och tänker på annat. I en digital workshop kan ledaren lättare gå efter sin egen ordning och därmed hålla deltagarna mer alerta. Kanske i den ordning som deltagarnas bilder råkar visas på ledarens skärm?
  • Don’t fool yourself. Det syns om du försöker göra något annat vid sidan om.
  • Ledaren kan stänga av ljudet för deltagare som stör

Grupper kan lätt skapas och hanteras med breakout rooms

I båda de stora verktygen för digitala möten finns numera möjlighet till att dela upp deltagare i breakout rooms. Slumpvis och snabbt. Eller planerat och strukturerat – men mer tidskrävande. I Zoom finns dessutom en inbyggd möjlighet att låta deltagarna själva välja rum efter eget intresse, och mingla runt. Med MS Teams får man vara lite mer listig för att lyckas med samma sak. Läs mer om det här.

Inga avancerade verktyg behövs. Men de finns!

Alla punkterna ovan bygger på användande av vanliga, enkla verktyg: Zoom, MS Teams, och onlinedokument (Google eller MS Office). Plus gärna något av de fristående whiteboardverktygen som Miro, Mural eller deras likar. Alla dessa ha ni redan eller kan skaffa för en mycket rimlig kostnad. En bråkdel av vad det skulle kostat att frakta en endaste deltagare till en konventionell workshop!  Därtill finns det mer dedicerade och specialiserade verktyg som ger betydligt större och mer avancerade möjligheter. Men med bara detta kommer du långt. Mycket långt.

Givetvis finns det utmaningar också, men de kan hanteras

Att arrangera och driva digitala workshops kräver förstås eftertanke och kan ha sina utmaningar. Men jämfört med bara logistiken bakom att hålla konventionell workshop bleknar de ganska snabbt. Men, så klart, det är ju fråga om att lära om lite grand, och det kan så klart ta emot. Här nämner jag några. I kommande inlägg (det här börjar redan bli alldeles för långt) kommer jag att presentera tips om hur man kan hantera dessa och utnyttja de nya möjligheterna som digitala workshops ger.

  • Inte lika lätt att scanna av rummet och grupperna. Det är inte lika lätt att snabbt få en känsla för hur det går i de olika grupperna eller för vilka deltagare som kanske tappar koncentrationen. Men det går även om man får jobba på annat sätt. Grundregeln är, så klart, kamera på!
  • Eftersom det är nytt och kanske ovant kräver digitala workshopar, åtminstone än så länge, att vi som ska leda dem tänker efter mer före än vi varit vana vid. Vår gamla invanda verktygslåda funkar inte längre, så vi måste samla ihop en ny uppsättning verktyg, inte bara välja vilka vi vill använda av de gamla vanliga.
  • Som vanligt är det väldigt viktigt att se till att alla deltagare har förstått uppgifter och frågeställningar innan de börjar arbetet i gruppen. Där är det ingen skillnad. Men det är nytt och kanske ovant att “cirkla runt” mellan grupprummen för att kolla om de förstått och håller sig på rätt spår. Men det är fullt möjligt för workshopledaren (host) eller en assistent (co-host i Zoom) att besöka grupprummen för att stämma av. Åtminstone i Zoom kan man dessutom ge deltagare möjlighet att lämna sina grupprum i förtid om de vill ställa frågor.
  • Det kan upplevas som stressande eller distraherande att se övriga deltagare skriva på samma skärm i ett delat dokument eller på en digital whiteboard. På det har jag ingen jättebra lösning ännu. På en digital whiteboard kan man ibland zooma in så man inte ser så mycket av vad övriga gör och sedan zooma ut för att få översikt, men i digitala dokument kan det kännas lite kaotiskt.
  • Det är lätt att få för sig att man kan hinna med mer i en digital workshop eller att grupparbetena kan kortas ner, men låt er inte luras av det. Låt det ta tid, precis som i en konventionell workshop. Fokusera och låt dig inte lockas att försöka “koka oceanen” som de säger på engelska.

Vilka är dina erfarenheter av digitala workshops?

Har du fler fördelar att lägga till eller fler utmaningar du vill att jag ska ta upp?

Skriv en kommentar vetja!

 

 

 

Att vara så här nära kameran är sällan en bra idé i digitala möten. Antagligen sällan annars heller. Men varför?

Att vara så här nära kameran är sällan en bra idé i digitala möten. Antagligen sällan annars heller. Men varför?

Att vi ska försöka se in i kameran i våra digitala möten har vi väl lärt oss vid det här laget?

Men inte stirra in i den oavbrutet som Anna Malmsten lärt oss i sitt inlägg på LinkedIn

Blicken är en sak, men avståndet är också viktigt. Men varför?

Tre skäl att hålla avstånd till kameran i digitala möten

  1. Det blir mindre tydligt om du glömmer att se in i kameran
  2. Med lite avstånd kan ditt kroppsspråk, dina gester, bli en del av en mer levande, rikare kommunikation
  3. Det blir mindre tröttande för dig och de andra deltagarna. Vårt undermedvetna har inte lärt sig att de där personerna på skärmen är långt borta. Ser de för nära ut signalerar vårt undermedvetna att de invaderar vår personliga sfär, kommer för nära. Stress uppstår med de uråldriga reflexerna för att “slåss eller fly”.

Du har allt att vinna på att flytta dig en bit bakåt från datorn. Börja med ett avstånd så att du bara precis når fram till tangentbordet och justera sedan.

Och ett fjärde skäl, kanske

4. Fåfänga. Vi är sällan till vår fördel på bara ett par decimeters avstånd, vilket jag tror bilden bevisar.

Har du några andra tips på kameravett i digitala möten? Dela gärna med dig i kommentarerna.

Handelshögskolan i Stockholm, från Sveavägen

112 år gammal och digital föregångare. Nej, det gäller inte seniorbloggaren Dagny Carlsson. Riktigt så gammal är hon inte. Men fortfarande beundransvärd.

Jag skriver om Handelshögskolan i Stockholm, grundad 1909. Närmare bestämt dess kamratförening som startade 1982, under den tid då jag gick där. Numera drivs verksamheten av skolan själv i SSE Alumni Club.

I drygt ett sekel har Handelshögskolan försett svenskt näringsliv och förvaltning med ledare. Många har, efter examen, stannat i Stockholmsregionen, många har tagit utlandsjobb och en del har, som jag, flyttat eller återvänt till andra delar av Sverige.

Handelshögskolan och studenterna är rättmätigt stolta över undervisningen där. Jag tror att den fortfarande har störst andel professorer i förhållande till antal elever bland alla Sveriges ekonomutbildningar. En annan, otroligt viktig fördel med skolan är det nätverk som studenterna bygger under sin tid där. Det går väl knappast en dag utan att någon tidigare student figurerar i Dagens Industri och skolan är (var?) tillräckligt liten för att de flesta i årskullarna skulle kunna bli bekanta med varandra.

Men det är en sak att bli bekant och en annan att förbli bekant. Särskilt i tiden före sociala medier som en del av oss fortfarande minns. 😉

Kamratföreningen – för att hålla relationerna vid liv

Därför grundades Kamratföreningen i början av åttiotalet. Ett sätt för tidigare studenter att hålla kontakten med varandra och med sin gamla läroanstalt. I snart fyra decennier har Kamratföreningen arrangerat återträffar vid årskursjubileum, studiebesök, föreläsningar…och den årliga Homecoming Day. En dag för återförening, uppdatering från skolan, intressanta föreläsningar, rundvandring och fest…men alltid på plats på Sveavägen i Stockholm.

Sedan jag gick med i Kamratföreningen har jag bott ett (1) år i Stockholm och resten antingen utomlands eller i Malmö. Antalet arrangemang jag deltagit i kan räknas på ena handens fingrar. Trist, men jag har inte prioriterat återföreningarna med gamla kursare tillräckligt högt för att det tycka att det rättfärdigade tiden och kostnaden att resa fram och tillbaka från Malmö till Stockholm.

Sedan slog COVID-19 till och inga live-arrangemang kunde hållas. Men Kamratföreningen har varit riktigt duktig på att digitalisera sina evenemang.

Digital Homecoming Day: Dubbelt antal deltagare, nu från hela världen

Den siste mars 2021 var det dags för Homecoming igen – digitalt och välordnat. Visserligen med många förinspelade inslag, men väl arrangerat, med paneldiskussion….och deltagarprofiler plus chatt. Kanonbra! I chatten hittade jag flera gamla kursare och andra bekanta från förr. Jättekul!

Inte nog med att det var väl arrangerat; det var cirka dubbelt så många deltagare digitalt som en vanlig Homecoming day. Dessutom från över hela världen! Jag undrar hur många av oss som var med skulle kunnat eller velat komma om det fortfarande var uteslutande ett evenemang på plats?

Jag hoppas och räknar med att framtida Homecoming days, och kanske även andra arrangemang, kommer att göras tillgängliga för distansdeltagande. Det skulle både visa tydligt att Handelshögskolan fortsätter att hålla sig väl i takt med tiden och, dessutom, verkligen stödja Kamratföreningens syfte att främja relationerna mellan Handelshögskolans många tidigare elever – oavsett var i Sverige eller världen vi befinner oss.

https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/

Kanske digitalt mingel inte blir riktigt samma sak som live, men fler kan vara med i alla fall

Hur skulle det vara att ordna digitalt mingel?

Kanske för ett AW eller med talarna efter ett större möte där flera personer presenterat? Många är ju mer bekväma med att ställa frågor i mindre grupper än inför alla kollegorna.

 

Zoom-meny för att välja fördelning av deltagarna till breakout rooms. Välj bara "Let participants choose rooms". Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.

Välj bara “Let participants choose room”.
Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.

Zoom har gjort det busenkelt!

Numera kan du göra det! Dessutom busenkelt med breakout rooms i Zoom, som lanserat ett nytt alternativ för fördelning av deltagare till rummen. Att deltagarna kan välja vilket rum de vill ansluta till. Och dessutom själva växla rum om de vill “vandra runt”. Namnge bara rummen efter ämnen, talarna eller något annat förnuftigt så kan deltagarna själva sköta resten.

 

Du kan göra samma sak utan Zoom

Ge inte upp om du inte har Zoom. De andra följer säkert efter så småningom. Men det behöver du inte vänta på.

Skapa bara flera möten som du namnger på samma sätt som jag nyss beskrev. Gör en lista med namnen och länkarna (klickbara), och sätt den i händerna på deltagarna på något sätt du själv väljer.

Sedan kan de ansluta och byta möten som de vill. Kanske att det kan vara en bra idé att inaktivera lobbyn eller väntrummet (eller vad just ditt mötesverktyg kallar det. Så ni slipper ha någon som ska hantera att släppa in deltagare.

Förresten, I många mötesverktyg kan man göra så att det går att ansluta till möten vid andra tider än den schemalagda. Alltså skulle du kunna – tekniskt sett – planera in de där mötena vid olika tider om det ger bättre översiktlighet i kalendern. Många möten vid samma tid kan ju bli ganska svårt att manövrera i kalendern.

 

Med start i april 2021 publicerar jag ett tips för att jobba bättre digitalt varje måndag här och på LinkedIn – Måndagstipset.

Om du har något du undrar över eller tycker jag ska tipsa om är du hjärtligt välkommen att höra av dig. Antingen med en kommentar här eller genom att kontakta mig här: Kontakt